PENCATATAN PELAPORAN VAKSINASI

COVID-19

MARIA F. BUKAN,SKM
BIDANG P2 P-DINKES PROV. NTT
Disampaikan pada Vaksinasi COVID-19 bagi Petugas Kesehatan
 Tujuan Pembelajaran

Tujuan Pembelajaran Umum :

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat mengetahui, memahami serta melakukan
pencatatan dan pelaporan pelaksanaan Vaksinasi COVID-19
Tujuan Pembelajaran Khusus:
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta dapat:
1. Mengetahui dan memahami tujuan pencatatan dan pelaporan pelaksanaan
Vaksinasi
COVID-19
2. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan hasil
pelayanan
Vaksinasi COVID-19
3. Mengetahui, memahami, serta melakukan pencatatan dan pelaporan logistik Vaksinasi
COVID-19
 Pokok Bahasan

• Tujuan pencatatan pelaporan

• Alur dan mekanisme pencatatan
pelaporan (hasil pelayanan dan
logistik)
• Format pencatatan pelaporan
(hasil pelayanan dan logistik)
 Tujuan dari Pencatatan

• Dokumentasi proses layanan

Vaksinasi
• Dokumentasi hasil kegiatan
(cakupan, penggunaan vaksin
dan logistik)
• Bahan untuk analisa dan
pemberian umpan balik
 Konsep Pencatatan dan Pelaporan
Vaksinasi
Akurat

Hasil
Pemakaian
Layanan Terus
Lengkap Vaksin –
Vaksinasi / Menerus Logistik
Cakupan

Tepat
Wakt
u
 Sistem dan Metode Pencatatan dan Pelaporan

Situasi-
Geografis
Kondisi

Manual/Elektronik

Kemampuan Ketersediaan
SDM Fasilitas
Pelaksana
SISTEM INFORMASI TERINTEGRASI
MENDUKUNG PELAKSANAAN
VAKSINASI COVID-19
Pencatatan dan Pelaporan
Hasil Pelayanan
 Pencatatan dan Pelaporan Elektronik
Khusus Vaksinasi COVID-19
Identitas lengkap sasaran (NIK,
nama, jenkel, usia, pekerjaan,
• Terpisah dari pencatatan alamat)
dan pelaporan
Status Keanggotaan BPJS/JKN
imunisasi rutin
Nama vaksin
• dilakukan secara elektronik
melalui Sistem Informasi No Batch Vaksin
Satu Data Vaksinasi
COVID-19 Tanggal pemberian vaksin
(Dosis 1-2)

Hasil skrining
 Alur dan Proses Pencatatan dan Pelaporan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19
Capaian cakupan
Laporan harian per : rekapitulasi
fasyankes  real time
Pencatatan cakupan harian
 SIM-TN COVID-19
dilakukan di dan keseluruhan
 fasyankes, Dinkes
setiap fasyankes  dashboard,
Kab/Kota, Provinsi,
peta, table,
Pokja, Kemenkes
grafik, dll

1. Data tertuang dalam format standar

2. Rekapitulasi dapat diunduh melalui aplikasi PCare dan di cetak untuk mendapatkan
pengesahan/tanda tangan dari pejabat yang berwenang (Kepala
Puskesmas/Kepala
Fasyankes)
 Alur Pencatatan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19
1. Fasyankes akan menerima data sasaran yang akan mendapatkan vaksinasi
dalam sistem PCare, sebelum hari pelayanan
2. Pencatatan hasil pelayanan vaksinasi menggunakan aplikasi PCare
dilakukan
pada saat pelayanan vaksinasi COVID-19 dilakukan
3. Petugas meja layanan mengoperasikan aplikasi PCare, dan memilih / mengklik
pilihan dalam PCare atau mengetikkannya secara manual sesuai variable yang
tersedia dan kondisi sasaran yang divaksinasi
4. Penginputan data tersebut dilakukan secara daring pada saat pelayanan
berlangsung atau di hari yang sama.
5. Data langsung diproses secara otomatis hingga tingkat pusat. Sistem
dashboard
di tingkat pusat akan melakukan rekapitulasi perhitungan hasil layanan
• Infografik hasil pengolahan data yang diinput tersebut dapat diakses oleh fasilitas pelayanan
kesehatan, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan
 Alur Pencatatan
SI Satu Data Vaksinasi COVID-19 (Pcare)

Sasaran
vaksinasi
COVID-19
datang
 1. Petugas pelaksana layanan vaksinasi COVID-19 di meja 4 mengakses aplikasi Pcare
Vaksinasi melalui alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id/vaksin/ menggunakan browser
yang terdapat pada komputer/laptop/handphone yang terkoneksi internet, kemudian log
in menggunakan username dan password yang sudah didapatkan.
2. Ada dua menu utama yang ditampilkan setelah log in yaitu Daftar Penerima Vaksin
dan Pencatatan Pelaksanaan Vaksin. Pilih menu Pencatatan Pelaksanaan Vaksin.
3. Ubah jenis user pada kolom kanan atas dengan cara pilih jenis user “Petugas Vaksinasi”.
Kemudian klik ubah user. Tampilan akan berubah menjadi halaman untuk pencatatan
Mekanisme hasil pelayanan vaksinasi.
pencatatan 4. Untuk melakukan input hasil pelayanan vaksinasi, klik nomor tiket pada sasaran yang
berstatus skrining lanjut
hasil
5. Isi form pemberian vaksin meliputi tanggal (akan terisi otomatis sesuai tanggal hari
pelayanan pelayanan dan tidak dapat diubah), jam pelayanan (akan terisi otomatis sesuai dengan jam
vaksinasi pada device yang digunakan), nama vaksin yang diberikan, nomor batch/ seri vaksin (secara
melalui manual atau dengan scan QR code).

