Perencanaan Program Kerja Humas

Pertemuan ke 5
Oleh : Raisha Annisa Hutapea M.I.Kom
 Perencanaan
Program Kerja Humas/Public Relation
Secara umum, pengertian dari perencanaan program kerja
HUMAS terdiri dari perencanaan komunikasi baik keluar mampun ke
dalam untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu, perencanaan HUMAS
berhubungan erat dengan limat unsure penting:
a. Perencana, yaitu manajer dan actor lapangan
b. Perencanaan kerja HUMAS, hal ini berkaitan dengan fungsi, teknis
dan metode.
c. Wujud rencana kerja HUMAS, hal ini berhubungan dengan produk
kerja HUMAS dan pernyataan mengenai apa yang telah dikerjakan.
d. Perencanaan kerja HUMAS dan alasan kenapa harus dilakukan,
baik sebagai reaksi atau proaksi.
e. Manfaat perencanaan kerja HUMAS, untuk tujuan mengefektifkan
koordinasi
 Berkaitan dengan proses perencanaan program kerja Scott M.
Cutlip dan Allen H. Center, yang dikutip oleh Rosadi Ruslan
mengatakan bahwa terdapat beberapa tahapan atau langkah pokok yang
menjadi landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja
keHUMASan adalah sebagai berikut:
a. Penelitian dan Mendengarkan (Research-Listening)
Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan
opini, sikap dan relasi dan mereka yang berkepentingan dengan aksi
dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru
dilakukan evaluasi terhadap fakta-fakta dan informasi yang masuk
untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan
ditetapkan fakta dan informasi yang berkaitan langsung dengan
kepentingan organisasi. Secara sederhana pada tahap ini ingin
mempertanyakan, apa masalahnya.?
b. Perencanaan dan pengambilan keputusan (Planning-Decision)
Dalam tahap ini, sikap, ide, opini, dan reaksi yang berkaitan
dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang
sejalan dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang
berkepentingan mulai diberikan. Sedangkan pada tahap ini ingin
mempertanyakan apa yang dapat dikerjakan.?
c. Mengkomunikasikan dan Melaksanakan (Communication-Action)
Dalam tahap ini, informasi yang berkenaan dengan langkah
yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-
kesan yang secara efektif dapat pempengaruhi pihak-pihak yang
dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan penuh.
Sehingga pertanyaan yang muncul adalah apa yang telah dilakukan dan
mengapa begitu ?
d. Mengevaluasi (evaluation)
Pada tahap ini, pihak HUMAS melakukan penilaian terhadap
hasil-hasil sementara dari program-program kerja atau aktivitas
HUMAS yang telah dilaksanakan. Termasuk menilai keefektifan dari
teknik manajemen dan komunikasi yang telah diterapkan.

Dari empat proses pelaksanaan HUMAS tersebut Nampak

jelas bahwa proses perencanaan merupakan bagaian yang turut andil
dalam menerapkan beberapa aspek penting dalam pelaksanaan
keHUMASan. Langkah-langkah ini sangat mungkin dilakukan dalam
proses perencanaan progam HUMAS dalam lembaga pendidikan.
 Hal-hal yang diperhitungkan dalam
Perencanaan Humas
a. Sumber Komunikasi
Actor HUMAS harus mengidentifikasi siapa kiranya orang yang
paling tepat untuk melaksanakan kegiatan komunikasi tersebut, yang
berkaitan dengan kejujuran, kompetensi dan kecakapannya, serta
profesionalismenya.
b. Pesan Komunikasi
Dalam penyebaran pesan komunikasi, penyataan atau gagasan
yang bagaimana akan disampaikan, serta maksud dan tujuan yang akan
dicapai. Apakah pesan yang akan disampainkan telah sesuai dengan
bahasa komunikan, adat, dan system kepercayaan yang di anutnya, mata
pencaharian dan tingkat pendidikan.
c. Media Komunikasi
Di lain pihak, seorang actor HUMAS harus memikirkan juga
terhadap penggunaan media komunikasi massa yang paling cocok dipakai
untuk menyampaikan serta menyebarkan pesan komunikasi kepada
public, seperti radio, surat kabar, TV dan lainnya. Oleh karenanya
seorang actor sangat perlu untuk dapat memahami sedikit banyak
kelemaan dan keunggulan dari masing-masing media yang digunakannya.
d. Sasaran Komunikasi
Pada hal ini, HUMAS harus memikirkan secara teliti terkait
dengan sasaran yang hendak ia targetkan. Apakah sasaran tersebut adalah
orang yang berada di dalam organisasi, seperti karyawan, atau berada di
luar, seperti masyarakat luas.

