TUGAS INDIVIDU

KOMUNIKASI BISNIS

DISUSUN OLEH :
EVA ALMAH (1862201007)

KELAS : 3 SHIFT 1

DOSEN PENGAMPU :
AGUS YULISTIYONO, SE.,MM

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH TANGERANG

FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
AKUNTANSI SI
2019/2020
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang. Kami
panjatkan puji syukur kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-NyA
kepada kita semua, sehingga saya bisa menyelesaikan makalah ini.

Makalah ini sudah saya susun dengan maksimal dan mendapat bantuan dari berbagai pihak
sehingga bisa memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu saya menyampaikan terimakasih
kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari segala hal tersebut, saya sadar sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karenanya saya dengan lapang dada
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar saya dapat memperbaiki makalah ini.

Akhir kata saya berharap semoga makalah ini bisa memberikan manfaat maupun inspirasi untuk
pembaca.
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….....................
DAFTAR ISI……………………………………………………………………………………….
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………………………..
A.LATAR BELAKANG…………………………………………………………………...
B.RUMUSAN MASALAH………………………………………………………………...
C.TUJUAN DAN MANFAAT………..……..……………………………………………..
BAB II PEMBAHASAN……………………………………...……………………………………
A.MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS …………………………………………..
B. PENULISAN PESAN-PESAN RUTIN YANG POSITIF & BAD-
NEWS………………………………………………………………………………………
C. PENULISAN MEMO DAN DIRECT REQUEST…………….
…………………………………………………………………….
BAB III PENUTUPAN……………………………………………………………………………..
A. KESIMPULAN………………………………………………………………………….
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Komunikasi antara manusia satu dengan manusia lainnya menunjukkan bahwa manusia
merupakan makhluk sosial yang saling membutuhkan satu sama lain. Oleh karena itu,
komunikasi sangatlah diperlukan. Tidak akan mungkin seorang manusia dapat hidup normal
tanpa berkomunikasi.
Pada sebuah organisasi bisnis, komunikasi merupakan sebuah elemen penting yang sangat
dibutuhkan. “ Effective Communication Is The Lifeblood Of Every Organization And A Key To
Success In Your Business Career As well As in Your Personal Life. “ (Murphy and Peck,
1980:3). Artinya komunikasi merupakan “darah sebagai sumber kehidupan” bagi setiap
organisasi dan merupakan kunci sukses dalam karir bisnis dan kehidupan pribadi seseorang [3].
Kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi sangat diperlukan karena berguna untuk saling
bertukar ide/gagasan, memberikan informasi hingga berkoordinasi dalam membuat sebuah
keputusan. Bahkan diantara staff-staff dalam suatu organisasi juga diperlukan adanya
komunikasi, baik itu dengan pimpinan maupun bawahan. Sedangkan diluar organisasi tersebut,
diperlukan juga adanya komunikasi antara staff organisasi dengan konsumen, masyarakat
maupun organisasi lainnya.
Komunikasi bisnis merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi. Hal itu digunakan
untuk memberikan instruksi kerja, memimpin dan menghadiri rapat, wawancara calon karyawan,
presentasi bisnis hingga menyusun laporan bisnis. Tidak hanya komunikasi lisan, bentuk
komunikasi tertulis juga sangat diperlukan.

2. Rumusan Masalah
 Apa peran penting komunikasi dalam sebuah perusahaan yang sudah modern ?
 Bagaimana menanggulangi kekunoan perusahaan kecil dengan majunya system bisnis di
era modern ini ?
3. Tujuan dan Manfaat
a. Tujuan :
1) Menghasilkan ide dalam proses bisnis
2) Menyusun draft di dalam pesan komunikasi bisnis
3) Menganalisis pesan-pesan rutin yang positif
4) Menyampaikan good news & bad news
5) Memperoleh hasil dengan pesan e-mail dan memo yang ditulis dengan
baik
6) Mengorganisasikan direct request

b. Manfaat :
1) Mahasiswa mampu Mengaplikasikan & mengorganisasikan data
2) Mampu memahami pesan-pesan yang positif
3) Menggunakan e-mail dengan aman dan efectif
 BAB II
PEMBAHASAN

