TOPIK 5

PROSES KERJA &

KEGIATAN
PUBLIC RELATIONS
MATA KULIAH : PUBLIC RELATIONS
TUJUAN KEGIATAN PUBLIC RELATIONS

Menciptakan hubungan yang harmonis antara

organisasi dengan publiknya. Hal ini dapat terwujud
jika terdapat pertukaran pendapat atau informasi
diantara keduanya, dimana dalam masyarakat
kompleks seperti sekarang ini tidak mungkin dapat
dengan mudah terjadi tanpa direncanakan dan
diupayakan.

Merencanakan dan mengupayakan terjadinya

hubungan yang harmonis, serasi dan sesuai seperti
yang dimaksudkan di atas, sepenuhnya merupakan
tugas dari pelaksana public relations.
4 TAHAP PROSES KERJA PUBLIC RELATIONS
(Menurut Cutlip dan Center)

1. RESEARCH (PENELITIAN)
Pada tahap ini, pelaksana public relations melakukan
penelitian tentang pendapat, sikap dan reaksi dari individu-
individu yang berkepentingan dengan tindakan serta
kebijaksanaan organisasi melalui pengamatan dan
mendengarkan. Kemudian masukan-masukan yang
diperoleh dievaluasi serta mengukurnya baik secara
kualitatif dan kuantitatif terhadap organisasi, mengenai :
Kebijaksanaan, kepegawaian, pelayanan, kualitas produk,
dsb.

Pada tahap ini, juga mencakup tugas menentukan fakta-

fakta yang berkaitan dengan organisasi.
2. PLANNING (PERENCANAAN)
Tahap ini diperlukan untuk menyusun daftar masalah yang
diperoleh dari hasil research. Setelah itu diputuskan
langkah-langkah apa yang dapat diambil untuk mengatasi
masalah yang ada. Untuk itu dibutuhkan suatu pemikiran
dan kreativitas pelaksana public relations dalam mencari
solusi masalah yang dihadapi.

Tahap ini pula mencakup untuk membawa sikap, pendapat,

gagasan dan reaksi-reaksi khalayak ke dalam
kebijaksanaan serta program-program yang dibuat oleh
organisasi melalui program-program serta kegiatan-kegiatan
yang dibuat oleh pelaksana public relations. Dengan
demikian, memungkinkan organisasi merumuskan
program/kegiatan yang sesuai dan sejalan dengan aspirasi
dan kepentingan publik.
Tujuan Organisasi Perusahaan, yakni :
 Mendapat keuntungan & penghargaan
 Mempunyai arti bagi lingkungan
 Mendapat dukungan
 Dihormati oleh masyarakat
 Menyediakan produk yang diperlukan dan diinginkan oleh
masyarakat.

Perencanaan Program Public Relations,mencakup :

 Menetapkan tujuan (apa yang akan dicapai dalam program
tersebut)
 Mengorganisir siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan
program tersebut; kapan pelaksanaannya; dimana tempat
pelaksanaannya.
 Menetapkan metode (bagaimana cara pelaksanaannya
menyangkut peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan)
 Hal-Hal yang perlu diperhatikan agar perencanaan
berjalan dengan baik & lancar, yakni :

 A Searching Look Backward, yaitu penelusuran masa lampau

untuk menetapkan faktor-faktor yang memegang peranan
penting dalam situasi yang sedang terjadi dengan melihat
keberadaannya.
 A Deep Look Inside, yaitu penelaahan terhadap fakta-fakta dan
pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan
organisasi.
 A Wide Look Around, yaitu melihat kecenderungan-
kecenderungan yang ada dengan melihat berbagai aspek,
seperti politik, sosial, ekonomi.
 A Long, Long Look ahead, yaitu untuk apa tujuan dan
pelaksanaan program organisasi ditentukan.
3. COMMUNICATION (KOMUNIKASI)

