• Protokol adalah serangkaian aturan dalam acara

kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan

mengenai tata tempat,tata upacara, dan tata penghormatan
sehubungan dengan penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan, atau masyarakat.
• Acara kenegaraan adalah acara yang bersifat
kenegaraan yang di atur dan dilaksanakan secara terpusat
dihadiri oleh presiden dan/atau wakil Presiden serta
Pejabat Negara dan undangan lainnya dalam
melaksanakan acara tertentu.
• Acara resmi adalah acara yang bersifat resmi yang
diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau Lembaga
Tinggi Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi
tertentu, dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau
Pejabat pemerintah serta undangan lainnya.
Tata keprotokolan mampu menghasilkan citra kebersamaan
dalam pengaturan tata tempat, tata upacara, dan tata pakaian
menjadi penting.

Protokol sebagai komunikator dan stabilisator pimpinan.

Komunikator dimaksud adalah mengatur pergaulan pimpinan
antar lembaga atau organisasi, antara masyarakat, bahkan antar
negara dan daerah dalam kehidupan bernegara, berbangsa,
bermasyarakat. Stabilisator dimaksud menyelenggarakan acara-
acara resmi yang di hadiri atau menghadirkan Pejabat yang
terkait dan atau Pejabat lain dan Masyarakat, termasuk
penyediaan sarana pendukung.
Tugas seorang petugas protokol :
1. Mengatur perlawatan keluar negeri
2. Penerimaan tamu atau pejabat negara
3. Melaksanakan Upacara–upacara, seperti pelantikan,
peresmian, penandatanganan persetujuan atau perjanjian,
peringatan hari kemerdekaan RI, dan hari–hari nasional
lainnya, upacara bendera, dan sebagainya.
1. Pengaturan letak kursi undangan dan meja: sangat erat
hubungannya dengan undangan serta “preseance”.

2. Soal bentuk dan arah ruang yang baik.

3. Perlengkapan atau fasilitas pertemuan (misalnya pemasangan
gambar Kepala dan Wakil Kepala Negara, pemasangan
bendera, letak mimbar, meja untuk penandatanganan, palu
pimpinan,
karangan bunga, tanda-tanda dan merk lainnya dan
sebagainya)
 1.Pengaturan letak kursi undangan dan meja: sangat
erat
hubungannya dengan undangan serta “preseance”.
Penempatan pejabat atau tamu atau undangan, dikenal
sebagai
“preseance”(dari bahasa Prancis) yang berarti “tata urutan”
atau
“tata tempat”. Umumnya diadatkan bahwa mereka yang
tergolong sebagai Very Important Person (VIP) dan Very
Important Citizen (VIC) mendapat prioritas terlebih
dahulu.
1. Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah dan Tokoh Masyarakat tertentu dalam acara
kenegaraan dan acara resmi mendapat urutan tata tempat.
2. Tata tempat bagi Pejabat Negara dan Pejabat Pemerintah urutannya ditentukan
sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (2) undang – undang
Nomor 8 Tahun 1987 tentang protokol, yaitu :
a. Presiden
b. Wakil Presiden
c. Ketua Lembaga Tertinggi / Tinggi Negara
d. Menteri Negara, pejabat yang diberi kedudukan setingkat dengan Menteri Negara, Wakil
Ketua Lembaga Tertinggi / Tinggi Negara, Panglima Angkatan Bersenjata, Kepala Staff
Angkatan dan Kepala Kepolisian Republik Indonesia
e. Ketua Muda Mahkamah Agung, Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, termasuk
Hakim Agung pada Mahkamah Agung.
f. Pimpinan Lembaga Pemerintah Non Departemen dan Pejabat Pemerintah tertentu
Tata Tempat bagi pejabat yang menjadi tuan rumah dalam
pelaksanaan acara resmi ditentukan sebagai berikut :
1. Apabila acara resmi tersebut dihadiri Presiden dan/ atau Wakil Presiden,
pejabat tersebut mendampingi Presiden/Wakil Presiden
2. Apabila tidak dihadiri Presiden dan/atau Wakil Presiden, Pejabat tersebut
mendampingi, Pejabat Negara dan/atau pejabat pemerintah yang tertinggi
kedudukannya
3. Isteri yang mendampingi suami sebagai pejabat Negara atau Pejabat
Pemerintah atau Tokoh
Masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi mendapat
tempat sesuai dengan urutan tata tempat suami
4. Apabila isteri yang menjabat sebagai Pejabat Negara atau Pejabat
Pemerintah, dalam acara kenegaraan atau acara resmi, suami mendapat
tempat sesuai dengan urutan tata tempat isteri

