PEMETAAN PROSES BISNIS

Pemetaan proses bisnis

sebagai dasar pendekatan proses
dalam membentuk, menerapkan, dan meningkatkan efektifitas
Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 versi 2000
untuk mencapai kepuasan pelanggan

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 1 dari 32

 TUJUAN
PADA AKHIR DARI PELATIHAN INI, PESERTA AKAN MAMPU :
 Menjelaskan arti proses

 Menjelaskan arti pendekatan sistem

 Menjelaskan pemetaan proses bisnis

 Melakukan pemetaan proses bisnis

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 2 dari 32

 PERBAIKAN YANG BERKELANJUTAN DARI SMM
Pelanggan Pelanggan
(dan pihak (dan pihak
lain yang Tanggung Jawab lain yang
terkait) Manajemen terkait)

Pengukuran,
Sumber Daya Kepuasan
Analisa dan
Manajemen
Perbaikan

Masukan Keluaran
Realisasi
Produk
Persyaratan Produk
SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 3 dari 32
 PLAN  Memetakan proses bisnis
 Mendokumentasikan proses
bisnis
Membuat
/mengembangkan
sistem

Memperbaiki
Menerapkan
/ peningkatan
ACT

DO
efektifitas sistem sistem
PEDOMAN
MUTU
Mgmt Review Internal audit
untuk untuk melihat PROSEDUR
kesesuaian kesesuaian
dan dan INSTRUKSI KERJA
keefektifan keefektifan
sistem sistem DOKUMEN LAIN

CHECK
SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 4 dari 32
 PROSES

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 5 dari 32

 DEFINISI

Beberapa kegiatan yang saling terkait

atau berinteraksi yang
mengubah input menjadi output

Sesuai ISO 9000 : 2000

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 6 dari 32

 ASPEK KUNCI

METODE

INPUT TRANSFORMASI OUTPUT

PEMANTAUAN/
PENGUKURAN

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 7 dari 32

 TINGKATAN PROSES

Proses
Makro

Subproses

Aktifitas

Tugas

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 8 dari 32

 TINGKATAN lanjutan ...

 Proses Makro

 Proses - proses yang merupakan kegiatan utama

untuk mengelola/menjalankan perusahaan

 Contoh :
 Proses pengadaan
 Proses maintenance

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 9 dari 32

 TINGKATAN lanjutan ...

 Sub Proses
 Proses - proses yang saling terkait serta
memberikan kontribusi terhadap tujuan proses
makro
 Contoh :
 Sub proses dari proses pengadaan :
Proses permintaan material
Proses pembelian material
Proses penerimaan material

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 10 dari 32

 TINGKATAN lanjutan ...

 Aktifitas
 Proses - proses yang membentuk suatu subproses
 Contoh :
 Aktifitas dari sub proses permintaan material

adalah :
 Proses mengisi formulir permintaan material
 Proses meninjau dan menyetujui permintaan material

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 11 dari 32

 TINGKATAN lanjutan ...

 Tugas
 Proses - proses tunggal yang membentuk suatu
aktifitas
 Contoh :
 Tugas dari aktifitas mengisi formulir permintaan material
adalah :
Mengambil formulir
Menuliskan jumlah dan spesifikasi material
Menuliskan nomor permintaan

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 12 dari 32

 OBYEKTIF & PERFORMA INDIKATOR PROSES
 Obyektif :
 Sebagai arahan proses
 Bersifat kualitatif (tidak terukur)
 Sebagai sarana pemantauan suatu proses
 Dapat dilakukan pada seluruh proses makro

 Contoh :
 Proses Pengadaan :
 Kedatangan material tepat waktu dan jumlah
 Material sesuai spesifikasi

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 13 dari 32

 OBYEKTIF & PERFORMA lanjutan ….

 Performa indikator :
 Sebagai target proses
 Bersifat kuantitatif (terukur)
 Sebagai sarana pengukuran keberhasilan proses
 Dilakukan pada seluruh proses makro yang memberikan

kontribusi secara langsung pada pencapaian sasaran

perusahaan dan atau kepuasan pelanggan (proses kunci)

 Tiap tahun disesuaikan

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 14 dari 32

 OBYEKTIF & PERFORMA lanjutan ….