Pada tahap ini, pelaksana public relations melakukan tindakan /

aktivitas nyata berupa kegiatan komunikasi dengan
melaksanakan bentuk-bentuk komunikasi yang dapat digunakan,
seperti :
• Komunikasi Antar Personal
• Komunikasi Antar Kelompok
• Komunikasi Media Massa

Tindakan / aktivitas yang dikomunikasikan adalah tentang

kebijaksanaan, sikap dan program perusahaan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
4. EVALUATION (EVALUASI)

Evaluasi merupakan tahap akhir dari satu proses kerja/kegiatan

public relations dimana para pelaksana public relations menilai
hasil atau akibat dari program yang telah dilaksanakan, serta
menilai efektivitas dari teknik-teknik yang telah digunakan.

Pada tahap ini akan dinilai kegiatan-kegiatan yang telah

dilaksanakan, apakah sesuai dengan rencana atau tidak. Atau
apakah kegiatan yang telah dilaksanakan dapat mengatasi
masalah yang ada. Apabila belum mencapai tujuannya, maka
perlu dikaji kembali dan memasuki tahap pertama kembali.
JENIS-JENIS KEGIATAN PUBLIC RELATIONS

 Jenis Kegiatan dalam Internal Relations, yaitu :

1) Literatur
Kegiatan yang dititikberatkan untuk dibaca. Jadi bentuknya
berhubungan dengan media yang tercetak. Contoh : buku, majalah,
brosur, dsb.
2) Dokumentasi
Pengadaan dokumentasi dilakukan sebagai sarana untuk
menyimpan data-data yang pada suatu waktu dapat dimanfaatkan.
Dapat dengan membuat suatu perpustakaan dan menyimpan surat-
surat yang berharga.
3) Papan Informasi
Papan informasi ini dibuat agar para karyawan dapat membaca dan
mengerti semua informasi baik berupa instruksi maupun kebijakan-
kebijakan baru yang dibuat oleh pimpinan.
4) Kotak Saran
Pembuatan kotak saran ini dimaksudkan untuk meminta
input dari para karyawan mengenai kegiatan dan kebijakan
yang dibuat organisasi/lembaga.
5) Kegiatan Protokoler
Pada beberapa organisasi tertentu, kegiatan protokoler
dilaksanakan oleh pelaksana public relations. Fungsi
pelaksana public relations dalam kegiatan ini adalah untuk
mengatur acara dan tata cara yang akan dilakukan oleh
pimpinannya ataupun ada pejabat dari atasannya yang akan
hadir pada acara yang dibuat organisasinya.
 Jenis Kegiatan dalam External Relations, yaitu :

1) Penerangan
Kegiatan mengkomunikasikan sesuatu berdasarkan fakta-
fakta. Komunikasinya bersifat satu arah. Untuk lebih
terperinci, kegiatan penerangan bisa berupa : pemberian
keterangan dengan maksud orang lain menjadi tahu, baik
secara langsung (tatap muka) maupun tidak langsung.
Contoh : Secara langsung (dengan penyampaian pidato),
Secara tidak langsung (melalui media, surat kabar, majalah
atau televisi)
2) Peragaan
• Peragaan dengan menampilkan bentuk asli produk atau
barang/jasa yang dihasilkan perusahaan.
• Peragaan dengan menampilkan dalam bentuk tiruannya.
3) Publisitas
Tujuan diadakannya publisitas adalah untuk memperoleh
penghargaan, kemauan yang baik yang keseluruhannya
bermuara pada pencapaian popularitas. Pelaksanaan
publisitas dapat dilakukan dengan handout yaitu
memberikan berita yang sudah matang yang disiarkan
melalui release atau dengan “Stunt” yaitu menciptakan suatu
peristiwa yang kemudian menarik media massa untuk
memberitakannya. Jadi sifatnya merekayasa suatu kegiatan
dan mampu menarik media massa.
4) Pameran
Tujuan utama untuk mengadakan pameran adalah untuk
mengenalkan, melihat, mengetahui dan mengerti akan hal-
hal mengenai kegiatan perusahaan terutama sekali hasil
produk dan pelayanannya.
 Bentuk-Bentuk Pameran, berupa :
• Banquet, yaitu bentuk pertemuan ramah tamah dimana
hadirin duduk menghadap meja panjang yang penuh
dengan makanan yang diselingi dengan pidato atau
penerangan tentang cara membuat makanan yang
dipamerkan. Di sini pengunjung diperbolehkan mencicipi
makanan dengan maksud agar pengunjung tertarik untuk
membeli.
• Bazaar (Fancy Fair), dilakukan untuk memamerkan
produk-produk yang bisa langsung dibeli. Biasanya hasil
karya tangan, baik makanan, kerajinan tangan, dan
sebagainya.
• Exibition, biasanya memamerkan hasil karya kesenian dan
kerajinan hasil bumi, juga kerajinan tangan.
• Show, pada hakekatnya sama saja dengan pameran lain,
hanya saja bentuknya lebih kecil dan khusus seperti
fashion show. Selain pameran juga ada kegiatan jual-beli.
• Fair, pelaksanaan pameran ini sama saja dengan yang
lainnya, hanya yang membedakan pada fair ini
dilengkapi dengan hiburan-hiburan yang menarik
pengunjung, seperti Jakarta Fair.
• Festival, biasanya mengandung kegiatan yang bersifat
meriah dan untuk bersenang-senang, seperti : Festival
Tarian Daerah.
• Market, dilaksanakan pada waktu tertentu dimana
disediakan barang-barang untuk dijual kepada umum.
Kegiatannya seperti pasar murah.
5) Membina Hubungan dengan Pers, yaitu :
 Press Room, yaitu pelaksana public relations menyiapkan
ruangan untuk para wartawan yang telah menjadi mitra kerja
organisasinya.
 Press Clipping, yaitu kegiatan yang dikumpulkan untuk
mengumpulkan berita-berita yang telah dimuat oleh surat
kabar.
 Press Release, yaitu salah satu kegiatan publisitas untuk
mempermudah para wartawan mendapatkan informasi yang
aktual dari organisasi / lembaga di satu pihak dan di lain pihak
public relations memberikan informasi yang akurat kepada
pihak wartawan sehingga tidak terjadi kesalahpahaman atau
kesimpangsiuran antara organisasi dan publik.

6) Sponsor
Yaitu sumber ketetapan suatu aktivitas untuk mendapatkan
keuntungan timbal balik bagi kedua belah pihak.
Syarat / Aturan Release, adalah :

 Mengandung nilai berita (news value), yaitu berita harus menarik

umum karena pentingnya bagi hidup sehari-hari (significancy),
dan kejadian berlangsung dalam lingkungan setempat
(proximity) serta berita yang benar (possibility)
 Faktanya aktual, memberitakan hal yang baru-baru saja terjadi.
 Mengandung unsur berita, yaitu unsur berita meliputi peristiwa
apa (what), pelaku peristiwa (who), tempat peristiwa (where),
waktu kejadian (when), penyebabnya (why), seperti apa (how),
atau aspek apakah berita itu layak disiarkan atau tidak
(keamanan)
 Disusun dalam piramida terbalik, yaitu sebutkan apa yang
terpenting dari peristiwa yang akan disampaikan, kemudian
diikuti oleh informasi yang kurang penting.
 Disusun dalam kata-kata umum, yaitu dengan menggunakan
bahasa yang simpel, singkat dan ringkas.
Klasifikasi Program Public Relations

 Program Public Relations yang preventif, adalah suatu

program yang direncanakan untuk mencegah terjadinya hal-hal
yang tidak diinginkan oleh organisasi.

 Program Public Relations yang remedial, adalah program

yang direncanakan atau dirancang untuk mengadakan usaha-
usaha perbaikan pada situasi dan kondisi yang ada saat itu.
- THANK YOU -