UPN Veteran

Manajemen Kinerja
Sesi 13 – Umpan Balik

Dosen: Dr. Mahendro Sumardjo, MM, QIA

 Pengertian Umpan Balik
 Umpan balik adalah informasi tentang perilaku masa lalu, disampaikan
sekarang, yang mungkin mempengaruhi perilaku di waktu yang akan datang.
 Umpan balik menjadi tanggung jawab manajer dan pekerja karena keduanya
memperoleh manfaat dari komunikasi yang jelas dan sedang berlangsung.
 Umpan balik pada tingkat organisasi berkenaan dengan monitoring apakah
terjadi deviasi antara rencana dengan pelaksanaan dan memprediksi pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
 Umpan balik pada tingkat individu dan kelompok untuk mengetahui seberapa
jauh kemampuan individu atau kelompok dalam meyelesaikan tugasnya.
 Fungsi Umpan Balik
 Umpan balik melakukan dua fungsi bagi mereka yang menerimanya, yaitu
fungsi instruksional dan fungsi motivasional.
 Umpan balik bersifat instruksional apabila mengklarifikasi atau
memperjelas peran atau mengajarkan perilaku baru. Contoh, manajer
memberikan teguran kepada bawahan yang tidak dapat memenuhi target
pekerjaan yang diberikan kepadanya.
 Umpan balik bersifat motivasional, apabila digunakan sebagai alat untuk
memberikan reward atau menjanjikan reward.
 Fungsi umpan balik dapat meningkat secara signifikan dengan
menyandingkan tujuan spesifik dengan umpan balik spesifik.
 Sumber Umpan Balik
 Pekerja akan mendapatkan umpan balik dari rekan sekerja, supervisor,
bawahan dan orang dari luar organisasi, seperti pelanggan atau pemasok.
Disamping itu, tugas yang dilakukan pekerja seringkali merupakan sumber
umpan balik yang objektif.
 Tugas yang memerlukan keterampilan seperti pemprograman komputer
memberikan umpan balik secara tetap tentang seberapa baik atau seberapa
jelek pekerjaan tersebut dilakukan.
 Sumber umpan balik ketiga adalah dirinya sendiri, tetapi sumber ini
mengandung kemungkinan terjadinya masalah bias dan persepsi.
 Meskipun situasi sangat bervariasi, pekerja dapat diberi umpan balik terus
menerus dari ketiga sumber umpan balik tersebut secara bersamaan.
 Penerima Umpan Balik
a. Karakteristik Penerima
Karakteristik kepribadian seperti self-esteem dan self-aficacy dapat membantu
kesiapan seseorang untuk menerima umpan balik. Kebutuhan dan tujuan juga
mempengaruhi keterbukaan sesorang terhadap umpan balik.
b. Persepsi Penerima
Umpan balik dapat memberikan tanda positif atau negatif. Pada umumnya orang
cenderung mempersepsikan dan mengingat umpan balik positif daripada umpan
balik negatif.
c. Evaluasi Kognitif Penerima
Atas penerimaan umpan balik, orang secara kognitif mengevaluasi faktor seperti
akurasinya, kredibilitas sumber, kejujuran sistem, harapan atas reward kinerja dan
standar yang masuk akal.
 Hasil Perilaku Umpan Balik

 Umpan balik berhubungan erat dengan proses penetapan tujuan,

menyangkut hasil perilaku yang sama, yaitu berupa: arah, usaha, dan
ketekunan.
 Kemungkinan hasil keempat umpan balik adalah timbulnya resistensi.
 Untuk itu, perlu dilakukan sosialisasi sebelumnya agar penerima umpan
balik tidak berperilaku negatif apabila umpan balik yang diterima
kurang menyenangkan.
 Umpan Balik Nontradisional

 Secara tradisional umpan balik berasal dari atasan kepada bawahan, atau
bersifat top-down. Atasan memberikan penilaian kepada bawahan sehingga
dapat dipergunakan bawahan untuk memperbaiki kinerjanya.
 Berkembang pendekatan Nontradisional yang menunjukkan bahwa umpan
balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya beberapa sumber umpan
balik.
 Kreitner dan Kinicki membahas adanya upward feedback (umpan balik ke
atas) dan 360-Degree-Feedback (umpan balik 360 derajat).
 Umpan Balik Non Tradisional (lanj..)
Enam alasan bagi tumbuhnya umpan balik nontradisional, yaitu:
1.Sistem penilaian kinerja tradisional menciptakan ketidakpuasan yang sangat luas di
kalangan pekerja.
2.Struktur organisasi berbasis tim menggantikan struktur hierarki tradisional.
3.Multiple-rate system atau sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik lebih sah
atau valid daripada umpan balik bersumber tunggal.
4.Teknologi jaringan komputer canggih sangat memfasilitasi pemakaian multiple-rate
system.
5.Umpan bali dari bawah ke atas berhubungan baik dengan kecenderungan manajemen
partisipatif dan pemberdayaan pekerja.
6.Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan
keterbatasan manajer daripada pemimpin tertinggi.
 Umpan Balik Non Tradisional (lanj..)