5. Dalam hal Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah atau Tokoh Masyarakat

tertentu berhalangan hadir pada acara kenegaraan atau acara resmi, maka
tempatnya diisi oleh pejabat yang mewakili

6. Pejabat yang mewakili sebagaimana dimaksud mendapat tempat sesuai

dengan kedudukan sosial dan kehormatan yang diterimanya atau jabatan
yang dipangkunya

Dalam hal Pejabat Negara dan Pejabat Pemerintah memangku jabatan

lebih dari satu yang tidak sama tingkatnya, maka baginya berlaku tata
tempat yang urutannya lebih tinggi.
Menentukan tata urutan seseorang atas golongan yang didasarkan kepada :
a. Kedudukan ketatanegaraan
b. Kedudukan menurut administrasi
c. Kedudukan sosial
d. Hal-hal tertentu mengingat kesempatan, waktu dan tempat
Ada beberapa patokan untuk menempatkan tamu seperti kasus-kasus berikut ini
:
a. Bila tamu tersebut datang bersama isteri, maka sang isteri
ditempatkan sesuai dengan kedudukan suami, ditempatkan lebih
utama.
b. Bila yang hadir mantan atau pensiunan pejabat, mendapat
tempat setingkat lebih rendah dari pada waktu masih aktif, tetapi
pada tempat yang lebih rendah masih ditempatkan pada tempat
utama.
c. Bila yang hadir mewakili pejabat yang diundang, maka wakil tersebut
tidak mendapat tempat yang diwakilinya, melainkan ditempatkan
sesuai dengan kedudukannya.
2. Soal bentuk dan arah ruang yang baik

Pengaturan suatu ruang sidang atau ruang upacara resmi lainnya, dipertimbangkan hal-hal
mengenai : pengaturan tata tempat bagi pemimpin sidang, penempatan gambar Kepala dan
Wakil Kepala Negara, bendera kebangsaan, lambang negara maupun penggunaan lagu
kebangsaan (apabila diadakan).

Lay Out Ruang:

- Upacara pelantikan, dilaksanakan duduk atau berdiri, bentuk tata letaknya dapat
menggunakan bentuk CLASS ROOM
- Upacara peresmian proyek pembangunan, bentuk tata letaknya berbentuk
FRONTAL/THEATHER.
- Menerima kunjungan delegasi, hearing dan sejenisnya, bentuk tata letaknya
FACE TO FACE
- Acara perjamuan resmi, bentuk tata letak (lay-out) bermacam-macam, maka dapat
disesuaikan dengan situasi dan kondisi, sperti U-FORM, ROUND TABEL, T atau I
FORM, OVAL, dan E FORM
3. Perlengkapan atau fasilitas pertemuan :

Penggunaan bendera kebangsaan diatur dengan posisi

sebelah kanan, dan lembaga negara, pemasangannya
digantung pada dinding, ditengah-tengah, didepan paling
atas. Apabila ditambah dengan gambar Presiden/Wakil
Presiden maka gambar Presiden diletakkan berjejer dengan
bendera kebangsaan (jadi disebelah kanan) gambar Wakil
Presiden berjejer dengan bendera organisasi atau dapat
juga diposisikan lainnya.
Tata ruang dalam kegiatan atau acara sangat
menentukan :
a. Sifat acara
b. Penyelenggara
c. Situasi dan kondisi
d. Tradisi, adat istiadat dan kebiasaan

Setiap pengaturan tata tempat (lay out) upacara harus disusun

atau diatur dengan mempedomani hal-hal berikut ini :
a. Etiket
b. Segi estetika
c. Memperhatikan nuansa kebangsaan/budaya
Aspek yang tidak kalah penting selain faktor-faktor diatas
adalah :
a. Arus lalulintas para undangan harus nyaman
b. Menyediakan ruang tunggu (waiting room) untuk VVIP
c. Perlengkapan yang dibutuhkan dalam upacara diupayakan secara optimal,
agar tidak menimbulkan hambatan atau gangguan pada saat acara
berlangsung
d. Pengumpulan data (daftar undangan), dari data tersebut sebagai bahan
dasar dalam penyusunan tata letak (lay out), sehingga memudahkan dalam
menentukan siapa atau berada dimana, disamping itu memudahkan
monitoring pada undangan
e. Dekorasi, pembuatan taman kering atau basah, pemasangan bunga meja,
pemasangan back drop, dan sebagainya.
f. Podium, memasang podium untuk pidato, tempatnya di sebelah kanan atau kiri
meja baris utama bila dimungkinkan dengan memperhatikan
situasi dan kondisi ruangan upacara.
g. Penyejuk udara, ventilasi udara, air condition (AC), kipas angin, sesuai

dengan kebutuhan dan bila dianggap perlu.

