MATURITY LEVEL

SUPPLY CHAIN MANAJEMENT

(MANAJEMEN MATERIAL)
PT PEMBANGKITAN JAWA BALI
Oleh

Miftahul Huda
 Definisi Leveling Maturity

MATURITY Tingkat kematangan suatu proses bisnis

LEVEL :

LEVEL 1 Fire Fighting ( Menunggu & hanya tindakan Korektif )

LEVEL 2 Stabilizing (Bertindak sebatas merespon kejadian )

LEVEL 3 Preventing ( Ada Usaha untuk mencegah & melakukan perencanaan )

LEVEL 4 Optimizing ( Usaha Optimasi sumber daya )

LEVEL 5 Excellence ( Mencapai Keunggulan )

 AREA SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
(SCM)

• INVENTORI CONTROL & CATALOGER

• PENGADAAN (PURCHASING)

• PERGUDANGAN (WAREHOUSING)

• KPI (KEY PERFORMANCE INDICATOR)

 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

1. CATALOGUE : Sebuah sajian informasi detail dari sebuah material atau barang
yang menggambarkan secara jelas dan lengkap tentang
spesifikasi dan klasifikasi material yang terdokumentasi dalam
bentuk format yang teratur dan rapi

Data base catalog belum ada, data base material baru sebatas catatan-catatan manual atau
LEVEL 1
insidentil, belum terstruktur dan belum ada klasifikasi dengan baik

Data base catalog ada, terdokumentasi dalam komputerized, struktur dan klasifikasi cukup
baik, sudah menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, sudah
LEVEL 2
memenuhi 75 % dari transaksi material, kelengkapan spesifikasi 75%, duplikat 25 % dan
penulisan belum standart

Data base catalog ada, terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi
sudah baik, menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, sudah
LEVEL 3
memenuhi 75 % dari transaksi material, kelengkapan spesifikasi 75 %, duplikat 25 % dan
penulisan standart 75 %
Data base catalog ada, terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi
sudah baik, menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, sudah
LEVEL 4
memenuhi 90 % dari transaksi material, kelengkapan spesifikasi 90 %, duplikat 5 % dan
penulisan standart 90 %, Continuos Improvemen, Updated

Data base catalog ada, terdokumentasi dan terintegrasi dalam SIT, struktur dan klasifikasi
sudah baik, menjadi acuan atau sumber informasi dalam pengelolaan material, sudah
LEVEL 5
memenuhi 100 % dari transaksi material, kelengkapan spesifikasi 100 %, tidak ada duplikat
dan penulisan standart 100 %, Continuos Improvemen, Updated
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

2. MANAJEMEN USULAN Sistem pengelolaan usulan pengadaan barang atau jasa

PENGADAAN (RO) : yang sistematis, terencana, informatip, dan lengkap
sebagai dasar proses pengadaan
Usulan pengadaan (RO) sekedar dibuat, tidak terjadwal dan tidak ada unsur perencaan, penyerahan
ke bagian pengadaan tidak tepat waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau
LEVEL 1
TOR kurang lengkap > 50 %, rekap identifikasi berdasarkan input kebutuhan belum ada, proses
bisnis RO manual, dokumentasi belum ada, monitoring dan pengendalian belum ada

Usulan pengadaan (RO) sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat
waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR kurang lengkap > 25 %,
LEVEL 2
rekap dan identifikasi berdasarkan input kebutuhan belum ada, proses bisnis RO manual,
dokumentasi ada, monitoring dan pengendalian belum ada

Usulan pengadaan (RO) sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat
waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR kurang lengkap > 10 %,
LEVEL 3
rekap dan identifikasi berdasarkan kebutuhan belum ada, proses bisnis terintegrasi dan online
dalam SIT, dokumentasi ada, monitoring komputerized, fungsi pengendalian belum ada

Usulan pengadaan (RO) sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat
waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR kurang lengkap < 5 %,
LEVEL 4 rekap dan identifikasi berdasarkan kebutuhan sudah ada, proses bisnis terintegrasi dan online
dalam SIT, dokumentasi ada, monitoring terintegrasi dan online dalam SIT, fungsi pengendalian
sudah baik

