KESEKRETARIATAN

Oleh :
Mutia Awalia

Tangerang, 19 November 2021

 TUJUAN MATERI

Meningkatkan pengetahuan
peserta terkait kesekretariatan

Meningkatkan keterampilan
peserta terkait kesekretariatan

Membantu peserta dalam

mengaplikasikan kegiatan
kesekretariatan dalam organisasinya
 Kp. Cicayur I RT. 002/002
EXPERIENCE Kel. Pagedangan
Kec. Pagedangan

Admin Markas PMI Kota Tangerang 0896 – 6617 - 8008

2016 - Sekarang
awaliaaa0893@gmail.com
Mutia_awalia@pmi.or.id
EXPERTISE
TRAINING
Trainer
• PMER
Kesekretariatan • Ambulance Crew
• Training for trainer
Pertolongan
Pertama • Diklat KSR PMI Kota
Tangerang
KESEKRETARIATAN

?
 KESEKRETARIATAN
Sekretaris
Seseorang atau beberapa orang yang melakukan kegiatan
kesekretariatan.

Sekretariat

Tempat sekretaris melakukan kegiatan sehari - hari

Kesekretariatan

Aktifitas atau kegiatan yang dilakukan oleh sekretaris yang

bersifat administrative dan komunikasi baik internal maupun
eksternal
 ALUR PROSES KESEKRETARIATAN

SURAT MEMBUAT PENGARSIPAN

MENYURAT LAPORAN DOKUMEN
ALUR PROSES
SURAT - MENYURAT
SURAT
MASUK • Penerima surat
• pribadi • Tanda terima
• Sifat surat surat
• Logbook surat
masuk

Surat masuk Memilah surat Disposisi surat Distribusi surat

• PMI
• Diberikan
(pusat/cabang
kesekjen untuk
lain)
mengarahkan
• Instansi
tindaklanjut
pemerintah
surat tersebut
• DLL
Surat Keluar
• Dilakukan oleh • Tanda terima
Sekjen surat
• Diketik oleh • Logbook surat
Admin/ keluar
sekretaris

Koresi & Ketik

Draft Surat Approval Surat Keluar
Bersih

Approval Ketua
• Dibuat oleh
PMI Kota
kepala bidang
Tangerang
Tanggal surat dibuat
Nomor surat, Lampiran,
Perihal

Penerima surat

Maksud & tujuan surat

Deskripsi kegiatan

Penjelasan surat
Penutup

Tanda tangan pengirim surat

Tembusan : surat diketahui

oleh siapa saja ?
MEMBUAT
LAPORAN
ALUR PROSES MEMBUAT LAPORAN

• Dari tiap divisi Susun berdasarkan

• Internal / External kebutuhan laporan

Mengumpulkan Mengolah Menyusun Menampilkan

Data Data Data Data

• Pemilahan data
Format laporan
yang sudah
disesuaikan dengan
terkumpul
standar yang
• Mengkonfirmasi
ditetapkan
data
JENIS LAPORAN

Kegiatan Semester

Bulanan Tahunan

PMER
MENGARSIPKAN
DOKUMEN
Surat - surat

Laporan

Dokumen yang
berhubungan dengan
organisasi
 METODE SIMPAN

Berikan identitas terhadap setiap

• FILE BINDEX dokumen yang disimpan :
• LEMARI FILE • Nama dokumen
• FOLDER KOMPUTER • Jenis dokumen
• KARDUS (Untuk dokumen lama) • Tanggal/tahun dokumen
• Dsb
TUJUAN MENGARSIPKAN DOKUMEN

• Dokumen mudah
ditemukan
• Dokumen tidak mudah
hilang
• Dokumen tertata rapih
sesuai identitas
• Mampu telusur
 KESIMPULAN

• Kesekretariatan adalah bagian penting

dalam sebuah organisasi.
• Terutama pada bidang yang bersifat
keadministrasian dan supporting system
dalam menjalankan sebuah organisasi.
 TERIMA KASIH

MUTIA AWALIA

Mutia_awalia@pmi.or.id
0896 – 6617 - 8008
awaliaaa0893@gmail.com