Pemodelan dgn FlowMap

SURVEY SISTEM
 Merupakan prosedur yg dilakukan untuk mengamati, dan
mempelajari masalah di tempat yang akan mengembangkan
Sistem Informasi- nya sehingga masalah tsb dapat dipahami
 Tujuan :
1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem informasi
2. Mengumpulkan data (dokumen) yang terlibat dalam
sistem
3. Membuat laporan hasil survey.

2
1. Mengidentifikasi /mempelajari masalah sistem
informasi
a. mempelajari prosedur kerja : ruang lingkup dan
pelaksanaan pekerjaan
 contoh :
 perpustakaan
 ruang lingkup :
 pendaftaran anggota
 pelaksaaan pekerjaan :
 mhs mengisi formulir data anggota dari petugas
 petugas membagi no.anggota berdasakan formulir, dst.

3
 b. mengetahui entitas (personal / bag. Organisasi) yg terlibat
 internal : terlibat sebagai pelaku pada sistem sesuai dg
cakupannya
 eksternal : tdk terlibat sbg pelaku, tetapi sebagai sumber atau
tujuan dari data/informasi.
 Ilustrasi :
 Perhatikan masalah penjualan !

setor
Pesan brg, bayar

Pelanggan Penjualan Keuangan

siapkan

Kirim

4
Gudang
 Cakupan masalah penjualan tersebut

 pesan brg
 bayar
 siapkan brg dan kirim
 penyerahan hsl jual
 persediaan
 penerimaan kas
 entitas internal : penjualan
 entitas eksternal : pelanggan, gudang, keuangan.

5
c. mengetahui dokumen yg terlibat (digunakan)
dlm sistem
Pesan barang : Form Order, Daftar Harga
Bayar : Kuitansi / bukti bayar, Catatan Hutang
Pelanggan
Siapkan brg dan kirim : Surat Jalan
Setor : Laporan Keuangan

d. mengetahui keinginan user yang akan menggunakan

sistem

6
 2. Mengumpulkan data (dokumen) yang
terlibat dalam sistem

a. Dokumen yg menjadi masukan utk sistem, cth : Form.

Data anggota, Kartu pinjam
b. Dokumen yg menjadi keluaran dari sistem, cth : Kartu
Anggota, Laporan Peminjaman
c. Dokumen yg menjelaskan prosedur kerja (diagram
aliran dokumen/flowmap) jika tdk diperoleh di
perush dibuat sendiri
d. Dokumen yg menjelaskan unit atau bagian organisasi
yg terlibat dlm sistem, contoh : struktur organisasi dan
deskripsi/uraian tugas.
7
 3. Membuat laporan hasil survey
 Yaitu laporan yg menginformasikan hasil dari survey utk sistem yg
sedang berjalan
 Kerangka / isi laporan :
 Pendahuluan
 latar belakang : alasan melakukan survey
 tujuan : tujuan yg ingin dicapai setelah survey
 Gambaran sistem  hasil survey
 cakupan survey  ruang lingkup, survey organisai, area masalah
 masalah yg disurvey
 batasan
 cara / teknis pelaksanaan survey
 hasil survey
 Penutup
 kesimpulan dan tindak lanjut.

8
 Mengumpulkan Fakta
Tujuan :
Mendapatkan jawaban yg lengkap, benar dan andal
Memperhitungkan kelayakan penyusunan sistem yg
diajukan
Menyusun rencana ringkasan utk proyek penyusunan
sistem
Mengajukan tindakan yg dapat menyelesaikan masalah.

9
 Metode / teknik pengumpulan fakta
Wawancara
Studi tour (visit to other installation)
Questionaire  angket berupa daftar pertanyaan (utk data
yg banyak dan menyebar)
Vendor presentations/ presentasi penjual
Collecting /pengumpulan dokumen
Diskusi  pertemuan dalam suatu rapat
Sampling / pengambilan contoh atau sampel, dsb.

10
 Apa saja yg dikumpulkan ?
 Sejarah dan latar belakang organisasi
 Struktur organisasi dan deskripsi kerja per bagian
organisasi
 Semua contoh formulir, laporan dan dokumen yg berkaitan
dg sistem ybs
 Deskripsi sistem lama, jika ada
 Penilaian user terhadap sistem lama, dan keinginan user utk
sistem baru
 Deskripsi teknologi dan spesifikasi produk teknologi
terkait.

11
 Pengantar Pemodelan Konvensional
 Sistem informasi terdiri dari satu atau beberapa sistem
pengolahan data
 Antar sistem pengolahan data dapat saling bekomunikasi
 Dapat terdiri dari aktivitas untuk mengelola sumber daya
informasi, seperti tempat penyimpanan (kartu, map,
buku, file) atau perangkat pengolahannya.

12
 Cara Mengenal Sistem Informasi
• Perhatikan elemen sistem pengolahan data
• Interaksi antar orang di dalam organisasi
• Melihat Aliran dokumen
• Melihat interaksi antara orang dengan media
pelaksanaan pengolahan data
• Menganalisis job description (uraian tugas setiap
pegawai).

13
 Elemen sistem pengolahan data
 Dapat dikenali melalui :
1. Sarana yang digunakan di lingkungan organisasi,
misalnya cash register, kalkulator, komputer,
debit/credit card reader, dll.
2. Contoh dokumen yang dipakai atau dihasilkan 
banyak digunakan dan populer sampai saat ini utk
analisis.

14
 Interaksi antar orang di organisasi
Perhatikan Struktur organisasi
Perhatikan wewenang dan tanggung jawabnya
Perhatikan bagaimana hubungan antara atasan dan
bawahan dalam melaksanakan operasional tugasnya.

15
 Aliran Dokumen
1. Aliran dokumen dapat dilihat melalui proses-proses
kegiatan yang dilakukan secara rutin.
2. Setiap aktivitas operasional memiliki dokumen
masing-masing
3. Untuk memahami aliran dokumen, digunakan model
diagram yang disebut FLOW-MAP

16
 Interaksi antara orang dan media pelaksana
Sist Pengolahan Data
1. Perhatikan tugas setiap staf
2. Perhatikan proses-proses yang dilakukan setiap staf
dalam menangani dokumen yg diterima
3. Perhatikan hasil/ informasi apa yang harus
disampaikan kepada atasannya atau bag. lainnya.

17
 Analisis Job Description
Digunakan untuk mengidentifikasi proses yg termasuk
dalam kelompok fungsi pengolahan data
Berisi cakupan tugas suatu posisi atau jabatan
Di dalam uraian tugas yang lebih rinci biasanya
terdapat kegiatan yg termasuk ke dalam proses
pengolahan data.
Dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu
prosedur kerja.

18
 FLOW-MAP
 Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process
Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem
Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart.
 Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada suatu
prosedur kerja di organisasi
 Merupakan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen, aliran
data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan
operasi yg berhubungan dg sistem informasi.
 Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa
yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri
bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana
dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada
dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen
tersebut, dan seterusnya.

19
 Simbol-simbol flow map
• Menggunakan simbol/notasi flowchart sbb:
Input manual Penyi
Terminator
mpana seleksi
n
Dlm
Dokumen Penyim- tape
input / panan dt
output
: anotasi /
catatatan
penjelasan
operasi disk
Manual

arsip Data /
Proses Display / kumpula
pengolahan layar n data
data/komputer

X X :konektor
Terminator : Awal/akhir diagram
atau entitas eksternal
20
 Membuat Flow-map
1. Bagi diagram ke dalam kolom-kolom
2. Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit
organisasi, perusahan lain, atau pimpinan)
3. Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan
4. Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-
proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan
kegiatan
5. Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dg
kolom lain, gunakan simbol konektor.
6. Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses
komputer
7. Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat
digambarkan melalui flowmap yang terpisah.
21
 Contoh soal
 Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur
penilaian sbb:
1. Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi
untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai
terkumpul.
2. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan
mengakses file siswa.
3. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan
membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa.
 Gambarkan flow-map prosedur di atas.

22
 Penyelesaian
Daftar entitas :
 Pengajar
 Bag. Administrasi
 Siswa
Dokumen :
 Nilai kursus
 Kumpulan nilai
 Transkrip nilai
File :
 siswa
 nilai

23
 Flowmap Prosedur Pengolahan Nilai
Flowmap Prosedur Pengolahan Niai

Pengajar Bag. Administrasi Siswa

Nilai kursus Nilai kursus Transkrip

Nilai

mengu
mpulkan
nilai

Kumpulan
nilai

entri
siswa

Rekam dan
hitung nilai

Nilai

Buat
transkrip

Transkrip
24 Nilai
 Tabel Entitas dan Kegiatan
 Digunakan untuk memperjelas informasi yang
ada dalam uraian prosedur serta dapat membantu
mempermudah penyelesaian diagram prosedur /
flowmap secara benar.
 Cara membuat :
Tuliskan masing-masing entitas di bagian kiri
tabel (kolom ke-1) dan kegiatan setiap entitas
di bagian kanan tabel (kolom ke-2).

25
 Dari contoh-1
Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-1:

No. Entitas Kegiatan

1 Pengajar 1. Menyerahkan Nilai kursus

2 Bag.Akademik 2. Mengumpulkan nilai-nilai

3. Memasukkan data
4. Menghitung dan merekam nilai
5. Mencetak transkrip nilai
3 Siswa 6. Menerima Transkrip nilai

26
 Tabel Entitas dan Kegiatan alternatif-2

Entitas Pengajar Bag.Akademik Siswa

1. Menyerahkan 2. Mengumpulkan 6. Menerima

Nilai kursus nilai-nilai Transkrip nilai

3. Memasukkan data
Kegiatan
4. Menghitung dan
merekam nilai

5. Mencetak transkrip
nilai

27
 Contoh-2 (Sistem Penjualan)
 Sistem Penjualan barang tunai secara langsung di PD Jual :
1. Pembeli membawa barang-barang yang dibeli ke Bagian Kasir
2. Petugas Kasir menghitung jumlah barang yg dibeli dan membuat Bon
Penjualan sebagai bukti transaksi penjualan barang utk pembeli setelah
menyerahkan pembayaran.
3. Di akhir jam kerja, petugas Kasir menghitung jumlah uang yang diterima
dari seluruh transaksi pemjualan barang dan membuat Laporan Penjualan.
4. Salinan Bon dan Laporan Penjualan diserahkan ke Supervisor
Administrasi Penjualan.
5. Supervisor administrasi penjualan memeriksa apakah jumlah uang yang
diterima sesuai dengan Laporan Penjualan dan Bon penjualannya.
6. Jika sudah sesuai,maka Supervisor akan memberi paraf dan mengarsipkan
Laporan dan Bon tersebut. Jika tidak sesuai, Supervisor administrasi
penjualan akan mengoreksinya sebelum memberi paraf dan
mengarsipkannya.
7. Laporan Penjualan diarsipkan oleh Supervisor bagian Administrasi
Penjualan.
 Buatlah tabel entitas-kegiatannya serta flowmapnya
28
 Penyelesaian
No. Entitas Kegiatan
1 Pembeli 1. Menyerahkan barang terjual
  3. Menyerahkan pembayaran
  4. Menerima Bon Penjualan
2 Kasir 2.Menghitung barang dan membuat Bon
Penjualan
  5. Membuat Laporan Penjualan
3 Supervisor 6. Menerima Laporan Penjualan
Administrasi
7.Memeriksa Laporan, jika sesuai memberi
Penjualan
paraf jika tidak mengoreksi dan paraf
Laporan Penjualan

29
 Flowmap Sistem Penjualan
Pembeli Kasir SUPERVISOR
Bon penjualan
data brg
data brg terjual Laporan
terjual Penjualan

Hitung &
nilai Buat bon
pembayaran penjualan Periksa
1

Bon Bon
penjualan penjualan sdh
Sesuai ? tidak

ya

Buat Koreksi
Laporan Paraf
penjualan & paraf

Bon penjualan
Bon penjualan Bon penjualan
Laporan Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan
Penjualan

30 1
 Latihan
Soal-1 (NIM Ganjil):
 Prosedur kerja pendaftaran ulang di suatu perguruan tinggi
berjalan sebagai berikut :
1. Mahasiswa menyerahkan KTM ke Bag. Keuangan sambil
menyerahkan biaya daftar ulang.
2. Petugas Bag. Keuangan merekamkan data pembayaran ke
file setoran setelah mengakses file mahasiswa yang sudah
terekam di komputer, kemudian mencetak tanda lunas (asli
untuk mahasiswa, salinan untuk Bag. Administrasi
Akademik /BAA).
3. Berdasarkan salinan tanda lunas, petugas BAA mengupdate
data mahasiswa ke file ambil_MK dan mencetak Formulir
Rencana Studi untuk mahasiswa.
31
 Soal- (NIM Genap)
 Biro Jasa Prima, membantu dalam pembuatan SIM A, SIM C,
pengurusan STNK, dan Balik Nama Kendaraan Bermotor. Untuk
keperluan ini, pemohon diminta menyerahkan KTP, dokumen lain yang
diperlukan dan biaya jasa sesuai dengan tarif di Biro Jasa sebagai
persyaratan pelayanan.
 Persyaratan tsb. diserahkan ke Bag. Administrasi, kemudian diperiksa,
bila sudah lengkap, maka dicatat pada Buku Administrasi lalu dibuatkan
Resi untuk pemohon sebagai bukti pengurusan, bila belum lengkap
dikembalikan pada pemohon.
 Dari catatan pada Buku Administrasi, Bag. Keuangan akan membuatkan
kwitansi dua rangkap (untuk pemohon dan arsip), setelah pemohon
melakukan pembayaran sesuai dengan jenis pengurusannya. Dari
kwitansi juga dibuatkan Laporan Keuangan untuk Pimpinan.
 Bag. Administrasi akan membuat Laporan Jasa Pelayanan untuk Bag.
Personalia dari Buku Administrasi.

32