RANCANGAN ALUR KEGIATAN DAN

PENDEKATAN BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT

Abstrak– PT. Trengginasmerupakansebuahperusahaan yang bergerakdalambidangoutsourcing.
Keamananfasilitasdankondisilingkungan kerja tentunyamerupakanhal yang pentingbagi PT. Trengginas Jaya.

1
Syaeful Mujab, 2Rio Aurachman,
Industrial Engineering Study Program, Industrial Engineering Faculty, Telkom University
1
syaefulalternative@gmail.com, 2rio_aurachman@students.itb.ac.id

Paperinimenyajikanusulantatakeloladanprosedurdari divisi keamanandi PT. Trengginas`Jaya

sehinggadapatmempermudahpengurusantatakeloladari divisi keamanantersebut.Dari penelitian yang telah dilakukan,
diperoleh proses bisnis usulan yang lebih efektif dan efisien dibandingkan proses bisnis eksisting. Proses bisnis usulan ini
dapat dijadikan rekomendasi bagi PT Trengginas Jaya untuk diimplementasikan pada aktivitas keamanannya. Software yang
digunakanpadapaperiniadalah BP Simulator. BP Simulator merupakanperangkatlunaksimulasi proses bisnis yang
berbasisonline.

Kata kunci :benchmarking, keuangan, proses bisnis, prosedur, BP Simulator

I. PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Bisnis proses merupakan komponen penting dalam dunia bisnis masa kini. Proses bisnis bukan hanya
sebagai alat dalam perusahaan untuk menjadi standar bagaimana perusahaan tersebut berjalan melainkan
menjadi faktor penentu kelancaran, performa, dan keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan secara
minimum dalam penggunaan waktu dan biaya yang seharusnya dikeluarkan perusahaan. Bisnis yang baik tentu
saja memiliki proses bisnis yang baik pula di belakangnya untuk menopang segala kegiatan bisnisnya secara
terkonsep, terstruktur dan berjalan secara berurut dari setiap prosesnya dengan minimum terjadinya kesalahan.
Proses bisnis sebagai salah satu komponen sistem informasi dan sistem informasi yang baik dalam
perusahaan berperan sebagai penunjang keberhasilan perusahaan itu sendiri. Dengan adanya proses bisnis yang
baik tentu saja arus informasi dan data menjadi lebih cepat dan akurat sehingga dapat membantu dalam
pengambilan keputusan yang terbaik untuk perusahaan tersebut. Oleh karena itu perencaan dan pembuatan
model proses bisnis dalam suatu perusahaan harus dibuat secara matang sesuai dengan bisnis yang dijalankan
oleh perusahaan tersebut seperti pembuatan strategi bisnis untuk perusahaan tersebut dan penerapannya dalam
permodelan proses bisnis.BP Simulator merupakansalahsatusoftwareatauperangkatlunak yang
dapatdigunakandalammendokumentasikan proses bisnis. BP Simulator merupakanperangkatlunaksimulasi proses
bisnisberbasisonline yang mampumelakukananalisistenagakerjasertaketersediansumberdayapada proses bisnis.
Padapaperiniakandimodelkan proses bisniseksistingsebagaibagiandariperancanganBusiness Process Model yang
nantinyaakandisimulasikanmenggunakan BP Simulator laluakandirancangkembali proses
bisnisusulanmelaluibenchmarking yang jugaakandimodelkanmenggunakan BP Simulator
untukmelihatperbandingannya.
RUMUSAN MASALAH
Bagaimana menganalisis dan merancang sistem dan proses bisnis yang dapat memaksimalkan proses
keamanan gedung PT. Trengginas Jaya ?
TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Memaksimalkan tingkat keamanan fasilitas di PT. Trengginas Jaya
2. Merancang proses bisnis penjagaan gedung di PT. Trengginas Jaya
3. Merancang SOP proses bisnis penjagaan gedung di PT. Trengginas Jaya
BATASAN MASALAH
Adapun batasan masalah dari penelitian tugas besar ini agar pembahasan mengenai hasil penelitian dapat
lebih terarah seperti berikut :
1. Kegiatan yang diamati adalah proses penjagaan gedung saja.
2. Penelitian ini membahas usulan proses bisnis penjagaan gedung sedangkan implementasi dari proses bisnis
ini terlepas dari penelitian.
 II. LANDASAN TEORI
A. Proses Bisnis
Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi kumpulan
aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu keluaran yang mendukung pada
tujuan dan sasaran strategis dari organisasi.Suatu proses bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti
mengefektifkan, mengefisienkan dan membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya.
Artinya proses bisnis tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas
produk output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan kebutuhan
bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen memilih untuk
mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan proses bisnis.