Umpan Balik ke atas

Umpan balik ke atas memberikan kesempatan kepada bawahan memberi
umpan balik tentang gaya dan kinerja manajer, bawahan mengevaluasi
atasannya.
Manajer pada umumnya menolak program umpan balik ke atas karena
diyakini akan mengikis kekuasaannya.
Kritik lain menyatakan bahwa umpan balik ke atas dapat menjadi sedikit
lebih jelek dari konteks kepribadian atau lebih buruk lagi apabila dimanipulasi
oleh manajer.
Pada dasarnya maksud adanya umpan balik ke atas adalah positif, sepanjang
tidak disalahgunakan oleh bawahan.
 Umpan Balik Non Tradisional (lanj..)

Umpan Balik 360 Derajat

Konsep umpan balik 360 derajat memberikan kesempatan kepada individu
untuk membandingkan kinerja yang dirasakan mereka sendiri dengan
informasi kinerja berdasar perilaku spesifik dari manajernya, bawahan, dan
rekan kerja.
Umpan balik 360 derajat merupakan praktik pengumpulan umpan balik
kinerja dari banyak sumber pada berbagai tingkat organisasi.
Mereka menggambarkan bahwa seseorang dalam organisasi dapat
memperoleh umpan balik dari atasannya, rekan kerja setingkat, bawahan
langsungnya dan juga dari para pelanggan.
 Umpan Balik 360 Derajat
Direct Supervisor

• Manager/focus person self-

evaluation of:
• Planning/administrative/ Relevant others
financial skills
Peers/team such as
• Technical/business skills
members • Interpersonal skills customers and
• Problem-solving skills suppliers
• Team-building skills
• Other relevant skills

Direct Subordinates
 Umpan Balik yang Baik
Kreitner dan Kinicki memberikan beberapa catatan untuk membuat umpan balik
yang baik, sebagai berikut:
1.Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang jelas.
2.Memberikan umpan balik secara spesifik, terikat pada perilaku yang dapat diamati
atau hasil yang dapat diukur.
3.Menghubungkan umpan balik pada bidang yang menjadi hasil utama
4.Memberikan umpan balik sesegera mungkin
5.Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, bukan hanya hasil
akhir.
6.Memfokuskan umpan balik pada kinerja, dan bukan kepribadian
7.Mendasarkan umpan balik pada informasi yang akurat dan kredibel.
 Monitoring Umpan Balik
Umpan balik harus dimonitor agar tetap dalam jalur yang tepat dengan cara berikut:
1.Menggunakan kalender
Lakukan pengecekan hasil mingguan, pastikan berikan umpan balik sebelum akhir
minggu.
2.Brown bag lunch
Seminggu sekali lakukan makan siang bersama pekerja untuk menangkap kejadian yang
baru dan mendapatkan perspektif pekerja.
3.Umpan balik setiap hari
Berikan umpan balik paling tidak kepada seorang pekerja setiap hari, harus positif atau
konstruktif.
4.Sikap vokal terhadap pekerjaan baik
Pada dasarnya orang suka dipuji. Karyawan dipuji di depan umum dengan umpan balik
positif.
 Pelajaran Umpan Balik bagi Manajer
1. Penerimaan umpan balik tidak boleh diperlakukan sebagai sesuatu yang “given”.
2. Manajer dapat meningkatkan kredibilitas mereka sebagai sumber umpan balik
dengan mengembangkan keahliannya dan menciptakan iklim kepercayaan.
3. Umpan balik negatif biasanya disalahpersepsikan atau ditolak.
4. Umpan balik yang terlalu sering mengikis rasa kontrol pribadi dan inisiatif,
tetapi umpan balik jarang terjadi di kebanyakan organisasi.
5. Umpan balik masih perlu disesuaikan dengan penerima umpan balik.
6. Average dan below average performer memerlukan ekstrinsik reward atas
kinerjanya sedangkan high performer merespons umpan balik yang
meningkatkan perasaannya atas kompetensi dan kontrol pribadi.
 Kesalahan menggunakan Umpan Balik
1. Umpan balik digunakan untuk menghukum, membuat malu, atau menjatuhkan
pekerja.
2. Bagi penerima umpan balik melihatnya tidak relevan untuk pekerjaannya.
3. Informasi umpan balik diterima terlalu lambat untuk melakukan perbaikan.
4. Penerima umpan balik percaya bahwa hal tersebut berada di luar kontrolnya.
5. Pekerja mengeluh terlalu banyak membuang waktu untuk mengumpulkan dan
mencatat data umpan balik
6. Penerima umpan balik mengeluh karena umpan balik menjadi kompleks atau
sulit dimengerti.
 Reaksi terhadap Umpan Balik

