MAKALAH MANAJEMEN KINERJA

BAB UMPAN BALIK

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kinerja

Dosen Pengampu : Dra. Endang Tri Wahyuni, M.M

Disusun oleh :
Gita Muarama ( 17133200157)
Valsa Ayunda Tisya (17133200176)
Richa Karienina (17133200195)

PROGRAM SARJANA MANAJEMEN

FAKULTAS BISNIS
UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA
TAHUN AJARAN 2019/2010
 BAB I
PENDAHULUAN

Pelaksanaan kinerja dalam proses pencapaian tujuan organisasi perlu dimonitor

dan dikendalikan, untuk dapat mengetahui secara lebih dini apabila terjadi
penyimpangan dari rencana. Untuk keperluan tersebut, diperlukan adanya umpan
balik dari proses pelaksanaan sehingga pemimpin dapat membuat pertimbangan dan
langkah yang diperlukan untuk mengoreksi penyimpangan agar tujuan organisasi
tetap dapat dicapai pada waktunya.
Umpan balik merupakan elemen penting bagi semua organisasi. Umpan balik
adalah suatu alat yang berguna untuk menunjukkan ketika suatu proses berlangsung
apakah berjalan ke arah yang benar atau sesuai tujuan yang telah ditetapkan atau
justru menemui masalah dalam organisasi maupun perusahaan. Dengan memberikan
umpan balik, seseorang dapat memberikan bimbingan, arahan yang benar, informasi
dalam cara yang bermanfaat, baik untuk mendukung perilaku efektif atau untuk
membimbing seseorang agar kinerjanya menjadi benar atau lebih baik lagi.
Umpan balik pada awalnya bersifat top-down, dimana atasan menyampaikan
penilaiannya atas kinerja bawahan sehingga diharapkan bawahan dapat memperbaiki
kinerjanya seperti yang diharapkan oleh atasan. Namun, kemudian berkembang
pengertian bahwa umpan balik dapat datang dari semua arah, baik dari atas, dari
samping maupun dari bawah. Hal ini menjadi suatu pembaharuan yang baik
dikarenakan bawahan, rekan sekerja, bahkan orang lain di luar perusahaan juga dapat
ikut serta dalam memberikan umpan balik, seperti pelanggan dan pemasok. Dengan
demikian, adanya tindakan evaluatif dari masing-masing pihak yang bekerja (atasan,
bawahan, rekan) maupun pihak luar (pelanggan dan pemasok). semakin banyak
evaluasi maka semakin bagus bagi organisasi maupun perusahaan.
Umpan balik ini memberikan banyak dampak positif, seperti memberikan
arahan atau bimbingan kepada karyawan yang semula kurang mengerti atau cakap,
memberikan evaluasi terhadap kinerja manajer agar manajer lebih mengetahui sisi
peran dan realisasi tanggung jawabnya, kemudian umpan balik juga dapat
meningkatkan kinerja karyawan maupun organisasi, meningkatkan motivasi karyawan,
dan lain sebagainya. Oleh karena itu, umpan balik sangat diperlukan untuk
diaplikasikan di setiap organisasi maupun perusahaan.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Umpan Balik

Umpan balik dapat didefinisikan sebagai informasi tentang perilaku masa
lalu, disampaikan sekarang, yang mungkin mempengaruhi perilaku waktu yang
akan datang. Pandangan lain mengemukakan bahwa umpan balik adalah
informasi objektif tentang kinerja individual atau kolektif. Kinerja setiap orang
dimonitor, didata, dan dilaporkan kepada atasan sebagai umpan balik (Kreltner
dan Kinicki, 2001: 273).
Data seperti jumlah barang terjual, jumlah hari mangkir, rupiah dihemat,
proyek terselesaikan, pelanggan terpuaskan, kualitas barang ditolak, merupakan
contoh data umpan balik objektif. Sementara itu, penilaian bahwa: “pekerjaan
Anda jelek, atau “Anda terlalu malas”, atau “kami benar-benar menghargai kerja
keras Anda”, merupakan contoh umpan balik yang bukan bersifat objektif. Dari
penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya, umpan balik adalah
informasi tentang proses pelaksanaan kinerja individu, kelompok, atau organisasi
dalam rangka pencapaian tujuan.