B. Business Process Improvement (BPI)

Perbaikan proses bisnisatauBusiness process improvement (BPI) merupakan pendekatan secara
sistematis untuk membantu organisasi mengoptimalkan proses yang mendasaruntukmencapaihasil yang
lebihefisien.Metodologiinipertama kali didokumentasikan pada tahun 1991 yang dituliskan pada buku
Perbaikan Proses Bisnis H. James Harrington, yaitu metodologi yang baik Proses Perancangan dan Business
Process ReengineeringdidasarkanpadaBusiness process improvement(BPI).
Kebanyakanresistensipada BPI berasal dari dalam sebuah organisasi. Manajer sering tidak ingin
mengubah struktur yang ada dikarenakan mereka merasa terancam oleh perubahan organisasi atau kekuasaan
mereka. Beberapaorganisasitelahmenerapkan BPI pada skala yang lebihkecildanmelaporkankeberhasilan,
denganmelakukanhalberikut:
1. Mulailahdengan proses kecil yang dapatdiselesaikandalamjangkawaktuyang jugasingkat,
2. DapatMengaturjadwal yang jelas,
3. Janganmenyebarkansumberdaya yang tipis danfokuspadahasiljangkapendek,
4. Manajemendanpemangkukepentingan utama harusterlibat, ataubahkanpelaksanaan yang
terbatasakangagal.

III. METODOLOGI
START

Identifikasi Masalah
dalam Proses Bisnis

Dokumentasi Proses
Bisnis

Analisa Proses Bisnis

Perbaikan Proses Bisnis

Perancangan Proses
Bisnis Usulan
TIDAK

Analisa Proses Bisnis

Usulan

Lebih Baik?

YA
Analisis dan
Pembahasan hasil
Perbaikan proses bisnis

Kesimpulan

END
Langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Identidikasimasalahdalam proses bisniseksisting
2. Melakukandokumentasi proses bisnis
3. Analisa proses bisnis yang sudahdimodelkan
4. Perbaikan proses bisnis
5. Perancangan proses bisnisusulan
6. Analisa proses bisnisusulan
7. Kesimpulan

IV. PENGOLAHAN DAN PEMBAHASAN

Berikutmerupakangambaran proses bisniseksistingdari divisi keamanan mengenai penjagaan gedung di PT.
Trengginas Jayamenggunakan BP Simulator:
Dan berikutmerupakangambaran proses bisnisusulanpencatatankeuangandari divisi keuangandarihasil
benchmarking menggunakan BP Simulator:

