Teknik Mengelola

Administrasi
Perkantoran
(Daring)
WIIFM - WHAT IS IT FOR ME?

Kenapa Anda perlu

mengikuti pelatihan ini ?

Apa manfaatnya ?
SESI 1
Mengelola Data &
Administrasi Kantor
Tujuan Sesi:
Peserta mampu mengelola data dan administrasi
kantor.
Kenapa belajar sesi ini?
Administrasi Kantor yang baik dapat menunjang
pengambilan keputusan yang tepat
Penyimpanan Dokumen yang teratur dan rapi,
memudahkan untuk ditemukan kembali jika
dibutuhkan.
Pengelolaan data secara digital sangat efektif
untuk keamanan sebuah dokumen.
COMMIT

Di suatu pagi yang cerah, Andi yang merupakan seorang

karyawan di salah satu kantor di Ibu Kota sedang menikmati
kopi sambil menikmati pemandangan padatnya lalu lintas
Ibu Kota. Hingga tiba-tiba, ponsel yang ada di kantongnya
bergetar dan menampilkan nama Pak Boss di sana.

“Halo Andi, kamu siapkan dokumen untuk meeting hari ini ya.
Segera. Sekarang saya tunggu!”

Andi yang awalnya tenang mendadak panik karena kemarin

dokumen yang sudah Ia buat tidak Ia rapikan ke dalam 1
folder sehingga Ia harus mencari di setiap folder yang ada
di laptopnya. Akhirnya Andi harus menghadapi omelan
Boss karena tidak bisa memberikan dokumen terupdate
dengan tepat waktu.
COMMIT

Menurut Anda,
Apa yang seharusnya dilakukan
oleh Andi ?
TOPIK BAHASAN

PENGERTIAN DATA, RUANG LINGKUP

ADMINISTRASI, & KANTOR ADMINISTRASI PERKANTORAN

MANAJEMEN PERKANTORAN
PENGERTIAN
DATA,
ADMINISTRASI &
KANTOR
PENGERTIAN DATA, ADMINISTRASI & KANTOR

DEFINISI DATA:
Catatan atas kumpulan fakta.

MANFAAT & FUNGSI DATA:

Acuan Kegiatan
Dasar Perencanaan
Dasar untuk membuat Keputusan
Bahan untuk Evaluasi
PENGERTIAN DATA, ADMINISTRASI & KANTOR

DEFINISI ADMINISTRASI:
Kegiatan mengelola informasi dalam organisasi.

Pengelola informasi = Administrator

PENGERTIAN DATA, ADMINISTRASI & KANTOR

FUNGSI ADMINISTRASI:
Perencanaan
Penyusunan
Koordinasi
Pelaporan

yang artinya, Administrasi digunakan untuk mengumpulkan

dan mengolah data yang nantinya akan dimanfaatkan untuk
perencanaan, penyusunan, koordinasi, dan pelaporan sebuah
kegiatan atau hal tertentu lainnya.
PENGERTIAN DATA, ADMINISTRASI & KANTOR

DEFINISI KANTOR:
Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
Penanganan informasi berupa menerima, mengumpulkan,
mengelola, menyimpan hingga
menyalurkan/mendistribusikan informasi

FUNGSI Menerima informasi

Mencatat informasi
KANTOR: Menyusun keterangan
Memberi keterangan
Menjamin aktiva-aktiva
RUANG LINGKUP
ADMINISTRASI
KANTOR
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR

Pelaksanaan Administrasi Kantor

tergantung pada kebutuhan
masing-masing kantor.

CONTOH: Kantor perusahaan Jasa

vs
Kantor perusahaan Konveksi
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR

1. KEGIATAN KANTOR
Perencanaan Perkantoran
Pengorganisasian Perkantoran
2. FASILITAS
Pengarahan Perkantoran
Pengawasan Perkantoran PERKANTORAN
Lokasi Kantor
Bangunan
Peralatan
Interior
Mesin Kantor
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR

ADMINISTASI PERKANTORAN

FUNGSI: TUJUAN:
Fungsi Rutin Teknis
Fungsi Teknis Ekonomis
Fungsi Analys
Psikologis
Fungsi Interpersonal
Fungsi Manajerial
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR

ADMINISTASI PERKANTORAN

PERANAN:
Membantu pelaksanaan pekerjaan pokok operasional untuk
mencapai suatu tujuan organisasi
Menyediakan dokumen bagi pimpinan organisasi/kantor untuk
membuat keputusan yang tepat
MANAJEMEN
PERKANTORAN
MANAJEMEN PERKANTORAN

AKTIFITAS POKOK MANAJEMEN KANTOR

Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif

Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor
Membuat spesifikasi dan membeli persediaan kantor
Memfasilitasi service & komunikasi
MANAJEMEN PERKANTORAN

BEBERAPA HAL YANG DAPAT DILAKUKAN UNTUK

MENATA ARSIP DOKUMEN AGAR TERLIHAT RAPI:
SIMPAN DOKUMEN DARI URUTAN YANG PALING SERING
DIGUNAKAN
HANCURKAN DOKUMEN YANG SUDAH TIDAK DIGUNAKAN
SEDIAKAN RUANG KHUSUS PENYIMPANAN
SIMPAN DOKUMEN DALAM BENTUK DIGITAL
LANGSUNG KEMBALIKAN SETELAH DIGUNAKAN
MEMBUAT CACATAN KHUSUS
MEMAHAMI FUNGSI MICROSOFT OFFICE (akan dibahas pada sesi 2)
MANAJEMEN PERKANTORAN

CONTOH:

DOKUMEN DARI URUTAN

YANG PALING SERING
DIGUNAKAN
MANAJEMEN PERKANTORAN

CONTOH:

SIAPKAN LEMARI
PENYIMPANAN KHUSUS,
UNTUK KEAMANAN DAN
KERAPIHAN DOKUMEN
MANAJEMEN PERKANTORAN

CONTOH:

SIMPAN DOKUMEN
PENTING DALAM BENTUK
DIGITAL SEPERTI GOOGLE
DRIVE
MANAJEMEN PERKANTORAN

CONTOH:

BERIKAN CATATAN
KHUSUS PADA FILE
PENYIMPANAN UNTUK
MEMPERMUDAH
PENCARIAN DOKUMEN
MANAJEMEN PERKANTORAN

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN MERUPAKAN

DOKUMEN DENGAN INFORMASI SIAP PAKAI
Lengkap
Relevan dengan kegunaan
Tidak terlambat
Akurat
Dapat dipertanggungjawabkan
MANAJEMEN PERKANTORAN

ADMIN KANTOR JUGA PERLU

MEMILIKI BEBERAPA KEAHLIAN INI:

KEMAMPUAN KEMAMPUAN MANAJEMEN DETAIL DAN TELITI

KOMUNIKASI MENULIS WAKTU YANG BAIK
YANG BAIK
MANAJEMEN PERKANTORAN

APLIKASI UNTUK MEMPERMUDAH DALAM

MENGELOLA FILE DOKUMEN DENGAN
BERBAGAI JENIS FORMAT

AYO SIMULASIKAN

KLIK DISINI
MANAJEMEN PERKANTORAN

DIJELASKAN TOOLS YANG PALING SERING DIGUNAKAN

 RINGKASAN
PENGERTIAN ADMINISTRASI
PENGERTIAN KANTOR
Apa yang Anda RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
PERKANTORAN
sudah pelajari pada MANAJEMEN PERKANTORAN
sesi kali ini? PENATAAN DOKUMEN
KEMAMPUAN TAMBAHAN
PRACTICE
APAKAH INI MERUPAKAN DOKUMEN
SIAP PAKAI UNTUK TAHUN 2022?

YA

TIDAK
PRACTICE
APAKAH INI MERUPAKAN DOKUMEN
SIAP PAKAI UNTUK TAHUN 2022?

YA

TIDAK
PRACTICE
Buatlah folder penyimpanan dokumen digital dengan
membedakan kategori project bulanan.
Gunakan format nama folder yang mudah dipahami.
Setiap folder akan berisi file berbentuk word, jpeg, dan
pdf.
Dokumen dapat didownload melalui link berikut:

klik di sini
PRACTICE
CONVERT FILE DOKUMEN DARI FORMAT
.... KE FORMAT .......

PDF KE WORD
Gunakan salah satu
JPEG KE PDF
file dari practice
yang sebelumnya
TUGAS PRAKTEK MANDIRI
Mempraktekkan pengelompokkan dokumen sesuai dengan
file yang ditentukan:

Buatlah Folder dalam Dokumen di Komputer, yang terdiri dari:

Tahun Periode, divisi, dan project

Screenshot hasil pembuatan dokumen, masukkan dalam

Microsoft Word dan kumpulkan dalam Format PDF.
LATIHAN

MEMBUAT
FOLDER PADA
KOMPUTER
1. Pilih drive /tempat penyimpanan yang diinginkan,
misal drive D
2. Arahkan pointer pada RIBBON dan klik new folder
3. Folder terbaru berhasil dibuat
4. Kemudian, klik kanan pada touchpad/trackpad untuk
mengganti nama folder
5. Pilih Rename dan ganti nama folder dengan tahun periode
dokumen, misalnya 2023
6. Folder berhasil dibuat
7. Untuk membuat folder baru berdasarkan divisi, klik 2 kali
pada folder tersebut

Klik 2 kali
7. Buatlah forder divisi dengan mengikuti step 2-5
8. Forder divisi berhasil dibuat
9. Simpanlah semua file pada folder tersebut untuk
memudahkan Anda dalam mencari file tentang divisi
Administrasi
 SHORTCUT
"CEPAT & TEPAT"
Membuat Folder dengan Ctrl + shift + N
Foldel Berhasil dibuat
Klik 1 kali pada new folder untuk mengubah nama folder
Nama Folder Berhasil dibuat
 ADMINISTRASI YANG BAIK
=
KELANCARAN TUJUAN
OPERASIONAL YANG LEBIH BAIK
PEngumuman
Aktivitas Mandiri setelah Webinar

1. Pembacaan E-book

Setelah membuka aktivitas E-Book, Tunggu 3 detik, kemudian temen-teman

Wajib menekan Tombol "Tandai Selesai" agar bisa langsung lanjut ke

pengerjaan Tugas Praktik Mandiri.

E-Book tetap bisa dibaca sewaktu-waktu meskipun telah menekan tombol

"Tandai Selesai".

2. Pengerjaan Tugas Praktik Mandiri

PR yang dikerjakan secara mandiri di rumah mengikuti instruksi dan panduan
yang sudah diberikan di LMS.
Pengumpulan paling lambat 15 jam sejak webinar berlangsung.
PEngumuman
Aktivitas Mandiri setelah Webinar

3. Formative Test

Kuis sebanyak 5 soal berupa pilihan ganda.

Wajib dikerjakan paling lambat 3 jam sebelum sesi webinar berikutnya dimulai.

Peserta harus mendapatkan nilai minimal 80.

Pengerjaan formative test dapat diulang kembali hingga nilai tercukupi.
Jika ada suatu kendala atau pertanyaan,
dapat menghubungi tim kami melalui :
Whatsapp ( 082 11 222 5915 )
TERIMA KASIH