I. MENGORGANISASIKAN PESAN BISNIS

A. MENCARI DATA DAN MENGHASILKAN IDE
1. Metode Riset Formal
a. Riset formal
a. Mencari secara manual , Menemukan latar belakang dan informasi pendukung melalui
pencarian manual terhadap sumber sumber diperpustakaan umum dan perguruan tinggi.
b. Megakses secara elektronik, tersedia dari internet, database, atau compact disc yang dapat
diakses dengan computer.
c. Menyelidiki sumber-sumber primer, untuk memperoleh informasi primer dari tangan
pertama atas sebuah proyek, carilah langsung ke sumbernya.
d. Bereksperimen secara ilmiah, sumber data primer lainnya adalah eksperimen.
b. Riset Informal
a. Memeriksa arsip,
b. Bicara dengan atasan, Dapatkan informasi dari orang yang memberi penugasan.
c. Wawancara dengan audiensi target, Pertimbakan untuk berbicara dengan orang orang
yang akan dikirimi pesan.
d. Lakukan survei informal, Kumpulkan informasi yang tidak ilmiah tetapi membantu
dengan kuesioner atau survei telepon.
2. Menghasilkan Ide Dengan Brainstorming
Berikut ini saran-saran untuk melakukan brainstorming yang produktif :
a) Definisikan masalah dan buat agenda garis besar topik yang akan dicakup.
b) Tetapkan batas waktu, ingat bahwa sesi-sesi pendek adalah yang terbaik.
c) Tetapkan kuota,Tujuannya adalah kuantitas, bukan kualitas.
d) Mintalah setiap peserta untuk menyumbangkan ide, menerima ide orang lain, atau
memperbaiki ide.
 e) Doronglah pemikiran liar.
f) Tulislah ide di papan tulis atau selembar kertas yang disebarkan di seluruh ruangan.
g) Organisasikan dan kelompokan ide-ide tersebut,ambil yang terbaik.

B. MENGORGANISASIKAN DATA

Kapan pun data diorganisaikan, tujuan primernya adalah mengelomokan dan membuat pola.
Pesan yang diorganisasikan dengan baik mengelompokan poin-poin yang mirip, ide-ide
mengikutiurutan yang membantu pembaca memahami hubungan dan menerima pandangan
penulis. Dua teknik sederhana yang bisa membantu mengorganisasikan ide: daftar coretan dan
bagan.

C. MENGORGANISASIKAN IDE KEDALAM POLA

1. Pola Langsung untuk Audiensi Reseptif

Metode langsung ini disebut FRONTLOADING (Penempatan) ditempatkan poin pertama ,tujuan
pesan pada kalimat pertama atau kedua. Penjelasan dan rincian sebaiknya mengikuti
pembukaan.Yang penting adalah bergerak ke ide pertama secepat mungkin.
2. Pola Tidak Langsung untuk Audiensi yang tidak Reseptif
Pola ini tidak mengemukakan ide utama sampai anda memberi penjelasan dan bukti. Pendekatan
ini paling baik digunakan untuk tiga jenis pesan berikut:
a. Kabar buruk,
b. Ide yang bersifat membujuk,
c. Berita sensitive.
D. MENYUSUN DRAFT PERTAMA
1. Membuat Kalimat yang Efektif
Pada draft pertama ,difokuskan pada tingkat komposisi kalimat. Kalimat yang lengkap
mempunyai subjek (subject) dan Predikat/kata kerja (verb). Anak kalimat (clause), frase
(phrase),unsur utama kalimat. Anak kalimat dapat dibagi menjadi dua kelompok:
 Kalimat Independen
 Kalimat Dependen.
Dengan belajar mengenali frase, anda akan mampu untuk memberi tanda baca dengan benar dan
menghindari tiga kesalahan kalimat dasar; fragmen(fragment),Kalimat panjang(the run-on
sentence),dan sambungan koma (comma splice) .
Untuk membuat kalimat efektif ,dapat dilakukan beberapa tahapan berikut:
a. Gunakan Kalimat Pendek untuk mengakomondasi pemendekan rentang perhatian
pembaca.
b. Menekankan Ide Penting dengan menggaris bawahi,mencetak miring atau mencetak
tebal.
c. Menggunakan Kalimat Aktif dan Pasif
d. Menghindari Kata Keterangan yang Membungungkan dan Salah Tempat

