MAKALAH

Umpan Balik di Lingkungan Kerja

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Corporate Information System

Dosen pengampu : Nur Khafidhoh, M.Kom

Disusun oleh :
Jojo Adi Kusumah (2102050739)
Isman Ismail (2102050741)
M. Arif Hidayatullah (2002050698)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS KH. A. WAHAB HASBULLAH
JOMBANG
2023
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat,
hidayah, serta karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik untuk
memenuhi tugas CORPORATE IS. Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada baginda
Nabi Muhammad SAW, yang telah membawa kita dari kegelapan menuju cahaya petunjuk.

Dalam kesempatan ini, kami ingin menyampaikan apresiasi yang setinggi-tingginya

kepada semua pihak yang telah turut serta dalam proses penulisan makalah ini. Terima kasih
kepada Bu Nur Khafidhoh M.Kom yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama
penyusunan makalah ini. Juga tidak lupa kami sampaikan terima kasih kepada teman-teman
sejawat yang telah memberikan dukungan serta kontribusi dalam berbagai bentuk.

Makalah ini membahas tentang konsep dan implementasi umpan balik dalam konteks
organisasi. Dengan memahami pentingnya umpan balik dan cara mengelolanya secara efektif,
diharapkan kita dapat meningkatkan kinerja dan pencapaian tujuan dalam lingkungan kerja.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kami
sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna perbaikan di masa yang akan
datang.

Akhir kata, semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan menjadi sumbangan
kecil kami dalam memperkaya wawasan mengenai manajemen kinerja dan pengembangan
organisasi.

Jombang, 29 Februari 2024

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………………...…ii

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………….……iii

BAB I…………………………………………………………………………...……………..1

PENDAHULUAN…………………………………………………………………………...1

BAB II…………………………………………………………………………………………2

PEMBAHASAN……………………………………………………………………………..2

A. Pengertian Umpan Balik………………………………………………………….…….2

B. Fungsi Umpan Balik……………………………………………………………………2

C. Umpan Balik Nontradisional……………………………………………………………3

D. Umpan Balik yang Baik………………………………………………………………...5

E. Reaksi Terhadap Umpan Balik………………………………………………………….7

F. Umpan Balik Efektif…………………………………………………………….………9

BAB III……………………………………………………………………….…………….....9

KESIMPULAN……………………………………………………………………….……..9

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………...…10

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

Pelaksanaan kinerja dalam proses pencapaian tujuan organisasi perlu dimonitor dan
dikendalikan, untuk dapat mengetahui secara lebih dini apabila terjadi penyimpangan dari
rencana. Untuk keperluan tersebut, diperlukan adanya umpan balik dari proses pelaksanaan
sehingga pemimpin dapat membuat pertimbangan dan langkah yang diperlukan untuk
mengoreksi penyimpangan agar tujuan organisasi tetap dapat dicapai pada waktunya.

Umpan balik merupakan elemen penting bagi semua organisasi. Umpan balik adalah
suatu alat yang berguna untuk menunjukkan ketika suatu proses berlangsung apakah berjalan
ke arah yang benar atau sesuai tujuan yang telah ditetapkan atau justru menemui masalah dalam
organisasi maupun perusahaan. Dengan memberikan umpan balik, seseorang dapat
memberikan bimbingan, arahan yang benar, informasi dalam cara yang bermanfaat, baik untuk
mendukung perilaku efektif atau untuk membimbing seseorang agar kinerjanya menjadi benar
atau lebih baik lagi.

Umpan balik pada awalnya bersifat top-down, dimana atasan menyampaikan

penilaiannya atas kinerja bawahan sehingga diharapkan bawahan dapat memperbaiki
kinerjanya seperti yang diharapkan oleh atasan. Namun, kemudian berkembang pengertian
bahwa umpan balik dapat datang dari semua arah, baik dari atas, dari samping maupun dari
bawah. Hal ini menjadi suatu pembaharuan yang baik. dikarenakan bawahan, rekan sekerja,
bahkan orang lain di luar perusahaan juga dapat ikut serta dalam memberikan umpan balik,
seperti pelanggan dan pemasok. Dengan demikian, adanya tindakan evaluatif dari masing-
masing pihak yang bekerja (atasan, bawahan, rekan) maupun pihak luar (pelanggan dan
pemasok), semakin banyak evaluasi maka semakin hagus bagi organisasi maupun perusahaan.