Yang Sering Terlupa:
a. Persiapan pembuatan undangan dilaksanakan dalam waktu
yang jauh, jangan sampai terlupakan pokok-pokok seperti :
Waktu, Hari, Tanggal, Jam, Acara, Tempat dan juga soal
pakaian.
b. Tidak boleh salah menyebut gelar atau jabatan atau nama
seseorang yang akan berpidato atau yang perlu disebut.
c. Tugas protokol menjempu atau pelepasan pejabat tersebut,
persiapan penginapan (apabila menginap), pengaturan
kendaraan,pengawalan (bila Menteri atau pejabat setingkat
hadir), kemanan dan sebagainya.
d. Protokol harus bisa “ menguasai” tamu serta menggunakan sikap dan
santun bahasa yang baik dan tepat
Upacara yang biasa dilaksanakan baik di Pusat maupun di daerah antara lain :
a. Upacara bendera
b. Upacara pelantikan
c. Upacara peringatan hari-hari besar lainnya
d. Upacara peresmian/pencanangan batu/tiang pertama

Sifat acara dan bentuk upacara secara garis besar :

1. Acara-acara Kenegaraan
Pelaksanaan upacara bedera dilakukan pada setiap tanggal 17. Upacara bendera berlangsung
sebagai berikut :
1. Inspektur upacara, IRUP memasuki lapangan upacara
2. Penghormatan kepada IRUP dipimpin oleh Komandan Upacara
3. Laporan Komandan upacara bahwa upacara siap dimulai
4. Pengibaran bendera diiringi lagu Indonesia Raya
5. Mengheningkan cipta dipimpin IRUP
6. Pembacaan Text Pancasila dipimpin IRUP, yang diikuti seluruh peserta
 7. Pembacaan Teks Pembukaan UUD 1945 oleh petugas
8. Amanat IRUP

9. Laporan Komandan Upacara bahwa upacara telah selesai

10. Penghormatan kepada IRUP dipimpin oleh Komandan Upacara
11. IRUP meninggalkan lapangan upacara
12. Penghormatan kepada Komandan Upacara
13. Upacara selesai

2. Acara – acara Resmi

Acara-acara “pelantikan”, :
- Kedatangan Presiden di ruang upacara
- Penghormatan kepada Presiden
- Pembacaan Surat Keputusan
- Pengambilan sumpah oleh Presiden menurut agama masing-masing dan
peneguhannya oleh rohaniwan agama
- Pidato pelantikan oleh Presiden
- Pemberian selamat disusul dengan ramah tamah
- Penghormatan kepada Presiden
- Presiden meninggalkan ruang upacara
1. Pakaian bagi Ketua, Wakil Ketua, dan Anggota DPRD, terdiri atas:
a. Pakaian Sipil Lengkap (PSL) atau Pakaian Sipil Resmi digunakan
dalam acara resmi
b. Pakaian ujung serong/sadariyah/encim dalam acara HUT Kota Jakarta
2. Pakaian Dinas Upacara (PDU) digunakan dalam upacara dan atau acara
pelantikan dan atau serah terima jabatan atau acara HUT Proklamasi
Kemerdekaan Republik Indonesia, bagi:
a. Gubernur/Wakil Gubernur
b. Walikota/Wakil Walikota dan Bupati/Wakil Bupati
c. Camat/Wakil Camat
d. Lurah/Wakil Lurah
3. Dalam upacara dan atau acara pelantikan dan atau serah terima jabatan,
dan Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, Anggota TNI dan
POLRI, isteri atau perempuan berpakaian kebaya nasional atau sesuai
ketentuan yang berlaku di lingkungan TNI dan POLRI
4. Pakaian bagi wartawan dapat menggunakan pakaian salah satu jenis
pakaian resmi atau pakaian bebas rapih sesuia sifat penyelenggara
acara, disertai dengan identitas yang jelas.
5. Pakaian bagi Tokoh Masyarakat, dan Undangan lainnya, dapat
menggunakan pakaian dan atau tutup kepala serta atributnya bagi
Pejabat Pemerintah Daerah dan Aparaturnya, ditetapkan dengan
Keputuasan Gubernur.
Jamuan dalam suatu acara resmi, penyajiannya
memperhatikan budaya masyarakat atau
budaya bangsa Indonesia sesuai waktu dan
tempat penyelenggaraan acara
1. Wicara dalam penyelenggaraan Upacara atau Acara Resmi
harus menggunakan kata-kata bahasa Indonesia yang baik
dan benar, kecuali dalam acara resmi tertentu yang bersifat
kedaerahan atau internasional
2. Wicara dalam penyelenggaraan acara resmi diawali dengan
kata-kata salam dan kata-kata sapaan menggunakan kata-
kata “Yang Saya /Kami Hormati”.
3. Kata-kata Salam disesuaikan dengan agama yang dianut
Pembicara
Kriteria keberhasilan acara protokoler berturut – turut dapat dilihat
dari :
1. Kondisi proses acara berlangsung secara tertib, efisien, dan
lancar
2. Kondisi suasana yang terbentuk (khidmat, formal,
kekeluargaan

