UNIVERSITAS BUDI LUHUR

 
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PERTEMUAN 4
PROSEDUR DAN MEMBUAT DFD
DAN FLOWCHART DALAM
SISTEM TEKNIK DOKUMENTASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DATA FLOW DIAGRAMS
A data flow diagram (DFD) graphically describes the flow of data within an organization. It is
used to:
◦ Document existing systems
◦ Plan and design new systems

There is no black-and-white approach to developing a DFD.

DATA FLOW DIAGRAMS
Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer data Information Credit
Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah diagram arus data terdiri dari empat elemen dasar:
◦ Sumber data dan tujuan/ source data and destination
◦ Arus data/ data flows
◦ Proses transformasi/ transformation processes
◦ Penyimpanan data/ Data stores
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah diagram arus data terdiri dari empat elemen dasar:
◦ Sumber data dan tujuan/ source data and destination
◦ Arus data/ data flows
◦ Proses transformasi/ transformation processes
◦ Penyimpanan data/ Data stores
DATA FLOW DIAGRAMS
Sumber data dan tujuan/ source data and destination
› Berbentuk persegi
› Menggambarkan organisasi atau individual yang mengirim maupun
menerima data yang digunakan maupun dihasilkan dari sistem.
DATA FLOW DIAGRAMS
• Sumber data dan tujuan ditandai
dengan warna merah Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer data Information Credit
Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah diagram arus data terdiri dari empat elemen dasar:
◦ Sumber data dan tujuan/ source data and destination
◦ Arus data/ data flows
◦ Proses transformasi/ transformation processes
◦ Penyimpanan data/ Data stores
DATA FLOW DIAGRAMS
Data flows
› Ditampilkan dalam bentuk anak panah
› Menggambarkan arus data antara sumber dengan tujuan,
proses dan penyimpanan data.
DATA FLOW DIAGRAMS
• Data flows ditandai dengan warna merah Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer data Information Credit
Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
• Data flows sebaiknya selalu diberi tanda
• Pengecualian untk arus data keluar dan masuk Accounts
penyimpanan data Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer data Information Credit
Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
 Jika arus data dua arah, maka gunakan anak panah
dua arah (bi-directional arrow).

General Update
Receiv-
Ledger
ables
DATA FLOW DIAGRAMS
 Jika terdapat dua elemen data mengalir secara
bersamaan maka gunakan satu garis arus data yang
sesuai.

Cash Recvd & Remittance Slip Process

Customer
Payment
DATA FLOW DIAGRAMS
 Jika elemen data tidak selalu mengalir secara
bersamaan maka gunakan beberapa garis arus data
yang sesuai.

Customer Inquiry Process

Customer Payment
Customer Payment
DATA FLOW DIAGRAMS
Sebuah diagram arus data terdiri dari empat elemen dasar:
◦ Sumber data dan tujuan/ source data and destination
◦ Arus data/ data flows
◦ Proses transformasi/ transformation processes
◦ Penyimpanan data/ Data stores
DATA FLOW DIAGRAMS
 Processes
› Ditampilkan dalam bentuk lingkaran
› Menggambarkan transformasi data
DATA FLOW DIAGRAMS
Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 data 2.0 Information
Customer Process Update Credit
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
 Data stores
› Ditampilkan sebagai dua garis horisontal
› Menggambarkan penyimpanan data secara temporary
maupun permanen.
DATA FLOW DIAGRAMS
Accounts
Receivable

Customer Remittance Receivables

payment 1.0 2.0
Customer data Information Credit
Process Update
Payment A/R Manager

Deposit

Bank
DATA FLOW DIAGRAMS
Govt.
t
Depart- en Agencies
ments p aym
Tim rt &
e car repo
d s Tax

Payroll Employee checks Employees

Processing
System
m
e for Payr
ye ol l c he
m plo ck
ewe
N m
e for Pa Bank
Human ha ng yr
ec ol l
Resources ye re
p lo po
Em rt

Manage-
ment
DATA FLOW DIAGRAMS Depart-
ments Employees
Employee
New employee Time paychecks
Human form cards
Resources
1.0
Employee Update 2.0 Payroll
Change Empl. Pay check
Payroll Employ- Bank
form
file ees
Payroll
Disburse-
3.0 ment data 5.0
Prepare Employee/
Payroll file Update
reports Gen.
Ledger
Payroll tax
Payroll disb. voucher
report
General
4.0
Ledger
Pay
Tax report
Manage- taxes
& payment
ment Govt.
Agencies
FLOWCHARTS VS. DFDs
Contoh :
Kantor Registrasi sebuah universitas menerima lembar formulir pendaftaran mahasiswa baru.
Mereka menyimpan semua data ini menurut alfabet dan melakukan update file mahasiswa
untuk menentukan kelas-kelas yang dibuka. Mereka juga mempersiapkan daftar mahasiswa
pada tiap kelasnya dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang telah di pilih akan di
teruskan ke kantor keuangan Bursar untuk proses penagihan. Dan daftar kelas di dirimkan via
email kepada semua anggota fakultas.
 Berikut adalah
DFD dari contoh
Students
diatas
Enrollment
Forms

1.0
Update Student
Student Records
Records
Enrollment
Forms

2.0
Prepare Bursar
Enrollment
Class Lists Forms

Class
Lists

Faculty
 Kantor registrasi

Students Enrollment Sort

Students
Forms Forms
Enrollment
Forms

Update Sorted
1.0 A Enrollment
Update Student Student
Records Forms
Student Records
Records
Enrollment Sorted Prepare
Forms
Enrollment Class
Forms
Lists
2.0
Prepare Enrollment
Bursar Berikut
Class Lists Forms adalah Sorted
Class
flowchart Enrollment
Class Lists
Lists dari contoh Forms
diatas
Faculty
Faculty Bursar
FLOWCHARTS VS. DFDs
Sekarang kita ganti kasusnya, jika proses registrasi mahasiswa baru dilakukan secara online.
Kantor registrasi mengirimkan file pendaftaran ke kantor keuangan Bursar kemudian dilanjutkan
dengan mengirimkan daftar kelas kepada semua fakultas.
 DFD dengan registrasi
DFD awal online

Students Students

Enrollment Enrollment
Forms Data

1.0 1.0
Update Student Update Student
Student Records Student Records
Records Records

Enrollment Enrollment
Forms Data

2.0 2.0
Prepare Bursar Prepare Bursar
Class Lists Enrollment Class Lists Enrollment
Forms Data

Class Class
Lists Lists

Faculty Faculty
 Kantor Registrasi Kantor Registrasi

Enrollment Sort Enrollment

Student Students
Forms Forms Data
s

Update Sorted Update

A Enrollment Enrollment
Student Student
Forms Data
Records Records

Sorted Prepare
Enrollment Class Bursar Prepare
Forms Lists Student Class
Records Lists

Sorted
Class Flowchart setelah menggunakan
Enrollment Class
Lists proses pendaftaran online
Forms Lists

Faculty Bursar
Faculty
Flowchart awal