Umpan halik ini memberikan banyak dampak positif, seperti memberikan arahan atau
bimbingan kepada karyawan yang semula kurang mengerti atau cakap. memberikan evaluasi
terhadap kinerja manajer agar manajer lebih mengetahui sisi peran dan realisasi tanggung
jawabnya, kemudian umpan halik juga dapat meningkatkan kinerja karyawan maupun
organisasi, meningkatkan motivasi karyawan. dan lain sebagainya. Oleh karena ini, umpan
balik sangat diperlukan untuk diaplikasikan di setiap organisasi maupun perusahaan.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Umpan Balik

Umpan balik dapat didefinisikan sebagai informasi tentang perilaku masa lalu,
disampaikan sekarang, yang mungkin mempengaruhi perilaku waktu yang akan datang.
Pandangan lain mengemukakan bahwa umpan balik adalah informasi objektif tentang
kinerja individual atau kolektif. Kinerja setiap orang dimonitor, didata, dan dilaporkan
kepada atasan sebagai umpan balik (Kreltner dan Kinicki, 2001: 273).

Data seperti jumlah barang terjual, jumlah hari mangkir, rupiah dihemat, proyek
terselesaikan, pelanggan terpuaskan, kualitas barang ditolak, merupakan contoh data
umpan balik objektif. Sementara itu, penilaian bahwa: "pekerjaan Anda jelek, atau "Anda
terlalu malas", atau "gi benar-benar menghargai kerja 45 keras Anda", merupakan contoh
umpan balik yang bukan bersifat objektif. Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan
bahwa pada dasarnya, umpan balik adalah informasi tentang proses pelaksanaan kinerja
individu, kelompok, atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.

B. Fungsi Umpan Balik

Berikut penjelasan dari dua fungsi umpan balik yaitu sebagai berikut:

1. Umpan Balik Sebagai Fungsi Instruksional

Umpan balik bersifat instruksional apabila mengklarifikasi atau memperjelas peran

atau mengajarkan perilaku baru. Misalkan seorang manajer memberikan teguran kepada
bawahan yang tidak dapat memenuhi target pekerjaan yang diberikan kepadanya.

2. Umpan Balik Sebagai Fungsi Motivasional

Umpan balik bersifat memotivasi apabila digunakan sebagai alat untuk memberikan
reward atau menjanjikan reward. Apabila umpan balik positif dihargai, maka akan
meningkatkan motivasi karyawan untuk lebih berprestasi. Model umpan balik
dikemukakan oleh Kreitner dan Kinicki (2001: 274) dengan menggambarkan hubungan
antara sumber umpan balik, penerima umpan balik dan manfaat perilaku yang diharapkan,
Sebagaimana yang digambarkan dibawah ini :

2
 3. Sumber Umpan Balik

Secara otomatis pekerja akan mendapatkan umpan balik dari rekan pekerja,
supervisor, bawahan dan orang dari luar organisasi seperti pelanggan atau pemasok. Di
samping itu, tugas yang dilakukan pekerja sering kali merupakan sumber umpan balik
yang objektif karena memberikan umpan balik secara tetap tentang seberapa baik atau
seberapa jelek pekerjaan tersebut dilakukan. Sumber umpan balik ketiga adalah dirinya
sendiri, tetapi sumber ini mengandung kemungkinan terjadinya masalah bias dan persepsi.

4. Penerima Umpan Balik

Terdapat tiga aspek dari penerima umpan balik yang memerlukan perhatian, yaitu
karakteristik individu, persepsi, dan evaluasi kognitif.
a. Karakteristik Penerima
b. Persepsi Penerima
c. Hasil Perilaku Umpan Balik

C. Umpan Balik Nontradisional

Secara tradisional umpan balik berasal dari atasan kepada bawahan atau bersifat top-down.
Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional yang menunjukkan bahwa umpan
balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya beberapa sumber umpan balik. Kreitner
dan Kinicki membahas adanya upward feedback (umpan balik ke atas) da 360-Degree
Feedback (umpan balik 360 derajat). Sedangkan Bacal (1999.149) menyebutkan adanya
empat pendekatan dalam menentukan umpan balik, yaitu: 360 Degree Feedback,
Bidirectional Evaluation, Effectiveness Enchancement Systems, dan Using your head no
System Ada enam alasan bagi tumbuhnya umpan balik nontradisional, yaitu:

a. Sistem penilaian kerja tradisional menciptakan ketidakpuasan yang sangat luas di

kalangan pekerja

b. Struktur organisasi berbasis tim menggantikan struktur hierarki tradisional.

c. Multiple-rater system atau sistem penilai jamak dinilai membuat umpan balik lebih sah
atau valid daripada umpan balik bersumber tunggal.

d. Tekonologi jaringan komputer canggih sangat memfasilitasi pemakaian multiple-rater

system.

