Chapter 5

Tinjauan umum komunikasi tertulis

Pentingnya komunikasi tertulis

Ada informasi yg sama yg hrs diketahui oleh

byk orang.
Dibutuhkan utk arsip
Utk menghindari kelupaan
Menekan biaya utk jarak jauh
Menyajikan info yg bersifat rumit
 Fungsi Komunikasi tertulis
Sbg alat pengingat
misal: catatan, arsip dll
Sbg bukti autentik apb memiliki kekuatan hkm
misal: sertifikat tanah, ijasah, STNK, dll
Sbg jaminan keamanan
misal: SIM, paspor, dll
Sbg dokumen historis
misal: prasasti, biografi pahlawan, dll
Sbg dasar bertindak
misal: surat tugas, SK, dll
Keuntungan komunikasi tertulis

Dpt menyajikan info lebih terperinci.

Info nya bs digunakan dlm waktu yg

relatif lama.

Biayanya relatif murah.

Kerugian komunikasi tertulis

Tdk dpt memperoleh respon scr langsung.

Lebih bersifat impersonal & formal.
Memerlukan waktu yg lebih lama dlm
menuangkan idenya.
Susah menarik kembali ide yg sdh diinfo kan
apb terjadi kesalahan.
Dpt menimbulkan salah persepsi apb
penulisannya kurang tepat.
Tahap perencanaan penulisan

1. Menetapkan tujuan
2. Menetapkan sasaran penerima pesan
3. Menetapkan ide yg akan disampaikan
termasuk urutan ide & gagasan
4. Mempersiapkan fakta & data yg akurat
5. Menyusun ide & gagasan
6. Menulis, mengecek & merevisi tulisan
Prinsip komunikasi
1. Completenes:
* menjwb apa yg ingin diketahui oleh pembaca.
* atau apa yg ingin disampaikan oleh penulis.
* prinsip 5W+H
2. Conciseness :
* hindari kata yg dtk perlu
* hindari kata yg tdk punya punya khusus
3. Concreteness :
* hindari kata y persepsinya bs berbeda.
* hindari kata yg abstrak
 lanjutan

4. Correctness :
* berpijak pd kondisi yg benar/ riil.
* bs didukung dg data atau foto.
5. Clarity :
* adanya keterpaduan antar kalimat & paragraf
6. Consideration :
mempertimbangkan hal2 sbb:
siapa penerima pesannya, kapan mau disampaikan,
dimana, mengapa dan dg cara apa direalisasikan.
7. Courtesy : tolok ukurnya tdk menyinggung perasaan
* penulis menghargai penerima pesan
Pendekatan dlm Komunikasi Tertulis
Deduktif/ langsung
cocok digunakan utk penulisan:
* berita netral
* berita positif
* berita negatif rutin
* permohonan rutin
Pendekatan
Induktif/ tdk langsung
cocok digunakan utk penulisan:
* berita negatif
* permohonan khusus/ persuasif khusus
Pendekatan deduktif/ langsung
artinya tanpa perantara didlm penyampaian ide pokok

Sistematika penulisannya sbb:

Ide utama :
inti masalah ataupun keputusan, bs disertai buffer yg ringkas

Penjelasan :
keterangan tambahan yg menjelaskan ide utama

Penutup yg positif & bersahabat

dpt berupa pernyataan yg jelas ttg tindakan yg diinginkan/
diharapkan, penghargaan atau pernyataan terimakasih, dll.
Pendekatan induktif/ tdk langsung
krn sbl masuk inti masalah ada kal.perantara (buffer) nya

Sistematikanya:
1. Buffer : bisa berisi: penghargaan, pujian, jaminan,
kerjasama, berita baik, simpati & pengertian.
2. Penjelasan : bs berupa hal yg menyenangkan lalu disusul
dg fakta yg kurang menyenangkan atau alasan
yg menguntungkan pembaca.
3. Keputusan : inti masalah yg dpt disertai saran2.
4. Penutup yg positif & bersahabat : berupa penghargaan,
harapan yg baik.
 Pendekatan khusus dlm komunikasi persuasif
AIDA
Attention
yg menarik perhatian pembaca.

Interest
Yg menimbulkan perhatian pembaca

Desire
Yg menimbulkan keinginan pembaca thd hal yg
ditawarkan, berikan fakta & contoh (hrs jujur)

Action
Menyatakan dg jelas tindakan yg perlu dilakukan
sesuai harapan penulis, misal: alamat yg bs
dihubungi pembaca dll
Thank you