2.2 Fungsi Umpan Balik

Berikut penjelasan dari dua fungsi umpan balik yaitu sebagai berikut :
1. Umpan Balik Sebagai Fungsi Instruksional
Umpan balik bersifat instruksional apabila mengklarifikasi atau
memperjelas peran atau mengajarkan perilaku baru. Misalkan seorang
manajer memberikan teguran kepada bawahan yang tidak dapat memenuhi
target pekerjaan yang diberikan kepadanya.
2. Umpan Balik Sebagai Fungsi Motivasional
Umpan balik bersifat memotivasi apabila digunakan sebagai alat untuk
memberikan reward atau menjanjikan reward. Apabila umpan balik positif
dihargai, maka akan meningkatkan motivasi karyawan untuk lebih berprestasi.
Model umpan balik dikemukakan oleh Kreitner dan Kinicki (2001: 274)
dengan menggambarkan hubungan antara sumber umpan balik, penerima
umpan balik dan manfaat perilaku yang diharapkan, sebagaimana
digambarkan di bawah ini :
 Proses Model Umpan Balik

Characteristic
Self - Esteem Behaviral Outcome
Sources Self - Afficacy
Needs and Goal
Desires for performance Directions
Others
feedback
Effort
Tasks
Perceptions Persistenca
Self Sign and content of feed
back message Resistance

Cognitive Evaluations
Feedback accuracy
Source credibility
System fairness
Excpectations
Behavioral standards

1. Sumber Umpan Balik

Secara otomatis pekerja akan mendapatkan umpan balik dari rekan
pekerja, supervisor, bawahan dan orang dari luar organisasi seperti pelanggan
atau pemasok. Di samping itu, tugas yang dilakukan pekerja sering kali
merupakan sumber umpan balik yang objektif karena memberikan umpan
balik secara tetap tentang seberapa baik atau seberapa jelek pekerjaan tersebut
dilakukan. Sumber umpan balik ketiga adalah dirinya sendiri, tetapi sumber
ini mengandung kemungkinan terjadinya masalah bias dan persepsi.
2. Penerima Umpan Balik
Terdapat tiga aspek dari penerima umpan balik yang memerlukan
perhatian, yaitu karakteristik individu, persepsi, dan evaluasi kognitif.
a. Karakteristik Penerima
b. Persepsi Penerima
c. Hasil Perilaku Umpan Balik
2.3 Umpan Balik Nontradisional
Secara tradisional umpan balik berasal dari atasan kepada bawahan atau
bersifat top-down. Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional yang
menunjukkan bahwa umpan balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya
beberapa sumber umpan balik. Kreitner dan Kinicki membahas adanya upward
feedback (umpan balik ke atas) da 360-Degree Feedback (umpan balik 360
derajat). Sedangkan Bacal (1999:149) menyebutkan adanya empat pendekatan
 dalam menentukan umpan balik, yaitu : 360-Degree Feedback, Bidirectional
Evaluation, Effectiveness Enchancement Systems, dan Using your head no
system.
Ada enam alasan bagi tumbuhnya umpan balik nontradisional, yaitu :
1. Sistem penilaian kerja tradisional menciptakan ketidakpuasan yang sangat luas
di kalangan pekerja.
2. Struktur organisasi berbasis tim menggantikan struktur hierarki tradisional.
3. Multiple-rater system atau sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik
lebih sah atau valid daripada umpan balik bersumber tunggal.
4. Tekonologi jaringan komputer canggih sangat memfasilitasi pemakaian
multiple-rater system.
5. Umpan balik dari bawah ke atas berhubungan baik dengan kecenderungan
manajemen partisipatif dan pemberdayaan pekerja.
6. Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang
kekuatan dan keterbatasan manajer daripada pimpinan tertinggi.

