Contoh Fishbone

Latar Belakang Loyalitas&dedikasi Tujuan gak jelas Kurang visioner

Kurang Dinamisnya Organisasi

SDM Study oriented

AD-ART tidak relevan

Sekretariat gak nyaman

Landasan Organisasi

Sarana & Prasarana

REPRESENTASI FAULT TREE (AWAL)

Kurang Dinamisnya organisasi (stagnasi)

SDM Sarana & Prasarana TOP problem

Sistem kebijakan

Prime problem

SDM

Study Oriented

Tidak Visioner

Dedikasi & Loyalitas <

Banyak Praktikum

Tuntutan Ortu

Persaingan kurang Pengetahuan Budaya Mbacem Pemahaman Awal < Hub < harmonis

Biaya

Salah paham

Beda pendapat

Dapat diperinci lebih lanjut !!!

Milestone
TPPM membantu dalam mencari akar
permasalahan organisasi TPD membantu sebagai tools dalam mendapatkan data di lapangan AKO membantu dalam dalam menemukan sektor strategis yang menyusun organisasi

AKO
Kita akan belajar bagaimana
mengkuantitatifkan sesuatu yang kualitatif Kita akan belajar bagaimana menilai dengan objektif sesuatu yang subjektif

Siapakah stakeholders dan customer organisasi kita??? (konsep marketing)

Kadang apa yang kita lakukan dan rencanakan, tidak sesuai dengan KEBUTUHAN pasar
LOGO

Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2011

LOGO

Nieko Haryo Pradhito

Kediri, 8 November 1988 SMA Negeri 2 Kediri Teknik Industri ITS 2007 Organisasi: - BEM FTI - HMTI - HMTI - Lab. PSMI - Lab. PSMI - BEM ITS - Pemandu Garuda (PSDM) 2008/2009 (Dagri) 2008/2009 (Ketua) 2009/2010 (HRD) 2009/2010 (Public Relation) 2010/2011 (Sekjend) 2010/2011 LKMM TM 2010/2011

Pelatihan: - LKMM Pra TD IV FTI ITS 2007 - LKMM TD HMTI ITS 2008 - P3MTI HMTI ITS 2008 - LOT 1 BEM FTI 2008 - PP LKMM III FTI ITS 2008 - LKMM TM IV FTI ITS 2009 - LKMM TL ITS 2010

085 645 283 296 nieko.haryo.pradhito @gmail.com

Syarifah Diana Permai

Surabaya, 6 Juni 1989 SMA Negeri 1 Surabaya Statistika FMIPA ITS 2007 Organisasi: - PSDM HIMASTA ITS - LM ITS

Pelatihan: - LKMM Pra TD FMIPA ITS 2007 - LKMM TD HIMASTA ITS 2008 - PP LKMM II FMIPA ITS 2008 - LKMM TM FMIPA ITS 2009 - LKMM TL ITS 2010

0856 481 57 58 2 diana_sdp66@yahoo.com

Pertanyaan Mendasar
1 2 3 4

Apakah tujuan organisasi Anda saat ini

Seberapa dalam pemahaman Anda terhadap organisasi tersebut Apa yang sudah Anda berikan untuk memberikan arah yang lebih baik bagi organisasi tersebut Seberapa banyak yang memahami tujuan organisasi Anda tersebut

Analisis Kondisi Organisasi??

Posisi AKO itu...

Internal (S & W) Eksternal (O & T)
Metode SWOT 1. Analisa Lingkungan Organisasi

Perumusan Masalah
Fish Bone Diagram, FTA

Pengumpulan Data
Teknik Pengumpulan Data

Analisa Kondisi Organisasi

Pengembangan Alternatif dan Penyelesaian Masalah

Penetapan Strategi

Evaluasi Strategi

Pengembangan Alternatif Strategi

2. Formulasi Strategi

program
S-M-A-R-T

anggaran prosedur
3. Implementasi Strategi

4.Pengendalian Strategi

berhasil

tidak

Tujuan AKO
1

Menganalisis dan mengetahui faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi jalannya suatu organisasi