3
e. Umpan balik dari bawah ke atas berhubungan baik dengan kecenderungan manajemen
partisipatif dan pemberdayaan pekerja.

f. Rekan kerja dan bawahan dinyatakan mengetahui lebih banyak tentang kekuatan dan
keterbatasan manajer daripada pimpinan tertinggi.

1. Umpan Balik ke Atas

Umpan balik ke atas memberikan kesempatan kepada bawahan memberi umpan

balik tentang gaya dan kinerja manajer, hawahan mengevaluasi atasannya. Dengan
demikian, manajer dapat melakukan koreksi diri dalam menangani pekerjaan.

2. Evaluasi Dua Arah

Evaluasi dua arah merupakan evaluasi dan umpan halik yang dapat mengalir dalam
dua arah, tidak hanya dari manajer ke pekerja (cara tradisional), tetapi juga pekerja ke
manajer. Keuntungan hidirectional evaluation sistem ini adalah manajer dan pekerja
dapat bekerja bersama dan meningkatkan kinerja organisasi.

3. Sistem Peningkatan Efektivitas

Sistem peningkatan efektivitas merupakan suatu sistem yang menyesuaikan realitas

perhedaan dengan kebutuhan individual. Sistem ini membantu pekerja merasa turut
memiliki praves karena mereka mendesain bersama manajer Apabila seseorang merasa
tidak nyaman dengan menggunakan pendekatan berbeda dengan orang berbeda dapat
mengikuti langkah yang memenuhi kebutuhan pekerja sebagai kelompok, yaitu: (a)
definisikan siapa pelanggan: (b) definisikan kebutuhan; (c) outline metode memenuhi
kebutuhan pelanggam; (d) lakukan dan coba; dan (e) evaluasi secara reguler.

1. Menggunakan Akal Sehat

Dalam hal ini, pekerja harus memahami tujuan organisasi, divisi, unit kerjanya
dan bagaimana memberikan kontribusi terbaiknya untuk mencapai tujuan tersebut
serta harus menggunakan akalnya untuk mengatasi semua masalah yang
dihadapinya, walaupun tidak tercantum dalam uraian tugasnya.

2. Umpan Balik 360 Derajat

Konsep umpan balik 360 derajat memberikan kesempatan kepada individu

untuk membandingkan kinerja yang dirasakan mereka sendiri dengan informasi

4
 kinerja berdasarkan perilaku spesifik dari manajernya, hawahan, dan rekan kerja.
bahkan orang luar seperti pelanggan dan rekanan.

Perlu diingat pula bahwa setiap pendekatan dapat berhasil atau gagal, maka
selanjutkan juga harus dilakukan dengan nilai kembali yang diperoleh dengan
memperbaiki kinerja.

3. Umpan balik 360 derajat selalu benar

Umpan balik 360 derajar bekerja baik dalam organisasi berbasis tim atau
lingkungan kerja di mana sama dan kepercayaan tinggi. Apabila
diimplementasikan dengan benar, ide sistem umpan balik ini sebenarnya dapat
menghemat waktu dan lebih akurat karena keterliban orang lain.

4. Membuat umpan balik 360 derajat bekerja

Pekerja perlu belajar tentang bagaimana bekerjanya proses umpan balik 360
derajat dengan meminta pekerja mengevaluasi atasan langsungnya Juga
memberikan gagasan tentang pelatihan macam apa yang diperlakukan kelompok
dalam teknik evaluasi. Selain itu, ketika menetapkan standar untuk evaluasi, harus
mempertimbangkan tujuan organisasi.

D. Umpan Balik yang Baik

Umpan balik dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja yang akan
datang, sehingga harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Umpanbalik yang
disampaikan benar akan memberikan dampak positif. Kreimer dankinicki (2001:283)
memberikan beberapa catatan untuk membuat umpan balik yang haik seperti berikut:
a. Menghubungkan umpan balik pada tujuan kinerja yang ada dan harapan yang Jelas
b. Memberikan umpan balik secara spesifik, terikat pada perilaku yang dapat diamati atau
hasil yang dapat dukur Yang dapat diukur.
c. Menghubungkan umpan halik pada bidang yang menjadi hasil utarna.
d. Memberikan umpan ballik sesegera mungkin.
e. Memberikan umpan balik positif untuk perbaikan proses kinerja, bukan hanya hasil
akhir.
f. Memfokuskan umpan balik pada kinerja, dan bukan kepribadian.
g. Mendasarkan umpan balik pada informasi yang akurat dan kredibel.

