Coaching for

Optimal
Performance
1
Contents
1. Elemen-elemen dari Sesi Coaching yang Baik
2. Ketrampilan Komunikasi untuk Coaching yang
Efektif
3. Lima Langkah Coaching untuk Optimalisasi
Kinerja
4. Strategi Coaching untuk Tipe Kepribadian yang
Berbeda-beda

2
 Elemen Kunci untuk
Membangun
Good Coaching Session

3
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

Adanya Penetapan Selalu

Tujuan yang Ground Fokus
Jelas Rules

Berbicara Bersikap Open

Membangun
dengan Mind
Dialog
Jelas

4
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

• Memiliki tujuan yang jelas pada

Menentukan
permulaan sesi coaching akan
Tujuan
sangat membantu Anda
membangun sebuah diskusi yang
fokus dan produktif

5
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

Menentukan • Setiap sesi coaching yang baik

Ground mesti disertai dengan sejumlah
Rules
“aturan main” yang jelas, semisal :
berapa lama durasi pertemuan,
peran yang jelas dari atasan
ataupun bawahan yang di-coach,
ataupun aturan mengenai skema
tindak lanjut dari sesi coaching.

6
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

Beberapa panduan untuk menjaga

Selalu
tetap fokus :
Fokus
• Mencegah adanya “interupsi”
semua yang dapat merusak
atmosfer pertemuan
• Jangan melihat ke desktop atau
PDA anda
• Fix phone dan HP sebaiknya juga
di-off agar tidak memberikan
gangguan
7
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

• Bangunlah dialog yang konstruktif,

Membangun
bukan monolog
Dialog
• Jika anda melakukan coach
dengan baik, pegawai anda
seharusnya yang berbicara lebih
banyak

8
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik
• Tips ini akan membangun
Berbicara komunikasi lebih efektif :
yang jelas
• Gunakan istilah yang paling
sederhana dan umum
• Hindari menggunakan jargon
• Berusaha spesifik
• Menggunakan ilustrasi dan
contoh konkrit yang sudah
familiar
9
Elemen dari Sesi Coaching yang Baik

• Sebuah sesi coaching akan

Bersikap
Open Mind berlangsung dengan baik, jika
semua pihak bersikap open mind.
• Bersikapkah terbuka terhadap
beragam ide dan masukan, guna
merumuskan solusi yang paling
efektif

10
Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach

1. Haluskan kata ‘kamu’ atau ubah kata ‘saya’ untuk

menghindarkan suara yang seolah menekan
• Daripada : ‘Kamu harus….’, ucapkan ‘Dapatkah
anda….’ atau ‘Dapatkah anda untuk ….’

2. Fokus kepada Solusi, bukan permasalahan

• Daripada ‘Kita kehabisan susu….’, ucapkan ‘Kita
akan pergi berbelanja untuk membeli susu’

11
Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach

3. Ganti kata Tidak Bisa menjadi Bisa

• Dari pada ‘ Kita tidak dapat melakukan itu sampai
minggu depan’, ucapkan ‘ Kita dapat melakukan
hal itu minggu depan’.

4. Mengambil tanggung jawab – jangan menyalahkan

• Dari pada ‘Ini bukan kesalahan saya’, ucapkan ‘Ini
yang dapat kita lakukan untuk menyelesaikan
permasalah tersebut’.

12
Tujuh Prinsip Komunikasi untuk Coach

5. Ucapkan apa yang anda inginkan, bukan apa yang tidak anda
inginkan

• Daripada ‘Jangan menyetir mobil terlalu cepat’, ucapkan

‘Menyetirlah dengan hati-hati’

6. Fokus ke depan, bukan masa lalu

• Daripada “Saya telah memberi tahu kamu sebelumnya…”

ucapkan “Mulai sekarang dan seterusnya…….”

7. Bagi informasi daripada berdebat dan menuduh

• Daripada ‘Bukan, anda salah’, ucapkan ‘Saya melihatnya

seperti ini….’

