Bab I.

Mengenal Myob accounting

1.1 Pengertian Myob accounting
Myob accounting adalah software akuntansi yang digunakan untuk membantu bagian akuntansi menyusun laporan keuangan lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan, pembelian asset perusahaan, bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis dan mendetail.

Myob didirikan MYOB memproduksi software accounting bernama MYOB accounting yang merupakan program computer akuntansi (accounting software), MYOB dimulai di Australia pada tahun 1991 dan merupakan salah satu perusahaan yang sukses mengenali kebutuhan yang unik dari perusahaan kecil-menengah sampai perusahaan menengah-besar akan sistem manajemen bisnis (business management systems) yang powerful, mudah dan terjangkau.

Myob accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengan software sejenis lainnya, diantaranya: 1. Mudah digunakan (user friendly), mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang computer dan akuntansi serta sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan pada berbagai jenis usaha. 2. Mampu menampilkan data secara cepat dan mudah, dilengkapi dengan fasilitas audit trail maupun transaction trail untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layar computer atau dicetak ke printer.
3. Mampu menyajikan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat kapanpun

diperlukan, terdiri dari berbagai jenis laporan keuangan yang dibuat secara otomatis, meliputi neraca saldo, neraca, laporan rugi lab, laporan pembelian dan penjualan, daftar umur piutang, jurnal transaksi, sediaan barang dan sebagainya sesuai dengan standart akuntansi keuangan.

4. Tersedia system keamanan yang handal, dilengkapi dengan system akses memadai berupa password yang dapat ditentukan dalam beberapa level. 5. Mampu menampilkan laporan keuangan komparasi, menyajikan laporan keuangan komparasi baik neraca, laporan laba rugi, maupun penjualan dengan data historis bulan lalu atau tahun sebelumnya. 6. Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft excel dan Microsoft word bahkan di simpan dalam bentuk PDF maupun text file.

Peranan myob dalam siklus akuntansi perusahaan Sebagai alat komunikasi untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan dalam proses implimentasi dalam pengoperasian MYOB Sebagai alat untuk mempermudahkan kita untuk mencatat transaksi dalam perusahaan jasa Sistem kerja MYOB dalam menyelesaikan pekerjaan akuntansi sesuai dengan siklus akuntansi dapat digambarkan sebagai berikut:

1.2 Fungsi & fasilitas MYOB

Dalam aplikasinya (Applied) MYOB mempunyai berbagai fungsi dan fasilitasfasilitas (fitur). Seperti dalam baris menu yang terdiri dari delapan kelompok menu pilihan untuk mengakses perintah, sub menu dan kotak dialog: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Window, dan Help.

Sedangkan pada Modul Command Centre terdiri dari delapan modul, yang merupakan pembagian dari kegiatan akuntansi, meliputi: Accounts, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory, dan Card File.
1.

Accounts, adalah komponen utama dari sistem akuntansi perusahan, yang

merupakan ringkasan dariseluruh aktivitas perusahaan tersebut, berfungsi untuk memodifikasi bagan akun, memasukan saldo awal akun-akun, dan proses penjurnalan transaksi umum, seperti biaya-biaya dan pembelian/penjualan barang yang dikapitalisasi.

2.

Banking, untuk mencatat transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan kas,

seperti tagihan-tagihan dan beban-beban sewa, listrik dan telepon, pemakaian dan pengeluaran kartu kredit, pinjaman dari bank, rekonsiliasi rekening koran bank dengan akun-akun bank, mencetak cek-cek yang Anda bayarkan, dan melakukan pembayaran elektronik.
3.

Sales, untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan (tunai/kredit), penerimaan

pembayaranpiutang dari pelanggan, mencatat retur penjualan sekaligus penyerahan uang kas kepadapelanggan.
4.

Time Billing, dipakai untuk menghitung penjualan.pembelian yang menggunakan

perhitungan persatuan waktu. Misalnya biaya konsultasi manajemen per jam.

5.

Purchase, untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian (tunai/kredit), pembayaran

hutang kepada pemasok, mencatat retur pembelian sekaligus penerimaan uang kas dari pemasok.
6.

Payroll, dipakai untuk penggajian karyawan menggunakan sistem payroll, bisa

dipakai untuk berbagai macam cara penggajian, seperti jam, harian, mingguan atau bulanan.
7.

Inventory, mencatat aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan

persediaan barang dagangan, seperti mencatat, mengubah, menghapus, menetapkan dan menyesuaikan harga, memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan barang dagangan, dan penerbitan laporan yang terkait.
8.