Mengetahui dan menilai kondisi sebenarnya suatu organisasi (riil, eksisting)

Sebagai dasar dan acuan untuk melakukan rencana pengembanga n organisasi

Aspek Organisasi yang Dianalisis

Latar Belakang Organisasi AD/ART Organisasi

Struktur Organisasi

Pembagian Tugas/Wewenang

Manajemen Kepemimpinan

Administrasi / Keuangan

Teknik Menganalisis
internal STRENGTH WEAKNESS

TEKNIK
MENGANALIS

OPORTUNITY external

THREAT

Manfaat Analisis SWOT

Untuk menentukan alternatif yang harus ditempuh dalam upaya menggunakan dan mengembangkan potensi yang ada dan yang belum ada dalam organisasi secara efektif dan efisien

Untuk mempertimbangkan faktor-faktor internal dan eksternal keberlangsungan organisasi

Untuk menilai kondisi suatu organisasi

Langkah2 Penggunaan SWOT

Berikan bobot kpd masing2 aspek menurut komponen utk tehu kondisi organisasi Susun instrumen2 utk menentukan bobot masing2 Klarifikasi aspek2 tsb menurut komponen SWOT

Identifikasi aspek yg dinilai dlm Organisasi

Macam2 Teknik SWOT

Matriks SWOT Kearns

Ada 2

Metode SWOT Pearce & Robinson

Metode Kearns
Metode yang memandang bahwa strength
dan weakness merupakan satu perspektif internal, dan memiliki bobot total 1 (begitu pula eksternal) Tidak menunjukkan posisi secara detail, namun memberikan gambaran kuadran Kelemahannya adalah harus membandingkan banyak atribut

 Tidak perlu membreakdown ke dalam poin

S, W, O dan T, hanya membedakan mana faktor internal dan eksternal Batas nilai yang dipakai adalah 2,5 untuk nilai tengah Menghasilkan bentuk kuadran dengan perspektif nilai dominan

Pendekatan Matriks SWOT Kearns

EKSTERNAL INTERNAL

PELUANG (OPPORTUNITY)
Keunggulan Komparatif

TANTANGAN (THREAT)
Mobilisasi

KEKUATAN (STRENGHT)

(Comparative Advantage) ( sel A)

Divestasi/ Investasi

(Mobilization) (sel B)

KELEMAHAN (WEAKNESS)

(Divestment/ Investment) (Sel C)

Kendali Kerusakan

(Damage Control) (Sel D)

Intinya dari KERNS method

Internal Eksternal O Strategi SO Buat Strategi yang menggunakan S u/ memanfaatkan O Strategi WO Buat Strategi yang memanfaatkan O u/ mengatasi W S W

Strategi ST Buat Strategi yang menggunakan S u/ menghindari T

Strategi WT Buat Strategi yang meminimalkan W dan menghindari T

Metode Pearce and Robinson

Metode yang memandang masing-masing
perspektif strength, weakness, opportunity dan threat memiliki total bobot masingmasing 1 Dapat diketahui posisi dalam bentuk koordinat (x,y) Untuk W dan T perlu dilakukan pencerminan terhadap nilai 5

Pendekatan SWOT Pears and Robinson

1
Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta jumlah total perkalian skor dan bobot (c=axb) pada setiap faktor S-W-O-T

Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W (d=S-W) dan faktor O dengan T (e=O-T)

Mencari posisi organisasi yang ditunjukkan oleh (x,y) pada kuadran SWOT (d=x,e=y)

Pembobotan dan Skoring

Bobot

Skor 1-4

Total BxS

Menilai tingkat kepentingan faktor internal/ekternal tersebut bagi organisasi

Mengukur penilaian terhadap performansi kriteria internal/eksternal tersebut

Mengukur seberapa baik manajemen dalam menanggapi faktor faktor STRATEGIS dalam lingkungan internalnya/ eksternalnya