13
Menggali Informasi dengan EARS

E – explore dengan mengajukan pertanyaan

A – affirm/nyatakan kalau anda mendengarkan

R – refleksikan bahwa anda memahaminya

S – silence/diam, lebih banyak mendengarkan

14
Untuk mendengarkan lebih efektif…..

Perhatikan Penampilan Fisik – bahasa tubuh yang tepat

akan membantu kita untuk fokus kepada pembicara dan
mendorong pembicara untuk lebih memberikan banyak
informasi kepada kita

Perhatikan sisi mental – ikuti arah pikiran pembicara,

dengarkan untuk bisa memahami, jangan menilai,
dengarkan dulu, baru melakukan penilaian

Teliti pengucapan – makna, kejelasan, teliti lebih lanjut,

rangkum pemahaman anda

15
Kebiasaan yang Baik untuk menjadi Pendengar yang Efektif

• Melihat ke pembicara untuk mengetahui bahasa tubuhnya

dan mengambil nuansa pembicaraan
• Mengajukan pertanyaan
• Memberikan waktu bagi pembicara untuk menekankan
pikiran mereka
• Memberikan mereka kesempatan untuk menyelesaikan
apa yang mereka katakan sebelum memberikan pendapat
• Tetap santai, tenang, dan mengendalikan emosi
• Merespon dengan anggukan dan ‘uh-uhms’

16
Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

Pertanyaan yang efektif adalah yang singkat

Pertanyaan yang efektif adalah fokus

Pertanyaan yang efektif adalah yang relevan

Pertanyaan yang efektif adalah yang membangun

17
Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

• Pertanyaan yang terlalu panjang

Pertaanyaan
dan bertele-tele dapat
yang efektif
adalah yang mengaburkan substansi
singkat pertanyaan Anda
• Kalimat yang pendek tidak
hanya mudah diucapkan, tetapi
juga mudah dipahami

18
Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

• Targetkan satu subjek khusus

Pertaanyaan
yang efektif untuk setiap pertanyaan
adalah yang • Jika anda tidak melakukannya,
fokus
anda akan menghasilkan
jawaban yang tidak berarti

19
Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

• Jaga pertanyaan anda tetap

Pertaanyaan
yang efektif kepada subjek dan target
adalah yang • Jika jawaban melenceng dari
relevan
tujuan, sebaiknya upayakan agar
kembali ke fokus

20
Mengajukan Pertanyaan dalam Sesi Coaching

• Anda harus menonjolkan hal

Pertaanyaan
yang efektif yang positif dalam mengajukan
adalah yang pertanyaan, bukan karena anda
membangun harus terlihat menyenangkan,
tetapi karena hal itu akan
pertanyaan Anda menjadi lebih
efektif

21
Pertanyaan Eksploratif

Pertanyaan terbuka memberikan banyak

Pertanyaan
terbuka informasi karena memberikan kesempatan
kepada individu untuk menjelaskan hal
terpenting

Probing Probing questions digunakan untuk

Questions mengelaborasi secara lebih detil isu yang
tengah didiskusikan

22
Pertanyaan Tertutup vs Terbuka

Apa yang terjadi? Apa penyebab hal itu ?

Apakah perjalan anda lancar? Apa yang anda siapkan untuk

menyelesaikan perjalanan anda?

Apakah anda menyukai Dalam hal apa menurut anda bahwa

kandidatnya? kandidat ini sesuai dengan yang
kita inginkan?

Apakah meeting anda berjalan Apa yang terjadi dalam meeting?

dengan baik?

23
Beberapa Probing Questions
• Apakah Anda dapat lebih spesifik?
• Apakah Anda dapat memberikan contohnya
kepada saya?
• Apa yang terjadi kemudian?
• Apa contohnya?
• Menurut Anda, apakah yang menjadi
penyebabnya?
• Apakah Anda dapat memberitahukan kepada saya
secara detail?
24
Lima Langkah Coaching

Gambarkan Diskusikan Kenali dan

masalah penyebab catat solusi
kinerja secara masalahnya yang
profesional mungkin

Kembangkan Atur sesi

rencana lanjutan
tindakan
secara
spesifik

25
Gambarkan Masalah Kinerja
• Saat Anda menggambarkan permasalahan,
Gambarkan Anda harus lebih spesifik.
masalah • Tunjukkan level kinerja yang dapat diterima
kinerja (kuantitas atau kualitas) dan tunjukkan
secara secara langsung kepada karyawan jika
hasil mereka tidak sesuai dengan level
profesional
tersebut.
• Dengan mengacu ke data-data yang ada
dapat membantu Anda dalam menunjukkan
permasalahan yang ada kepada karyawan.
• Penting bagi Anda untuk membuka diskusi
ini dengan cara yang positif, bukan dengan
cara mengancam
26
Diskusikan Penyebab Masalahnya
• Tetap santai dan bersahabat
Diskusikan
• Kumpulkan seluruh informasi yang
penyebab
Anda dapatkan mengenai
masalahnya
permasalahan yang ada dengan
menanyakan pertanyaan terbuka
(pertanyaan umumnya dimulai dengan
kata-kata seperti “Bagaimana”, “Apa”,
“Siapa”, dan “Kapan”)
• Pertanyaan ini akan membawa Anda
semakin dekat dengan sumber
permasalahan

