KAIZEN STORY & KAIZEN PLAN

COST Dan Waste

• Lean melihat cost dari hasil akhir semua proses dan sistem
• Lean memberikan cara pandang yang berbeda tentang cost, tidak
selalu cost dipandang langsung sebagai cost, tetapi jarang
berbicara cost, lebih sering berbicara waste, quality, safety  cost
semakin menurun.
• Lean Hospital fokus pada reducing waste, bukan cutting
cost, fokus pada pasien, dan value yang akan diberikan kepada
pasien, jika kita fokus pada reducing waste, kita bisa memberikan
value yang lebih dengan usaha yang lebih ringan dan cost yang
lebih kecil
• Dalam bekerja sehari hari di rumah sakit selalu muncul problem
atau gangguan; miskomunikasi, tempat kerja dengan design yang
jelek, supply yang tidak tepat, jadwal Dokter yang tidak pas,
mendorong pasien dari lantai satu ke lantai lainnya hanya untuk
pemeriksaan Laborat, waktu tunggu pasien di Poli yang panjang, dll
 waste.
 WASTE
No Waste Definisi Contoh dalam Rumah Sakit
Malpraktek
Kesalahan dalam proses
1.
Defects produksi
Salah pemeriksaan
Kesalahan proses Billing
Menghasilkan produk melebihi
Mengeluarkan hasil tes lab berulang-
2
Overproduction keinginan atau permintaan ulang dengan informasi yang sama
konsumen
Menunggu periksa dokter
3
Waiting Proses menunggu Menunggu proses administrasi
Pendaftaran lama
Menugaskan staf ke tugas yang salah
4
Non-Utilized Pegawai tidak sesuai dengan Kurangnya kerja sama tim
talent tempat, pekerjaan. Manajemen yang buruk
Perpindahan yang berlebihan Memindahkan pasien mondar-mandir
5
Transportation yang berdampak pada biaya Mengambil rekam medik di tempat
pemborosan waktu, dan effort penyimpanan yang terlalu jauh
Penyimpanan persediaan Persediaan obat yang berlebih
6
Inventory yang berlebihan Dokumen yang di proses lama
Mencari pasien
Gerakan berlebih yg tidak
7
Motion menambah value added
Mencari dokumen
Mengumpulkan peralatan medis
Ketidaksesuaian proses Mengukur suhu tubuh berkali-kali
8
Extraprocessing operasi produksi yang Prosedur yang berlebihan
diakibatkan oleh pengguna Paperwork yang berlebihan
 LEAN TOOLS
KANBAN “Signal”, a method for managing inventory
Method for organizing workplaces to reduce
5S wasted time and motion for employees, making
problems more readily
“Continuous Improvement’, focused on Customer
VSM improvement by customer stream
“Continuous Improvement’, focused on workplace
KAIZEN
improvement by employees

“Continuous Improvement’, focused on workplace

ERROR PROOFING improvement by employees

Method for making problem visible, providing for

VISUAL MANAGEMENT fast response and problem solving
 KAI ZEN

• KAI ZEN

• Kaizen merupakan suatu proses menuju arah perbaikan secara

terus menerus dan berkesinambungan.
• Kaizen bukanlah suatu proses inovasi yang memerlukan
biaya tinggi
• Kaizen berorientasikan pada hal-hal praktis dan fokus pada
proses bukan hanya hasil
• Penekanan pada kreativitas low cost, low resource.
 KAIZEN SPIRIT
1. Tinggalkan Ide stagnan dan konvensional.
2. Berpikir bagaimana cara melaksanakan, bukan alasan.
3. Koreksi proses bukan orang.
4. Pilih solusi sederhana bukan yang sempurna.
5. Perbaiki kesalahan dengan segera.
6. Gunakan kreativitas bukan dengan membelanjakan uang.
7. Masalah adalah kesempatan
8. Tanya mengapa?? Untuk mencari akar permasalahan.
9. Cari ide dari banyak pihak.
10.Ide Kaizen tidak akan berhenti melakukan perbaikan
LANGKAH MEMBUAT
KAIZEN STORY
BENTUK KAIZEN STORY ?
1 MASALAH