 Umpan balik biasanya memberi beberapa berita baik dan juga beberapa berita
buruk.
 Kebanyakan orang ingin mengetahui kelemahannya, tetapi mereka tidak selalu
berusaha memperbaikinya. Masalahnya adalah bahwa mereka tidak ingin
berubah dengan hasil yang kelihatan buruk.
 Perubahan hanya akan mudah ketika anda berhasil mengombinasikan komitmen
tingkat tinggi dengan tingkat kesulitan rendah.
 Banyak orang yang menerima umpan balik mampu mengubah umpan balik itu
menjadi perubahan yang dapat diukur.
 Reaksi terhadap Umpan Balik (lanj..)
1. Denial (Pengingkaran)
Tiga macam kemungkinan pengingkaran yang dilakukan, yaitu:
a.Minimal denial, menunjukkan dirinya rasional, namun sering masih dapat dibujuk
untuk menerima umpan balik.
b.Moderate denial, bersifat kurang sadar. Sebagian dari mereka menghadapi
pemberi umpan balik negatif, sebagian lagi tidak menunjukkan reaksi, dan berusaha
mengurangi arti pentingnya umpan balik
c.Advanced denial, mereka tidak sadar sama sekali bahwa mereka mengingkari.
Mereka bertindak seperti ahli dan dengan tegas mengingkari bahwa terjadi masalah,
atau sama sekali mengabaikan masalah.
 Reaksi terhadap Umpan Balik (lanj..)

2. Balance (Seimbang)
Empat strategi untuk memproses umpan balik yang memerlukan keseimbangan,
sebagai berikut:
a.Rationalization vs literal acceptance (rasional vs penerimaan secara harfiah)
b.Fight vs flight (melawan vs melarikan diri)
c.That’s interesting vs that’s terrible (menarik vs mengerikan)
d.Paralysis of analysis vs ignorance is bliss (kelumpuhan analisis vs
ketidaktahuan adalah kebahagiaan)
 Reaksi terhadap Umpan Balik (lanj..)

3. Sikap sehat terhadap umpan balik

 Situasi di mana tidak ada umpan balik menimbulkan frustasi. Bahkan umpan
balik negatif membantu mengetahui di mana kita berdiri, dan sering berisi
beberapa saran untuk perbaikan.
 Umpan balik pada umumnya berlimpah dalam setiap situasi, tetapi pada
umpan balik sering mengaburkan pikiran dan menakutkan orang lain
menawarkan umpan balik.
 Kita harus memandang umpan balik sebagai kesempatan dan bukan sebagai
kewajiban.
 Mempunyai sikap yang tepat terhadap umpan balik dapat sangat bermanfaat.
 Reaksi terhadap Umpan Balik (lanj..)

4. Memperbaiki kemampuan menerima umpan balik

Enam langkah untuk memfasilitasi umpan balik, yaitu:
a.Mengidentifikasi secara spesifik keberhasilan dan kegagalan pekerja
b.Berhenti berbicara dan mulai menyimak
c.Mendiskusikan implikasi perilaku berubah atau tidak berubah
d.Menghubungkan penyelesaian yang lalu pada perubahan yang diperlukan
e.Menyetujui rencana tindak
f.Tindak lanjut
 Umpan Balik Efektif
Ciri-ciri umpan balik yang efektif, yaitu:
1.Konstruktif. Membimbing ke arah perbaikan.
2.Menghubungkan pada pekerjaan secara eksklusif.
Apa yang terjadi di luar pekerjaan dan tidak memikul beban pada kinerja di
pekerjaan.
3.Menilai kinerja, bukan kepribadian.
Pandangan kita terhadap bawahan tidak relevan, sampai mempunyai dampak pada
efektivitas tim.
4.Spesifik. Umpan balik harus berhubungan pada kompetensi, deskripsi pekerjaan, dan
tujuan yang ditetapkan.
5.Memperhitungkan perbedaan persepsi.
Memperhitungkan cara kita melihat kinerja pekerja mungkin sangat berbeda dari
bagaimana pekerja melihat kinerjanya sendiri.
6.Objektif. Perlu dipastikan bahwa penilaian dan pengukuran kita bersifat objektif dan
tidak emosional.
Terima Kasih