MANAJEMEN FARMASI :

FOKUS APOTEK
 Ricky W. Griffin, manajemen :
sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan
pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran (goals) secara
efektif dan efisien.
Konsep Dasar Manajemen
1. Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi kegiatan
untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
2. Proses manajemen dilakukan oleh manajemen bawah, menengah
dan puncak.
3. Manajemen dalam pengertian orang menjalankan peranan
melakukan hubungan pribadi, pemberi informasi dan pengambil
keputusan.
4. Manajemen harus berketerampilan konseptual, manusiawi, dan
teknis.
Mengapa farmasis/apoteker perlu
mempelajari manajemen
?????
1. Makhluk sosial
2. Anggota organisasi
3. Manajemen Pelayanan Kefarmasian
• Input : OM, SD Manajemen
• Proses : Pemanfaatan SD Manajemen
• Output : Kepuasan Konsumen,
keberhasilan terapi, waktu,
kesesuaian dg SPO dll
• Outcome : Klinis, Ekonomi, Humanistik
4. Sistem Pelayanan Farmasi : Pharmaceutical Care,
Pharmaceutical Supply, Pharmaceutical Service
 MANAJEMEN PELAYANAN KEFARMASIAN
INPUT PROSES OUTPUT OUTCOME
Kepuasan
Organisasi, Pelaksanaan konsumen,
SDM, SOP oleh Keberhasilan
Kebijakan, terapi,
SDM dengan Efisiensi Waktu,
Fasilitas, KLINIK
mengguna Kesesuaian SOP
Sarana EKONOMIK
kan semua dengan
prasarana, HUMANISTIK
hal yg ada pelaksanaan,
SOP, di Input DRP dan
OBAT, Medication error
menurun,
SIM kepatuhan
meningkat,
dll
Ruang Lingkup Pelayanan Farmasi

Pharmaceutical
Care

Patient
and
community

Pharmaceutical Pharmaceutical
supply Service

Pharmaceutical Practice
Manajemen Operasi Manajemen Logistik
Manajemen Stratejik Perencanaan
Bisnis Plan Pengadaan
Manajemen Sistem Informasi Penyimpanan
Sistem Mutu (Jaminan Mutu - Perencanaan – Keluhan, Pengembalian Produk, Penarikan
Pelaksanaan Jaminan – CQI - Evaluasi Kinerja Produk
melalui BSC) Pemisahan dan Pemusnahan Produk
Manajamen, Organisasi Dan Personalia Manajemen Risiko
Struktur Organisasi Dan Uraian Jabatan Analisis Risiko
Manajemen Sumber Daya Manusia CAPA
(Rekruitmen, Pelatihan, Analisis Beban Kerja) Farmakovigilen
Manajemen Waktu
Kepemimpinan
Penyelesaian Masalah
Manajemen Konflik
Manajemen Keuangan Good Practice
Analisis Keuangan
Sistem Asuransi
Penganggaran
 PENGELOLAAN OBAT

SELEKSI

SISTEM
PENGGUNAAN MANAJEMEN PENGADAAN
PENDUKUNG

DISTRIBUSI

PERATURAN DAN KEBIJAKSANAAN

MSH – WHO : 1997 dan 2012
MANAGEMENT SUPPORT

Organization and Management

Financing and sustainability

Human Resources
Management
Information Management
Management Support atau manajemen pendukung adalah tindakan
atau seni melakukan, mengatur dan mengawasi sesuatu untuk
mencapai sasaran yang efektif dan efisien, dalam hal ini kesehatan
masyarakat. Ada banyak alasan mengapa obat perlu dikelola dengan
baik dimana agar obat tersedia saat diperlukan, kuantitas mencukupi,
mutu menjamin, mendukung “good quality care” di rumah sakit, serta
menambah pendapatan rumah sakit swasta. Dari sisi manjemen dan
keuangan  diantaranya pengurangan beban manajemen dan
administrasi, mengurangi pemborosan, menurunkan biaya
pengelolaan dan investasi obat, menghindari kekurangan obat dan
menambah pendapatan sarana pelayanan kefarmasian.
 Organization and Management
• Leadership/kepemimpinan adalah sifat dan perilaku untuk
mempengaruhi para bawahan agar mereka mampu bekerja
sama sehingga membentuk jalinan kerja yang harmonis dengan
pertimbangan aspek efisien dan efektif untuk mencapai tingkat
produktivitas kerja sesuai dengan yang telah ditetapkan
• Manajer :
 orang yang bertanggungjawab terhadap hasil kerja yang
dilakukan seseorang atau lebih dalam suatu organisasi.
 Mengelola sumber daya dalam organisasi
Pengertian Pengorganisasian
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam. penger­tian. Istilah tersebut dapat
digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini
• Cara manajemen merancang struktur formal untuk pengguna­an yang paling efektif sumber
daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
• Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan
diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-
ang­gota kelompok.
• Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tu­gas-tugas dan para karyawan.
• Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan
dalam departemen mereka dan mende­legasikan wewenang yang diperlukan untuk
mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan
dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota
organisasi, agar tu­uan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasi dapat
ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini :
• Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
• Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat
dilaksanakan oleh satu orang. Pemba­gian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak
dapat di­selesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan
terjadi biaya yang tidak perlu.
• Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk meng­koordinasikan pekerjaan para
anggota organisasi menjadi kesatu­an yang terpadu dan harmonis. Mekanisme
pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada
tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-eEisienan dan konflik-konflik yang merusak.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan mem­buat suatu organisasi dapat
mencapai tujuannya. Proses ini akan ter­cermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-
aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :
1. pembagian kerja,
2. departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departemen­tasi),
3. struktur organisasi formal,
4. rantai perintah dan kesatuan perintah,
5. tingkat-tingkat hirarki manajemen,
6. saluran komu­nikasi,
7. penggunaan komite,
8. rentang manajemen dan kelom­pok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan seba­gai mekanisme-
mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka
dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-
bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan keduduk­an, tugas wewenang
dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau
desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai
berikut
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Chandler 2) te­lah menjelaskan
hubungan strategi dan struktur organisasi da­lam studinya pada perusahaan-perusahaan
industri di Amerika.
2. Dia pada dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti strategi". Strategi akan
menjelaskan bagaimana aliran wewe­nang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara
para mana­jer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, se­hingga bila strategi
berubah maka struktur organisasi juga ber­ubah.
3. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang
barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan
mobil yang mempergunakan teknologi industri masal akan memerlukan tingkat standardisasi
dan spesialisasi yang lebih tinggi diban­ding perusahaan industri pakaian
jadi yang mengutamakan per­ubahan mode.
4. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam orga­nisasi. Kemampuan dan cara
berpikir para anggota, serta kebu­tuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam
me­rancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pem­buatan keputusan juga akan
mempengaruhi saluran komunika­si, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja
pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti
pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.
5. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan mau­pun satuan-satuan kerjanya
akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur
organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang tepat.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.  Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja
dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satu­
an kerja (departementalisasi).
2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedui yang digu­nakan organisasi untuk
menjamin" terlaksananya kegiatan seper­ti yang direncanakan.
3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi
satuan-satuan kerja dalam orga­nisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yang menunjukkan lokasi (letak)
kekuasaan pembuatan keputusan.
5.  Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam sua­tu kelompok kerja.
Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan se­cara verbal. Manajer perlu
menggambarkan struktur organisasi (organi­zation chart) untuk menunjukkan struktur organisasi.
Struktur organi­sasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-
posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan
organisasi yang terpisah biasanya digam­barkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu
dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komu­nikasi formal.
Struktur organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu, yang secara ringkas dapat diuraikan
sebagai berikut :
1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satu­an organisasi
mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan or­ganisasi tertentu, dan tingkat
spesialisasi yang digunakan.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah me­nunjukkan hubungan
wewenang-tanggung jawab yang menghu­bungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan
organisasi. Aliran ini dimulai dari jenjang organisasi yang tertinggi sampai karyawan terendah
dala.m organisasi, seperti terlihat pada gam­bar 8.1. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi
mempunyai suatu kaitan dengan manajer- puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan
perintah harus jelas, di mana setiap karya­wan menerima tugas dan pelimpahan wewenang
hanya dari se­orang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada
seorang manajer.
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan
organisasional atau Ndang tang­gung jawab yang berbeda.
4.  Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan struktur menunjukkan atas dasar
apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya
(departementali­sasi).
5.  Tingkatan manajemen. Suatu struktur tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi
juga keseluruhan hirarki manaje­men.
Pembagian Kerja
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat
mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan
dikoor­dinasikan dapat mencapai basil lebih daripada dilakukan perseorang­an. Konsep ini
disebut synergy. Tiang dasar pengorganisisian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor)
yang memurigkinkan sy­nergy terjadi.

Uraian Tugas/Job Description

Uraian tugas merupakan dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting
tentang posisi untuk memudahkan untuk membedakan satu posisi dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Deskripsi posisi dikompilasi dalam format terstruktur sehingga informasi mudah
dipahami setiap bagian sehubungan dengan organisasi.
Manfaat Dari Uraian Tugas
Uraian tugas memiliki nilai manfaat untuk setiap posisi Perusahaan diantaranya:
• Untuk atasan: Untuk mengoptimalkan fungsi dan tanggung jawab bawahan.
• Untuk para pemimpin organisasi: Dalam rangka untuk membawa dan memberikan motivasi
agar pemegang posisi menghasilkan kinerja yang optimal.
• Untuk pemegang posisi: Sebagai panduan kerja dan pedoman dan ketahui apa yang harus
dilakukan dan diharapkan dari organisasi.
• Untuk SDM Menemukan kandidat yang tepat dan sesuai yang paling sesuai dengan kebutuhan
posisi.
• Untuk Trainer: Untuk mengetahui kebutuhan pelatihan untuk biaya.
• Untuk Perencana dan Pengembang Organisasi: Merencanakan perencanaan pengembangan
organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang posisi dan jenis kewajiban / tanggung
jawab.

Perhatian Dalam Merancang Uraian Tugas

Ada hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam penggunaan deskripsi tugas, seperti yang berikut
ini:
• Identifikasi pekerjaan dengan memberi nama jabatan/tugas.
• Penetapan tugas dan tanggung jawab harus dijelaskan secara terpisah sehingga jelas
diketahui.
• Layanan standar dan pekerjaan/tugas harus jelas
• Ringkasan pekerjaan
• Penjelasan posisi jabatan.
 STRUKTUR ORGANISASI APOTEK CONTOH

Apoteker Pemodal

Apoteker
Pendamping

Tata Usaha / Adm Bag. Gudang TTK Keuangan

Juru Resep Kasir

 PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan adalah serangkaian aktivitas yang

dilakukan seseorang dalam usaha memecahkan masalah yang
sedang dihadapi, kemudian menetapkan berbagai alternatif yang
dianggap paling rasional dan sesuai dengan lingkungan organisasi
 PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

• PENETAPAN TUJUAN SPESIFIK

• IDENTIFIKASI MASALAH
• PENGEMBANGAN ALTERNATIF SOLUSI
• EVALUASI ALTERNATIF
• SELEKSI ALTERNATIF
• IMPLEMENTASI KEPUTUSAN
• PENGENDALIAN DAN EVALUASI
Yang juga harus menjadi perhatian adalah :
• Penyusunan Visi dan Misi
• Penyusunan uraian jabatan
• Penyusunan Rencana Strategis
• Penyusunan Budaya Organisasi
 Financing and Sustainability
Pengertian Manajemen Keuangan

Adalah semua kegiatan yang diarahkan untuk

mendapatkan sumber dana dengan biaya
murah dan menggunakan dana tersebut
dengan efisien.
Pengelolaan keuangan
• Penyiapan rencana keuangan
• Perkiraan dan Pengaturan cash flow
• Analisa biaya untuk penilaian efektifitas – efisiensi
• Pengendalian dan pengelolaan sumber daya
• Mengetahui faktor-faktor yang berpengaruh pada penetapan
harga
• Memahami pembukuan dasar dan laporan-laporan keuangan
• Memahami indikator-indikator pengelolaan keuangan
• Mengetahui sistem perpajakan yang berkaitan dengan
pelayanan kefarmasian
Penganggaran
• Anggaran merupakan suatu alat bagi manajemen dalam melakukan
perencanaan dan pengendalian jangka pendek yang efektif dalam organisasi.
• Anggaran menurut Munandar (2007) adalah “Business Budget (anggaran
perusahaan) atau budget (anggaran) adalah suatu rencana yang disusun
secara sistematis, meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan
dalam satuan (unit moneter), dan berlaku untuk jangka waktu tertentu yang
akan datang.”
• Melalui anggaran, perusahaan mengkomunikasikan rencana-rencana
manajemen ke semua anggota organisasi, mengkoordinasikan aktivitas dari
berbagai bagian organisasi, menugaskan tanggung jawab kepada manajer,
juga memperoleh komitmen dari manajer yang merupakan dasar untuk
mengevaluasi kinerja dari manajer.
• Fungsi anggaran yang pada umumya digunakan oleh perusahaan, memiliki
karakteristik yang sama dengan fungsi manajemen. Namun, fungsi anggaran
mempunyai tujuan yang lebih spesifik.
Penganggaran
Fungsi anggaran yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan
Proses perencanaan memadukan gagasan, prakiraan, ketersediaan sumber
daya, dan realitas finansial untuk menciptakan serangkaian tindakan guna
mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.
2. Koordinasi
Penganggaran mengkoordinasikan berbagai segmen organisasi dan membuat
setiap manajer mengetahui bagaimana kegiatan-kegiatan yang berbeda
terjalin erat satu sama lain. Proses penganggaran mensyaratkan bahwa
anggaran rinci dan baik disusun dengan mencakup setiap aktivitas,
departemen atau fungsi di dalam perusahaan. Dengan cara seperti ini proses
penganggaran menyediakan koordinasi aktivitas, departemen, dan fungsi
organisasi sehingga setiap aspek operasi menyodorkan kontribusi bagi
keseluruhan rencana perusahaan.
Penganggaran
3. Pengendalian
Sistem pengendalian dibentuk guna mengevaluasi kinerja sesungguhnya
berdasarkan ukuran kinerja yang ditetapkan. Anggaran merupakan bagian
integral dari sistem pengendalian. Proses pengendalian mengikuti tiga urutan
tahap yang saling berhubungan, yaitu: pencatatan kinerja aktual,
membandingan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan, dan pemberian
umpan balik reguler supaya memungkinkan pemantauan yang berkelanjutan.

Penganggaran Obat di Pelayanan Kefarmasian

Proses penganggaran di pelayanan kefarmasian merupakan salah satu proses
manajemen keuangan yang sangat penting, yang dapat dilihat dari fungi suatu
anggaran sebagai alat perencanaan dan pengendalian kegiatan operasional
pelayanan kefarmasian. Terpenuhinya fungsi dari anggaran tersebut akan
membantu pengelola pelayanan kefarmasian dalam mencapai efisiensi dan
efektifitas pengelolaan secara keseluruhan.
LAPORAN TAHUNAN:
Empat Laporan Dasar

• Neraca
• Laporan laba-rugi
• Laporan laba ditahan
• Laporan arus kas
ANALISA KEUANGAN
Kenapa analisis keuangan itu penting?
• Bagaimana kemampuan membayar hutang apotek?
• Apakah dana yg disediakan sudah digunakan dg benar?
• Seberapa efisienkah aset apotek dikelola?
• Apakah apotek mendapat laba yg cukup?
Analisis keuangan
Analisa Daya Laba
• Persentase Laba Kotor (PLK)
Adalah pengukuran daya laba apotik sebelum beban usaha diperhitungan.
PLK seharusnya berkisar antara 20% sampai 30%.
Penjualan - HPP
PLK = --------------------- x 100 %
Penjualan
• Net Profit Margin (Laba bersih)
(Laba bersih : penjualan) x 100%
Idealnya berkisar 5 - 7.5%
Test of Overall Performance
1. Perolehan atas modal sendiri (Return On Investment/ROI)
Rasio ini mengukur apakah dana yang diinvestasikan dalam apotik oleh
PSA/APA telah digunakan secara efektif.
ROI = Penghasilan bersih x 100%
modal pemilik
ROI untuk apotik minimum 18%

2. Perolehan atas harta (Return On Assets/ROA)

Rasio ini mengukur apakah semua dana yang tersedia oleh apotik baik
hutang ataupun modal telah digunakan secara efektif.
ROA = laba bersih x 100%
total harta
ROA minimal 12%
ANALISA PAYBACK PERIOD

Mengukur lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menutup kembali seluruh biaya
investasi
Semakin pendek/kecil nilai PBP semakin baik

Jumlah Investasi
PBP = --------------------------------------------- x tahun
Jumlah kas yang masuk setiap tahun
 ANALISIS BREAK EVEN POINT

Pengertian
Break Even Point (BEP) : Suatu titik yang menggambarkan kondisi keuangan
perusahaan berada pada posisi tidak untung dan tidak rugi (pulang pokok atau
impas)

Rumus : TR = TC ATAU TR - TC = 0

Analisis BEP adalah analisis mengenai hubungan antara pendapatan – Biaya –

Keuntungan yang diperoleh perusahaan pada suatu periode/waktu tertentu
DEFINISI HARGA POKOK PENJUALAN (HPP)
Seluruh biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh barang yang
dijual atau harga perolehan dari barang yang dijual.

MANFAAT HPP
• Sebagai patokan untuk menentukan harga jual
• Untuk mengetahui laba yang diinginkan perusahaan dagang

KOMPONEN HARGA POKOK PENJUALAN

• Persediaan barang 1 Jan
• Pembelian
• Beban angkut pembelian
• Retur pembelian
• Potongan pembelian
• Persediaan barang 31 Des
Test Efisiensi ( Test of efficiency )
Seberapa efisienkah apoteker menggunakan hartanya.
Perputaran Persediaan (PP) (Inventory Turn Over Ratio)
Mengukur berapa cepat persediaan obat dibeli, dijual, dan digantikan.
Persediaan di apotik paling sedikit 4 kali pertahun, 12 kali perputaran masih dapat
diterima.
HPP
PP = ----------------------------- x
Persediaan rata-rata
HPP
------------------------------------------------ x
(persediaan awal + persediaan akhir)/2

HPP = (Persediaan awal + Pembelian) - Persediaan Akhir

 Human Resources Management
MANUSIA SEBAGAI SUMBER DAYA ORGANISASI
Manajemen Sumber Daya Manusia adalah pendayagunaan,
pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa, dan pengelolaan
terhadap individu/kelompok anggota organisasi menyangkut pula
desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan
personalia, pengembangan dan pengelolaan karier, evaluasi kinerja,
kompensasi karyawan dam hubungan perburuhan yang mulus.
HRM Concerns the recruitment, selection, development,
compensation, retension, evaluation and promotion of personnel
within an organization (Bernardin and Russel)
Tujuan MSDM (Dessler 1997)
• orang yang benar pada tempat yang tepat
• orientasi pegawai baru
• orientasi jabatan baru
• meningkatkan kinerja jabatan
• kerja sama kreatif dan hubungan baik
• menginterpretasikan kebijakan dan prosedur
• mengendalikan biaya pegawai
• mengembangkan kemampuan
• mempertahankan semangat kerja organisasi
• melindungi kesehatan dan kondisi fisik pegawai
SELURUH KEGIATAN MELALUI FUNGSI-FUNGSI MSDM DI
ATAS DIARAHKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN
POKOK MSDM

MENDAYAGUNAKAN SECARA OPTIMAL SDM DALAM SUATU

ORGANISASI MELALUI TERCIPTANYA SUATU KONDISI
KETENAGAKERJAAN YANG MEMENUHI SEMBOYAN 3 TEPAT

THE RIGHT MAN ON THE RIGHT JOB

AT THE RIGHT TIME

1. TEPAT ORANG
2. TEPAT JABATAN
3. TEPAT WAKTU
Metode Perencanaan Kebutuhan
SDM Kesehatan

DASAR
• Health Need Method (Keperluan Upaya Kesehatan)
• Health Services Demand Method (FTE)
• Health Service Targets Method (sesuai kemampuan SDM)
• Ratio Method

PENGEMBANGAN
• Daftar Susunan Pegawai (DSP)
• WISN (Work Load Indicator Staffing Need/Indikator
KebutuhanTenaga Berdasarkan Beban Kerja)
• SKENARIO/PROYEKSI dari WHO
 Management Information System

• merupakan sistem yang menghasilkan hasil keluaran

(output) dengan menggunakan masukan (input) dan
berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi
tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen
Tujuan :
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam :
- perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang
diinginkan manajemen
- Perencanaan, pengendalian, evaluasi dan perbaikan berkelanjutan
- Pengambilan keputusan

Manajemen Informasi membantu mengidentifikasi suatu

masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja yang
dibutuhkan dan digunakan dalam semua tahap manajemen,
termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan
Sistem Informasi (SI) merupakan sistem di dalam organisasi yang
menghubungkan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung
fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi
untuk menyediakan data-data yang diperlukan
Organisasi dapat lebih mudah menganalisa apa yang dibutuhkan dan diharapkan
untuk menentukan suatu keputusan dengan SI. Diperlukan
dukungan sistem informasi manajemen (SIM) yang baik agar sistem
manajemen dapat dijalankan secara maksimal.
Meskipun SIM tidak harus menggunakan teknologi komputer, namun
kenyataannya tidak mungkin SIM yang kompleks dapat berfungsi tanpa
melibatkan elemen komputer. Manfaat teknologi komputer dalam dunia bisnis
antara lain dalam hal transaksi-transaksi, pencatatan hasil keuangan, dan
pendataan arus keluar masuk barang. Bagi perusahaan, teknologi informasi
tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja,
tetapi juga menjadi senjata utama dalam bersaing serta meminimalisasi resiko
keamanan transaksi.
Sebuah organisasi pelayanan melakukan pengolahan informasi dengan
komputer untuk operasional organisasinya. Teknologi komputer tersebut
mendukung SIM persediaan obat dalam menyediakan informasi untuk
kepentingan manajemen.
Manajemen dalam pengambilan keputusan harus dilakukan dengan tepat,
akurat, dan cepat. Tindakan itu dapat berjalan salah satunya jika
didukung oleh SIM. Jadi, apabila pelayanan kefarmasian menerapkan SIM
persediaan obat sebagai decision support system maka akan membantu
kinerja manajemen dalam pengambilan keputusan sehingga pelayanan dapat
berjalan optimal. Namun, SIM persediaan obat yang sudah diterapkan
memerlukan evaluasi, perbaikan, dan peningkatan untuk menyesuaikan
dengan perkembangan jaman.
SI juga dapat membantu manajer dalam mendukung fungsi operasi
organisasi
yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
juga menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar.
BALANCED SCORECARD
(BSC)
MANAJEMEN STRATEJIK DAN
MANAJEMEN OPERASIONAL

MANAJEMEN OPERASIONAL
(Manajemen: Keuangan, Personal,
Barang dll)

MANAJEMEN STRATEJIK
( Renstra dan Manja)

Perenc. Pengorg. Pelaks. Monitor. Pengendal. Eval.

BSC
 BSC DAN MANSTRA
1. What we want to be?- Visi dan Misi

2. What we have to do? - Kebijakan/Program/Kegiatan

3. Where are we now? - ALS (analisis lingk. stratejik)

4. Where should we go? - Tujuan & Sasaran

5. How do we get there? - Strategi: Renstra, Renja,

Penganggaran

6. Do we succeed? - Pengukuran Kinerja - Evaluasi

 BSC DAN PENGUKURAN KINERJA

1. Pengukuran kinerja merupakan salah satu faktor penting dalam

perusahaan / organisasi. Selain digunakan untuk menilai keberhasilan
organisasi, juga digunakan untuk menentukan “sistem imbalan”
2. BSC tidak hanya sekedar alat pengukur kinerja, tetapi merupakan suatu
bentuk transformasi stratejik kepada seluruh tingkatan dlm organisasi
3. Pengukuran kinerja yang komprehensif tidak hanya ukuran2 keuangan
tetapi penggabungan ukuran2 keuangan dan non keuangan sehingga
organisasi dapat berjalan dengan baik
 4 PERSPEKTIF pada BSC

BSC melakukan pendekatan yg lebih komprehensif melalui 4 perspektif yaitu:

1. Perspektif Finansial / Keuangan:
Perspektif keuangan menjadi perhatian dalam BSC karena ukuran keuangan
merupakan konsekuensi ekonomi yang terjadi akibat keputusan dan
kebijakan. Tujuan pencapaian kinerja keuangan yang baik merupakan fokus
dari tujuan2 yang ada dalam tiga perspektif lainnya (Customer, Int. Bus.
Process, Learning & Growth)
Sasaran2 perspektif keuangan dibedakan pada masing2 tahap dalam siklus
bisnis yaitu: Growth (tumbuh berkembang), Sustain (bertahan), Harvest
(panen)
2. Perspektif Pelanggan (Customer) :
Kelompok Inti : pangsa pasar, tingkat perolehan para pelanggan baru,
kemampuan mempertahankan para pelanggan lama, tingkat kepuasan
pelanggan, dan tingkat profitabilitas pelanggan
Kelompok penunjang : atribut atribut produk ( fungsi, harga dan mutu),
hubungan dengan pelanggan, dan citra serta reputasi
perusahaan/organisasi beserta produk-produknya.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal :
Proses bisnis internal mempunyai nilai-nilai yang diinginkan konsumen dan
dapat memberikan pengembalian yang diharapkan oleh para pemegang
saham yang meliputi inovasi, proses operasi, dan proses penyampaian
produk atau jasa pelanggan.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth):
Mengembangkan pengukuran dan tujuan untuk mendorong organisasi
agar berjalan dan tumbuh dengan tujuan menyediakan infrastruktur
untuk mendukung pencapaian ketiga perspektif lainnya, dengan
memperhatikan faktor:
 Kepuasan karyawan : Keterlibatan dalam pengambilan keputusan,
pengakuan, akses untuk memperoleh informasi, dorongan untuk
melakukan kreativitas dan inisiatif serta dukungan dari atasan
 Kemampuan sistem informasi : informasi yang dibutuhkan mudah
didapatkan, tepat dan tidak memerlukan waktu lama untuk
mendapat informasi tersebut.
 STANDAR USAHA APOTEK
SESUAI PERMENKES NO 14 TAHUN 2021
Permenkes RI Nomor 14 Tahun 2021 tentang Standar Kegiatan Usaha dan Produk
pada Penyelenggaraan Perizinan Berusaha Berbasis Risiko Sektor Kesehatan

Ruang Lingkup 06 Sarana

01

07 Struktur Organisasi SDM dan SDM

Istilah dan Definisi
02

Penggolongan Usaha
08 Pelayanan
03

09 Persyaratan Produk/Proses/Jasa
Persyaratan
04
Umum
Usaha 10
Sistem Manajemen Usaha

Persyaratan
05
Khusus
11 Penilaian Kesesuaian dan Pengawasan
Usaha
 STANDAR USAHA APOTEK DAN
TOKO OBAT

KBLI 47721 KBLI 47722 KBLI 47842

Perdagangan eceran barang Perdagangan eceran Perdagangan eceran kaki
dan obat farmasi untuk barang dan obat farmasi lima dan los pasar
manusia di Apotek untuk manusia bukan di farmasi
Apotek
1 2

Apotek Tok
o
Obat
 PERSYARATAN UMUM DAN KHUSUS
USAHA
2
1 PERUBAHAN IZIN
3
IZIN BARU PERPANJANGAN IZIN

Persyaratan Khusus: Peta Lokasi; Denah Bangunan; Daftar SDM;

serta Daftar Sarana, Prasarana dan Peralatan
 Apotek

 Perseorangan (Apoteker) dan Non

Perorangan (Koperasi, Yayasan
melampirkan Surat perjanjian
Kerjasama dengan Apoteker disahkan di
Notaris)
 Data Penanggungjawab: KTP,
STRA, SIPA IZIN BARU
 Bukti Pembayaran PAD
 Durasi Pemenuhan Persyaratan: 30 hari
sejak pelaku usaha mengajukan
permohonan
 Durasi pemberian izin paling lama 9 hari
sejak dokumen dinyatakan lengkap
 Izin Apotek mengikuti SIPA maksimal 5
tahun
 Perubahan Izin Apotek

Data Dokumen
Dokumen Izin 2
1 yang mengalami
Apotek yang
perubahan
berlaku
Perubahan
Penanggung jawab,
Nama Apotek,
alamat/ Lokasi,
nama pelaku usaha
Self assesment
Pelapora 3
4 penyelenggaraan Apotek
n Terakhir
 Perpanjangan Izin Apotek

2 4
Seluruh
persyaratan umum Pelaporan
1 dan khusus 3 terakhir Apotek

Dokumen izin Apotek Self assessment

yang berlaku penyelenggaraan
Apotek
 STRUKTUR ORGANISASI SDM DAN SDM
Struktur
 Organisasi
Apoteker SDM
Penanggung jawab
 Direktur (Pelaku usaha
non perseorangan)
Apotek  Apoteker lain /atau TTK,
asisten
tenaga kefarmasian dan/atau
tenaga administrasi jika ada
 Tugas pokok dan fungsi masing-
masing SDM
SDM
 Apoteker
 WNI
 Apotek 24 jam harus memiliki paling sedikit 2
(dua) orang Apoteker
 Memiliki Izin Praktik
 Tenaga Kefarmasian dan Non kefarmasian
bekerja sesuai standar profesi, SOP, standar
pelayanan, etika profesi, menghormati hak
pasien dan mengutamakan mutu dan
keselamatan pasien
 PELAYANAN
APOTEK
Pengelolaan Obat

Pelayanan Farmasi klinik

Pengelolaan dan pelayanan

sediaan farmasi lain, alkes dan
BMHP dan komoditi lain

Memberikan pelayanan secara

elektronik (telefarmasi) dan
Pengantaran Obat

Bermitra dengan PSEF berupa retail

online atau marketplace

 Pelayanan Kefarmasian diselenggarakan dalam rangka

menjamin ketersediaan dan akses masyarakat
 Patient outcome dan patient safety
 PSEF = Penyelenggara Sistem Elektronik Farmasi
 PERSYARATAN PRODUK/PROSES/JASA1
 Persyaratan produk yang dihasilkan
oleh pelaku usaha meliputi sediaan
farmasi, alat kesehatan dan BMHP
dan komoditi lain yang diserahkan
terjamin keamanan, mutu dan
khasiat/manfaatnya
 Apotek dapat menyerahkan sediaan
farmasi, alkes dan BMHP kepada
pasien melalui:
- pelayanan resep,
- pelayanan swamedikasi, hanya
untuk obat bebas terbatas, obat
bebas, sediaan farmasi lain, alkes
dan BMHP berdasarkan peraturan
perundang-undangan dapat
diserahkan tanpa resep dokter
Apotek
• Penyerahan kepada
pasien disertai dengan  Apotek dapat menyerahkan sediaan
pemberian pelayanan farmasi, alat kesehatan dan BMHP
farmasi klinis dalam kepada Apotek lain, puskesmas,
rangka mencapai Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
patient outcome dan Instalasi Farmasi Klinik, dalam
menjamin patient kondisi :
safety - Terjadi kelangkaan sediaan
• Pelayanan farmasi farmasi, alkes dan BMHP
secara elektronik difasilitas distribusi, dan/atau
(telefarmasi) dapat - Terjadi kekosongan sediaan
dilakukan untuk sediaan farmasi, alkes, dan BMHP di
farmasi, alat kesehatan fasilitas pelayanan kesehatan
dan BMHP kecuali - Jumlah yang dapat disalurkan
narkotika dan pada saat terjadi kelangkaan
pskotropika, sediaan dan/atau kekosongan paling
injeksi dan implant KB banyak 1 (satu) resep
 PERSYARATAN PRODUK/PROSES/JASA2
Apotek
 Apotek dapat menyerahkan sediaan
Farmasi, alkes dan BMHP kepada
dokter praktik mandiri dan klinik yang
tidak menyelenggarakan Pelayanan
Kefarmasian hanya untuk obat darurat
medis sesuai peraturan perundang-
undangan
 Apotek dapat menyerahkan sediaan
farmasi dan BMHP kepada bidan
praktik mandiri hanya untuk pelayanan
antenatal, persalinan normal,
penatalaksanaan bayi baru lahir, nifas,
keluarga berencana, dan penanganan
awal kasus kedaruratan kebidanan dan
bayi baru lahir sesuai dengan
peraturan perundang-undangan
• Apotek dilarang untuk melakukan
kegiatan distribusi/penyaluran
obat dan/atau melayani dan
menyerahkan obat dalam jumlah
besar
• Persyaratan jasa yang dihasilkan
pelaku usaha meliputi :
- Apotek dapat memberikan
jasa
pelayanan kefarmasian sesuai
Standar Pelayanan
Kefarmasian di Apotek
- Untuk jasa Pelayanan
Kefarmasian yang diberikan
kepada pasien dapat
ditambahkan biaya jasa
pelayanan kefarmasian
 SISTEM MANAJEMEN USAHA
APOTEK

a. Apotek harus menetapkan dan menerapkan

standar prosedur operasional yang efektif dan
terdokumentasi untuk seluruh kegiatan
pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan dan
BMHP dan pelayanan farmasi klinis
b. Apotek harus melakukan monitoring,
pengendalian, evaluasi dan perbaikan
penyelenggaraan pelayanan secara terus
menerus
c. Apotek harus memiliki prosedur tetap (SOP
berupa pengelolaan sediaan farmasi, alat
kesehatan dan BMHP dan pelayanan farmasi
klinis
 PENILAIAN KESESUAIAN APOTEK
Risiko tinggi, pelaku usaha harus memiliki NIB, sertifikat
standar dan izin usaha

Penilaian kesesuaian dilakukan Pemerintah Daerah sesuai

kewenangan

Pemerintah Daerah Kab/Kota dapat mengatur persebaran

Apotek di wilayahnya

Penilaian kesesuaian dilakukan oleh Tim yang melibatkan unit pelayanan

izin berusaha kab/kota, Dinas kesehatan kab/kota dan organisasi profesi

Mekanismes penilaian kesesuaian dilakukan dengan cara pengecekan

administrasi melalui sistem elektronik dan pengecekan lapangan

Sertifikat standar dikeluarkan oleh Dinas Kesehatan Kab/Kota setelah hasil penilaian
kesesuaian sebagai persetujuan untuk mengeluarkan izin

Sertifikat standar digunakan sebagai dasar bagi unit Pelayanan Perizinan Berusaha
Kab/Kota untuk menyampaikan notifikasi pada sistem OSS untuk mengeluarkan Izin
 PENGAWASAN APOTEK1

Penyelenggaraan Pelayanan
Kefarmasian di Apotek Pengawasan Rutin : Pengawasa
Inspeksi lapangan n Pelaporan
maksimal sebanyak Insidental:
pelaku
Inspeksi berdasarkan
1 (satu) kali dalam
pengaduan usaha
setahun masyarakat

Menteri Kesehatan
Dinkes
Prov/Kab/Kota Pemberian
Bimbingan dan
Organisasi Profesi Pembinaan
 PENGAWASAN APOTEK2
APOTEK

Dalam rangka pengawasan, penanggungjawab Apotek

wajib
a. Melakukan registrasi Apotek paling lambat 3 (tiga)
bulan setelah mendapatkan Izin Apotek
b. Menyampaikan self assessment penyelenggaraan
Apotek 1 (satu) kali dalam setahun
c. Menyampaikan laporan pelayanan kefarmasian
setiap bulan
d. Menyampaikan laporan pemasukan dan
penyerahan/penggunaan narkotika dan psikotropika
setiap bulan, dan
e. Laporan lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan
PENGAWASAN APOTEK3

Izin Apotek dapat dicabut berdasarkan :

Kehendak pelaku sendiri

Temuan pelanggaran
Masa Berlaku Habis
 PENGAWASAN
APOTEK4
Dalam hal izin Apotek dicabut, Pemerintah Daerah Kab/Kota dan pelaku usaha
wajib melakukan :
a. Pengamanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan BMHP di Apotek.
Pengamanan dilakukan dengan cara pengalihan tanggung jawab kepada
Apoteker lain yang memiliki SIPA dan/atau kepada Pemerintah Daerah
Kab/Kota yang berwenang menggunakan berita acara disertai penyerahan:
 Dokumen resep, resep narkotika dan resep psikotropika
 Data obat narkotik dan psikotropik, dilengkapi dengan daftar jenis dan
jumlah
 Data obat keras dan/atau obat keras tertentu, yang dilengkapi dengan
daftar jenis dan jumlah
 Data sediaan farmasi, alkes dan BMHP lainnya
 Dokumen pengadaan (surat pesanan)
 Dokumen pelaporan pelaksanaan pelayanan kefarmasian
b. Pencabutan sertifikat Standar Apotek
c. Pengajuan penghapusan data Registrasi Apotek
 PENERBITAN PERIZINAN BERUSAHA APOTEK DAN
TOKO OBAT Dinkes Kab/Kota
menerbitkan
Sertifikasi
Sistem OSS Standar jika 1. Notifikasi “memenuhi persyaratan”,
meneruskan kepada memenuhi syarat Sistem OSS menerbitkan izin
- Sebelum melakukan DPMPTSP dan DPMPTSP melakukan 2. Notifikasi “tidak memenuhi
Pelaku Usaha wajib
kegiatan usaha, Pelaku kabupaten/kota menyampaikan Notifikasi hasil persyaratan”,
memenuhi dan
Usaha wajib memiliki NIB untuk
dilakukan verifikasi. hasil verifikasi verifikasi kepada pelaku usaha memenuhi
menyampaikan
yang diterbitkan melalui kepada Sistem OSS berupa
pemenuhan persyaratanDPMTPSP meneruskan
3. kelengkapan
DPMPTSP provinsi, DPMPTSP
Sistem OSS. ke Dinkes Kab/Kota DPMPTSP memenuhi atau tidak persyaratan izin melalui Sistem OSS
kabupaten/kota tidak memberikan
- Pelaku Usaha melakukan izin (standar usaha) ke untuk dilakukan apakah memenuhi notifikasi hasil verifikasi, Sistem OSS
sistem OSS memenuhi atau
tahapan persiapan verifikasi persyaratan menerbitkan izin.
tidak memenuhi
syarat

001 02 03 04 05 06
1
PENERBITAN
PENERBITAN VERIFIKASI SERTIFIKASI IZIN
NIB PENYAMPAIAN NOTIFIKASI operasional
persiapan kegiatan kegiatan
usaha usaha
PERSYARATAN
IZIN
Pemerintah, OP
penilaian kesesuaian pengawasan
Pelaku usaha
Pemenuhan persyaratan Pemenuhan kewajiban
PENUT
UP

Standar Usaha Apotek pada Permenkes 14/2021

diterbitkan untuk mendukung upaya peningkatan
ekosistem investasi dan kegiatan berusaha

Diperlukan penguatan koordinasi stake holder

terkait dalam pelaksanaan penerbitan perizinan
Apotek secara lebih efektif dan sederhana; dan
Pengawasan kegiatan usaha yang transparan,
terstruktur, dan dapat dipertanggungjawabkan