1. Umpan Balik ke Atas

Umpan balik ke atas memberikan kesempatan kepada bawahan memberi
umpan balik tentang gaya dan kinerja manajer, bawahan mengevaluasi atasannya.
Dengan demikian, manajer dapat melakukan koreksi diri dalam menangani
pekerjaan.
2. Evaluasi Dua Arah
Evaluasi dua arah merupakan evaluasi dan umpan balik yang dapat
mengalir dalam dua arah, tidak hanya dari manajer ke pekerja (cara tradisional),
tetapi juga pekerja ke manajer. Keuntungan bidirectional evaluation sistem ini
adalah manajer dan pekerja dapat bekerja bersama dan meningkatkan kinerja
organisasi.
3. Sistem Peningkatan Efektivitas
Sistem peningkatan efektivitas merupakan suatu sistem yang menyesuaikan
realitas perbedaan dengan kebutuhan individual. Sistem ini membantu pekerja
merasa turut memiliki proses karena mereka mendesain bersama manajer.
Apabila seseorang merasa tidak nyaman dengan menggunakan pendekatan
berbeda dengan orang berbeda, dapat mengikuti langkah yang memenuhi
kebutuhan pekerja sebagai kelompok, yaitu : (a) definisikan siapa pelanggan; (b)
 definisikan kebutuhan ; (c) outline metode memenuhi kebutuhan pelanggam; (d)
lakukan dan coba; dan (e) evaluasi secara reguler.
4. Menggunakan Akal Sehat
Dalam hal ini, pekerja harus memahami tujuan organisasi, divisi, unit
kerjanya dan bagaimana memberikan kontribusi terbaiknya untuk mencapai
tujuan tersebut serta harus menggunakan akalnya untuk mengatasi semua masalah
yang dihadapinya, walaupun tidak tercantum dalam uraian tugasnya.
5. Umpan Balik 360 Derajat
Konsep umpan balik 360 derajat memberikan kesempatan kepada individu
untuk membandingkan kinerja yang dirasakan mereka sendiri dengan informasi
kinerja berdasarkan perilaku spesifik dari manajernya, bawahan, dan rekan kerja,
bahkan orang luar seperti pelanggan dan rekanan.
Perlu diingat pula bahwa setiap pendekatan dapat berhasil atau gagal, maka
selanjutkan juga harus dilakukan dengan nilai kembali yang diperoleh dengan
memperbaiki kinerja.
a. Umpan balik 360 derajat selalu benar
Umpan balik 360 derajar bekerja baik dalam organisasi berbasis tim
atau lingkungan kerja di mana sama dan kepercayaan tinggi. Apabila
diimplementasikan dengan benar, ide sistem umpan balik ini sebenarnya dapat
menghemat waktu dan lebih akurat karena keterliban orang lain.
b. Membuat umpan balik 360 derajat bekerja
Pekerja perlu belajar tentang bagaimana bekerjanya proses umpan
balik 360 derajat dengan meminta pekerja mengevaluasi atasan langsungnya.
Juga memberikan gagasan tentang pelatihan macam apa yang diperlakukan
kelompok dalam teknik evaluasi. Selain itu, ketika menetapkan standar untuk
evaluasi, harus mempertimbangkan tujuan organisasi.
2.4 Umpan Balik yang Baik
Umpan balik dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja yang
akan datang, sehingga harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Umpan
balik yang disampaikan benar akan memberikan dampak positif. Kreitner dan
kinicki (2001:283) memberikan beberapa catatan untuk membuat umpan balik
yang baik seperti berikut :
1. Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang
jelas
2. Memberikan umpan balik secara spesifik, terikat pada perilaku yang dapat
diamati atau hasil yang dapat dukur
Yang dapat diukur.
3. Menghubungkan umpan balik pada bidang yang menjadi hasil utama.
4. Memberikan umpan ballik sesegera mungkin.
5. Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, bukan hanya
hasil akhir.
6. Memfokuskan umpan balik pada kinerja, dan bukan kepribadian.
7. Mendasarkan umpan balik pada informasi yang akurat dan kredibel.

