Peran IT dalam transformasi

model bisnis

Oleh : Oman Kusmana, S.Kom.MM.

 Dasar Teori
 1 . Pendahuluan
Saat ini dimana saja, sulit untuk menghindari dari informasi atau
tulisan tentang teknologi informasi (TI) dan Internet. Hal ini
tidak saja terjadi di negara Amerika sana, akan tetapi di
Indonesia juga. Surat kabar dan majalah dipenuhi dengan
cerita sukes dan gagal dari individu atau perusahaan yang
merangkul TI dan Internet. Teknologi informasi adalah sama
dengan teknologi lainnya, hanya informasi merupakan
komoditas yang diolah dengan teknologi tersebut. Dalam hal
ini, teknologi mengandung konotasi memiliki nilai ekonomi.
Teknologi pengolah informasi ini memang memiliki nilai jual,
seperti contohnya teknologi database, dan security.
 Dasar Teori
 Hubungan IT dengan bisnis terutama dengan sistem
manajemennya
O’Brien (1999) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai
sekelompok orang, prosedur, dan sumberdaya yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi.
Sumberdaya tersebut terdiri atas sumberdaya manusia, perangkat keras
(hardware), perangkat lunak (software), sumberdaya data, dan jaringan
(network). Salah satu kategori dari sistem informasi yang secara umum
diaplikasikan didalam kegiatan bisnis adalah sistem informasi
manajemen berbasis web, atau yang lazim dikenal dengan istilah internet.
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
 

Dalam dunia bisnis Teknologi Informasi dan Komunikasi dimanfaatkan untuk

perdagangan secara elektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. E-
Commerce adalah perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet. 
 Dalam dunia perbankan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah
diterapkannya transaksi perbankan lewat internet atau dikenal dengan
Internet Banking. Beberapa transaksi yang dapat dilakukan melalui Internet
Banking antara lain transfer uang, pengecekan saldo,pemindahbukuan,
pembayaran tagihan, dan informasi rekening. 
 
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
 

 Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomi, mulai dari
pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan
kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana
perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis
berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yang cost-effective, leluasa,
aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal
tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal,
perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri
jejaring privat. 
 
Perkembangan Teknologi Informasi dalam Dunia Bisnis
 

 Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan
bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat
menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis
yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun
dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan,
mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi
bisnis berbasis teknologi informasi. 
 Teknologi Informasi dalam meningkatkan keunggulan
Kompetitif 
Perusahaan di masa era informasi adalah masa transformasi yang revolusioner,
Kinerja perusahaan tidak hanya dinilai dari sisi financial dan aktiva tetapi
membahas segala aspek yang harus menyediakan cost leadership, diffrention,
dan focus. Era informasi perusahaan lebih responsif untuk menjawab tantangan
pasar, persiapan untuk menghadapi tantangan perusahaan saat ini banyak mulai
memutuskan untuk outsourcing untuk memperbaiki kinerja perusahaan terkait
dengan proses bisnis yang bukan merupakan core competence atau core
business-nya. Diharapkan dengan menyerahkan pengelolaan proses tersebut ke
tangan perusahaan lain sebagai mitra bisnis yang memiliki core business di
bidang tersebut, terciptalah sebuah proses dengan kinerja optimal 
 
  

Komunikasi Bisnis melalui Teknologi Informasi dan Komunikasi 

 Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara
dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan
efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
Persaingan yang keras dalam dunia bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan
yang dapat menangani akan hal itu diberbagai situasi yang menantang. Semua bisnis
tentunya juga membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat
dipercaya, yang mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui
Teknologi Informasi dan Komunikasi ( ICT ). 
 Pergerakan bisnis yang semakin cepat menuntut komunikasi (suara, data dan informasi) yang
lebih lebih cepat guna mempertahankan pelanggan, pemasok, dan, bahkan, dalam
menghadapi persaingan. 
 
Telepon Sebagai media Komunikasi Bisnis 

Pada awalnya, komunikasi dalam dunia bisnis dilakukan dengan

menggunakan suatu perangkat komunikasi yang disebut telepon, dimana
dengan alat ini para pelaku bisnis dapat menyampaikan informasi dan
berkomunikasi dengan pihak lain dalam rangka menjalankan bisnisnya. 
 
 Internet sebagai media Komunikasi Bisnis 
Secara umum ada banyak manfaat yang dapat diperoleh apabila seseorang mempunyai akses ke internet.
 1. Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan pribadi, rohani,
sosial. 
2. Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan, saham, komoditas,
berita bisnis, asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum komunikasi. 
  Situs web perusahaan misalnya, menyediakan berbagai informasi. Banyak perusahaan dewasa ini
menggunakan situs web untuk mengiklankan produk, menerima pesanan produk, meminta umpan
balik pelanggan dan menerima karyawan. Mereka juga menggunakan internet untUk berkomunikasi
dengan kelompok terpilih (pilihan).Salah satu penggunaan internet sebagai media komunikasi bisnis
adalah dengan penggunaan email, karena email adalah sarana internet yang bisa menyajikan tulisan. 
 