Dari segi hasil yaitu citra yang dibentuk (prestisius, sederhana,

kebersamaan, dan kemitraan).
Image : apa yang diinginkan oleh sebagian besar
masyarakat terhadap suatu subyek berdasarkan
atas apa yang telah dipelajari oleh perusahaan,
organisasi, atau konsultan PR dari hasil diskusi,
komentar, iklan, penilaian kata-kata, dan sumber-
sumber lain.
Image : apa yang diinginkan oleh sebagian besar
masyarakat terhadap suatu subyek berdasarkan
atas apa yang telah dipelajari oleh perusahaan,
organisasi, atau konsultan PR dari hasil diskusi,
komentar, iklan, penilaian kata-kata, dan sumber-
sumber lain.
Hasil Riset di AS
Personal experience 64 %
Major business magazines 37 %
Articles in national newspaper 35 %
Word of mouth 31 %
Television news 14 %
Articles in local newspaper 14 %
Television current affairs programs 13 %
 SERVICE
Self awareness : Menanamkan kesadaran diri
sehingga dapat memahami posisi, agar mampu
memberikan pelayanan dengan benar.
Enthusiasm : Melaksanakan pelayanan
dengan penuh gairah.
Reform : Memperbaiki kinerj a
pelayanan dari waktu ke waktu.
Value : Memberikan pelayanan yang
mempunyai nilai tambah.
Impressive : Menampilkan diri secara
menarik, tetapi tidak berlebihan.
Care : Memberikan perhatian atau
kepedulian kepada pelanggan secara optimal.
Evaluation : Mengevaluasi pelaksanaan
Konsep SEx

Attitude (sikap)
A3 Attention (perhatian)
Action (tindakan)
Konsep SEx

Ability (kemampuan)
Attitude (sikap)

A Appearance (penampilan)
Attention (perhatian)
Action (tindakan)
6 Accountability (tanggung jawab)
 SEx
Unsur-unsurnya
 Layanan tepat waktu (time delivery service)
 Senyum (Smile)
 Ucapan-ucapan selamat (Greeting)
 Sopan santun/rasa hormat (Polite)
 Memberi jawaban dalam bertelepon (Telephone responds)
 Mendengar secara aktif dan penuh perhatian (Listen
Actively and attention)
 Hubungan kemanusiaan (Human Relations)
 Fasilitas untuk menunggu (facility for waiting)
 Kecepatan dalam pelayanan ( Quick Service /speed)
 Tidak sekedar janji dalam melayani ( Lips service)
 Cepat menanggapi keluhan ( Complaint handling respons )
 Penjelasan terhadap manfaat ( Explain benefits)
 Memiliki kemauan yang tulus untuk menolong ( Helpful)
 Punya rasa percaya diri (Confident)
 Bahasa tubuh dalam pengendalian emosi ( Body
language/Tone emotion)
 Menampilkan hasil kerja yang baik ( Performance)
 Nyaman dan menyenangkan ( Pleasant)
 Jujur, tulus seadanya dan tidak dibuat-buat
(Honest/Sincere)
 dll
1. Selalu berpikir, berperasaan & bertingkah laku positif
2. Memiliki sikap yang profesional & ahli dibidangnya
3. Tidak egosentris
4. Bisa menjaga rahasia
5. Penuh pertimbangan & peka
6. Selalu menepati waktu & janji
7. Selalu menjaga sopan santun & berpenampilan profesional
Presented by Henny S Widyaningsih