Usulan pengadaan (RO) sudah terjadwal dan terencana, penyerahan ke bagian pengadaan tepat
waktu, usulan yg dikembalikan (konfirmasi ulang) spesifikasi atau TOR kurang lengkap 0 %, rekap
LEVEL 5 dan identifikasi berdasarkan kebutuhan sudah ada, proses bisnis terintegrasi dan online dalam SIT,
dokumentasi ada, monitoring terintegrasi dan online dalam SIT, fungsi pengendalian sudah baik,
continous improvement
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

3. APLIKASI Inplementasi atau Penerapan terhadap suatu Kebijakan

INVENTORY POLICY : perusahaan yang mengatur tentang pengelolaan material
yang meliputi metode pengendalian persediaan dan
metode pembelian, dengan mempertimbangkan criticality,
avaibility dan usage value dari setiap item materilal

LEVEL 1 Inventory Policy sudah ada, implemantasi belum ada

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah
LEVEL 2 dilaksanakan, Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan belum dilaksanakan,
rekomendasi-rekomendasi aplikasi belum ada, akurasi pengelompokan 50 %

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah
dilaksanakan, Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan sudah dilaksanakan, akurasi
LEVEL 3 pengelompokan 75%, rekomendasi-rekomendasi terkait perlakuan dari sisi inventory dan
pengadaan sudah ada. hasil analisa, pengeolahan data dan rekomendasi-rekomendasi terdokumen
dengan tertib, baik, dan ada approval, Implementasi terhadap rekomendasi-rekomendasi 50 %
Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah
dilaksanakan, akurasi pengelompokan 100%, Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan
LEVEL 4 sudah dilaksanakan, rekomendasi-rekomendasi terkait perlakuan dari sisi inventory dan
pengadaan sudah ada. hasil analisa, pengeolahan data dan rekomendasi-rekomendasi terdokumen
dengan tertib, baik, dan ada approval, Implementasi terhadap rekomendasi-rekomendasi 75 %

Pengelompokan material berdasarkan kreteria Criticality, Avaibility dan usage valaue sudah
dilaksanakan, Analisa dan pengolahan data hasil pengelompokan sudah dilaksanakan,
LEVEL 5 rekomendasi-rekomendasi terkait perlakuan dari sisi inventory dan pengadaan sudah ada. hasil
analisa, pengeolahan data dan rekomendasi-rekomendasi terdokumen dengan tertib dan baik, ada
approval, Implementasi terhadap rekomendasi-rekomendasi 100 %, continous improvement
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

4. APLIKASI SETTING Implementasi sistem perencanaan persediaan gudang

ROP & ROQ : dengan metode setting ROQ & ROQ.
ROQ = Jumlah material yang dipesan dalam setiap order
ROP = Jumlah tertentu sebagai acuan pemesanan ulang
Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy belum ada, setting
LEVEL 1
ROP/ROQ belum dilaksanakan

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting
LEVEL 2 ROP/ROQ 25 % sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan
belum ada, review dan pengendalian terhadap akurasi belum ada

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting
LEVEL 3 ROP/ROQ 50 % sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan
sudah ada, review dan pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, tingkat akurasi 85 %

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting
ROP/ROQ 75 % sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan
LEVEL 4
sudah ada, review dan pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, tingkat akurasi 90 %
updated

Rekomendasi setting ROP/ROQ berdasarkan kriteria inventory policy sudah ada, setting
ROP/ROQ 100 % sesuai rekomendasi, rekap dan identifikasi berdasarkan fungsi kebutuhan
LEVEL 5
sudah ada, review dan pengendalian terhadap akurasi setiap 6 bulan, tingkat akurasi 100 %
updated
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

5. ASSESMENT Suatu proses monitoring dan pengendalian terhadap

PERSEDIAAN GUDANG : kondisi persediaan gudang yang dilakukan secara
periodik, terprogram dan detail, mencakup nilai, alokasi
pemakaian dan rencana pemakaian.

LEVEL 1 Assesment terhadap persediaan gudang belum dilaksanakan

Assesment persediaan gudang sudah dilaksanakan, belum dijadwal, belum terprogram,

LEVEL 2
dilaksanakan untuk memenuhi permintaan insindentil

Assesment persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 4 bulan, data
LEVEL 3 terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal
pemakaian, belum dikomunikasikan ke pihak terkait, analisa dan evaluasi belum ada,

Assesment persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 4 bulan, data
LEVEL 4 terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal
pemakaian , ada analisa dan evaluasi, dikomunikasikan ke bidang terkait.

