PENILAIAN DAN

PENYUSUTAN ARSIP
Dr. Sutirman, M.Pd.
sutirman@uny.ac.id.
www.experientiallearn.wordpress.com
PENILAIAN ARSIP
 PROSES EVALUASI AKTUAL ATAU
POTENSIAL TERHADAP ARSIP UNTUK
MENENTUKAN NILAI GUNA BAGI
LEMBAGA.
 TINDAKAN ANALISIS SERI BERKAS
BERDASARKAN NILAI GUNANYA
PENILAIAN ARSIP
 PENILAIAN DILAKUKAN DALAM RANGKA
PENETAPAN MASA SIMPAN, SERTA
MENENTUKAN STATUS SIMPAN PERMANEN
ATAU MUSNAH.
METODE PENILAIAN
 ANALISIS FUNGSI
 ANALISIS ISI (status arsip)
 ANALISIS KONTEKS (hubungan dengan arsip
lain)
 ANALISIS KEGUNAAN
 ANALISIS BIAYA DAN MANFAAT
KLASIFIKASI ARSIP
 BERDASARKAN FUNGSI (transaksi & referensi)
 BERDASARKAN TEMPAT PENGGUNAAN
(internal & eksternal)
 BERDASARKAN NILAI BAGI LEMBAGA
BERDASARKAN FUNGSI
 TRANSACTION DOCUMENT

 REFERENCE DOCUMENT
BERDASARKAN TEMPAT PENGGUNAAN

 EKSTERNAL RECORD

 INTERNAL RECORD
BERDASARKAN NILAI
 VITAL RECORDS
 IMPORTANT RECORDS
 USEFUL RECORDS
 NON ESSENTIAL RECORDS
NILAI GUNA ARSIP
 NILAI GUNA PRIMER

 NILAI GUNA SEKUNDER

NILAI GUNA PRIMER
 NILAI GUNA ADMINISTRASI
 NILAI GUNA FISKAL
 NILAI GUNA HUKUM
 NILAI GUNA ILMIAH
 NILAI INDIVIDUAL
NILAI GUNA SEKUNDER
 NILAI GUNA PEMBUKTIAN
 NILAI GUNA INFORMASI/HISTORIS
MANFAAT PENILAIAN ARSIP
 DAPAT MENGIDENTIFIKASI ARSIP SESUAI
DENGAN NILAINYA
 DAPAT MENGATUR PENYIMPANAN DAN
PERLINDUNGAN ARSIP SEJAK AWAL
ALAT PENILAIAN ARSIP
 SURVEY ARSIP
 INVENTORY ARSIP
 JADWAL RETENSI ARSIP
JRA
 Daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip
MASA SIMPAN
MEMPERTIMBANGKAN:
 FAKTOR BIAYA

 KEGUNAAN

 JUMLAH BERKAS

 JENIS FISIK

 PERATURAN PERUNDANGAN
PP NO. 34 TAHUN 1979 TENTANG PEN
YUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke
Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-
lembaga Negara atau Badan –badan Pemerintahan
masing-masing;
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang berlaku;
3. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan
kepada Arsip Nasional.
 Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai
kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi
Arsip.
 Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan
sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
 Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan
masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang
berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta
jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan
arsip.
CARA PENYUSUTAN
 MEMINDAHKAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT
PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN
 MEMUSNAHKAN ARSIP SESUAI DENGAN
KETENTUAN YANG BERLAKU
 MENYERAHKAN ARSIP STATIS OLEH UNIT
KEARSIPAN KEPADA ARSIP NASIONAL
PROSES PENYUSUTAN
 PEMBUATAN DAFTAR ARSIP
 PEMBUATAN BERITA ACARA
(PEMINDAHAN/PEMUSNAHAN)
 PELAKSANAAN
(PEMINDAHAN/PEMUSNAHAN)
Pemindahan Arsip
 Pemeriksaan
 Penataan Arsip
 Pemindahan Arsip
 Pembuatan Berita Acara
 Pelaksanaan Pemindahan
 Daftar Penerimaan Arsip
No Hari, Unit Uraian Jml Nama & TTD Ket
tgl Penyer
ah
Penyer Peneri
ah ma
 BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini tanggal ………dilaksanakan pemindahan arsip inaktif unit kerja
……….dari tahun ……….sebanyak …….. ke Bagian Arsip yang melibatkan:
Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama unit kerja...........................sebagai pihak I

Nama :
Jabatan :
NIP :
Unit Kerja :
Dalam hal ini bertindak atas nama Bagian Arsip sebagai pihak II

Pihak I menyerahkan tanggungjawab dan wewenang pengelolaan arsip yang

dimaksud dalam daftar terlampir pada pihka II. Piihak II akan memberikan layanan
arsip pada pihak ke I.

………,……………
Pihak II Pihak I

……………… ……………
PEMUSNAHAN ARSIP
PROSEDUR
 PEMERIKSAAN

 PENDAFTARAN

 PEMBENTUKAN PANITIA PEMUSNAHAN

 PENILAIAN, PERSETUJUAN DAN

PENGESAHAN
 PEMBUATAN BERITA ACARA

 PELAKSANAAN PEMUSNAHAN
PEMUSNAHAN ARSIP
CARA
 PEMBAKARAN

 PENCACAHAN

 PENGGUNAAN BAHAN KIMIA

 CARA LAIN YANG MEMENUHI KRITERIA

MUSNAH
 DAFTAR ARSIP USUL
MUSNAH
NO SERI/JENIS TAHUN JUMLAH KONDISI KETERANG
ARSIP AN
1 Surat kerjasama 2005-2010 10 berkas baik musnah
luar negeri
 BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini tanggal ……… bulan.........tahun..........yang bertanda

tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan
penilaian kembali arsip telah melakukan pemusnahan arsip .....................,
sejumlah....................., tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip
terlampir........lembar, penghancuran secara total dengan cara .........

Saksi-saksi Kepala Arsip

……………… ……………......

Bagian Hukum Bagian Pengawasan

..................... ........................