Attandance Process and Report

Group name : BIT (Bumm Innovative Team)

 Company Profile

Automotive
Diesel Enggine
Heavy Duty

Water Pump
ATTANDANCE
 QCC Profile
QCC Member Skill sebelum QCC Skill
Nilai
No Nama 8 Step 7 Tools Team Work Ide SS Level
1 Ade Surya 35% 25% 40% 45% 30% 35% C
2 Gatot Subroto 30% 25% 35% 50% 35% 35% C
3 Irwanto 30% 20% 30% 40% 30% 30% C
4 Putri 30% 25% 35% 50% 35% 35% C
5 Via 30% 15% 25% 30% 20% 24% C
Rata-Rata 31% 22% 33% 43% 30% 32% C

Rata-rata kemampuan anggota adalah 32%

(cukup mengerti) : nilai C Absensi Kehadiran Anggota
Nama Pertemuan
%
1 2 3 4 5 6 7 8
Hadir

Ade Surya V V V V V V V V 100

Gatot Subroto V V V V V V V V 100

Irwanto V V V X V V V V 90

Putri V V V X X V V V 75

Via V V V V X V V X 75

ATTANDANCE
 Menentukan Tema

Pareto Faktor Berpengaruh

120.00%
10
100.00%
8
80.00%

Hari
6
60.00%
4 40.00%
2 20.00%
0 0.00%
Absensi Overtime Koperasi Lain&Slipgj

Tema : Menurunkan GAP waktu

penyusunan laporan absensi

ATTANDANCE
 Menentukan Tema
GENERAL FLOW ATTANDANCE PROCESS SEBELUM QCC
Machine Data Data Method Method Man Man
Report

Raw Data Laporan

Absensi Absensi
Attandance Procedure

H,T,S1,S
System

Data System Olah data Cek

2,P3,M, Etcom Data
absensi Handkey
Ct,Cb
Hardware

Machine
Handkey

1 2 3 4 5 6 7
ATTANDANCE
 Menentukan Target

Gap Waktu Laporan Absensi SMART

Hari Spesific Menurunkan waktu pembuatan laporan 6 hari jadi 3 hari
6
Measureable Berdasarkan lama waktu penyusunan laporan

Achievable Menggunakan system Access

%

3
50

Reasonable Mempercepat penyusunan absensi

Time Base Target dapat tercapai pada bulan Juni 2019

Sebelum Sesudah

Target : menurunkan GAP waktu penyusunan

laporan absensi dari 6 hari menjadi 3 hari

ATTANDANCE
 Analisa Kondisi Yang Ada
4 Faktor Description Standar Actual Judge
M

Machine - Tombol
error
mesin Handkey - Berhasil absen
dengan baik - Gagal absen - Rata-rata 2 Jam/bulan

- Input data cuti error

- Data cuti normal - Error saldo awal - Rata-rata 8 jam/bulan
saldo awal

Material - Data izin karyawan tidak - Data izin otomatis

lengkap update dari system
- Input data izin secara
manual di database - Rata-rata 8 jam/bulan

- Data sakit karyawan - Input data sakit dari

tidak lengkap system - Input data sakit manual - Rata-rata 8 jam/bulan

- Laporan absensi masih Laporan per kolom Laporan per baris Rata-rata 8 jam/bulan
standar - - -

Method - Tanggal absensi kosong - Semua

lengkap
tanggal
- Ada tanggal yang terlewati - Rata-rata 2 jam/bulan

- Edit absen per hari per Memakai system Edit manual absensi Rata-rata 8 jam/bulan
karyawan - - -

- Salah tekan tombol

Man keyboard komputer - Data benar - Perbaikan data salah - Rata-rata 4 jam/bulan
 Analisa Sebab Akibat

ATTANDANCE
 Rencana Penanggulangan
What Why How Where When Who
No 4M
FAKTOR Apa Kenapa Bagaimana Lokasi Kapan PIC
Tombol mesin Pasang kayu di tembok
1 Machine handkey error
Tidak ada peredam
sebagai peredam
HR Juni Ade

Input data cuti Belum ada tool lihat sisa Menyediakan tool untuk IT Juli Gatot,
error saldo awal cuti melihat sisa cuti Irwanto
2 Material
Data izin dan Belum ada modul izin dan Membuat modul untuk IT Agustus Gatot
sakit tidak lengkap sakit input data izin atau sakit
Laporan absensi Laporan absensi dari Ubah laporan absensi
IT Juli - Ags Irwanto
masih standard system belum ada menjadi format baris
Tanggal absensi Tidak absen karena libur Isi absen kosong secara IT Agustus Gatot
3 Method kosong otomatis
Edit absensi
Belum ada update Membuat tools update per
manual per hari otomatis periode IT Ags - Sep Irwanto
per orang
Salah tekan Update data memakai Putri,
4 Man tombol
Banyak proses manual
system
HR Agustus
Via