Assesment persediaan gudang sudah dilaksanakan secara rutin setiap 1 bulan, data
terdokumen dan tersaji dengan baik, mudah diakses, lengkap dengan alokasi dan jadwal
LEVEL 5
pemakaian, ada analisa dan evaluasi, dikomunikasikan ke bidang terkait, ada action plan dan
tindak lanjut terhadap hasil analisa dan eveluasi, ada improvement.
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

6. LAPORAN MANAJEMEN Suatu proses pelaporan terkait tentang kondisi dan

MATERIAL : kinerja pengelolaan material secara menyeluruh
sistematis dan terintegrasi.

LEVEL 1 Laporan manajemen material belum ada

Laporan manajemen material belum terjadwalkan secara rutin, hanya untuk

LEVEL 2
memenuhi permintaan insidentil

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, paling lambat tangal 7

LEVEL 3
bulan berikutnya, akurasi data 90 %, analisa dan evaluasi belum ada

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, paling lambat tangal 7

LEVEL 4 bulan berikutnya, akuarsi data 100% , ada analisa dan evaluasi, ada tindak lanjut,
hasil analisa terdokumen dan tersaji dengan baik, data base belum online

Laporan manajemen material dijadwalkan setiap bulan, paling lambat tangal 7

bulan berikutnya, akuarsi data 100% , ada analisa dan evaluasi, ada tindak lanjut,
LEVEL 5
hasil analisa terdokumen dan tersaji dengan baik, data base terintegrasi dan
online dalam SIT, ada improvement.
 AREA INVENTORY CONTROL & CATALOGER

7. OPTIMASI STOCK Identifikasi, review dan pemilahan secara fisik terhadap

MATERAIAL GUDANG : material persediaan gudang yang ≥ 2 tahun tersimpan
digudang, dengan tujuan untuk memastikan bahwa
barang –barang yang tersimpan digudang dalam kondisi
baik dan siap difungsikan, sehingga akan didapat
kondisi persediaan yang efisien dan efektive .

LEVEL 1 Identifikasi dan pemilahan belum dilaksanakan

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai
LEVEL 2 persediaan, lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 25 % , rekap data identifikasi belum
ada, action plan dan tindak lanjut belum ada

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai
LEVEL 3 persediaan, lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 50 % , rekap data identifikasi ada,
action plan dan tindak lanjut belum ada

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai
LEVEL 4 persediaan, lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 100 % , rekap data identifikasi ada,
laporan sudah dibuat, action plan dan tindak lanjut belum ada

Identifikasi dan pemilahan material berdasarkan terhadap status fungsi, status manfaat, nilai
persediaan, lama digudang, sudah dilaksanakan, progres 100 % , rekap data identifikasi ada,
LEVEL 5
laporan sudah dibuat, action plan sudah dibuat, sudah ada tindak lanjut pengahapusan atau
pemanfaatan unit
 AREA PENGADAAN

1. MANAGEMENT Sistem atau proses pengelolaan supplier yang meliputi data

SUPPLIER : base, evaluasi kinerja dan fungsi pembinaan terhadap
supplier dalam rangka mendukung kinerja pengelolaan
material.
Data suplyer sudah ada, data base manual, klasifikasi sesuai capability belum ada, identifikasi
LEVEL 1
secara detail belum ada, evaluasi kinerja dan monitoring performance belum ada

Data suplyer sudah ada, data base manual, klasifikasi sesuai capability belum spesifik per
LEVEL 2 jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail belum ada, evaluasi kinerja dan monitoring
performance belum terjadwal (insidentil)

Data suplyer sudah ada, data base komputerized, belum on line, klasifikasi sesuai capability
sudah spesifik per jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada, evaluasi kinerja
LEVEL 3 dan monitoring performance terprogram secara periodik, data evaluasi kinerja terdokumen
dengan baik, tertib dan ada approval, data suplyer dan data kinerja belum linked, fungsi
pembinaan terhadap supplyer belum ada

Data suplyer sudah ada, data base komputerized, on line antar komputer, klasifikasi sesuai
capability sudah spesifik per jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada,
LEVEL 4 evaluasi kinerja dan monitoring performance terprogram secara periodik, data evaluasi kinerja
terdokumen dengan baik, tertib dan ada approval, data suplyer dan data kinerja belum linked,
fungsi pembinaan terhadap supplyer sudah dilaksanakan tetapi belum secara terprogram