2. Membuat Paragraf yang Bermakna

Untuk membuat Paragraf yang Bermakna ,dapat dilakukan beberapa tahapan berikut:
a. Membahas satu topik,
b. Mengatur kalimat ke dalam paragraf,
c. Menggunakan pola paragraph langsung,
d. Menggunakan pola paragraf berputar,
e. Mengaitkan ide untuk membangun hubungan,
f. Menggunakan kalimat transisi untuk membangun hubungan,
g. Menyusun Paragraf pendek.
II. PENULISAN PESAN PESAN RUTIN YANG POSITIF DAN BAD-
NEWS

A. STRATEGI PENULISAN UNTUK PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN PESAN

PESAN POSITIF

1. Strategi Permintaan Pesan-Pesan Rutin

Mulailah denganpernyataan ide pokok.Usahakan pernyataan awal lebih spesifik.
Pada bagian pertengahan pada pesan rutin,perlu disampingkan pernyataan yang dapat
menarik perhatian pembaca.
Pendekatan lainnya adalah dengan pendekatan tanya jawab (ask-question approach).
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan kemukakanlah pernyataan
keramahan,apresiasi/penghargaan,dan tindakan khusus yang diinginkan.
2. Strategi Penulisan Pesan-Pesan Positif
Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif adalah:
a. Ide-ide pokok yang jelas
Pendekatan langsungpada umumnya diawali denganpernyataan ide pokok yang
jelas.
b. Penjelasan Rinci
Komunikasi yang dilakukan dapat diakspresikan dengan sebuah atau dua buah
kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poinnya.
c. Penutup Surat
Penutup surat dengan suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanansebagai
suatu bentukapresiasi yang diberikan kepada orang lain.

B. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOOD WILL

Pesan –pesan good news dan good will adalah Pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
1. Good News Tenta ng Pekerjaan
 Surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (Good news)
Menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
2.Good News Tentang Produk
Macam-macam Good News yang berkaitan dengan produk ,diantaranya:
o Pemberian diskon
o Pemberian kupon diskon
o Produk rusak uang kembali
o Jaminan layanan
o Dll.
3. Pesan-Pesan Good Will
Good Will adalah suatu perasaan yang dapat mendorog orang untuk menjaga hubungan bisnis.
Pesan-pesan Good Will dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada karyawan/
pegawainya atau pihak lain yang baik untuk menjaga hubungan baik diantara mereka.

C. MENULIS JAWABAN POSITIF

1) Surat Konfirmasi Pesanan
Dengan menggunakan pendekatan langsung paragraf pertama dari surat
pengakuan berisi pernyataan tentang kabar/berita baik. Bagian pertengaha ,harus
dinyatakan secara jelas dan tegas sikap profesionalisme dari perusahaan yang
mencakup rangkuman semua transaksi secara akurat dan jelas. Pada bagian
terakhir,Meyakinkan pemesan apa yang akan dilakukan berikutnya dan maaf apa
yang akan diprolehnya,jangan lupa ucapkan terimakasih atas kerja sama yang
baik yang ditunjukan dengan adanya pesanan produk tersebut.
2) Menjawab Permintaan Informasi
a) Menjawab permintaan dengan Penjualan Potensial
Tujuannya, memberi tanggapan terhadap semua permintaan, mendorong
penjualan yang akan dating, dan memberikan kesan yang baik kepada
pelanggan dengan memberikan tanggapan yang baik dan tambahan
informasi produk terbaru.
b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
 Surat tanggapan yang dibuat semata-mata untuk menanggapi permintaan
informasi yang diminta oleh pelanggan.

D. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

1. Persetujuan Kredit
Pembukaan surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nasabah.
2. Memberikan Referensi Kredit
Pemberian kredit memerlukan surat refernsi dari pihak lain .Ada dua hal yang harus
diperhatikan dalam surat rekomendasi,yaitu:
 Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan,
 Nyatakan sesuai fakta yang ada,jangan dibuat-buat.