Card File, untuk membuat, mencari, menampilkan, mengubah, menghapus, dan

mengelompokkan catatan individu, perusahaan, dan lembaga tersebut. Anda dapat mencatat seluruh informasi mengenai pelanggan dan Pemasok Anda, mencatat historis penjualan, menetapkan pajak dan termin pembayaran dari pelanggan dan pemasok, membuat catatan kontak, membuat label surat, dan membuat surat-surat untuk mereka.

1.3 Membuka Myob Accounting

Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui: Shourcut Pilih dan klik ganda aplikasi Myob Accounting yang ada pada desktop. Start menu
1. Klik tombol start 2. Pilih dan klik Myob Accounting 1.4

Format tanggal dan symbol mata uang

Format tampilan tanggal dan symbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 22 April 2011, format yang akan dipilih adalah 22/04/11, 22/04/2011 atau 04/22/2011. Default symbol mata uang pada Myob Accounting adalah $ (dollar), misalkan kamu menuliskan angka 1000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $1,000. Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui:
1. Klik Start Menu 2. Pilih control panel 3. Klik Region and language

4. Klik additional setting dan sesuaikan isi tampilan yang muncul dengan gambar di bawah

ini:

5. Kemudian klik tab date. Apabila tampilan yang muncul sudah sama dengan gambar

dibawah ini kemudian klik ok atau apply.

Catatan: dalam kasus latihan, dimana tanggal computer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum kamu membuka program Myob, ubahlah terlebih dahulu setting date & time sesuai dengan tanggal transaksi dalam kasus latihan. nama menu nama sub menu Account list record journal entry kegunaan menu digunakan untuk fasilitas mencatat nama perkiraan pada buku besar digunakan untuk mencatat transaksi ijurnal umum, seperti transaksi: 1. jurnal penyesuaian pemakaian perlengkapan 2. jurnal penyesuaian pembayaran dimuka 3. jurnal penyesuaian biaya yang harus dibayar 4. pencatatan dan taksiran penyisihan piutang tak tertagih 5. pengkreditan PPN masukan (pembelian) ke PPN keluaran (penjualan) 6. pencatatan dan perhitungan gaji (upah) ke personalia dan PPh pasal 21 7. pengambilan dan penyetoran simpanan uang di bank kecuali dari transaksi banking digunakan untuk melihat hasil transaksi jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi mengeluarkan uang dari bank guna keperluan usaha selain untuk transaksi hutang dagang, seperti transaksi: 1. membeli perlengkapan alat tulis kantor (ATK) 2. membayar biaya (bebann) usaha 3. menyetorkan uang tunai ke bank atau mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun untuk ekstern digunakan untuk mencatat transaksi menerima uang selain dari pelanggan, seperti transaksi: 1. penerimaan pinjaman uang 2. pendapatan bunga dari bank 3. pengembalian pinjaman dari pelanggan 4. penjualan aktiva selain persediaan barang dagang digunakan untuk mencatat proses pencairan cek/giro yang diterima pelanggan atau card lainnya.

account (buku besar)

Banking (jurnal khusus penerimaa n dan pengeluara n kas)

transaksi journal spend money

receive money

prepare bank deposit

bank register reconcile account print cheque transaksi journal sales register enter sales

digunakan untuk melihat mutasi setiap kas di bank dan dapat menambahkan transaksi perbankan digunakan untuk melakukan rekonsiliasi bank secara manual, seperti: rekonsiliasi kas/bank, piutang dagang, dan hutang dagang digunakan untuk mencetak cek yang telah dibuat digunakan untuk melihat transaksi yang dibuat melalui banking digunakan melihat transaksi yang telah dibuat dengan status seperti qoute (permohonan), order (pesanan), open invoice (saldo awal), return &debits (retur penjualan), dan sebagainya digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, dengan formulir faktur yang disediakan sebagai berikut: * quote, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam jurnal transaksi * order, digunakan untuk mencatat transaksi yang bersifat pesanan penjualan dan belum dicatat dalam jurnal penjualan * invoice, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal penjualan dalam mencatat transaksi penjualan Myob Accounting menyediakan tampilan (lay out) pada faktur penjualan, sebagai berikut: *service, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan jasa dengan keterangan yang panjang *item, digunakan untuk menampilan transaksi penjualan barang dagang *profesional, digunakan untuk menampilan beberapa transaksi jenis jasa yang disertai beberapa tanggal *miscellaneous, digunakan untuk menampilkan transaksi penjualan lain-lain. digunakan untuk mencatat penerimaan uang dari pelanggan sehubungan dengan transaksi penjualan barang dagang digunakan untuk melihat transaksi penjualan yang telah dibuat digunakan untuk mencetak faktur penjualan yang telah dibuat digunakan untuk mencetak pernyataan (keterangan) sehubungan dengan transaksi penjualan digunakan untuk mencatat daftar jasa/ service yang dijual pada customer atau akan dipakai dalam perusahaan itu sendiri Digunakan untuk membuat slip transaksi atas penggunaan jasa / service tersebut. Digunakan untuk proses pengambilan data dari activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dilkirimi tagihan (invoice)