ATTANDANCE
 Pelaksanaan Penanggulangan

Sebelum Perbaikan Sesudah Evaluasi

1 Tombol mesin handkey error Pasang peredam Tombol berfungsi normal Fungsi tombol naik 50%
Setelah QCC,
kerusakan tombol
menurun menjadi
rata-rata 1 jam per
bulan.
Terjadi perbaikan
Machine

sebesar 50 %.

Kerusakan tombol rata-rata 2

jam per bulan

ATTANDANCE
 Pelaksanaan Penanggulangan
Sebelum Perbaikan Sesudah Evaluasi
 Data cuti error  Membuat tool untuk cek saldo cuti  Input cuti normal  Perbaikan input cuti,
2  Data sakit & izin tidak  Membuat system Access izin &  Input izin & sakit, izin dan sakit sebesar
lengkap sakit memakai system 75%
Setelah QCC, problem
input cuti, edit data izin
dan sakit, menurun
dari 8 jam / bulan,
menjadi rata-rata 2 jam
per bulan.
Terjadi perbaikan
Material

sebesar 75 %.

ATTANDANCE
 Pelaksanaan Penanggulangan
Sebelum Perbaikan Sesudah Evaluasi
 Laporan absensi masih  Modif report memakai  Perbaikan metode
 Laporan lebih cepat
standar Access absensi
3  Absen kosong  Isi data otomatis
 Auto fill date
meningkatkan
 Edit harian  Otomatis isi data H,T,M & Cuti efisiensi 61%
 Edit status update system
Setelah QCC,
problem metode
proses absensi
menurun dari rata-
rata 6 jam / bulan,
menjadi rata-rata
Method

2.3 jam per bulan.

Terjadi perbaikan
sebesar 61 %.

ATTANDANCE
 Pelaksanaan Penanggulangan
Sebelum Perbaikan Sesudah Evaluasi
Update data absensi (T,H,M) Kesalahan data absensi karena salah System absensi
4 Salah tekan tombol
memakai system tekan tombol, berkurang. meningkatkan efisiensi 50%
Kesalahan update data
absensi secara manual
berkurang sebesar 50%,
setelah menerapkan
system database absensi
yang terintegrasi dengan
mesin Handkey.
Man

ATTANDANCE
 Evaluasi Hasil
Setelah QCC,
proses input
absensi manual
dan olah raw data,
terbantu oleh
system Access.
Sehingga flow
proses menjadi
lebih singkat.

Grafik Target x Actual Description Before After Cost

7 QCC QCC Saving
6 Hari kerja (HK) 6 2 4
Jumlah hari kerja

5
67 Jumlah overtime (hari) 2 0 2
4 %
3 6 Jumlah orang 2 1 1
2
3 COST OVERTIME (per bulan) 594.000 0 594.000
1 2
0
COST PER TAHUN 7.128.000 0 7.128.000
Sebelum Series1
Target Actual

ATTANDANCE
 Evaluasi Hasil
QCDSMPE Before QCC After QCC Benefit
Laporan absensi Laporan absensi lebih Komplain
Quality masih manual, lama cepat & akurat karyawan tidak
& salah ada
Cost Rp. 7.128.000 Rp. 0 Rp. 7.128.000
Proses absensi 5 Proses laporan abseni Menurunkan
hari menjadi 2 hari waktu
Delivery pembuatan
laporan absensi
Data kemungkinan Data aman di Data akurat dan
Safety hilang atau rusak database aman

Kemungkinan Kesalahan data Meningkatkan

Morale terjadi kesalahan berkurang kepercayaan
data karyawan

Laporan lama Laporan cepat Produktivitas

Productivity meningkat

Proses dokumen Mengurangi Hemat kertas.

menggunakan pemakaian kertas,
Environment banyak kertas karena memakai
system Rata-rata kemampuan anggota meningkat menjadi 60%
(mengerti & bisa membuat)

ATTANDANCE
 Standarisasi & Rencana Selanjutnya

Rencana QCC, tahun 2020

Tema : HR MIS BERBASIS WEB

Sasaran : Mobile Application
ATTANDANCE
 Payroll System

ATTANDANCE