PENYUSUNAN PROGRAM HUMAS

KATA PENGANTAR


Segala puji bagi Allah yang telah memberikan kepada penulis nikmat dan rahmat-Nya
sehingga pada kesempatan ini penulis dapat menulis sebuah tulisan yang pembahasannya
adalah Peancanaan Dan Penyusunan Anggaran Humas
Dan juga ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya penulis ucapkan kepada dosen
pembimbing karena dengan pemberian tugas ini penulis dapat berpikir dan menambah
wawasan dalam perkuliahan. Dengan lahirnya pembahasan Peancanaan Dan Penyusunan
Anggaran Humas ini semoga dapat memberikan manfaat bagi para pembaca nantinya.
Sehingga dapat menambah wawasan yang lebih luas tentang permasalahan sistem hukum
yang ada di Negara kita ini yaitu Indonesia.
Tak ada gading yang tak retak, ini adalah ungkapan yang paling tepat penulis
ucapkan kepada para pembaca, demi kesempurnaan tulisan ini. Oleh karena itu kritik dan
saran yang paling penulis harapkan yang bisa mengoreksi diri dalam pembuatan tulisan,
terimakasih.

Pekanbaru, 15 Desember 2010
Penulis


Rinaldy






DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR..................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN......................................................................... 1
a. Latar Belakang ....................................................................... 1
b. Rumusan Masalah................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN............................................................................ 2
a. Alasan Perancanaan Program Humas.................................. 2
b. Analisa Biaya Program Humas.............................................. 8
c. Strategi Penyusunan Anggaran Humas................................ 11
BAB III KESIMPULAN ............................................................................. 12
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................... 13














BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Langkah pertama dalam perencanaan program komunikasi adalah menganalisis dan
merumuskan masalah yang dihadapi. Kemudian merumuskan strategi, di mana dilakukan
pemilihan media atau saluran komunikasi yang tepat sesuai dengan siapa khalayak yang
hendak dijangkau dan apa tujuan yang akan dicapai.
Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator,
Program Dokumenter.
Penyusunan biaya atau penganggaran (budgeting) dilakukan departemen PR dilakukan
untuk meramalkan seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program
PR. Sehingga dapat diketaahui program program mana saja yang dapat dilaksanakan
dengan jumlah dana yang tersedia.
B. Rumusan Masalah
Dengan adanya latar belakang di atas dapat penulis rumuskan suatu masalah yang
bisa kita jadikan sebagai pedoman yaitu :
1. Alasan Perencanaan Program Public Relations
2. Bagaimana Analisa Biaya Program Humas
3. Bagaimana Strategi Penyusunan Anggaran Humas


BAB II
PEMBAHASAN


PERENCANAAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN PROGRAM HUMAS

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas)
mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian sebagai teknik komunikasi atau
Technique Of Communication dan kedua, humas sebagai metode komunikasi atau Method Of
Communication (Abdurrahman, 1993: 10). Penggunaan teori dan metode humas seperti
jurnalistik, propaganda, periklanan dan publisitas bertujuan untuk memunculkan dan
membentuk pengertian ( good will ), dukungan, dan citra positif dari publiknya, baik internal
maupun eksternal. Sehingga diperlukan perencanaan program PR yang cermat dan hati hati
agar proses komunikasi yang terjadi dapat efektif.
Public Relation merupakan pendekatan yang sangat strategis dengan menggunakan
konsep-konsep komunikasi (Kasali, 2005:1). Menurut Frank Jefkins PR adalah semua bentuk
komunikasi yang terencana, baik keluar maupun kedalam, antara suatu organisasi dengan
semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan tujuan spesifik yang berdasarkan pada
saling pengertian.
A. Alasan Perencanaan Program Public Relations:
a) Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas
segenap hasil yang diperoleh.
b) Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan.
c) Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan:
1. Jumlah program
2. Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah
diprioritaskan itu
d) Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka
mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas:
1. Personil yang ada
2. Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera,
kendaraan, dan sebagainya
3. Anggaran dana yang tersedia
Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations:
1) Jam kerja
2) Prioritas
3) Penentuan waktu
4) Sumber daya
5) Peralatan
6) Anggaran
Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :
1. Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis
termasuk penyelenggaraan pameran.
2. Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers,
wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.
3. Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.
Untuk melakukan perencanaan program program PR dapat menggunakan model
perencanaan PR Enam langkah yang sudah diterima secara luas oleh praktisi PR professional
sebgai berikut :
1. Pengenalan situasi
2. Penetapan tujuan
3. Definisi khalayak
4. Pemilihan media dan teknik teknik PR
5. Perencanaan anggaran
6. Pengukuran hasil