Data suplyer sudah ada, data base on line dan terintegrasi dalam SIT, klasifikasi sesuai
capability sudah spesifik per jenis barang atau jasa, identifikasi secara detail sudah ada,
LEVEL 5 evaluasi kinerja dan monitoring performance terprogram secara periodik, data evaluasi kinerja
terdokumen dengan baik, tertib dan ada approval, data suplyer dan data kinerja sudah linked,
fungsi pembinaan terhadap supplyer sudah dilakukan secara periodik dan terprogram
 AREA PENGADAAN

2. MONITORING DAN Proses monitoring dan pengendalian terhadap

PENGENDALIAN PROSES : setiap tahap proses pengadaan yang dilakukan
secara sistematis, terprogram dan menyeluruh
untuk memastikan efektifitas dan efisiensi proses.

Monitoring proses pengadaan belum dilaksanakan secara teratur, sistematis dan

LEVEL 1
menyeluruh, analisa dan evaluasi belum ada

Monitoring proses pengadaan dilaksanakan secara teratur, sistematis dan menyeluruh,

LEVEL 2
analisa dan evaluasi masih insidentil, data base manual

Monitoring proses pengadaan dilaksanakan secara teratur, sistematis dan menyeluruh,

LEVEL 3 analisa dan evaluasi sudah baik serta terdokumen dengan tertib, data base komputerized,
belum online dan belum terintegrasi

Monitoring proses pengadaan dilaksanakan secara teratur, sistematis dan menyeluruh,

LEVEL 4 analisa dan evaluasi sudah baik serta terdokumen dengan tertib, data base online dan
terintegrasi dalam SIT, updated

Monitoring proses pengadaan dilaksanakan secara teratur, sistematis dan menyeluruh,

LEVEL 5 analisa dan evaluasi sudah baik serta terdokumen dengan tertib, data base online dan
terintegrasi dalam SIT, updated, continous improvement
 AREA PENGADAAN

3. PERENCANAAN DAN Sistem atau proses perencanaan dan pelaksanaan proses

PELAKSANAAN pengadaan yang effektif, effisien dan terkendali dengan
mengacu kepada mekanisme dan aturan perusahaan
PROSES :
dalam rangka menjaga tingkat ketersediaan material yang
optimal untuk menunjang keandalan dan effisiensi unit
Proses pengadaan belum terjadwal dan terkendali secara baik dan sistematis, schedule proses
LEVEL 1 tidak ada, cheklis kelengkapan berkas administrasi belum ada, cheklis pendistribusian pengesahan
belum ada, monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang belum ada

Penjadwalan, pengendalian dan sistematika proses pengadaan kurang baik, schedule proses ada
50 %, cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 50 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada
LEVEL 2
50 %, monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang bersifat insidentil, analisa dan
evaluasi belum ada

Penjadwalan, pengendalian dan sistematika proses pengadaan cukup baik, schedule proses ada 75
%, cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 75 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada 75
LEVEL 3
%, monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang rutin mingguan, analisa dan evaluasi
belum konsisten (insidentil), ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan cukup baik (temuan < 10)

Penjadwalan, pengendalian dan sistematika proses pengadaan sudah baik, schedule proses ada >
90 %, cheklis kelengkapan berkas administrasi ada > 90 %, cheklis pendistribusian pengesahan ada
LEVEL 4
> 90 %, monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang rutin harian, analisa dan evaluasi
rutin bulanan, ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan sudah baik (temuan < 5)

Penjadwalan, pengendalian dan sistematika proses pengadaan sangat baik, schedule proses ada
100 %, cheklis kelengkapan berkas administrasi ada 100 %, cheklis pendistribusian pengesahan
LEVEL 5 ada 100 %, monitoring dan pengendalian levering kedatangan barang rutin harian, analisa dan
evaluasi rutin bulanan, ketaatan dan kepatuhan terhadap aturan sangat baik (tidak ada temuan),
continous improvement
 AREA PENGADAAN

4. APLIKASI SISTEM implemetasi kontrak jangka menengah atau panjang

KONTRAK PAYUNG : kepada supplier tertentu untuk memenuhi material yang
dibutuhkan yang sudah terprediksi penggunaannya dan
dikirim dengan jumlah dan waktu sesuai kebutuhan