V. ANALISIS

Fakta/Litera
TopikAnalisis PertanyaanAnalisis Jawaban rturPenduk
ung
Mengapaproses Karena BP Simulator [ CITATION
bisnisdivisi mampumelakukananalisistenagakerjasertaketersedian BPS16 \l
AnalisisPemili
keamanan PT. sumberdayapada proses bisnis, selainitupada BP
hanSoftware 3081 ]
TrengginasJaya Simulator jugadapatdilakukansimulasidari model
PemodelanBisn
dimodelkanmenggun proses bisnisdenganrentangwaktu yang
is Proses
akansoftware BP dapatdiaturdandisesuaikansecaraseragam.
Simulator?
Dari hasil summary dashboard menggunakan BP [ CITATION
Bagaimanaperbandi Simulator, BPS16 \l
nganperformansidari padapoinperformansidapatdilihatbahwapadakeadaane
AnalisisPerban 3081 ]
kedua proses ksistingpersenperformansilebihrendahdibandingkand
dinganPerform
bisnissetelahdimodel enganusulan yang
ansi
kandenganmenggun diakibatkanolehtingginyawaktuantrianpada proses
akan BP Simulator? bisniseksistingdimanaantriandisebabkanoleh proses
yang sebagianbesarmasihbersifat manual.
 Untukperbandinganbiaya, biaya yang [ CITATION
Bagaimanaperbandi dikeluarkanpada proses BPS16 \l
nganbiayadarikedua eksistinglebihkecildibandingkandengan proses usulan
3081 ]
AnalisisPerban proses yang disebabkanolehjumlah operator
dinganBiaya bisnissetelahdimodel danrentangwaktukerjadari operator
kandenganmenggun dimanarentangwaktukerjapada model
akan BP Simulator? usulanmenjadisemakinbanyakdisebabkanolehpenggu
naansistempada proses usulan.
Bagaimanaperbandi Untukwaktusikluspada proses usulanmenjadisemakin [ CITATION
nganwaktusiklusdari lamaakibatpenggunaansistemsehingga proses BPS16 \l
AnalisisPerban
kedua proses penjagaangedungsemakinmudahdanagak
dinganWaktuSi 3081 ]
bisnissetelahdimodel memakanwaktu yang lebih lama.
klus
kandenganmenggun
akan BP Simulator?

VI. KESIMPULAN DAN SARAN

KESIMPULAN
Dari hasilanalisisbusiness process modellingmenggunakan BP Simulator denganmelakukanBusiness Process
Improvemnet, didapatkanbahwadenganmenggunakankonsepsistemapel atau briefing disetiap akan memulai
penjagaan gedungmakabisnis proses menjadisedikitlebih
lamadanperformansimeningkatsertabiayadanwaktusiklusmeningkat. Hal
inidikarenakanwakturegulasiinformasisemakin lamasaatmenggunakansistemdan monitoring
daripelaporandanpengarahanjugasemakinpanjangdanmeningkatkankualitaskeamanan yang terjamin. Proses
bisnis usulan ini dapat dijadikan rekomendasi bagi PT Trengginas Jaya untuk diimplementasikan pada aktivitas
pengadaan bahan baku kateringnya.

SARAN
Saran yang dapat diberikan pada penelitian ini terbagi dua menjadi saran untuk perusahaan serta saran untuk
penelitian kedepannya. Untuk saran pada PT Trengginas Jaya antara lain :
1. Menerapkan proses bisnis usulan dalam pelaksanaan kegiatan penjagaan gedung
2. Melakukan continuous improvement secara berkala
3. Dalam mengidentifikasi dan memperbaiki proses bisnis sebaiknya pandangan dari keseluruhan personil
diikutsertakan

Adapun saran untuk penelitian selanjutnya antara lain :

1. Pencarian data terkait proses bisnis eksisting harus lebih lengkap, rapih dan terstruktur
2. Melakukan wawancara terhadap personil terkait kegiatan yang diteliti, untuk mengetahui dan
mengidentifikasi pandangan personil terhadap usulan yang akan direkomendasikan

Kesempatanuntukpenelitianberikutnyadiharapkanpenilitidapatmenggunakanlingkupsampel yang
lebihluasdanstrategi yang lebihbanyakdanjugaBusiness Process Improvementlebihdarisatuusulan divisi.

VII. DAFTAR PUSTAKA

[1]BP Simulator. (2016, April 27). Retrieved from BP Simulator: https://www.bpsimulator.com

[2] Rohamlia, Putri Anggun dan Yenni Merlin Djajalaksana. Pengelolaan Bisnis Catering dengan
[3] Rahmata, Annisa, Sri Widaningrum dan Amelia Kurniawati. 2012. Usulan Perbaikan Proses Bisnis
Advertising Regional Jawa Barat Menggunkan Business Process Improvement. Bandung : Institut
Teknologi Telkom.