Untuk memahami situasi yang ada perlu diadakan suatu penyelidikan melalui observasi
atau melalui studi informasi dan statistik. Salah satu metode yang paling sering digunakan
oleh para praktisi PR adalah pengumpulan pendapat atau studi sikap (Frank Jefkins,1998:61).
Dengan cara melakukan wawancara kepada sejumlah reponden sampel yang mewakili
khalayak yang dituju. Kemudian jawaban jawaban di kelompokan menurut kategori yang
telah ditetapkan. Misalnya sampel itu dibentuk berdasarkan jenis kelamin, status perkawinan,
umur, latar belakang pendidikan dan status ekonomi sosial.
Selain itu masih banyak cara yang dapat dilakukan untuk mengenali situasi seperti
peantauan berita berita yang ada di media massa, tinjauan terhadap angka grafik penjualan
dari laporan tahunan, keluhan konsumen, sampai dengan kajian secara mendalam terhadap
berbagai kekuatan pasar mulai dari yang bersifat ekonomis, social hingga yang berdimensi
politis.
Setelah memahami situasi yang ada, tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan. Akan
tetapi mengingat jenis dan karakter organisasi yang bermacam macam, maka tujuanya pun
bervariasi. Sehingga tidak semua tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Salah satu solusi
untuk mengatasinya adalah dengan menentukan skala prioritas yang paling dibutuhkan untuk
mengubah citra umum dimata khalayak.
Khalayak ( public ) adalah kelompok atau orang orang yang berkomunikasi dengan
suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal ( Frank Jefkins,
1998:80 ). Setiap organisasi memiliki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang
terbatas itulah suatu organisasi menjalin komunikasi.
Dalam buku Public Relations karangan Franks Jefkins menjelaskan terdapat sepuluh
khalayak yang sering menjadi subyek khalayak dari berbagai macam organisasi secara
umum. Kesepuluh khalayak tersebut adalah :
Pemilihan media komunikasi dan teknik PR Setelah mengetahui secara jelas dari
khalayak serta hasil yang akan dicapai, kemudian memilih media yang cocok untuk
mendukung terjadinya komunikasi yang efektif antara suatu organisasi dengan khalayaknya.
Media media utama bagi kegiatan PR diantaranya :
1. Media pers (press). Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar dimasyarakat
secara umum, baik bersekala regional atau nasional bahkan Internasional. Contonya adalah
Koran koran gratis, majalah majalah organisasi, buku buku petujuk khusus, buku
buku tahunan dan laporan laporan dari berbagai berbagai lembaga yang sengaja
dipublikasikan untuk umum.
2. Audio Visual. Media ini terdiri dari slide dan kaset video
3. Radio. Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang skala lokal, nasional hingga
internasional.
4. Televisi. Sama halnya dengan radio televisi sering digolongkan sebagai media PR.
5. Pameran (exhibition). Dalam melaksanakan suatu program atau kampanye PR, para praktisi
PR juga sering memanfaatkan acara eksibisi atau pameran.
6. Bahan bahan cetakan (printed material). Yakni berbagai macam bahan cetakan yang
bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan dalam berbagai bentuk guna
mencapai tujuan PR.
7. Penerbitan buku khusus (sponsored books). Isi buku ini bisa bemacam macam, misalnya
buku petunjuk penggunaan produk yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan.
8. Surat langsung. (direct mail). Media ini lazim pula digunakan sebagai alat penyampai pesan
PR.
9. Pesan pesan lisan (spoken word). Penyampaian pesan PR tidak hanya dilakukan melalui
media massa tapi juga bisa melalui komunikasi langsung atau tatap muka.
10. Pemberian sponsor (sponsorship). Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan
kegiatan PR-nya melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu
acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa, sumbangan amal, dan lain sebagainya.
11. Jurnal organisasi (house jurnals). Istilah jurnal organisasi juga sering disebut sebagai jurnal
internal, bulletin terbatas, atau Koran perusahaan.
12. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporateidentity). Bentuknya bisa
bermacam macam, tergantung pada bentuk dan karakter organisasinya.
13. Bentuk bentuk media PR lainya. Selain diatas masih banyak lagi bentuk bentuk media
PR. Seiring dengan kemajuan jaman dan teknologi contonya dengan membuat website
organisasi pembagian stiker organisasi dan lain lain.



B. Analisa Biaya Program Humas
Anggaran Untuk Sebuah Program Humas
12 acara pertemuan rapat 12 x A jam x Rp. B Rp
12 news release 12 x C jam x Rp. D Rp
Acara peresmian gedung baru E jam x Rp. F Rp
Laporan dan pembukaan tahunan G jam x Rp. H Rp
Jurnal internal triwulan 4 x I jam x Rp. J Rp
4 naskah features 4 x K jam x Rp. L Rp
2 wawancara untuk radio M jam x Rp. N Rp
Dana cadangan (misalnya 10 %) O jam x Rp. P Rp
Rp
Taksiran biaya material :
News release Rp
Percetakan laporan tahunan Rp
Percetakan jurnal internal Rp
Perangko dan alat-alat tulis Rp
Kaset perekam suara Rp