E. SUART REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan
melihat isi surat rekomendasi tersebut. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik antara
lain :
Nama lengkap pemohon.
Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
Penulisan sedang menjawab suatu permohonan atas inisiatifnya sendiri.
Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon.
Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

F. STRATEGI PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BAD-NEWS

1. Menciptakan Audience-Centered Tone
Nada atau intonasi anda dalam menyampaikan bad-news mampu memberikan kontribusi
yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pean-pesan bisnis.Hal tersebut
mempunyai tujuan ;
 Membantu audiens mengerti bahwa bad-news menggambarkan sesuatu yang tegas
 Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adil.
 Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
 2. Memilih Perencanaan Organisasional
a. Pendekatan Tak Langsung
 Pembuka, menggunakan pendekatan tak langsung adalah menempatkan
audiens pada situasi yang netral melalui pernyataan tanpa beban bagi
audiens.
 Alasan, menyajikan alasan yang efektif.
 Bad-News, mengemukakan keputusan yang diambil.
 Penutup, memberikan kata penutup yang bersifat positif,hangat,bersahabat
dan lebih menyenangkan.
b. Pendekatan Langsung
Suatu pendekatan langsung dapat diterapkan jika ;
 Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.
 Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima
pesan.
 Pesan di sampaikan secara empati.

G. MENGKOMUNIKASIKAN INFORMASI DAN JAWABAN NEGATIF

1. Bad-News Tentang Produk
Pada penyampaian bad-news tentang produk kepada pelanggan lebih baik digunakan
pendekatan tak langsung yang diawali dengan pernyataan yang bersifat netral,didukung
dengan alasan yang logis, baru disampaikan pesan bad-news serta diakhiri dengan
pernyataan yang positif dan bersahabat.
2. Penolakan Kerja Sama
3. Penolakan Undangan
Menggunakan pendekatan langsung dan pendekatan tak langsung. Penggunaan tersebut
sangat bergantung pada seberapa dekat hubungan anda dengan pihak lain.
H. PENYAMPAIAN BAD-NEWS KE PELANGGAN
1. Bad-News Tentang Pesanan
Dapat menggunakan pendekatan tak langsung. Paragraf pembuka hanya akan
menkonfirmasikan suatu penjualan dan menjelaskan alasan mengapa tidak dapat
memenuhi atau mengirimkan produk pesanan anda.
2. Penolakan Surat Pengaduan dan Keluhan
Untuk menjawab penolakan surat pengaduan, dapat menggunakan perencanaan
organisasioanal pesan dengan pendekatan tak langsung yang menyatakan penolakan
tersebut pada bagian pertengahan surat.
3. Mengganti Produk
Penggantin suatu produk adalah menggunakan pendekatan tak langsung.
4. Tidak Memenuhi Pesanan
Pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.

I. BAD-NEWS TENTANG ORANG

1. Penolakan Menulis Surat Rekomendasi
Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan penolakan surat rekomendasi adalah
kemukakan apa alasan atas penolakan tersebut, dan nyatakan secara ringkas serta jelas.
2. Penolakan Lamaran Pekerjaan
Untuk menolak surat lamaran kerja yang tidak memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan,dapat digunakan pendekatan tak langsung.
3. Surat Penolakan Kredit
Dapat menggunakan pendekatan tak langsung. Pada bagian awal nyatakan secara netral,
kemudian berikan penjelasan secukupnya, termask adanya fakta –fakta pendukung,
selanjutnya pada bagian akhir surat, dapat menyampaikan kata penutup yang hangat dan
bersahabat.
III. PENULISAN MEMO DAN DIRECT REQUEST

A. MEMPEROLEH HASIL DENGAN PESAN E-MAIL DAN MEMO YANG DITULIS

DENGAN BAIK
Fungsi utama e-mail adalah untuk pertukaran pesan dalam organisasi. Dengan diberi lebih
banyak wewenang untuk mengambil keputusan, karyawan menemukan bahwa mereka butuh
lebih banyak informasi. Mereka harus mengumpulkan, mempertukarkan, dan mengevaluasi
informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan. Manajemen juga
memerlukan input dari karyawan agar dapat cepat tanggap terhadap perubahan pasar lokal dan
global. Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan
penggunaan e-mail, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.
Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberi Anda dua
manfaat penting. Pertama, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya.
Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karena ditulis dengan hati – hati, perhatian, dan jelas.
Mereka tidak sengaja mengakibatkan sakit hati. Kedua, pesan internal yang ditulis dengan baik
meningkatkan citra Anda di dalam organisasi. Individu yang dianggap sebagai penulis yang
kompeten dan profesional dihargai dan diperhatikan; paling sering, mereka adalah orang – orang
yang dipromosikan ke dalam posisi manajemen.