Expert Choice dan AHP

Expert Choice merupakan software yang digunakan
untuk membandingkan antar atribut sehingga menghasilkan bobot pengaruh yang akurat Analytical Hierarchy Process merupakan metode perbandingan yang digunakan untuk mengetahui tingkat pengaruh atribut satu sama lain Skor yang diberikan antara 1-4 untuk mengindari nilai tengah (kecenderungan), dengan batas nilai batas 2,5 Gunakan perbandingan, pada kisaran angka 1,3 dan 5 Inconsistency maksimal sebesar 0,1 (reliable)

No. 1 2 3

KEKUATAN
Kepemimpinan (Leader) yang dipercaya Adanya Struktur Organisasi yang jelas Pemahaman tentang manajemen organisasi dari pengurus

Skor 4 3 4

Bobot 0,4 0,3 0,3 1

SxB 0.16 0.9 0,15 4 SxB

0.6 0,12 0,8 0,3 0,6

No.
1 2 3 4 5

KELEMAHAN
Masih minimnya daya inisiasi pengurus terhadap kemajuan organisasi Koordinasi antar pengurus yang lemah Kinerja pengurus yang kurang optimal Perencanaan pada tiap kegiatan yang kurang matang Minimnya kebersamaan di kalangan pengurus

Skor
3 4 4 3 3

Bobot 0,2 0,3 0,2 0,1 0,2 1

Total

3,5

Selisih antara kekuatan dan kelemahan Sumbu X = S W = 4 3,5 = 0.5

No.
1 2 3 4 5

PELUANG
Adanya hubungan baik dengan organisasi sejenis di luar ITS Adanya pendukung ikatan alumni yang kuat Adanya hubungan baik dengan rektorat Adanya hubungan baik dengan organisasi jurusan lain di ITS Tiap tahun selalu mendapat sokongan dana

Skor
4 3 4 4 4

Bobot
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 1

Total
1 0,6 1 0,8 0,8 4,2

No.
1

ANCAMAN
Peraturan akademik yang mengurangi kesempatan mahasiswa untuk aktif berorganisasi Arogansi jurusan yang terlalu besar Adanya campur tangan pihak lain dalam mengambil kebijakan

Skor
3

Bobot
0,3

Total
0,9

2 3

4 4 Total

0,4 0,4 1

1,6 1,6 4,1

Selisih antara Peluang dan Ancaman Sumbu Y = O T = 4,2 4,1 = 0.1

(+,+) Progresif Kuadran I

(-,-) STRATEGI BERTAHAN Kuadran IV

(+,-) DIVERSIFIKASI Kuadran II

PROGRESIF

Kuadran I (+,+) menunjukkan Organisasi dalam Kondisi Kuat dan ditunjang oleh Peluang pengembangan yang besar. Sangat mudah untuk melakukan developing dan expansi dari Organisasi ini.

Posisi pada Kuadran II ( +,- ) menandakan organisasi yang kuat namun menghadapi tantangan besar sehingga diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya Maka organisasi disarankan untuk memperbanyak ragam strategi taktisnya

UBAH STRATEGI
Posisi pada kuadran III ( -,+ ), menandakan organisasi sangat lemah namun sangat berpeluang Artinya, organisasi disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya Sebab diperkirakan dengan strategi lama sangat sulit untuk dapat menangkap peluang yang ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi

STRATEGI BERTAHAN
Posisi pada kuadran IV ( -,- ), menandakan kondisi internal organisasi ini lemah dan dihadapkan pada kondisi eksternal yang sulit Menggunakan Strategi Bertahan berarti mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin terperosok, strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri

Simulasi AKO
Simulasi penggunaan software : kriteria cewek
idaman Bagi ke dalam 5 kelompok sesuai dengan materi sebelumnya : 1. BEM ITS 2. BE-LM FTSP 3. LMB 4. MKM 5. LM Batasi poin analisis masing-masing max 5 poin Tuliskan poin secara detail, jelas, lengkap

Organisasi profesional akan bergerak ke arah kesadaran terhadap keseimbangan kondisi internal dan eksternal, mampu mengukur kondisi saat ini dan merumuskan improvement sebagai strategi keunggulan bersaing

LOGO