MATERI

TUTORIAL
ONLINE 6

PENDIDIKAN TERBUKA DAN JARAK JAUH

Membuka Akses Pendidikan Tinggi bagi Semua
Making Higher Education Open to All
“MANAJEMEN DAN FUNGSI
KOORDINASI
 Target Pembelajaran

Setelah mengikuti pertemuan ini, mahasiswa

mampu menjelaskan:
• manajemen dan fungsi koordinasi
• hubungan manajemen, ilmu administrasi, dan
fungsi kepemimpinan
 A. MANAJEMEN & FUNGSI KOORDINASI

Perencanaan

Fungsi Pengorganisasian / koordinasi

Manajemen
Pemimpinan

Pengawasan
 B. PENGERTIAN KOORDINASI

Pengorganisasian merupakan sebuah fungsi dari manajemen. Salah

satu aktivitas dalam fungsi ini adalah koordinasi.
B. PENGERTIAN KOORDINASI (lanjutan)
 B. PENGERTIAN KOORDINASI (lanjutan)

1. Koordinasi adalah proses penyatupaduan sasaran-sasaran dan kegiatan-

kegiatan unit-unit atau bagian-bagian atau bidang-bidang fungsional yang
terpisah pada sebuah organisasi agar dapat mencapai tujuan organisasi
(Stoner, 1992)
2. Koordinasi adalah suatu proses pihak pimpinan mengembangkan pola usaha
kelompok secara teratur diantara bawahannya dan menjamin kesatuan
tindakan di dalam mencapai tujuan bersama (Mc Farland, 1979)
3. Koordinasi adalah tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya
keselarasan antara tugas/ pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang/bagian
yang satu dengan seseorang/bagian yang lain (Nitisemito, 1985)
4. Koordinasi sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-
kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang
fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien
(Winardi, 1990)
5. Dari sisi administrasi, koordinasi adalah pengaturan tata hubungan dari usaha
bersama untuk memperoleh kesatuan tindakan dalam usaha mencapai tujuan
Bersama (Siagian, 1992)
Sumber: Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 B. CIRI-CIRI/ FAKTOR KOORDINASI

Ciri-ciri koordinasi
1. Tanggung jawab koordinasi berada pada pimpinan
2. Adanya proses
3. Terjadinya mekanisme regulasi dalam usaha tim kerja/ usaha kelompok
4. Konsep kesatuan tindakan
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama
Sumber: Mc Farland (1979) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)

Empat faktor penentu pencapaian koordinasi yang efektif

1. Kewenangan dan tanggung jawab yang jelas

2. Pengawasan secara seksama
3. Fasilitas komunikasi yang efektif
4. Menggunakan kemampuan pimpinan
Sumber: Mc Farland dalam Kaloh (1987) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 C. JENIS-JENIS KOORDINASI

1. Koordinasi internal adalah koordinasi antara pegawai-pegawai dari beberapa bagian

atau seksi, antara pekerja-pekerja dengan manajer-manajer pada tingkat yang
berlainan, antara kantor-kantor cabang, pabrik-pabrik, bagian-bagian dan seksi-seksi.
2. Koordinasi eksternal adalah koordinasi dengan pelanggan, leveransir, pemerintah
dan pihak-pihak luar dengan siapa perusahaan tersebut mempunyai hubungan kerja
dan membangun jaringan kerja
3. Koordinasi vertikal adalah apa yang terjadi di dalam suatu bagian dituntut untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan dari semua orang yang ditempatkan di bawahnya
4. Koordinasi horizontal adalah koordinasi menyamping diantara bagian-bagian yang
berlainan seperti bagian produksi, bagian penjualan, bagian pembelian, dan lain
sebagainya
5. Koordinasi prosedural adalah koordinasi yang dimaksudkan untuk mengurangi
organisasi itu sendiri, artinya uraian umum tentang perilaku-perilaku dan hubungan-
hubungan dari anggota-anggota organisasi
6. Koordinasi substantif adalah koordinasi yang berhubungan dengan isi dan beban
kegiatan-kegiatan organisasi merupakan aspek koordinasi prosedural