B. Karakteristik Pesan E-Mail dan Memo yang Berhasil

Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan
organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan
yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data,
memberi respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan e-mail dan memo yang
baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu,diantaranya;
 To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek). Judul ini membantu
pembaca segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Tolong
dicatat bahwa pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim karena
hal itu diselipkan secara otomatis oleh komputer Anda. Posisi waktu datang pada
pesan e-mail yang masuk bervariasi tergantung pada program Anda. Posisi waktu kirim
dalam memo kertas juga fleksibel.
 Satu Topik. Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik.
Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya
dengan tepat.
 Bersifat Percakapan. Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan
karena pihak – pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal.
 Keringkasan. Sering kali, e-mail dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar
belakang dan perhatian pada usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan
surat. Anda terutama harus waspada untuk menghilangkan kata – kata yang terlalu
panjang lebar. Hindari pengisi pembukaan (ada,adalah), kalimat pengantar yang panjang
(saya menulis memo ini untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase yang
berlebihan.
 Penyorotan Grafis. Untuk menonjolkan ide – ide yang penting dan meningkatkan
keterbacaan, penulis e-mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara
bebas. Isi memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel,
dan teknik lain.
 Proses Penulisan . Penulisan yang teliti memerlukan waktu--terutama pada awalnya.
Namun, dengan mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan Anda, Anda
bisa mempercepat usaha Anda dan meningkatkan hasilnya. Selain itu, ingatlah bahwa
usaha yang Anda lakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi Anda akan
membawa hasil yang besar. Sering kali, kemampuan berbicara dan menulis Anda
menentuka seberapa besar pengaruh Anda dalam organisasi. Seperti juga tugas penulisan
lainnya, menulis e-mail dan memo mengikuti tiga tahap proses penulisan yang sama.
 Analisis, Antisipasi dan Adaptasi. Dalam tahap 1 (prapenulisan) Anda perlu
menghabiskan beberapa waktu untuk menganalisis tugas Anda. Sungguh mengagumkan
bahwa begitu banyak dari kita yang serta-merta siap bekerja dengan pena atau komputer
sebelum menggunakan pikiran kita.
 Riset, Organisasi, dan Komposisi. Dalam tahap 2 (penulisan) Anda pertama – tama harus
memeriksa arsip, memperoleh dokumentasi, dan mempersiapkan pesan Anda.
 Revisi, Koreksi dan Evaluasi. Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan
mereka, mengoreksi draf akhir, dan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.
C. ORGANISASI PESAN E-MAIL dan MEMO
1) Baris Subjek. Dalam e-mail dan memo, baris subjek merupakan keharusan. Baris ini
meringkas ide pokok, yang memberi identifikasi cepat untuk membaca dan mengisi.
Sebuah baris subjek biasanya ditulis dalam gaya yang disingkat, sering tanpa kata
sandang (sebuah, suatu). Hal itu tidak perlu berupa kalimat lengkap, dan tidak harus
diakhiri dengan titik. Baris subjek e-mail sangat penting. Baris subjek e-mail sangat
penting. Baris subjek yang tak bermakna (seperti halo atau penting) bisa membuat
pembaca menghapus pesan tanpa pernah membukanya. Baris subjek yang baik sering
mengandung bentuk kata kerja atau permintaan tindakan.
2) Pembukaan. Meskipun tujuan memo atau e-mail telah diringkas dalam baris subjek,
tujuan tersebut harus dinyatakan kembali--dan diperjelas--dalam kalimat pertama.
Beberapa pembaca melewatkan baris subjek dan langsung loncat ke kalimat pertama.
3) Isi. Isi mencakup lebih banyak informasi mengenai alasan menulis. Hal itu menjelaskan
dan mambahas subjek secara logis. Rancang data Anda agar mudah dipahami dengan
menggunakan daftar nomor, heading, tabel, dan teknik penyorotan grafis lainnya.
4) Penutupan. Pada umumnya pesan diakhiri dengan:
(1) informasi tindakan, tanggal, atau tenggat waktu,
(2) ringkasan pesan, atau
(3) pikiran penutup.
Penutup adalah bagian di mana pembaca dapat melihat tenggat dan tindakan yang
diharapkan.
5) Merangkai semuanya bersama. Dibuka secara langsung dan baik baris subjek maupun
kalimat pertama menjelaskan tujuan penulis.