E-Commerce/Pandangan dalam Komunikasi Bisnis 

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia
sejak awal peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara
dan sarana yang digunakan untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk
perdagangan terbaru yang kian memudahkan penggunaannya kini
adalah e-commerce. Secara umum, e-commerce dapat didefinisikan
sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan barang dan
jasa dengan menggunakan media elektronik. Di dalam e-commerce,
para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan /perniagaan hanya
berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam
perkembangan terakhir menggunakan media internet. 
Sistem E-commerce dapat diklasifikasikan kedalam tiga tipe aplikasi, yaitu : 
a) Electronic Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi
informasi dan komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran
dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan
berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah
sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas
bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan
produk yang ditawarkan. 
 
 b) Elektronic Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan
pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar
antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal, EDI didefinisikan oleh
International Data Exchabge Association (IDEA) sebagai “transfer data
terstruktur dengan format standard yang telah disepakati, yang dilakukan dari
satu sistem komputer ke sistem komputer lain dengan menggunakan media
elektronik”. EDI sangat luas penggunaaanya, biasanya digunakan oleh
kelompok retail besar, ketika melakukan transaksi bisnis dengan para supplier
mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan,
sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung
dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain, tanpa memerlukan
hardcopy atau faktur, sehingga terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak
disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
 c) Internet Commerce, adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi
informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan. Kegiatan komersial
ini, seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat
dilakukan di internet, antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang
akan dikirimkan melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke
rekening penjual. 
 
 
 IT DALAM MODEL BISNIS

• Teknologi Informasi Integration of Tools & Method

Menjaring / menangkap data

(Capture data)
USERS
Menyimpan data (Swing)
Mengolah (Process)
Mengirim (Distribute)
Menyajikan (Deliver)
 Business Model Transformation
Business model transformation is never ending; it is a continuous journey of
discovery, not a destination.
Case I:
IT sebagai pilar
kemajuan
Trakindo Utama
Trakindo Utama 1. Main Business System -
mengadopsi SAP
Innovation Drive
2010
2. Extended System -
Customer Solution menunjang management
Drive dashboards serta kemampuan
2005 - 2010
analytics maupun proses
Process Oriented
inovasi
Drive
2000-2005
3. Supporting System -
mendukung knowledge
management, sarana kolaborasi
(forum), dan produktivitas
seperti sarana video conference
1. Balance score card dengan cabang dan sites, dsb.
2. BIG INVESTMENT IN I&T

1. Komersial
2. Customer
3. Proses Internal 1. Accenture Global
4. Learning & growth 2. R&D Department
(6 sigma black belts, master black belts)
Case II:
Integrated
Part Procurement
Control
System
(TMMIN)
 TMMIN Business Model Canvas

RESHAPE
WITH IT!

Manufacturing Administration
R&D
Freight
INTEGRATED PART PROCUREMENT
CONTROL SYSTEM
TMMIN Business Process

Production Part Procurement Logistic Financial

Planning Forecasting

Integrated Part Procurement System

Secure Network
Two way communication between
TMMIN and supplier & Log Partner

Supplier Supplier Logistic Supplier

Partner
 System Improvement
< Current System>
ISSUE:
 There are many systems & platforms which cause in-consistency and duplicate effort to input data on different systems
 Some functions done manually (e.g. Order approval, capacity feedback, logistic control, etc.)

LPOS

AS400 Forecast PCD

Daily order data
PORTAL
Existing
Windows
2000
Ordering Portal
PCD, PuD, PAD
Global System

end of support
Supplier
NKBS
Windows Receiving
2000 end of support PAD
GR slips
Truck Arrival System
Windows
XP Delivery
end of support PAD
Delivery docs

ICS, SAP
Unix
AS400 Invoicing & Payment
FD
Forecast
< CURRENT >

Lead Time &

Man Hour Issue
PCD TMMIN Forecast sent Forecast received Supplier
Receive forecast data consolidate data by email by email download data

< TO BE > Master data check

Integrated Part Procurement Control System

• Forecast data • Supplier Feeback

• Production Planning • Master Data
Supplier download
Receive forecast data PCD TMMIN and update status

No Improvement Benefit
1 Share forecast data via web portal Ensure all data received by Supplier on time
2 Online status tracking Actual status confirmation from Supplier
3 Supplier feeback Able to analyze Supplier capacity more advance
4 Master data completeness check Early detection of incompleteness master data for receiving
Ordering
< CURRENT >
Lead Time &
Man Hour Issue

PUD manual Send Hardcopy Receive Hardcopy Supplier store

Order data
approval PO to Supplier PO by Supplier hardcopy

< TO BE >
Integrated Part Procurement Control System

• Monthly Order • Emergency Order

• Daily Order • Component Part Order
Supplier retrieve
Order data Online PO Approval
PO data