1. Monitoring umpan balik

Sementara itu, Schwartz (1999:60) menyatakan bahwa umpan balik
harus selalu dimonitor agar tetap dalam jalur yang tepat dengan cara
berikut:
a. Menggunakan kalender
b. Brown bag lunch
c. Berikan umpan balik setiap hari
d. Sikap vokal terhadap pekerjaan baik
2. Pelajaran bagi manajer
Terdapat beberpaa pelajaran yang dapat ditarik dari penelitian tentang
umpan balik (Kreitner dan Kinicki, 2001:278), yaitu sebagai berikut:
a. Penerimaan umpan balik tidak boleh diperlakukan sebagai sesuatu
yang “given”. Sering disalahpersepsikan atau ditolak, terutama
dalam situasi antar kebudayaan.
b. Manajer dapat meningkatkan kredibilitas mereka sebagai sumber
umpan balik dengan mengembangkan keahliannya dan
menciptakan iklam kepercayaan.
c. Umpan balik negatif biasanya diasalahpersepsikan atau ditolak.
d. Umpan balik yang terlalu sering mengikis rasa kontrol pribadi dan
inisiatif, tetapi umpan balik jarang terjadi di kebanyakan organisasi.
e. Umpan balik masih perlu disesuaikan dengan penerimaan umpan
balik.
f. Average dan below average performer memerlukan ekstrinsik
reward atas kinerjanya sedangkan high performer merespons
 umpan balik yang meningkatkan perasaannya atas kompetensi dan
kontrol pribadi.
3. Kesalahan
Penggunaan umpan balik yang dimaksudkan untuk meningkatkan
kinerja kadangkala tidak tercapai karena kesalahan dalam menggunnakan
umpan balik, dalam bentuk seperti berikut ini :
a. Umpan balik digunakan untuk menghukum, membuat malu, atau
menjatuhkan pekerja.
b. Bagi penerimaan umpan balik melihatnya tidak relevan untuk
pekerjaannya.
c. Informasi umpan balik diterima terlalu lambat untuk melakukan
perbaikan.
d. Penerimaan umpan balik percaya bahwa hal tersebut berada di luar
kontrolnya.
e. Pekerja mengeluh terlalu banyak membuang waktu untuk
mengumpulkan dan mencatatat data umpan balik.
f. Penerimaan umpan balik mengeluh karena umpan balik menjadi
kompleks atau sulit dimengerti.
2.5 Reaksi Terhadap Umpan Balik
Umpan balik biasanya memberi beberapa berita baik dan juga beberapa
berita buruk. Berikut merupakan reaksi-reaksi terhadap umpan balik adalah
sebagai berikut :
1. Denial (peningkaran)
Mereka yang menerima umpan balik dan membuat perubahan atau
penyesuaian dalam perilakunya dengan orang yang lebih baik karena umpan
balik, tetapi mungkin terdapat rintangan termasuk pengingkaran.
2. Balance (Seimbang)
Ketika menerima umpan balik, perilaku reaktif bersifat kontra
produktif. Akan tetapi, perilaku produktif tidak selalu sekedar lawan dari
perilaku kontra produktif. Menyeimbangkan reaksi ada yang normal, tetapi
kontra produktif terhadap umpan balik adalah penting dalam menghadapi
umpan balik secara efektif. Seimbang dalah kunci untuk secara efektif
menghadapi umpan balik.
 Ada empat strategi yang dapat digunakan untuk memproses umpan
balik yang memerlukan keseimbangan (Folkman, 2006:7):
a. Rationalization versus literal acceptance (tasional lawan penerimaan
secara harfiah)
b. Fight versus flight (melawan lawan melarikan diri)
c. That’s interesting versus that’s terrible (menarik lawan mengerikan)
d. Paralysis of analysis versus ignorance is bliss (kelumpuhan analisis lawan
ketidaktahuan adalah kebahagiaan)
3. Sikap Sehat Terhadap umpan Balik
Cara yang paling efektif memproses umpan balik adalah dengan
memperbaiki sikap terhadap umpan balik. Bahkan umpan balik negatif
membantu mengetahui dimana kita berdiri, dan sering berisi beberapa saran
untuk perbaikan.
4. Memperbaiki Kemampuan Menerima Umpan Balik
Satu cara untuk memperbaiki keterampilan dalam menerima umpan
balik adalah dengan memperbaiki kinerja anda dalam keterampilan berteman
atau companion behavior. Menurut Folkman (2006:35) terdapat tujuh
keterampilan berteman yang perlu dimiliki, yaitu: (1) integrity and honesty, (2)
showes consideration and concern forothers (menunjukkan pertimbangandan
memberi perhatian pada orang lain), (3) values differences (perbedaan
nilai-nilai), (4) develops others (mengembangkan orang lain), (5) optimism
(optimisme), (6) demonstrates willingnes to set stretch (menunjukkan
keinginan menetepkan tujuan luas), dan (7) listens (menyimak).
Sementara itu, menurut Plotkin (2007:107) ada enam langkah yang
diperlukan untuk memfasilitasi umpan balik, yaitu:
a. Identify specific employes successes and failure (mengidentifikasi secara
spesifik keberhasilan dan kegagalan pekerja)
b. Stop stalking and star listening (berhenti berbicara dan mulai menyimak)
c. Discuss the implications of chahing or not changing ehavior
(mendiskusikan implikasi perilaku berubah atau tidak berubah)
d. Link past accomplishments to needed changes (menghubungkan
penyelesaian yang lalu pada perubahan yang diperbaiki)
e. Agree pn an action plan (menyetujui rencana tindak)
f. Follow up (tindak lanjut)
2.6 Umpan Balik Efektif
Cara kita memberikan umpan balik adalah penting sebagai isi dari apa yang
kita katakan, terlepas : sifatnya positif atau negatif. Umpan balik yang efektif
menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut (Laswon,2005:98):
1. Constructive (konstruktif)
2. Relates exclusively to work (menghubungkan pada pekerjaan secara eksklusif)
3. Iacessess perfomance, not personality (menilai kinerja, bukan kepribadian)
4. Specific (spesifik)
5. Accounts forperceptual differences (memperhitungkan perbedaan persepsi)
6. Objective (objektif)
 BAB III
KESIMPULAN

Umpan balik adalah informasi tentang proses pelaksanaan kinerja individu,

kelompok, atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Fungsi Umpan Balik
terdiri dari dua fungsi, yaitu umpan balik sebagai fungsi instruksional (apabila
mengklarifikasi atau memperjelas peran atau mengajarkan perilaku baru dan umpan
balik sebagai fungsi motivasional. Sumber umpan balik terdiri dari 3 hal, yaitu : (1)
rekan pekerja, supervisor, bawahan dan orang dari luar organisasi seperti pelanggan
atau pemasok, (2) tugas yang dilakukan pekerja sering kali merupakan sumber umpan
balik yang objektif karena memberikan umpan balik secara tetap tentang seberapa
baik atau seberapa jelek pekerjaan tersebut dilakukan, (3) diri sendiri. Selain itu,
terdapat tiga aspek dari penerima umpan balik yang memerlukan perhatian, yaitu
karakteristik individu, persepsi, dan evaluasi kognitif.
Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional yang menunjukkan
bahwa umpan balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya beberapa sumber
umpan balik. Umpan balik dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja
yang akan datang, sehingga harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Selain
itu, terdapat beberapa reaksi dari umpan balik, seperti pengingkaran, seimbang, sikap
sehat terhadap umpan balik, dan memperbaiki kemampuan menerima umpan balik.
Dalam umpan balik ini, juga sangat diperlukan sikap efektif dalam memberikan
feedback Umpan balik yang efektif menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut
(Laswon,2005:98): (1) Constructive (konstruktif), (2) Relates exclusively to work
(menghubungkan pada pekerjaan secara eksklusif), (3) Iacessess perfomance, not
personality (menilai kinerja, bukan kepribadian), (4) Specific (spesifik), (5) Accounts
forperceptual differences (memperhitungkan perbedaan persepsi), (6) Objective
(objektif)

DAFTAR PUSTAKA

Wibowo. 2012. Manajemen Kinerja. Jakarta: Rajawali Press