1 PROSES

1 TEMA PERBAIKAN
1. IDENTIFIKASI MASALAH

• DESKRIPSIKAN MASALAH DENGAN JELAS:

a.APA MASALAHNYA ?
b. DIMANA TERJADI MASALAH TERSEBUT ?
 2. PENGUKURAN KONDISI SAAT INI

• UKURAN DARI MASALAH

• Gunakan satuan yang mudah diukur dan relevan: Waktu,
Rupiah, Jumlah tes, Jumlah komplain, Jumlah pasien
• TENTUKAN TARGET PERBAIKAN
 3. ANALISA AKAR MASALAH

• 5 WHY’S
• DISKUSIKAN
• TULISKAN SEMUA PENYEBAB MASALAH YANG
TERIDENTIFIKASI
• PILIH AKAR 1 MASALAH YANG AKAN DISELESAIKAN
 4. KUMPULKAN IDE

• KUMPULKAN IDE DARI ANGGOTA TIM BAGAIMANA

MEMECAHKAN AKAR MASALAH YANG SUDAH DIPILIH
BERSAMA
• GUNAKAN KARTU KAIZEN DAN PAPAN KAIZEN
 5. PILIH SOLUSI TERBAIK YANG AKAN
DIIMPLEMENTASIKAN

• PILIH IDE SOLUSI BERDASARKAN KESEPAKATAN

ANGGOTA TIM
• 1 IDE UNTUK DIIMPLEMENTASIKAN 1 WAKTU
 6. IMPLEMENTASIKAN PADA
MASA UJI COBA

• LAKUKAN PERSIAPAN IMPLEMENTASI

• TETAPKAN APA YANG AKAN DIUKUR SELAMA MASA UJI
COBA (SESUAIKAN DENGAN UKURAN MASALAH - AS IS)
 7. EVALUASI

• BANDINGKAN DATA SELAMA UJI COBA DENGAN DATA

AS-IS
• APAKAH SUDAH TERCAPAI TARGETNYA ?
• APAKAH PERUBAHAN YANG DILAKUKAN SUDAH
MEMBERIKAN MANFAAT POSITIF BAGI
STAKEHOLDERNYA ?
• JIKA TARGETNYA BELUM TERCAPAI, CARI IDE SOLUSI
LAIN DARI PAPAN KAIZEN
• ULANGI LAGI PROSES 5, 6, 7
 8. STABILISASI & STANDARISASI

• APAKAH SOLUSI YANG DIPEROLEH MERUPAKAN

METODE BARU ?
• Jika YA, buatkan standarisasinya
• Jika TIDAK, stabilkan dengan revisi atau tambahan
instruksi kerja atau cek list dan sejenisnya
• AGAR SOLUSI TERSEBUT DAPAT
DITERAPKAN DITEMPAT LAIN.
 9. RAYAKAN !
Dengan Perlombaan

• DOKUMENTASIKAN HASIL PERBAIKAN (FORM

DOKUMENTASI KAIZEN)
• DESKRIPSIKAN KONDISI “SEBELUM” DAN “SESUDAH”
• TULISKAN NAMA-NAMA ORANG YANG TERLIBAT
• PUBLIKASIKAN / BAGIKAN SAAT BRIEFING, RAPAT, WA
GROUP

PILIH HASIL-HASIL KAIZEN UNTUK KAIZEN EVENT

 (KAIZEN PLAN)
RENCANA PERBAIKAN BERKELANJUTAN
Quick and Easy Kaizen
Find
TEMUKAN PEMBOROSAN

DISKUSIKAN IDE UNTUK HILANGKAN/

Discuss
KURANGI PEMBOROSAN

IMPLEMENTASIKAN IDE TERPILIH Implement

DOKUMENTASIKAN PROSES
PERBAIKAN (SEBELUM & SESUDAH) Document

BAGIKAN HASILNYA DENGAN

KELOMPOK KAIZEN LAIN Share
 CONTOH KAIZEN PLAN
ANTRIAN RUANG TUNGGU POLI SPESIALIS
 PROSES RAWAT JALAN

LAYANAN LAYANAN
REGISTRASI PENUNJANG
Over produksi

Waiting
PEMBERIAN PEMANGGILA IDENTIFIKASI
NO. ANTRIAN N PASIEN STATUS
Motion LAYANAN
VERIFIKASI PENDAFTARA PENUNJANG
Defek DATA N PASIEN

PENYIAPAN PENERMAAN
PROSES PENYIAPAN PASIEN
LAYANAN RESEP
LAYANAN STATUS OBAT PULANG DAN
KONSULTASI
RAJAL DAN EDUKASI PUAS
PEMBERIAN
TINDAKAN OBAT OBAT

LAYANAN
KONSULTASI DAN LAYANAN OBAT
TINDAKAN
 PERMASALAHAN

• ANTRIAN DI RUANG TUNGGU RAWAT JALAN TERUTAMA POLI

SPESIALIS YANG LAMA DIKARENAKAN ANTRIAN PENDAFTARAN
YANG LAMA DAN BERCAMPURNYA PASIEN NON BPJS DAN BPJS DI
LAYANAN POLI SPESIALIS.
 Out Put yang diharapkan

• Waktu tunggu pasien di ruang tunggu pendaftaran lebih cepat.