e. Biaya komunikasi
Pembiayaan juga tidak kalah pentingnya untuk difikirkan sejak
awal dari perencanaan program. Beriktu ini adalah alasan penting
anggaran dalam HUMAS:
1) Untuk mengetahui apa sajar yang memerlukan biaya dalam kegiatan
HUMAS.
2) Untuk mengetahui kompensasi apa saja yang diperlukan dalam program
HUMAS.
3) Memiliki relevansi antara suatu kegiatan dengan perkiraan biaya,
anggaran menyangkut jenis-jenis tugas yang diselenggarakan, yang
dilanjutkan dengan membuat jadwal kerja.
4) Anggaran membentuk suatu disiplin bagi pengeluaran, sehingga tidak
berlebihan.
5) Untuk kepentingan evaluasi hasil, apakah capaian yang hasilkan
sebanding dengan besaran anggaran yang direncanakan.
 Menyusun Rencana Program Humas
Setelah dilakukan analisis perencanaan program, langkah selanjutnya yang harus dilakukan oleh
HUMAS adalah menyusun rencana program kerja. Secara aplikatif, program kerja yang disusun
harus telah tergambar di awal bahwa kegiatan tersebut akan dilakukan secara terus menerus dan
kronologis. Sedangkan program kerja HUMAS dapat disusun dalam dua kategori:
a. Program kerja rutin
Kegiatan kerja rutin adalah kegiatan yang dilakukan secara terus menerus dan kronologis, adapun
program kerja yang tergolong dalam kegiatan rutin adalah:
1) Menerbitkan pers release setiap kegiatan dilembaga pendidikannya.
2) Menerbitkan media cetak internal, dapat berbentuk bulletin/warta.
3) Memasukkan berita tentang kegiatan dilingkungan lembaganya ke web tertentu.
4) Mendokumentasikan dan mempublikasikan kegiatan-kegiatan yang layak dipumblikasikan
dilingkungan lembaga pendidikannya.
5) Mengumpulkan, mengelolah informasi tentang kegiatan dan kebijakan pendidikannya
kepada media massa cetak mampun elektronik.
6) Melayani wartawan dari media massa cetak dan elektronik yang ingin memperoleh
informasi tentang kegiatan dan suatu kebijakan pimpinan yang layak dipublikasikan.
7) Menyampaikan segala usul dan saran yang diperoleh public intern maupun ekstern.
8) Menerbitkan buku kumpulan dokumentasi yang telah dikumpulkan dari berbagai macam
kegiatan dilingkungan pendidikannya.
9) Mengekspos pemikiran-pemikiran para pakar dan guru besar lembaga pendidikan tersebut
kemedia massa.
b. Program kerja insidentil
Program kerja insedentil adalah kegiatan yang dilaksanakan pada periode tertentu. Program kerja ini
pada prinsipnya membantu pelaksanaan semua program kerja yang dilaksanakan kantor pusat dalam bidang
komunikasi dan publikasi untuk semua warga pendidikan tersebut maupun masyarakat luas. Berikut ini adalah
program kerja yang tergolong insedentil.
1) Mengusulkan dan menyelenggarakan pembentukan forum antar HUMAS ditingkat sekolah atau regional.
2) Menyelenggarakan konfrensi pers dengan wartawan dan media cetak.
3) Meningkatkan keterampilan staf HUMAS melalui pelatihan kehumasan dan kursus klain yang terkait
dengan kerja HUMAS.
4) Menambah personel staf HUMAS sesuai kebutuhan.
5) Mengusulkan kepada pimpinan akan independensi anggaran.
6) Membuat profil lembaga pendidikannya di media.
7) Menambah alat kerja yang mendukung kinerja HUMAS.
8) Merancang open house bagi public.
9) Meluruskan berita-berita miring tentang organisasinya di media.
10) Membuat statistic pelayanan informasi dan kehumasan.
11) Menyusun layanan informasi tatap muka internal.
12) Mengumpulkan isu tentang hubungan personalia.
13) Membuat foto, spanduk dan meningkatkan hubungan antar personalia.
14) Mengumpulkan isu tentang kelembagaan.
15) Mengelola isu public intern dan ekstern.
16) Mengelolah dan menganalisis isu hubungan personalia.
 Tiga aspek keHUMASan ini harus dilakukan secara total
jika pekerjaan HUMAS akan dapat berjalan secara optimal, efektif
dan berkelanjutan :
1) Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik
secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran.
2) Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa,
penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat
pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.
3)Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto,
transkip pidato dan lainya.
 Media Humas dan Peralatan Kerja Humas
a. Media pers (press)
Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di
masyarakat secara umum, baik yang berskala regional maupun nasional atau
bahkan internasional, koran-koran gratis, majalah-majalah, yang diterbitkan
secara umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu;
buku-buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan
tahunan dari berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
b. Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter.
c. Radio
Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang berskala
lokal, nasional hingga internasional baik yang dipancarkan secara luas
maupun yang dikemas secara khusus.
d. Televisi
Televisi sebagai media humas tidak hanya televisi nasional atau
regional tapi juga televisi internasional, termasuk pula sistem-sistem teletex.
e. Pameran (exhibition)
f. Bahan-bahan cetakan (printed material)
Yakni berbagai macam bahan cetakan yang bersifat
mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai
bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.
g. Penerbitan buku khusus (sponsored books)
Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja mengenai
seluk-beluk organisasi, petunjuk lengkap mengenai cara penggunaan
produk-produknya atau bisa juga mengenai keterangan tentang
berbagai aspek yang berkenaan dengan produk atau organisasi itu
sendiri.
h. Surat langsung (direct mail)
Surat humas seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh atau
pribadi-pribadi tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam
lembaga yang sekiranya relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat
umum.
i. Pesan-pesan lisan (spoken words)
Penyampaian pesan humas juga bisa dilakukan melalui
komunikasi langsung atau tatap muka.
j. Pemberian sponsor (sponsorship)
Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan humasnya
melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu
acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan
sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor ini juga sering dilakukan dalam
rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha pemasaran.
k. Jurnal organisasi (house jurnals)
Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja
dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.
l. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity)
Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter
organisasinya. Ciri khas organisasi atau identitas perusahaan ini sengaja
diciptakan untuk mengingatkan khalayak atas keberadaan dari organisasi
yang bersangkutan.
m. Bentuk-bentuk media humas lainnya
Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada
kemasan produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka bukanlah
binatang ekonomi yang semata-mata mengejar keuntungan.