D. MENGGUNAKAN E-MAIL DENGAN AMAN DAN EFEKTIF

Penggunaan pemula e-mail disarankan untuk “mengabaikan pertimbangan gaya dan tata bahasa.”
Koresponden menggunakan emoticon  (seperti wajah gembira di samping) untuk
mengekspresikan emosi mereka. Dan banyak e-mail saat ini masih terkesan dibuat seadanya dan
kotor. Tetapi seiring dengan kematangan saluran komunikasi ini, pesan pun menjadi semakin
pantas dan profesional.
Komunikator bisnis yang bijaksana yang menggunakan e-mail menyadari bahaya ini. Mereka
tahu bahwa pesan mereka dapat tersebar (dengan sengaja atau tidak) ke mana – mana.
1. Penggunaan E-Mail yang Cerdas. Karena e-mail telah menjadi saluran komunikasi
utama, adalah penting meluangkan waktu untuk mengelola pikiran – pikiran Anda,
menyusunnya dengan teliti, memerhatikan ketepatan tata bahasa dan tanda baca.
 Mulai menulis. Petunjuk berikut ini akan membantu Anda melakukan
permulaaan yang baik dalam menggunakan e-mail secara aman dan efektif.
 Menyusun secara offline.
  Tulis alamat dengan benar.
  Hindari baris subjek yang menyesatkan.
 Isi, Nada dan Ketepatan. Meskipun e-mail tampaknya sesederhana telepon,
sebenarnya tidak. Sebab e-mail menghasilkan catatan permanen, pikirkan
kembali apa yang Anda katakan dan cara Anda mengatakannya.
 Buat ringkas. Susun ide – ide Anda dengan ringkas.
  Jangan kirim apapun yang tidak ingin Anda publikasikan.
 Jangan menggunakan e-mail untuk menghindari kontak.
  Jangan pernah merespon ketika Anda sedang marah.
  Memerhatikan ketepatan.
  Tahan humor dan komentar yang menjilat.
 Etika. Meskipun e-mail merupakan saluran komunikasi baru, ada sejumlah
aturan kesopanan berinteraksi secara online yang perlu diperhatikan.
 Batasi kecenderungan untuk mengirim dokumen ke semua pihak.
 Jangan pernah mengirim “spam”.
  Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi.
  Gunakan huruf kapital hanya untuk penekanan atau untuk judul.
  Beritahu kalau ada lampiran.
  Jangan meneruskan pesan tanpa izin.
 Membalas E-mail. Tips berikut ini dapat menghemat waktu dan mengurangi
frustasi ketika membalas pesan.
  Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk Anda sebelum menjawabnya
satu persatu.
  Jangan secara otomatis membalas pesan pengirim.
  Revisi baris subjek jika topik berganti.
 Penggunaan Pribadi. Ingat bahwa komputer kantor dimaksudkan untuk
komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan.
 Jangan gunakan komputer perusahaan untuk masalah pribadi.
 Anggap bahwa semua e-mail diawasi.
 Pengunaan E-mail yang Cerdas Lainnya. Tergantung pada pesan dan audiensi
Anda, tips berikut ini mendorong komunikasi elektronik yang efektif.
 Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan panjang.
  Pertimbangkan perbedaan budaya.
 Periksa kembali sebelum menekan tombol send (kirim).

E. MENYUSUN PESANAN E-MAIL

 Kata-kata petunjuk
 Salam
 Isi
 Baris penutup
F. JENIS-JENIS PESAN INTERNAL
 Pesan E-Mail dan Memo Prosedur dan Informasi
Kebanyakan pesan internal menjelaskan prosedur dan mendistribusikan informasi. Dalam
menulis memo informasi dan prosedur berhati hati dengan nada.
 Pesan e-mail dan memo permintaan dan balasan
Setelah pembukaan yang langsung dan tegas,berikan informasi yang diminta dalam
susunan yang logis dan saling terkait.
 Pesan e-mail dan memo konfirmasi
Pesan konfirmasi disebut juga laporan untuk arsif atau laporan peristiwa merekam
keputusan,petunjuk dan diskusi lisan. Pesan ini merupakan catatan ringkas dan permnen
 yang bias jadi penting di masa depan. Tipe pesan konfirmasi lainnya hanya
memverifikasi penerimaan materi atau perubahan jadwal .