• Proses pendaftaran lebih cepat, pasien lebih cepat ditangani di poli
rawat jalan.
• Mempercepat layanan poli dengan mengurangi waktu tunggu.
 Ide solusi

• Menambah kursi duduk penunggu

• Menambah pegawai pendaftaran untuk mempercepat pendaftaran
• Menambah sistem pendaftaran dengan online dan mesin
pendaftaran.
• Menambah titik Registrasi dengan memanfaatkan perawat TPPRI
• Mengatur kedatangan pasien dengan sistem Kloter/slot
• Memajukan Jam Praktek Dokter pagi dari jam 09.00 menjadi jam
08.00
• Memasang Banner syarat-syarat layanan BPJS DAN PASIEN
UMUM dan ASURANSI di beberapa titik.
 TARGET PERBAIKAN
PROSES URAIAN
PENDAFTARAN Pendaftaran pasien menumpuk
NON BPJS dan BPJS sehingga timbul antrian
pendaftaran’
1 orang 45 menit setiap 15
pasien yang antri (jam 7-10
pagi), diatas jam 10 berkurang.
PENDAFTARAN BPJS Berkas banyak yang belum
lengkap sehingga pelayanan
lamban.
Waktu yang dibutuhkan setiap
pasien 6-10 menit
RUANG TUNGGU Pasien datang dalam waktu
POLI SPESIALIS yang bersamaan di ruang
tunggu rawat jalan (jam 8 pagi)
sehingga crowded.
Pasien menunggu sekitar 30-
1jam karena rata-rata sebesar
20 orang dilayani per jam setiap
pagi dibawah jam 11, rata2 5-
10 orang diatas jam tersebut.
POLI SPESIALIS Disiplin antrian poli spesialis
yang menimbulkan kegaduhan.
Adanya percampuran antara
pasien umum, pasien BPJS dan
pasien asuransi.
KAIZEN
Pasien umum langsung online atau
mesin otomatis, bayar kasir langsung
ke poli.
Pasien non BPJS online/mesin otomatis,
verifikasi petugas langsung ke poli.
Memasang Banner/Poster tentang
syarat- syarat pendaftaran bagi pasien
JKN BPJS.
Memanfaatkan TPPRI sbg petugas
pendaftaran tambahan BPJS.
Mengatur kedatangan pasien dengan
sistem Kloter/slot bagi pasien non bpjs,
pasien rawat inap yang KRS.
Contoh jam
09.00- 10.00 pasien non BPJS
10.00- SELESAI pasien BPJS dan non
BPJS
11.00- Selesai pasien BPJS, Non BPJS
dan Kontrol Rawin
Mengatur layanan dengan sistem
kloter/slot baik jam layanan maupun
hari layanan yang berbeda diutamakan
pasien non bpjs.
Target Perbaikan Setelah
Kaizen
Layanan lebih mudah, antri
lebih cepat.
Waktu yang diharapkan
5 menit
Informasi yang tepat akan
mempermudah layanan
pendaftaran pasien BPJS.
Mengurangi motion petugas
Waktu yang diharapkan 3 menit
setiap pasien
Dengan sistem kloter/slot
diharapkan tidak adanya
penumpukan pasien, pasien
datang sesuai jam periksa.
Waktu yang diharapkan
10-15 menit menunggu antrian
Untuk mengurangi defek
antrian antara pasien BPJS
dengan non BPJS dan
meningkatkan kunjungan
pasien non bpjs.
 Lama waktu Implementasi

• 1 Minggu
• Dilakukan Uji Coba selama 1 bulan sebelum dilakukan sebagai
Standar Prosedur.
 Kesimpulan
• Kaizen adalah perubahan kecil dan sederhana,
dapat dilakukan oleh semua orang, setiap saat
untuk memudahkan bekerja
TERIMA KASIH