27
Diskusikan Penyebab Masalahnya
• Anda mungkin merasa inilah saatnya
Diskusikan
untuk menanyakan beberapa
penyebab
pertanyaan secara spesifik yang
masalahnya
dirancang untuk memperjelas dan
menunjukkan penyebabnya dengan
tepat
• Ketika karyawan mengungkapkan
kekhawatiran atau kefrustasian dalam
menjalani faktor-faktor yang tidak dapat
dikendalikannya, maka itulah saat yang
tepat bagi Anda untuk mendengarkan
dan menanggapi dengan empati.
28
Mendiagnosa Permasalahan Kinerja

Role Expectations
Permasalahan
kinerja
Kemampuan (Keterampilan dan
kebanyakan
Pengetahuan)
berkaitan
dengan satu Desain Pekerjaan
(atau lebih )
dari lima faktor
Lingkungan Kerja
berikut :

Masalah / Motivasi Pribadi

29
Mendiagnosa Permasalahan Kinerja

Role • Apakah karyawan mengetahui apa

Expectations yang diharapkan darinya? Apakah dia
mengetahui juga apabila terjadi
permasalahan?

Kemampuan • Apakah karyawan memiliki

(keterampilan keterampilan, kemampuan, dan bakat
dan yang diperlukan untuk melakukan
pengetahuan)
pekerjaannya? Apakah dia
mendapatkan mentor untuk dapat
melakukan pekerjaannya dengan baik?
30
Mendiagnosa Permasalahan Kinerja

Desain • Apakah karyawan memiliki alat dan

Pekerjaan sumber daya yang diperlukan untuk
melaksanakan pekerjaannya? Apakah
sistem yang ada telah mendukung
pencapaian kinerja yang baik?

• Apakah kinerja yang baik diberikan

Lingkungan
Kerja penghargaan? Apakah kinerja yang buruk
tetap di hargai? Apakah karyawan
diperlakukan dengan adil? Apakah kondisi
pekerjaan mendukung pencapaian kinerja
yang baik?

31
Mendiagnosa Permasalahan Kinerja

Masalah/ • Apakah ada permasalahan kehidupan

Motivasi pribadi karyawan yang mempengaruhi
Pribadi kinerjanya? Apakah sikap karyawan
telah menghalangi kesuksesan
karyawan tersebut dalam menerapkan
keterampilan dan kemampuannya?

32
Mengidentifikasi Solusi yang Mungkin

• Setelah Anda mengidentifikasi penyebab

Identifikasi dari masalah kinerja, Anda akan merasa
solusi-solusi perlu untuk memutuskan bagaimana
yang mungkin
memperbaikinya
• Karyawan merupakan orang yang terdekat
dengan permasalahan – maka tanyalah ide
mereka dan catat.
• Karyawan akan lebih sungguh-sungguh
dalam menyelesaikan permasalahan jika dia
dapat ikut memberikan solusinya.

33
Mengatur Sesi Lanjutan
• Mengatur tanggal untuk bertemu kembali,
Mengatur memberitahu karyawan bahwa Anda ingin
Sesi mengetahui bagaimana dia menerapkan
Lanjutan action plan yang telah direncanakan

• Pertemuan lanjutan memungkinkan Anda

dan karyawan memperoleh waktu bersama-
sama untuk mendiskusikan beberapa
kemajuan atau permasalahan dan
merencanakan tindakan selanjutnya.

34
Empat Jenis Kepribadian

Dominance Steadiness

Influencing Compliance

35
 Dominance

• Mereka senang mengendalikan lingkungan mereka

• They are direct, forceful, impatient, and can be extremely
demanding
• Ketika mereka dimotivasi secara negatif, mereka dapat
menjadi tidak patuh.
• Mereka tidak suka diberitahukan apa yang harus dilakukan.
• Mereka enggan melakukan tugas yang melibatkan hal-hal
yang harus dilakukan secara detail.
• Mereka cepat menjadi bosan dengan tugas-tugas yang rutin.