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy belum dibuat dan
LEVEL 1
belum ada kontrak payung

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 2
dan kualitas rekomendasi belum optimal, implementasi sesuai rekomendasi 50 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 3
dan kualitas rekomendasi sudah optimal, implementasi sesuai rekomendasi 75 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 4
dan kualitas rekomendasi sudah optimal, updated implementasi sesuai rekomendasi 95 %

Rekomendasi material untuk dikontrak payung sesuai inventory policy sudah dibuat, akurasi
LEVEL 5 dan kualitas rekomendasi sudah optimal, updated implementasi sesuai rekomendasi 100 % ,
continous improvement
 AREA PERGUDANGAN

1. SCHEDULING DAN Melakukan monitoring, scheduling dan pengendalian

terhadap rencana kedatangan dan penerimaan
MONITORING
barang di gudang, dengan mengacu pada levering
KEDATANGAN BARANG : kedatangan dalam PO

Informasi kedatangan barang diterima secara lisan, rencana penerimaan barang belum
LEVEL 1 termonitoring, belum terjadwal dan data belum tersaji secara baik dan informatip,
dokumentasi belum dilaksanakan

Informasi kedatangan barang diterima secara manual berdasarkan PO atau kontrak,

LEVEL 2 monitoring dan scheduling terhadap rencana penerimaan barang dilaksanakan secara
insidentil, data belum tersaji secara baik dan informatip, dokumentasi belum dilaksanakan

Informasi kedatangan barang diterima secara SIT, monitoring dan scheduling terhadap
LEVEL 3 rencana penerimaan barang dilaksanakan secara terprogram dan periodik, dokumentasi data
belum tertib, data belum tersaji secara baik dan informatip,

Informasi kedatangan barang diterima secara SIT, monitoring dan scheduling terhadap
LEVEL 4 rencana penerimaan barang dilaksanakan secara terprogram dan periodik, dokumentasi data
baik dan tertib, data tersaji secara baik dan informatip, updated.

Informasi kedatangan barang diterima secara SIT, monitoring dan scheduling terhadap
LEVEL 5 rencana penerimaan barang dilaksanakan secara terprogram dan periodik, dokumentasi data
baik dan tertib, data tersaji secara baik dan informatip, updated, continuos improvement
 AREA PERGUDANGAN

2. PEMILAHAN DAN Pemisahan dan pemilahan terhadap material dalam

PEMISAHAN MATERIAL masa karantina meliputi material yang belum
diperiksa, sudah diperiksa (ditolak atau diterima) dan
KARANTINA :
material titipan

LEVEL 1 Belum ada pemisahan dan pemilihan

Pemisahan barang sudah dilaksanakan, satu area tanpa pembatas, belum ada identitas
LEVEL 2
pemisahan, daftar barang pada setiap area belum ada, kerapian dan estetika belum ada

Pemisahan barang sudah dilaksanakan, satu area dengan pembatas, ada identitas
LEVEL 3 pemisahan, ada list atau daftar barang pada setiap area, kerapian dan estetika sudah cukup
baik

Pemisahan dan pemilahan barang sudah dilaksanakan, pada area berbeda, ada identitas
LEVEL 4
pemisahan, ada list atau daftar barang pada setiap area, kerapian dan estetika sudah baik

Pemisahan dan pemilahan barang sudah dilaksanakan, pada area berbeda, ada identitas
LEVEL 5 pemisahan, ada list atau daftar barang pada setiap area, kerapian dan estetika sudah sangat
baik, continous improvement
 AREA PERGUDANGAN

3. IDENTITAS MATERIAL : Pemberian kode material, nama material, expire date,

satuan, golongan berbahaya, flamable dan identitas
yang lain

LEVEL 1 Identitas material belum ada

LEVEL 2 Identitas material sudah ada, belum baku, belum spesifik, tidak standart,

Identitas material sudah ada, sudah baku, sudah spesifik, sudah standart, identitas jelas dan
LEVEL 3
mudah dibaca, kerapian dan estetika cukup baik, duplikasi < 10 %

Identitas material sudah ada, sudah baku, sudah spesifik, sudah standart, identitas jelas dan
LEVEL 4
mudah dibaca, kerapian dan estetika baik, duplikasi < 5 %, updated

