STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN

SURAT SUARA

DISUSUN OLEH :
KOMISI PEMILIHAN UMUM
KABUPATEN WONOSOBO
1. DASAR HUKUM
a. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2017 tentang
Pemilihan Umum;
b. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 15 Tahun
2018 tentang Norma, Standar, Prosedur, Kebutuhan
Pengadaan dan Pendistribusian Perlengkapan
Penyelenggaraan Pemilihan Umum
c. Keputusan KPU Nomor 1266/HK.03-
Kpt/07/KPU/X/2018 tentang Pedoman Teknis Tata
kelola Pemeliharaan dan Inventarisasi Logistik Pemilu
dan Pilgub, Pilbup dan Pilwalkot
2. LATAR BELAKANG

a. Keberhasilan penyelenggaraan Pemilu ditentukan oleh

ketersediaan Logistik Pemilu di Tempat Pemungutan
Suara (TPS) secara tepat jumlah, tepat jenis, tepat mutu,
tepat tujuan, dan tepat waktu.
b. KPU Kabupaten/Kota memegang peranan penting dan
strategis pada tahap penerimaan, pemeliharaan dan
inventarisasi Logistik Pemilu
3. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud disusunya SOP ini untuk menjadi pedoman teknis
bagi KPU Kabupaten/Kota dalam penerimaan dan
penyimpanan surat suara Pemilu Tahun 2019, dengan
tujuan :
a. Agar pengelolaan logistik Pemilu berjalan dengan efektif
dan efisiensi;
b. Agar Penerimaan dan penyimpanan surat suara Pemilu
lebih baik dan tertib administrasi; dan
c. Agar kebutuhan surat suara Pemilu terjamin
ketersediaannya secara tepat jumlah, tepat jenis, tepat
mutu, tepat tujuan, dan tepat waktu
4. PETUGAS PENERIMAAN SURAT SUARA