Sumber: Tripathi dan Reddy dalam Moekijat (1994) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 D. PRINSIP-PRINSIP KOORDINASI

1. Adanya kesepakatan dan kesatuan pengertian mengenai sasaran yang harus

dicapai sebagai arah kegiatan bersama.
2. Adanya kesepakatan mengenai kegiatan atau tindakan yang harus dilakukan
oleh masing-masing pihak terasuk target dan jadwalnya
3. Adanya kekuatan atau keyakinan dari setiap pihak terhadap bagian tugas
masing-masing serta jadwal yang telah ditetapkan
4. Adanya saling tukar informasi dari setiap pihak terhadap bagian tugas masing-
masing serta jadwal yang telah ditetapkan
5. Adanya koordinator yang dapat memimpin dan menggerakkan serta memonitor
kerja sama tersebut, serta memimpin pemecahan masalah yang dihadapi oleh
semua pihak
6. Adanya informasi dari berbagai pihak yang mengalir kepada koordinator
sehingga koordinator dapat memonitor seluruh pekerjaan kerja sama dan
mengerti masalah yang dihadapi semua pihak
7. Adanya saling hormat-menghormati terhadap wewenang fungsional masing-
masing pihak sehingga tercipta semangat untuk saling bantu
Sumber: Suganda (1991) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 E. SYARAT KOORDINASI

1. Adanya hubungan langsung.

2. Kesempatan awal
3. Kontinuitas
4. Dinamis
5. Tujuan yang jelas
6. Struktur Organisasi yang Sederhana
7. Perumusan Wewenang dan Tanggung Jawab yang Jelas
8. Komunikasi yang Efektif
9. Kepemimpinan dan Supervisi yang Efektif
Sumber: Tripathi dan Reddy dalam Moekijat (1994) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 F. MEKANISME KOORDINASI

Mekanisme koordinasi
1. Hierarki Manajerial.
2. Aturan dan Prosedur
3. Rencana dan Penetapan Tujuan
Sumber: Handoko (1995) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)

Mekanisme koordinasi yaitu:

1. Penyesuaian kerja sama
2. Supervisi langsung
3. Pembakuan proses pelaksanaan pekerjaan
4. Pembakuan hasil
5. Pembukuan keterampilan termasuk pengetahuan
6. Pembakuan aturan/ kaidah
Sumber: Mitzberg dalam Suryawikarta (1996) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 F. MEKANISME KOORDINASI (lanjutan)

Kriteria koordinasi yang efektif:

1. Menjaga pembagian wewenang dan tanggung jawab yang jelas
ditetapkan
2. Semangat kerjasama dalam memeriksa, mengamati, dan
menilai sifat yang berujud unsur pertentangan
3. Tersedianya fasilitas komunikasi yang efektif
Sumber: Mc Farland (1979) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 G. PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan aspek penting dalam pengorganisasian.

Komunikasi menjadi strategi dalam menyampaikan informasi pembagian
tugas dan koordinasi antar bagian dalam organisasi untuk dapat
mencapai tujuan.

Pengertian komunikasi
1. Komunikasi merupakan kegiatan yang berangkai sehingga menjadi proses
dan karena berlangsung antar manusia yang berbeda dan bersifat unik
maka sifatnya selalu dinamis dan unik pula (Nawawi, 1994)
2. Komunikasi sebagai interaksi atau proses hubungan saling pengertian antar
manusia (Mc Farland, 1974)

Berdasarkan sifat dan jumlah komunkasi dapat digolongkan dalam 3 kategori:

1. Komunikasi antar pribadi
2. Komunikasi kelompok
3. Komunikasi massa
Sumber: Effendy (1981) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 H. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Bentuk-bentuk komunikasi
1. Komunikasi Vertikal. Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi
yang terjadi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi dan sebaliknya
2. Komunikasi Ke Samping/ Horizontal. Bentuk komunikasi ini digunakan oleh
dua pihak yang memiliki level yang sama.
3. Komunikasi Diagonal. Bentuk komunikasi ini digunakan oleh dua pihak yang
mempunyai level berbeda, tetapi tidak mempunyai wewenang langsung
kepada pihak lain.
Sumber: Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)

Bentuk-bentuk komunikasi
1. Komunikasi Formal. Bentuk komunikasi ini merupakan komunikasi yang
terjadi diantara para anggota organisasi yang secara tegas diatur dan telah
ditentukan dalam struktur organisasi
2. Komunikasi Informal. Bentuk komunikasi ini komunikasi yang terjadi dalam
suatu organisasi yang tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam struktur
organisasi
Sumber: Wursanto (2003) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 H. BENTUK-BENTUK KOMUNIKASI

Bentuk-bentuk komunikasi
1. Komunikasi Bebas. Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang
berlangsung antar personal sebagai individu tanpa batas-batas kepangkatan, jabatan
atau posisi atau ketentuan-ketentuan yang membatasi kesempatan individu
menyampaikan pesan/ informasi
2. Komunikasi Terbatas. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi yang berlangsung
antar personal dengan mengikuti tata cara yang telah diatur secara sadar dan sengaja
sehingga hanya dapat berlangsung antar personal tertentu saja
Sumber: Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)

Bentuk-bentuk komunikasi
1. Komunikasi ke dalam (intern). Bentuk komunikasi ini merupakan proses penyampaian
atau permintaan informasi/ pesan yang berlangsung antar personel di lingkungan suatu
organisasi
2. Komunikasi ke luar (ekstern). Komunikasi ini adalah penyampaian atau permintaan
informasi/pesan dari personel di dalam organisasi pada personel lain di luar organisasi
Sumber: Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 I. KOMUNIKASI SEBAGAI PENGENDALI

5 elemen pokok komunikasi sebagai pengendali yaitu:

1. Komunikator (Communicator) yaitu orang yang memberikan

informasi
2. Saluran (channel) yang dipergunakan dalam menyampaikan pesan
3. Pesan (message) yaitu bahan informasi yang disampaikan
4. Penerima (communicatee) yaitu orang yang menerima informasi
dari komunikator
5. Respons yaitu kegiatan yang dilakukan oleh si penerima pesan
Sumber: Nawawi (1994) dalam Ayi Karyana, Enceng, Darmanto (2014)
 DAFTAR PUSTAKA

1. Effendy, Onong Uchjana. (1981). Dimensi-Dimensi Komunikasi, Bandung: Alumni

2. Kaloh, Johannis. (1988). Konsep Koordinasi dalam Proses Administrasi Suatu
Tinjauan Dari Sudut Administrasi Pemerintahan. Jakarta: Yayasan Karya
Dharma-IIP
3. Karyana, Ali. Enceng, Darmanto. (2014). Pengantar Ilmu Administrasi. Tangerang
Selatan: Penerbit Universitas Terbuka
4. Mc Farland, Dalton E. (1979). Management: Foundations And Practices. New York:
MacMillan
5. Moekijat. (1994). Koordinasi Suatu Tinjauan Teoritis. Bandung: Mandar Madju
6. Nawawi, Hadari dan Martini. (1994). Ilmu Administrasi. Jakarta: Ghalia Indonesia
7. Siagian, Sondang P. (1992). Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara
8. Sugandaha, Dann. (1991). Koordinasi Alat Pemersatu Gerak Administrasi.
Jakarta: Intermedia
9. Stoner, James A.F., R. Edward Freeman. (1992). Management. New Jersey:
Prentice Hall
10. Wursanto, Ignasius. (2003). Dasar-Dasar Ilmu Administrasi. Yogyakarta: Andi
Terima kasih