Identitas material sudah ada, sudah baku, sudah spesifik, sudah standart, identitas jelas dan
LEVEL 5 mudah dibaca, kerapian dan estetika sangat baik, duplikasi 0 %, updated, continous
improvement
 AREA PERGUDANGAN

4. STOCK COUNT Melaksanakan pemeriksaan harian terhadap kesesuaian

(OPNAME HARIAN) : SOH gudang antara fisik dan catatan (SIT) yang dilakukan
setiap hari pada akhir jam kerja atau awal jam kerja hari
berikutnya dan hanya dilakukan terhadap barang yang
bertransaksi atau ada mutasi (masuk atau keluar) pada
hari itu.
Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik
LEVEL 1
dan sistem, belum dilaksanakan

Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik
LEVEL 2 dan sistem, dilaksanakan untuk kebutuhan insidentil, belum terdokumen, penelusuran
penyebaab selisih belum dilakukan, selisih belum dilakukan journal

Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik
dan sistem, dilaksanakan secara terjadwal setiap hari, data terdokumen dengan baik,
LEVEL 3
penelusuran penyebab selisih tidak langsung dilakukan, selisih tidak langsung dilakukan
journal

Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik
dan sistem, dilaksanakan secara terjadwal setiap hari, data terdokumen dengan baik,
LEVEL 4
penelusuran penyebab selisih langsung dilakukan, selisih langsung dilakukan journal, ada
analisa dan evaluasi

Pengecekan dan pemeriksaan harian untuk kesesuaian antara jumlah material secara fisik
dan sistem, dilaksanakan secara terjadwal setiap hari, data terdokumen dengan baik,
LEVEL 5
penelusuran penyebab selisih langsung dilakukan, selisih langsung dilakukan journal, ada
analisa dan evaluasi, continous improvement.
 AREA PERGUDANGAN

5. PROSEDUR TATA Suatu pedoman baku yang mengatur tentang tata laksana
LAKSANA pergudangan secara menyeluruh untuk mendukung
tercapainya pengelolaan material efisien dan efektive.
PERGUDANGAN :

LEVEL 1 Prosedur Baku Tata Laksana pergudangan belum ada

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, belum baku, belum menyeluruh, sulit
LEVEL 2
diakses, aplikasi 50 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, belum menyeluruh,
LEVEL 3
mudah diakses, aplikasi 75 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, sudah menyeluruh,
LEVEL 4
mudah diakses, updated, aplikasi 100 %.

Prosedur Baku Tata Laksana Pergudangan sudah ada, sudah baku, sudah menyeluruh,
LEVEL 5
mudah diakses, updated, aplikasi 100 %, ada improvement.
 AREA PERGUDANGAN

Rangkaian proses perencanaan dan proses

6. PERENCANAAN DAN PROSES pelaksanaan transaksi pergudangan yang
PELAKSANAAN TRANSAKSI meliputi penerimaan dan pengeluaran material,
PERGUDANGAN (IN & OUT) : yang effektif, effisien dan terkendali dengan
mengacu kepada mekanisme dan aturan yang
berlaku.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang belum terencana dengan baik, tidak
LEVEL 1
tercatat, tidak ada monitoring, tidak ada pengendalian, data base transaksi manual

Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang sudah erencana dengan baik,
LEVEL 2 tercatat, monitoring dan pengendalian masih insidentil, data base transaksi komputerized,
transaksi tidak on schedule > 25 %

Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang terencana dengan baik, tercatat,
LEVEL 3 terdokumen, ada monitoring, ada pengendalian, data base trasaksi SIT, transaksi diluar SIT <
10 %, transaksi tidak on schedule < 10 %

Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang terencana dengan baik, tercatat,
LEVEL 4 terdokumen, ada monitoring, ada pengendalian, data base trasaksi SIT, transaksi diluar SIT <
5 %, transaksi tidak on schedule < 5 %

Transaksi penerimaan dan pengeluaran barang gudang terencana dengan baik, tercatat,
LEVEL 5 terdokumen, ada monitoring, ada pengendalian, data base trasaksi SIT, transaksi diluar SIT 0
%, transaksi tidak on schedule 0 %
 AREA PERGUDANGAN