a. Penerimaaan dan penyimpanan surat suara dari penyedia

dilakukan oleh KPU Kabupaten/Kota yang dikoordinir oleh
Divisi Keuangan, Umum, Rumah Tangga dan Logistik.
b. Secara teknis penerimaan dan penyimpanan surat suara
adalah tanggungjawab Sekretaris KPU Kabupaten/Kota
c. Sekretaris KPU Kabupaten/Kota menugaskan kepada
Kasubag Umum dan Logistik dibantus Staf Sekrtariat untuk
melakukan penerimaaan dan penyimpanan surat suara
5. TATACARA PENERIMAAN SURAT SUARA
Pada saat menerima surat suara dari penyedia, KPU
Kab/Kota melakukan hal-hal sebagai berikut :
a. berkoordinasi dengan Bawaslu dan Kepolisian sebelum
surat suara diterima
b. mengecek kabelties penyegel pintu armada yang
mengirim surat suara
c. mencatat nama supir/petugas yang mengirim dan
nomor polisi armada yang mengirim surat suara
d. Meminta surat jalan dan Bukti Tanda Terima Barang
(BTT)
e. Membuka segel/kabelties pintu armada disaksikan oleh
Bawaslu dan Kepolisian setempat
f. Menurunkan boks /dus yang berisi surat suara dari
armada dengan hati-hati jangan sampai terjatuh dan
sobek atau rusak
g. Memeriksa dan menghitung jumlah boks/doz surat
suara yang diturunkan satu persatu
h. Menunjuk staf yang bertugas menghitung dan
mencatat jumlah boks surat suara untuk masing-masing
jenis surat suara dan daerah pemilihan
i. mencatat dan menuangkan hasil pemeriksaan dan
penghitungan ke dalam formulir berita acara hasil
pemeriksaan;
j. Menyimpan boks surat suara ditempat yang aman
k. Mendokumentasikan dengan video dan foto setiap
tahap penerimaan dan penyimpanan surat suara
11. Membuat laporan penerimaan dan penyimpanan surat
suara sesuai sistematika laporan yang sudah ditentukan.
(terlampir)
12. Laporan ditandatangani oleh Sekrtaris dan diketahui
oleh Ketua KPU Kabupaten/Kota
13. Mengirimkan laporan kepada KPU Provinsi Jawa Tengah
melalui email dengan alamat :
Kpu.jateng@gmail.com
Laporan juga dikirim melalui WA ke nomor
085641719889 (an. Eko Supriyon Kasubag. Umum dan
Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah) dan di cc ke nomor
WA 08122835781 (a.n Ikhwanudin Divisi Perencanaan
dan Logistik KPU Provinsi Jawa Tengah)
6. TATA CARA PENYIMPANAN
Penyimpanan Surat Suara yang sudah diterima oleh KPU
Kab/Kota, dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ditempatkan terpisah tiap jenis Pemilu dan Dapil
(jangan sampai dicampur dan tertukar)
b. penempatannya mudah diawasi dan dapat dihitung
secara periodik;
c. diberi label atau tanda pada setiap tumpukan surat
suara pada setiap jenis SS dan Dapil;
d. Boks SS ditempatkan diatas palet dan/atau terpal;
e. Melakukan pengawasan secara periodik dan berkala
untuk memastikan surat suara dalam kondisi aman
dengan membuat jadwal piket;
f. Berkoordinasi dengan Kepolisian dan Bawaslu
7. TEMPAT PENYIMPANAN
Surat suara sudah diterima disimpan di gudang atau
kantor KPU Kab/Kota dengan ketentuan :
a. areal gudang atau kantor yang digunakan untuk
menyimpan surat suara harus bebas banjir dan aman
dari bocor atau air hujan;
b. instalasi listrik cukup memadai;
c. pintu gerbang yang aman;
d. dinding, lantai, dan atap gudang berkualitas baik dan
menjamin keamanan barang;
e. pengaturan udara atau ventilasi gudang cukup baik;
f. tersedia palet/ganjal barang;
g. letak gudang mudah dilalui sarana transportasi;
h. tersedia alat pemadam kebakaran, anti tikus
dan anti rayap serta serangga lainnya;
i. terjaminnya keamanan di lingkungan lokasi
gudang;
j. dijaga 24 jam oleh petugas pengamanan yang
telah ditentukan dan Petugas Kepolisian
k. disediakan alat pemindahan barang / trolly;
l. Bila diperlukan dapat dipasang CCTV yang
terpasang dan aktif
8. DOKUMENTASI
Proses penerimaan dan penyimpanan surat suara harus
didokumentasikan dengan baik rapi dan lengkap dalam
bentuk video dan foto meliputi :
a. armada/truk yang mengirim surat suara (terlihat nomor
Polisinya)
b. Petugas atau personil yang menyaksikan penerimaan
surat suara
c. Proses penyerahan surat jalan dan penyerahan TTB
d. Proses pemeriksaan segel/kabeltis pintu armada
e. Tempat untuk menyimpan surat suara (gudang/Kantor)
f. Proses penurunan dari armada/truk ke tempat
penyimpanan
g. Proses penghitungan dan pencatatan boks surat suara
h. Kondisi boks surat suara yang sudah ditata di tempat
penyimpanan
i. Proes penandatanganan dan penyerahan Berita Acara
Serah Terima (BAST) barang dari KPU Kab/Kota kepada
Petugas yang mengirim Surat Suara
9. SISTEMATIAKA LAPORAN
a. Judul Laporan
b. Hari, Tanggal, Tahun dan Waktu (jam) penerimaan SS
c. Identitas petugas yang mengirim surat suara
d. Identitas armada yang mengirim surat suara
e. Identitas personil yang hadir menyaksikan penerimaan
dan penyimpanan surat suara (KPU Kab/Kota, Bawaslu
Kab/Kota, personil kepolisian dan pihak lain)
f. Jenis surat suara, Nama Dapil, Jumlah surat suara yang
diterima, jumlah lembar, Jumlah boks, Kebutuhan Surat
suara (DPT + 2 % per TPS), Jumlah kurang/lebih)
g. Kondisi surat suara yang diterima
h. Identitas tempat penyimpanan surat suara
i. Dokumentasi Foto meliputi :
1. Foto armada/truk yang mengirim surat suara
(terlihat nomor Polisinya)
2. Foto petugas atau personil yang menyaksikan
penerimaan surat suara
3. Foto proses penyerahan surat jalan dan penyerahan
Surat Tanda Terima Barang
4. Foto proses pemeriksaan segel/kabeltis pintu
armada
5. Foto tempat untuk menyimpan surat suara
(gudang/Kantor)
6. Proses penurunan dari armada/truk ke tempat
penyimpanan
7. Foto proses penghitungan dan pencatatan boks surat
suara
8. Foto kondisi boks surat suara yang sudah ditata di
tempat penyimpanan
9. Foto proes penandatanganan dan penyerahan Berita
Acara Serah Terima (BAST) barang dari KPU Kab/Kota
kepada Petugas yang mengirim Surat Suara

CATATAN :
Untuk dokumentasi video urutannya sebagaimana
dokumentasi foto