No Improvement Benefit
1 Purchase order online workflow approval Shortening lead time administration process
2 Share purchase order via web portal Reduce paper usage and Supplier get information quicker
3 Online order status tracking Actual order with notification base on standard lead time
Delivery
< CURRENT >
TLMS + e-Kanban Part overflow Offline

Give DCL LP Offline Truck LP Create delivery

DCL Data PCD PIC print DCL LP deliver goods
Hardcopy to LP arrival scan summary manually

< TO BE >
TLMS + e-Kanban Online

Integrated Part
Procurement
Control System LP get LP Online Truck LP Retrieve delivery
DCL Data LP deliver goods
(Delivery control list) DCL data arrival scan summary

No Improvement
1 Share Delivery Control List Data via Portal
2 Online truck arrival status
3 Delivery summary by System
4 Truck capacity calculation
Benefit
Reduce paper and man hour on printing process
Actual Logistic Partner performance
Payment base on exact actual delivery
Efficiency truck and minimize blow out possibility
*) LP: Logistic Partner
DCL: Delivery Control List
Receiving
< CURRENT >

Manual part missing Post GR GR manual Ready to giveSupplier Collect

Unloading Scan Manifest Print GR Slip
and damage recording data approval to Supplier GR Slip

< TO BE >

Integrated Part
Procurement
Part missing and Control System
damage recording Post GR GR approval by Supplier GR
Unloading Scan Manifest
+ Follow up data system status inquiry

No Improvement
1 Part missing & damage recorded by system
2 Goods receipt approval by system
3 Share goods receipt status via Portal
Benefit
Increase stock accuracy and record supplier performance
Reduce paper and man hour for printing GR slip
Actual goods receipt status
Increase efficiency on handling goods receipt problem

*) GR: Goods Receipt

 Invoicing & Payment
r
< CURRENT > Logistic Invoice Verification plie
Sup C
N I PI
TMM
IN TMM
PIC P IC

Invoice
Download & Supplier Fill Send softcopy & Receive & register Invoice data Post
reconcile & Payment process
send GR data invoice no & qty HC to TMMIN Invoice by counter invoice
verification & status
confirmation

r
< TO BE > Logistic Invoice Verification IN pl i e
TMM Sup C
r PI
plie P IC
Sup C
PI
IN Integrated Part
TMM Procurement
PIC Control System
Online invoice Invoice submission to Invoice Post invoice Payment
verification by TMMIN data process &
status
Supplier

No Improvement Benefit
1 Online goods receipt summary Eliminate goods receipt data sending process
2 Online invoicing process Increase accuracy data base actual goods receipt
3 Online balance confirmation More efficient process on reconcile TMMIN purchase data
Supplier Database
< CURRENT > < TO BE >
ONE DATABASE IN
SUPPLIER COMMUNICATION PORTAL

Supplier email Communication Supplier

forecast Channel Performance
Supplier email Communication Supplier
forecast Channel Performance
SEPARATED INFORMATION IN EACH DATA OR PIC

Supplier
Supplier Supplier New Supplier
Supplier New Supplier Capacity
Capacity Profile
Profile

No Improvement
1 Integrated Supplier performance
2 Communication channel
3 Supplier profile and capacity
4 Supplier self input
Benefit
Supplier performance report base on actual business process data
Clear window communication to each Supplier
Information on each Supplier capacity to produce goods
Data is belong to Supplier to update
Case III:
Electronic Voucher Integrated System
(TMMIN)
 Background 2/12

x2
or more

Business Growth Company Transaction

Multiplied

Work Overload (Muri)

Inefficient Manual Easy to

Processes make mistakes
 Objectives 3/12

Objectives

1To increase efficiency (reduce man hours)

2To facilitate effective & efficient approval decision

3To facilitate document tracking

 Improvement 5/12

BEFORE

User Finance No data validation on

2 1 creation process 
3 … continuing defect
Muda transfer document
2
1 Payment
Muda re-entry data

2 Long Approval L/T

4 3
Potential loss of documents

PV / RV Verification & Approval Administration Filing Difficult tracking & audit

Creation (8 – 11 steps) (re-entry data) Room
4 method

AFTER
Hardcopy & FILING ELVIS Valid data from creation
Softcopy ROOM
1 process (jidoka)
Verification

2
Scanned 2 Eliminate transfer document &
re-entry data
Attachment
Shorten Approval L/T
3
3 (anywhere & anytime approval)
4 Online data recording
1
History for tracking & audit is
4 available
Verification & Approval Administration
PV / RV Creation (Distributed by System) verify only Payment
 SAMPLE: ELVIS Approval Screen 11/12

3
Notice
Two way communication
2
for confirmation 1 Reject
Approve If related PV / RV data
If all check items is is not proper
OK (necessity & amount)

4
See Attachment
(proposal, evidence,
invoice, etc)
THE END OF PRESENTATION