aplikasi 6. Jika sudah selesai, klik simpan. Data yang sudah disimpan tidak dapat diedit. Status
sasaran akan berubah menjadi Pemerian Vaksin Selesai.
Pcare 7. Setelah sasaran menunggu 30 menit setelah vaksinasi, klik status pulang sasaran, pilih tidak
ada KIPI (status pulang sehat) atau ada KIPI.
8. Detail penggunaan aplikasi Pcare Vaksinasi untuk pendataan fasyankesdapat dilihatpada
User Manual Pcare Faskes dengan mengunduh pada tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19
dengan password $ppt12020.
Pencatatan dan Pelaporan
Logistik
 Pencatatan dan Pelaporan
Logistik
Pencatatan dan
Pencatatan dan pelaporan logistik
mencakup hal-
pelaporan vaksin dan hal sebagai
logistik pelaksanaan berikut:
vaksinasi COVID-19 1. jumlah vaksin
menggunakan sistem dan logistik
vaksinasi yang
monitoring logistik diterima;
elektronik yaitu Bio 2. jumlah vaksin
Tracking dan SMILE dan logistik
vaksinasi yang
(Sistem Monitoring dikeluarkan; dan
Imunisasi dan Logistik 3. jumlah vaksin
secara Elektronik) dan logistik
vaksinasi yang
digunakan
 Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan
Vaksin dan Logistik (1)
1 PT. Bio Farma /
SI Satu Data Data alokasi Distributor
COVID-19 vaksin Vaksin

Dinas
Mencatat : Kesehatan 2
1. Kesesuaian jumlah Provinsi
2. No Batch
3. Tgl Kadaluarsa (Expired Alokasi vaksin dari pusat
Date) dapat diakses melalui
SMILE
Dinas Kesehatan

Kabupaten/Kota
Petugas Dinas Kesehatan melakukan pencatatan dengan
SMILE melalui telepon genggam
 Mekanisme Pencatatan dan Pelaporan
Vaksin dan Logistik (2)
Dinas Kesehatan
SI Satu Data Kab/Kota Puskesmas
COVID-19

Alokasi vaksin dari pusat dapat

5 diakses melalui SMILE

Laporan SMILE Mencatat :

3
Fasyankes
Real Time 1. Kesesuaian jumlah
2. No Batch
3. Tgl Kadaluarsa (Expired Date)
Jika ada alat pemantau suhu
berteknologi Internet of Things 
terhubung dg SMILE  maka suhu
Lemari Es terpantau, terekam dan
4 Update penerimaan, keluar masuk
data suhu tersimpan pd SMILE jarak Vaksin dari Lemari Es harus
jauh dan terus menerus. dicatat dalam SMILE melalui HP
 Pendataan Nama
Petugas Pengguna
Aplikasi SMILE
Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota, Puskesmas dan fasilitas
pelayanan kesehatan lainnya perlu menunjuk
petugas yang akan bertanggung jawab terhadap
monitoring vaksin dan logistik vaksinasi lainnya
menggunakan aplikasi SMILE
 Pencatatan dan Pelaporan Manual
Hasil Layanan
• Apabila tidak memungkinkan menginput data hasil layanan secara daring (online)
pada saat pelayanan berlangsung, pencatatan dilakukan secara manual
menggunakan format standar yang kemudian ditandatangani oleh pimpinan
fasilitas pelayanan kesehatan.
• Data kemudian diinput ke dalam sistem PCare di hari yang sama apabila sudah
tersedia jaringan internet. Apabila tidak memungkinkan menginput data di hari
yang sama, maka data dari format pencatatan manual dapat diinput ke Pcare
Vaksinasi Offline maksimal 120 hari ke depan.
Vaksin dan Logistik Lainnya
• Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik menggunakan
aplikasi SMILE maka dapat digunakan secara manual menggunakan format
standar yang kemudian dicatat dan dilaporkan secara elektronik apabila telah
mendapatkan jaringan selular (GSM)
 Format pencatatan pelaksanaan Vaksinasi Covid-
19 Tingkat Puskesmas/Fasyankes/Pos

 Format pencatatan individu di Puskesmas/Fasyankes/Pos

Format Pencatatan dan Pelaporan Manual
Bagi petugas yang mengalami kesulitan dalam
menggunakan salah satu aplikasi dalam
Sistem
Informasi Satu Data Vaksinasi dapat
menghubungi
Call Centre 021-3808888
atau WA 0812-11000510

Apabila terjadi kendala jaringan dapat

menghubungi Telkom Kabupaten/Kota
setempat dan apabila terjadi kendala pada
aplikasi Pcare Vaksinasi agar berkoordinasi
dengan BPJS
Kesehatan cabang.

Format-format, panduan dan materi

 Penugasan
1. Mengisi format pencatatan hasil pelayanan by name tingkat faskes di unit kerja masing2.
2. Mengisi format pencatatan logistik di unit kerja masing2.
TERIMA KASIH