Biaya ekstra : acara peresmian gedung baru Rp
Dana cadangan (misalnya 10 %) Rp
TOTAL Rp
Analisis :
a. Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan
dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.
b. 12 x A jam x Rp. B adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-
masing berlangsung selama A jam. Dimana biaya per jamnya adalah Rp. B. jika setiap
pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp. 100.000,
maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 x Rp. 100.000 =
Rp.3.600.000. selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar
tidak menyimpang dari batasan-batasan yang ditetapkan oleh anggaran tersebut.
c. Beban kerja keseluruhan atau segenap tugas yang harus dilaksanakan oleh konsultan humas
diatas adalah pembuatan paparan berita (new release) yang diperkirakan mencapai satu buah
untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara
peresmian gedung markas besar baru yang milik organisasi; penulisan serta perancangan
laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, menulis dan menerbitkan empat
buah feature pada koran-koran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam
dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio
setempat.
d. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Apabila
tarifnya adalah Rp. 100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan
mencapai Rp. 50.000.000. tariff konsultan humas di London cenderung lebih mahal daripada
yang ada di Negara-negara eropa lainnya. Namun tariff di Negara-negara berkembang pada
umumnya misalnya di suatu afrika dan asia, masih relatif murah. Di luar tariff ini klien masih
harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan berbagai pengeluaran ekstra lainnya.
Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua
kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tapi temtu saja angkanya bervariasi di satu tempat ke
tempat lain. Banyak factor yang turut mempengaruhinya, mulai dari tariff hotel, hingga ke
ongkos ketering (untuk keprluan peresmian gedung markas yang baru atau acara pertemuan).
Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka tentu saja semakin
banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya
yang terbesar habis untuk jam kerja konsultan.
e. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk
berjaga-jaga, seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab,
melebihi perkiraaan semula. Ini sering terjadi karena banyak factor yang tidak dapat
dipastikan sebelumnya, misalnya saja kenaikan harga bahan pangan pokok yang jelas
mempengaruhi biaya katering. Di samping itu banyak pula pengeluaran yang sama sekali
tidak terduga.
f. Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat
mempertimbangkan secara lebih baik perlu tidaknya ia memperkerjakan konsultan yang
bersangkutan. Ia juga dapat mengetahui cukup tidaknya dana yang dimilikinya untuk
melangsungkan suatu kampanye humas, serta apakah ia harus mengembangkan program
humasnya (seandainya dana yang tersedia melebihi anggaran yang disodorkan oleh si
konsultan humas) atau mengurangi (jika ternyata dananya tidak mencukupi). Bagi si
konsultan itu sendiri, anggaran tersebut memungkinkannya mengetahui secara pasti apa yang
harus dikerjakannya, serta berapa jumlah imbalan yang akan diperolehnya.
C. Strategi Penyusunan Anggaran Humas
Pada umumnya, suatu anggaran humas memiliki elemen elemen pokok sebagai berikut :
a. Tenaga kerja , pos anggaran ini tidak hanya meliputi imbalan atau gaji bagi para praktisi
humas, tetapi juga imbala bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari paa sekretaris,
juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas lainnya. Mengingat humas ini adalah suatu
pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos yang terbesar
dalam suatu anggaran humas.
b. Biaya tetap, pos ini terdiri dari biaya- biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga
pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas , atau pendingin ruangan,
ongkos jasa kebersihan dan lain sebaginya. Ada beberapa jenis pengeluaran variabel (tidak
baku) yang acapkali termasuk ke dalam pos ini, misalnya saja biaya telpon dan ongkos-
ongkos khusus bagi pencarian klien.
c. Materi atau peralatan, pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran pengadaan berbagai
macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, perangko, poto copy, gerai atau stand
eksibisi, alat-alat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset video dan tape perekam dan
sebagainya.
d. Kas kecil, pos ini disediakan untuk menutup berbagai macam keperluan yang sifatnya
insidental, seperti ongkos perjalanan, sewa hotel, ongkos jamuan dan sebaginya. Yang juga
termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam keperluan khusus yang memang tidak bisa
dihindari dalam rangka penyelanggaraan acara humas. Contoh dari pengeluaran khusus
tersebut adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat
TV atau layar tayang, kursi-kursi serta meja dan hiasan lainnya.
BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Program PR atau humas dititik beratkan pada ( Ain Widjaja,1993:61 ) :
1. Program Pelayanan
Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis
termasuk penyelenggaraan pameran.
2. Program Mediator
Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi
pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif.
3. Program Dokumenter
Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.
B. Saran

saya sebagai penulis terlebih dahulu minta maaf atas segala kesalahan dalam penulisan
ini, karena sifat dari seorang manusia salah satunya tidak terlepasa dari kehilafan, untuk itu,
penulis sangat mengharapkan sekali kritik dan saran dari pembaca (mendidik). Terima kasih..
semoga bacaan ini berguna bagi kita dalam menimbah ilmu pengetahuan.

DAFTAR PUSTAKA


Efeendy Onong Uchjana, Hubungan Masyarakat Suatu Studi, PT. Remaja rosda
karya, Bandung : 2002
Kasali Rhenald, Manajemen Public Relations, PT. Grafiti, Jakarta : 2003

Jafkins Frank, Public Relations, PT. Erlangga, Jakarta : 2003

Abdurrachman, Oemi, Dasar-dasar Public Relations, PT. Citra Aditya Bakti,
Bandung : 1993

Siti Komsiah, Modul Pengantar Public Relation, Pusat penegembangan bahan ajar
Universitas Mercu Buana Jakarta :

http://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat