PENGELOLAAN ARSIP STATIS

SUTIRMAN, M.PD.
http://tirman.wordpress.com
sutirman@gmail.com

diklat arsip-sutirman-2014
 ARSIP STATIS
Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara
langsung dalam kegiatan/pekerjaan organisasi
sehari-hari tetapi masih disimpan karena
dianggap memiliki nilai guna.

diklat arsip-sutirman-2014
 PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Rangkaian kegiatan pengumpulan,
penyimpanan, perawatan, penyelamatan,
penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan
serah terima arsip dalam suatu kesatuan sistem
kearsipan.

diklat arsip-sutirman-2014
PENGELOLAAN ARSIP STATIS DILAKUKAN OLEH
LEMBAGA KEARSIPAN

diklat arsip-sutirman-2014
 LEMBAGA KEARSIPAN
1. Arsip Nasional Republik Indonesia
2. Lembaga Kearsipan Propinsi
3. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota

diklat arsip-sutirman-2014
KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS

1. Pengumpulan
2. Penyimpanan
3. Perawatan
4. Penyelamatan
5. Penggunaan
6. Pembinaan

diklat arsip-sutirman-2014
 ARSIP YANG DIKELOLA
• Naskah-naskah arsip statis dalam bentuk apapun
dalam keadaan tunggal maupun kelompok yang
diserahkan oleh lembaga-lembaga negara atau
badan-badan pemerintahan.
• Naskah-naskah arsip statis dalam bentuk apapun
dalam keadaan tunggal atau kelompok yang
dibuat/diterima badan-badan swasta dan/atau
perorangan yang wajib diamankan.

diklat arsip-sutirman-2014
 PROSEDUR PENGUMPULAN
• Penilaian
• Penataan
• Pembuatan daftar arsip

diklat arsip-sutirman-2014
 Penilaian
• Kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik
• Nilai informasi

diklat arsip-sutirman-2014
 Nilai Arsip
• Research Value; keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai riset yang
terkandung di dalamnya.
• Educational Value; keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai pendidikan
terkandung di dalamnya.
• Documentary Value; keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai dokumentasi yang
terkandung di dalamnya.
diklat arsip-sutirman-2014
 Nilai Arsip
• Administrator Value, keberadaan arsip
dipertahankan karena nilai administrasinya
dibutuhkan oleh perusahaan.
• Legal Value; keberadaan arsip dipertahankan
karena nilai hukum yang terkandung di
dalamnya.
• Fiscal Value; keberadaan arsip dipertahankan
karena nilai fiskal yang terkandung
didalamnya.
diklat arsip-sutirman-2014
 PENYIMPANAN
Penyimpanan arsip statis harus sesuai dengan
persyaratan tempat dan tata cara teknis
penyimpanan arsip statis, yang diatur oleh
Kepala ANRI.

diklat arsip-sutirman-2014
 PERAWATAN

PERAWATAN
PENCEGAHAN
RESTORASI
diklat arsip-sutirman-2014
 Pencegahan
• Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik
• Mendokumentasikan informasi yang
terkandung
• Menstrelikan dari perusakan
• Merestorasi arsip, jika kondisi fisiknya
mengalami kerusakan
• Menyimpan
• Mengontrol penyimpanan
diklat arsip-sutirman-2014
 Restorasi
• Mencatat kerusakan fisik
• Menentukan metode dan rangkaian tindakan
perbaikan fisik
• Melaksanakan tindakan perbaikan fisik

Restorasi harus memperhatikan keutuhan

informasi yang terkandung dalam arsip statis.

diklat arsip-sutirman-2014
 PENYELAMATAN
• Penyelamatan dilakukan terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik dan
informasi yangn terkandung dalam arsip statis.
• Penyelamatan dilakukan dengan membuat
duplikat atau mengalihmediakan arsip statis.

diklat arsip-sutirman-2014
 PENGGUNAAN
Arsip statis dikelola oleh Lembaga Kearsipan
agar dapat digunakan untuk kepentingan:
• Kegiatan pemerintahan
• Penelitian
• Pendidikan
• Pengembangan ilmu dan teknologi
• Penyebaran informasi

diklat arsip-sutirman-2014
 PEMBINAAN
Meliputi bidang:
1. Arsip
2. Sumber daya manusia
3. Sarana dan prasaran

diklat arsip-sutirman-2014
 PEMBINAAN
Dilakukan melalui:
1. Bimbingan
2. Konsultasi
3. Penyuluhan
4. Supervisi dan pemantauan
5. Pendidikan dan pelatihan

diklat arsip-sutirman-2014
diklat arsip-sutirman-2014