5
1. Monitoring umpan halik

Sementara itu, Schwartz (1999:60) menyatakan bahwa umpan balik harus selalu
dimonitor agar tetap dalam jalur yang tepat dengan cara berikut:
a. Menggunakan kalender
b. Brown bag lunch
c. Berikan umpan balik setiap hari
d. Sikap vokal terhadap pekerjaan baik

2. Pelajaran bagi manajer

Terdapat beherpaa pelajaran yang dapat ditarik dari penelitian tentang umpan balik
(Kreitner dan Kinicki, 2001:278), yaitu sebagai berikut:

a. Penerimaan umpan balik tidak boleh diperlakukan sebagai sesuatu yang "given
Sering disalahpersepsikan atau ditolak, terutama dalam situasi antar kebudayaan.

b. Manajer dapat meningkatkan kredibilitas mereka sebagai sumber umpan balik

dengan mengembangkan keahliannya dan menciptakan iklam kepercayaan.

c. Umpan halik negatif biasanya diasalahpersepsikan atau ditolak

d. Umpan halik yang terlalu sering mengikis rasa kontrol pribadi dan inisiatif, tetapi
umpan balik jarang terjadi di kebanyakan organisasi

e. Umpan balik masih perlu disesuaikan dengan penerimaan umpan balik

f. Average dan below average performer memerlukan ekstrinsikrewun atas kinerjanya

sedangkan high performer merespons umpan balik yang meningkatkan perasaannya
atas kompetensi dan kontrol pribadi.

3. Kesalahan

Penggunaan umpan balik yang dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja

kadangkala tidak tercapai karena kesalahan dalam menggunnakan umpan balik, dalam
bentuk seperti berikut ini:
a. Umpan balik digunakan untuk menghukum, membuat malu, atau menjatuhkan
pekerja.
b. Bagi penerimaan umpan balik melihatnya tidak relevan untuk pekerjaannya.
c. Informasi umpan balik diterima terlalu lambat untuk melakukan perbaikan.

6
 d. Penerimaan umpan balik percaya bahwa hal tersebut berada di luar kontrolnya.
c. Pekerja mengeluh terlalu banyak membuang waktu untuk mengumpulkan dan
mencatatat data umpan balik.
f. Penerimaan umpan balik mengeluh karena umpan balik menjadi kompleks atau sulit
dimengerti.

E. Reaksi Terhadap Umpan Balik

Umpan balik biasanya memberi beberapa berita baik dan juga beberapa berita buruk.
Berikut merupakan reaksi-reaksi terhadap umpan balik adalah sebagai berikut:

1. Denial (peningkaran)

Mereka yang menerima umpan balik dan membuat perubahan atau penyesuaian dalam
perilakunya dengan orang yang lebih baik karena umpan balik, tetapi mungkin terdapat
rintangan termasuk pengingkaran.

2. Balance (Seimbang)

Ketika menerima umpan balik, perilaku reaktif bersifat kontra produktif. Akan tetapi,
perilaku produktif tidak selalu sekedar lawan dari perilaku kontra produktif.
Menyeimbangkan reaksi ada yang normal, tetapi kontra produktif terhadap umpan balik
adalah penting dalam menghadapi umpan balik secara efektif. Seimbang dalah kunci untuk
secara efektif menghadapi umpan balik.

Ada empat strategi yang dapat digunakan untuk memproses umpan balik yang
memerlukan keseimbangan (Folkman, 2006:7):
a. Rationalization versus literal acceptance (tasional lawan penerimaan secara harfiah)
b. Fight versus flight (melawan lawan melarikan diri)
c. That's interesting versus that's terrible (menarik lawan mengerikan)
d. Paralysis of analysis versus ignorance is bliss (kelumpuhan analisis lawan
ketidaktahuan adalah kebahagiaan)

3. Sikap Sehat Terhadap umpan Balik

Cara yang paling efektif memproses umpan balik adalah dengan memperbaiki sikap
terhadap umpan balik. Bahkan umpan balik negatif membantu mengetahui dimana kita
berdiri, dan sering berisi beberapa saran untuk perbaikan.

