BAB 10

EFISIENSI PERKANTORAN
Tatausaha sebagai suatu bidang kerja
hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan,
disempurnakan atau ditata sebaik-baiknya.
Penataan tatausaha dan pelaksanaan bidang
kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada
efisiensi.
Efisiensi suatu dasar tentang perbandingan
terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.
 Perbandingan efisiensi dapat dilihat dari 2
segi:
• 1.Segi usaha: suatu kegiatan dapat diaktakan
efisien kalau suatu hasil tertentu tercapai dengan
usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “Usaha”
dapat dilihat dari 5 unsur:
• 1.Pikiran
• 2.Tenaga
• 3.Waktu
• 4.Ruang
• 5.Benda, termasuk uang
• A.Usaha biasa ------------------Hasil tertentu
• B.Usaha lebih kecil ------------Hasil tertentu
• C.Usaha terkecil --------------- Hasil tertentu
• Usaha C adalah yang terbaik.
• 2.Dari segi hasil: suatu kegiatan dikatakan
efisien, kalau suatu usaha tertentu
memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya,
baik mutu maupun jumlahnya.
• Usaha tertentu -------------- A. Hasil biasa
• Usaha tertentu -------------- B. Hasil lebih besar
• Usaha tertentu -------------- C. Hasil terbesar
• Hasil C adalah yang efisien.
• Efisiensi kerja: perbandingan terbaik antara
suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh
kerja itu.
 Dari segi usaha ada 5 unsur efisiensi:
• 1. Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai
banyak pikiran)
• 2.Cara yang paling ringan (tidak berat karena banyak
memerlukan tenaga jasmani manusia)
• 3.Cara yang paling cepat (tidak lama karena memakan
banyak waktu)
• 4.Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan
menghamburkan ruang kerja)
• 5.Cara yang paling murah (tidak mahal akibat
terlampau boros menggunakan bendanya)
Azas-azas efisiensi tatausaha ada 5:
• I. Azas perencanaan
• - Pedoman tentang maksud warkat
• - Pedoman tentang penetapan prosedur
• - Pedoman tentang pengadaan mesin tatausaha
• - Pedoman tentang perencanaan formulir

• II. Azas Penyederhanaan

• - Pedoman tentang tatacara
• - Pedoman tentang perlengkapan tatausaha
• - Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha
• III.Azas penghematan
• - Pedoman tentang perhitungan biaya dan
kemanfaatan
• - Pedoman tentang perhitungan kebutuhan warkat
• - Pedoman tentang mekanisasi tatausaha
• IV.Azas penghapusan
• - Pedoman tentang peniadaan gerak-gerak dalam
pekerjaan
• - Pedoman tentang penghapusan tembusan
atau warkat lainnya.
• V.Azas Penggabungan
• - Pedoman tentang kerja sekali jalan
• - Pedoman tentang pemakaian alat-alat
serbaguna
 Penerapan efisiensi dalam kantor
• 1.Pikiran- untuk mencapai cara yang termudah
• 2.Tenaga-untuk mencapai cara yang teringan
• 3.Waktu-untuk mencapai cara yang tercepat
• 4.Ruang-untuk mencapai cara yang dekat
• 5.Benda-untuk mencapai cara yang termurah