G. PENGERTIAN DIRECT REQUEST

 Pengorganisasian Direct Request
Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai permintaan barang
dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam
konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai
informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi
yang ada, termasuk media elektronik.”
Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru
kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile
atau e-mail.
Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama
dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan
langsung (direct request).
Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide
pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya
diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct
request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya.
Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada
kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam
penulisan surat direct request. Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan
permintaan yang sebenarnya. Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang
diinginkan. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan audiens
akan pentingnya permintaan tersebut.

1.   Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar
dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta
data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani
permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang
satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus
yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.

2.   Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu
membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada
pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian
pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks.
Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor
secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat ditangani dengan segera:
(1) Buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya,
(2) Hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri.
3.   Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus,
lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk
mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam
kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

H.    PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi,
memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa  bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan
pemegang saham.
 Oleh karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan
menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan
terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa
yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat
membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun
luar organisasi bisnis.

  Permintaan di dalam Organisasi.
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti
memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara
karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
supervisor atau antara supervisor dengan karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti
dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki.

  Permintaan ke Luar Organisasi
 Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan,
pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk
memperoleh informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca iklan tersebut
(nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita inginkan atau
maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.

I.   MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan
dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah
kata-kata yang kurang menyenangkan.
Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan kata
lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat
direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini:
        Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
        Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
        Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
        Perbaikan gratis.
        Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
        Pembatalan atas suatu pesanan produk.
        Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
        Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
        Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas
atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan. Konsumen yang puas akan
memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas akan berdampak
negatif terhadap organisasi tersebut.
  Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini:
1)   Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
2)   Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
3)   Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
4)   Permintaan tindakan khusus.

J.   SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI

1.    Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini,
pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
     Ide pokok (main idea).
     Penjelasan rinci (explanations).
     Penutup (close courtsey).

Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang
lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang
berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.

2.    Surat Pesanan dan Reservasi.

Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
     Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
     Metode pengirimannya. 
     Cara pembayarannya.

Kemukakan  secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style),
harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus lainnya.
3.  PERMINTAAN KREDIT
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit? Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita
perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses
memperoleh kredit tersebut.

Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun terakhir, data
pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan jumlah besar
kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan
prospek bisnis kita dimasa depan.
Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam memperoleh
kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu pengembaliannya.
 BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahannya,
kadangkala tak terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat menyebabkan pesan-pesan yang
disampaikan tidak mengenai sasaran, atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki.
Beberapa hal yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik :

1. Bertele-tele Pesan yang bertele-tele membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup lama
untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan Adanya informasi yan tidak relevan, tidak
penting dalam pesan-pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan selai
membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur,
tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan
penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan
tidak terorganisir, adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan
yang disampaikan pada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena
audiens sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.

4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan Apabila pesan-pesan yang
tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak penting tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat
bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
pembahasan. Karena sedang membahas poin-poin yang hanya bersifat pelengkap.

  Direct request Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang
langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat maupun memo. Misalnya,
anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang
produk tersebut, sepeti karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat
membuat surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki
hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request). Permintaan
langsung menggunaka pendekatan langsung pada poin yang dituju.

Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill Jika memberikan informasi rutin adalah bagian
dari bisnis tetap, para audience mungkin akan menjadi netral sikapnya terhadap pesan yang
diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi goodwill seperti
pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan selamat dari teman sejawat, akan
diterima dengan senang hati oleh para audience. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan
bahwa untuk menyampaikan pesan- pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung
karena reaksi audiencenya positif. Pesan-pesan bad news Jika mareti yang diumumkan berisi
berita buruk (bad news) seperti penolakan suatu lamara, penolakan kredit, perampingan
karyawan, penurunan pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang
mendengarnya. Oleh karena itu,pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak
langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah
untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan gunakanlah ersua yang halus.
Pesan-pesan ersuasive Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan
yang disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan pendekatan tak
langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk,
pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran audience
dengan melakukan persuasi, sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.