4. Memperbaiki Kemampuan Menerima Umpan Balik

7
 Satu cara untuk memperbaiki keterampilan dalam menerima umpan balik adalah
dengan memperbaiki kinerja anda dalam keterampilan berteman atau companion behavior.
Menurut Folkman (2006:35) terdapat tujuh keterampilan berteman yang perlu dimiliki,
yaitu: (1) integrity and honesty, (2) showes consideration and concern forothers
(menunjukkan pertimbangandan memberi perhatian pada orang lain). (3) values
differences (perbedaan nilai-nilai). (4) develops others (mengembangkan orang lain), (5)
optimism (optimisme), (6) demonstrates willingnes to set stretch (menunjukkan keinginan
menetepkan tujuan luas), dan (7) listens (menyimak).

Sementara itu, menurut Plotkin (2007:107) ada enam langkah yang diperlukan untuk
memfasilitasi umpan balik, yaitu:
a. Identify specific employes successes and failure (mengidentifikasi secara spesifik
keberhasilan dan kegagalan pekerja)
b. Stop stalking and star listening (berhenti berbicara dan mulai menyimak)
c. Discuss the implications of chahing or not changing ehavior (mendiskusikan
implikasi perilaku berubah atau tidak berubah)
d. Link past accomplishments to needed changes (menghubungkan penyelesaian yang
lalu pada perubahan yang diperbaiki)
e. Agree po an action plan (menyetujui rencana tindak)
f. Follow up (tindak lanjut)

F. Umpan Balik Efektif

Cara kita memberikan umpan balik adalah penting sebagai isi dari apa yang kita
katakan, terlepas : sifatnya positif atau negatif. Umpan balik yang efektif menunjukkan ciri-
ciri sebagai berikut (Laswon, 2005:98):
1. Constructive (konstruktif)
2. Relates exclusively to work (menghubungkan pada pekerjaan secara eksklusif)
3. lacessess perfomance, not personality (menilai kinerja, bukan kepribadian)
4. Specific (spesifik)
5. Accounts forperceptual differences (memperhitungkan perbedaan persepsi)
6. Objective (objektif)

8
 BAB III
KESIMPULAN

Umpan balik adalah informasi tentang proses pelaksanaan kinerja individu, kelompok,
atau organisasi dalam rangka pencapaian tujuan. Fungsi Umpan Balik terdiri dari dua fungsi,
yaitu umpan balik sebagai fungsi instruksional (apabila mengklarifikasi atau memperjelas
peran atau mengajarkan perilaku baru dan umpan balik sebagai fungsi motivasional. Sumber
umpan balik terdiri dari 3 hal, yaitu: (1) rekan pekerja, supervisor, bawahan dan orang dari luar
organisasi seperti pelanggan atau pemasok, (2) tugas yang dilakukan pekerja sering kali
merupakan sumber umpan balik yang objektif karena memberikan umpan balik secara tetap
tentang seberapa baik atau seberapa jelek pekerjaan tersebut dilakukan, (3) diri sendiri. Selain
itu, terdapat tiga aspek dari penerima umpan balik yang memerlukan perhatian, yaitu
karakteristik individu, persepsi, dan evaluasi kognitif.

Akhir-akhir ini berkembang pendekatan nontradisional yang menunjukkan bahwa

umpan balik bukan hanya dari atas ke bawah dan adanya beberapa sumber umpan balik. Umpan
balik dimaksudkan sebagai masukan untuk memperbaiki kinerja yang akan datang, sehingga
harus diberikan dalam bentuk dan cara yang baik. Selain itu, terdapat beberapa reaksi dari
umpan balik, seperti pengingkaran, seimbang, sikap sehat terhadap umpan balik, dan
memperbaiki kemampuan menerima umpan balik.

Dalam umpan balik ini, juga sangat diperlukan sikap efektif dalam memberikan
feedback Umpan balik yang efektif menunjukkan ciri-ciri sebagai berikut (Laswon,2005:98):
(1) Constructive (konstruktif). (2) Relates exclusively to work (menghubungkan pada
pekerjaan secara eksklusif), (3) lacessess perfomance, not personality (menilai kinerja, bukan
kepribadian), (4) Specific (spesifik), (5) Accounts forperceptual differences (memperhitungkan
perbedaan persepsi). (6) Objective (objektif).

9
 DAFTAR PUSTAKA

Wibowo. 2012. Manajemen Kinerja. Jakarta: Rajawali Press

10