36
 Influencing

• Mereka tidak suka menangani detail yang kompleks

• Mereka lebih menyukai berhadapan dengan orang (people
oriented) daripada dengan tugas (tasks).
• Mereka senang membuat kesan yang baik dan lingkungan
yang mampu memberikan motivasi
• Mereka akan membicarakan apapun yang ada dalam
pikirannya dengan Anda
• Mereka memotivasi karyawannya dan senang membangkitkan
semangat mereka
• Ketika mereka di motivasi negatif, mereka akan cenderung
menjadi ngambek

37
 Steadiness

• Mereka senang bekerjasama dengan orang lain dalam

menjalankan tugas.
• Mereka sabar, dapat dipercaya, setia, namun cenderung resisten
terhadap perubahan yang terjadi secara mendadak dalam
lingkungan mereka
• Mereka menghargai langkah-langkah pendekatan yang
teratur/sistematis
• Mereka memberikan unjuk kerja yang konsisten, perilaku yang
dapat diprediksikan, dan cenderung stabil, menjaga keharmonian
lingkungan kerja
• Ketika mereka kehilangan motivasi mereka menjadi keras kepala,
suasana hatinya biasanya diekspresikan dalam bentuk
perlawanan yang pasif.
38
 Compliance

• Mereka cenderung hati-hati dalam bertindak serta menuntut

kualitas dan ketepatan
• Mereka menghargai kesempatan untuk melakukan perencanaan
yang seksama dan berhati-hati
• Mereka adalah pemikir yang kritis dan sangat teliti terhadap hal
detail
• Mereka siap meluangkan waktu untuk menganalisa situasi dan
menyukai sesuatu yang pasti, mereka berhati-hati dalam
menerima perubahan yang mendadak.
• Mereka senang mengikuti prosedur dan standar
• Ketika mereka termotivasi secara negatif, mereka menjadi sinis
atau mengkritik secara berlebihan.
39
 Strategi Coach untuk Dominance
• Ketika Anda berinteraksi dan berkomunikasi
dengan mereka, Anda harus jelas, langsung,
Dominance dan tepat sasaran (to the point).
• Hindari menjadi orang yang berbicara terlalu
banyak mengenai hal-hal di luar pekerjaan
• Biarkan mereka mengetahui Apa yang Anda
harapkan dari mereka. Jika Anda harus
memerintah mereka, berikan pilihan yang
memberikan kesempatan kepada mereka untuk
mengambil keputusan.
• Setujuilah kebutuhan mereka untuk melakukan
variasi dan perubahan. Jika memungkinkan,
berikan tantangan baru,

40
 Strategi Coach untuk Influencing
• Bertanyalah mengenai hal-hal yang terjadi
Influencing dalam kehidupan mereka di luar kantor
• Ajak mereka berbagi dengan Anda
mengenai cita-cita mereka baik cita-cita
profesional ataupun personal
• Satukan tujuan Anda dengan mimpi dan
cita-cita mereka
• Ciptakan suasana dan interaksi yang
demokratis dengan mereka

41
 Strategi Coach untuk Steadiness
• Berikan aturan spesifik dan kepastian dalam
bekerja
Steadiness
• Ketika menerapkan perubahan, pastikan untuk
memberikan gambaran yang sistematik.
Mereka perlu merasa aman.
• Yakinkan mereka bahwa Anda telah
memikirkan berbagai hal yang akan dilalui
sebelum perubahan dimulai. Sampaikan
rencana untuk menghadapi dan mengantisipasi
masalah yang mungkin akan terjadi.

42
 Strategi Coach untuk Compliance
• Berikan kesempatan untuk
mendemonstrasikan keahlian mereka
Compliance
• Berikan tugas yang menuntut ketelian
dan detil
• Berikan juga tugas yang menuntut
sistematika berpikir dan tindakan yang
tinggi, sebab mereka kuat dalam aspek
ini.

43
Recommended Further Readings

1. Marshal J. Cook, Effective Coaching, McGraw Hill

2. Jack Cullen and Len D’Innocenzo, Coaching to Maximize

Performance, Velocity Business Publishing

44
THANK YOU
BY NEEL PATEL

45