 Contoh performa indikator :

 Proses Pengadaan :

 100% tepat waktu kedatangan

 Ketidaksesuaian spesifikasi 0%

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 15 dari 32

 BATASAN

 Tujuan :
 Menentukan ruang lingkup (awal-akhir)proses
 Menghindari tumpang tindih antar proses
 Membantu dalam penentuan kepemilikan proses

 Contoh :
 Proses Pengadaan
 Awal proses : Meminta material
 Akhir proses : Memantau kedatangan material

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 16 dari 32

 PEMILIK PROSES

 Tujuan :
– Tanggung jawab yang jelas untuk melaksanakan dan

memantau/mengukur proses

– Kewenangan yang jelas untuk penyelesaian bila timbul masalah

– Kewenangan yang jelas untuk melakukan perubahan proses

 Contoh :
– Proses Pengadaan : Procurement

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 17 dari 32

 PENDEKATAN SISTEM

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 18 dari 32

 DEFINISI

Mengetahui, memahami, dan mengelola

proses yang saling terkait sebagai sistem
memberi sumbangan pada efektifitas dan efisiensi
organisasi dalam mencapai tujuannya

Sesuai ISO 9000 : 2000

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 19 dari 32

 MATA RANTAI KETERKAITAN PROSES

Input
Proses C
PROSES C
Output Output
Proses B Proses C
Input Input
Proses A Proses B
PROSES A PROSES B
Output
Proses A
Input
Proses D
PROSES D
Output Output
Proses B Proses D

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 20 dari 32

 PROSES MAKRO & PENDEKATAN SISTEM

PELANGGAN EKSTERNAL

PELANGGAN EKSTERNAL
PROSES B PROSES C

PROSES A PROSES D

PROSES E

Int. PROSES F Int.

Cust. Cust.

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 21 dari 32

 DIAGRAM SISTEM

Proses Proses
Makro Makro

Subproses Subproses

Aktivitas Aktivitas

Tugas Tugas

SISTEM

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 22 dari 32

 SILO SISTEM INTEGRAL SISTEM

HASIL PENERAPAN
TERJADI
TIDAK OPTIMAL
SINERGI YANG BAIK, KARENA
KARENA SETIAP SISTEM
SEMUA SISTEM BEKERJA UNTUK
MEMPUNYAI
TUJUAN YANG SAMA
TUJUAN YANG BERBEDA
SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 23 dari 32
 KELEMAHAN SISTEM

Suatu perusahaan adalah rantai proses

yang bekerja secara harmonis

Terganggunya (putus) suatu mata rantai

akan mengakibatkan rusaknya rantai

“Kekuatan suatu rantai

hanya sekuat mata rantai terlemahnya”
SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 24 dari 32
 PEMETAAN PROSES BISNIS PERUSAHAAN

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 25 dari 32

 TUJUAN

 Mendapatkan gambaran keterkaitan dan hubungan

antar proses (makro) dari suatu sistem perusahaan.

 Penggambaran dapat dilakukan dalam beberapa cara :

 Berupa uraian (narasi)

 Berupa blok diagram

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 26 dari 32

 LANGKAH PEMETAAN

 Identifikasi seluruh proses makro

 Tentukan batasan proses makro (awal - akhir)

 Tentukan objective proses makro

 Tentukan pemilik proses makro

 Tentukan supplier dan outputnya (yang menjadi input proses makro)

 Tentukan output proses makro

 Tentukan customer proses makro

 Petakan urutan prosesnya berdasarkan hubungan input-output

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 27 dari 32

 PENGELOMPOKAN PROSES

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 28 dari 32

 PENGELOMPOKAN PROSES

PROSES TOP MANAGEMENT

Pelanggan/ Pelanggan/
Pihak PROSES REALISASI Pihak
terkait terkait

PROSES PENDUKUNG

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 29 dari 32

 PROSES TOP MANAGEMENT
 Karakteristik
 Merencanakan
 Mengendalikan
 Membuat keputusan
 Mengarahkan perusahaan (berhubungan dengan seluruh proses)
 Contoh
 Perencanaan perusahaan
 Tinjauan manajemen
 Peningkatan berlanjut

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 30 dari 32

 PROSES REALISASI PRODUK

 Karakteristik
 Menterjemahkan persyaratan pelanggan
 Menyumbangkan bagian terbesar atas kepuasan pelanggan

 Contoh
 Peninjauan persyaratan pelanggan

 Perancangan produk

 Perencanaan produksi

 Produksi

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 31 dari 32

 PROSES PENDUKUNG
 Karakteristik
 Mendukung proses realisasi
 Melaksanakan proses internal perusahaan yang tidak
berhubungan langsung dengan pelanggan

 Contoh
 Pelatihan
 Pengelolaan Pemasok
 Pengelolaan alat ukur dan uji
 Maintenance

SSPM/Business Process Mapping, Copyright © PT SSPM, I / March 2002 / 00 32 dari 32