Sistem penanganan, pengelolaan, monitoring dan

7. PENANGANAN DAN pengendalian terhadap material dead stock, material
PENGELOLAAN obsolete stock dan material return (pengembalian
MATERIAL DEAD STOCK, bekas pakai) secara sistematis, terprogram dan
OBSELETE STOCK DAN terdokumen untuk menunjang tercapainya efisiensi
MATERIAL RETURN : dan efektifitas pengelolaan pergudangan
Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,
LEVEL 1
obsolete stock dan material bekas pakai dan return material bekas pakai belum dilaksanakan

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,

LEVEL 2 obsolete stock dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan
tetapi masih bersifat insidentil, data belum tersaji dengan baik.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,

LEVEL 3 obsolete stock dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan
secara sistematis dan terprogram, data tersaji dengan baik, belum terintegrasi dalam SIT.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,

LEVEL 4 obsolete stock dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan
secara sistematis dan terprogram, data tersaji dengan baik, terintegrasi dalam SIT, updated.

Penanganan, pengelolaan, monitoring dan pengendalian terhadap material dead stock,

obsolete stock dan material bekas pakai dan return material bekas pakai sudah dilaksanakan
LEVEL 5
secara sistematis dan terprogram, data tersaji dengan baik, terintegrasi dalam SIT, updated.
continuos improvement
 KEY PERFORMANCE INDICATOR
(KPI)

1. PERPUTARAN MATERIAL Indicator kinerja manajemen material dari sisi

(TURN OVER RASIO) : perspective financial, dengan mengukur tingkat
efektifitas dan akurasi perencanaan kebutuhan,
persediaan dan pemebelian terhadap realisasi
pemakaian, yaitu perbandingan antara total
realisasi biaya pemakaian material gudang
terhadap saldo rata-rata persediaan gudang, dalam
satu periode (1 tahun) dengan satuan kali (X),
tetapi tidak termasuk material cadang jangka
panjang (Strategic Spares)

LEVEL 1 Pencapaian terhadap target ≤ 25 %

LEVEL 2 Pencapaian terhadap target 50 %

LEVEL 3 Pencapaian terhadap target 80 %

LEVEL 4 Pencapaian terhadap target 100 %

LEVEL 5 Pencapaian terhadap target ≥ 120 %

 KEY PERFORMANCE INDICATOR
(KPI)

2. SERVICE LEVEL Indicator kinerja untuk mengukur tingkat ketersediaan

MATERIAL : material terhadap kebutuhan material, yaitu perbandingan
antara jumlah permintaan material yang terlayani tepat
waktu (on schedule) terhadap total permintaan material
dalam satu periode (1 bulan) dengan satuan %

LEVEL 1 Pencapaian < 25 %

LEVEL 2 Pencapaian 50 %

LEVEL 3 Pencapaian 80 %

LEVEL 4 Pencapaian 90 %

LEVEL 5 Pencapaian 100 %

 KEY PERFORMANCE INDICATOR
(KPI)

3. PURCHASE Indicator kinerja untuk mengukur tingkat produktivitas dan

EFFECTIVENES : efetifitas proses pengadaan material, yaitu perbadingan
antara jumlah item realisasi proses pengadaan terhadap total
item usulan pengadaan material dalam satu periode (1 bulan
atau komulatip 1 tahun) dalam satuan %

LEVEL 1 Pencapaian < 25 %

LEVEL 2 Pencapaian 50 %

LEVEL 3 Pencapaian 80 %

LEVEL 4 Pencapaian 90 %

LEVEL 5 Pencapaian 100 %

 KEY PERFORMANCE INDICATOR
(KPI)

4. PENURUNAN INVENTORY Indicator kinerja untuk mengukur program

LEVEL PERSEDIAAN optimalisasi persediaan gudang, yaitu
perbandingan antara total penurunan nilai
DEAD STOCK :
persediaan dengan jumlah nilai persediaan awal
(≥ 2 tahun di gudang) (base line) dalam satu periode (1 tahun) dalam
satuan %, khusus untuk material yang tersimpan
digudang ≥ 2 tahun, dengan memperhitungkan
minimum stock, strategic spares, dead stock dan
obselet stock.

LEVEL 1 Pencapaian terhadap base line ≤ 15 %

LEVEL 2 Pencapaian terhadap base line 25 %

LEVEL 3 Pencapaian terhadap base line 50 %

LEVEL 4 Pencapaian terhadap base line 75 %

LEVEL 5 Pencapaian terhadap base line 100 %