sales (jurnal khusus penjualan)

received payment transaction journal print invoice print statement time billing activities (penjualan list jasa) Enter Activity Slip Prepare Time Billing Invoice

Activity Log Purchase Register Enter Purchase

Purchase (jurnal khusus pembelian) Pay bill Print Cheque Order Print Cheque Prepare Electronic Payment Transactio n Juornal Payroll Categories Pay Employess payroll Prepare (gaji/upah) Electronic Payment Print Paycheque Inventory Journal (Buku transaction Pembantu persediaan Item List barang Set Item dagang) list Count Inventory Tranfer Inventory

Merupakan form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau detail view. Digunakan untuk melihat transaksi yang telah dibuat dengan status Quote (permohonan pembelian), Order (pesanan pembelian), Open Bills (saldo awal pemasok), Return & Debits (retur pembelian), dsb. Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian, dengan formulir faktur sebagai berikut : * Quote, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat permohonan dan belum dicatat dalam transaksi pembelian * Order, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pesanan pembelian dan belum dicatat dalam transaksi pembelian. * bill, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian yang bersifat pembelian secara kredit maupun tunai dan dicatat dalam jurnal transaksi pembelian Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran hutang pada pemasok sehubungan dengan transaksi pembelian barang dagang. Digunakan untuk mencetak pesanan pembelian. Digunakan untuk mencetak cek sehubungan dengan pembayaran hutang pada pemasok. Digunakan mencairkan cek/giro Digunakan untuk melihat transaksi pembelian yang telah dicatat. Digunakan untuk membuat jenis-jenis pembayaran gaji (upah). Digunakan untuk transaksi pembayaran gaji (upah) pada pegawai. Digunakan untuk pembayaran gaji (upah) melalui kartu. Digunakan untuk mencetak cek pembayaran gaji (upah) Digunakan untukmelihat jurnal transaksi yang telah dibuat. Digunakan untuk mencatat nama persediaan barang dagang dan harga jual barang dagang Digunakan untuk mencatat metode penilaian persediaan barang dagang LIFO (MTKP) atau Average (rata-rata). Digunakan untuk mencatat saldo awal persediaan barang dagang baik banyaknya (quantity) dan harga beli (cost price) Digunakan untuk memindahkan suatu barang dan menjadikannya barang baru dengan Quantitas dan harga baru. Biasanya untuk

Card file (Buku Pembantu pelanggan dan pemasok)

Adjust Inventory Auto Build Inventory Transactio n Journal Card List Contact log Print Mailing Labels

perusahaan perakitan (build). Digunakan untuk meyesuaikan barang yang ada digudang baik barang dagang, perlengkapan ATK Digunakan mencatat menggabungkan beberapa barang menjadi satu sesuai dengan daftar item build. Digunakan untuk melihat transaksi persediaan barang dagang. Digunakan untuk mencatat nama pelanggan dan pemasok perusahaan. Digunakan untuk mencatat keterangan dialog kepada pelanggan, pemasok, pegawai. Digunakan untuk mencetak nama pelanggan dan pemasok, dan pegawai.

1.5 Tampilan Awal MYOB

Open: digunakan untuk membuka salah satu data yang sudah dibuat atau dimiliki

Create: digunakan untuk membuat data akuntansi yang baru Explore: digunakan untuk mengexplorasi contoh data akuntansi yang disertakan pada waktu anda menginstal Whats New: digunakan untuk mendapatkan berbagai informasi baru yang belum terdapat pada program Myob versi sebelumnya Exit: digunakan untuk keluar dari program Myob

1.6

Membuat Data Akuntansi Baru

Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan Program MYOB Accounting.

2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant ditampilkan:

Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information 3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT DUTA VISION 4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti tampak pada Gambar 4 di atas. 5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi. misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan Desember. Current Financial Years diisi dengan 2011 dan Last Month of Financial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun

Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information

6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada

langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik < Back.

Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information

7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan.

Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to build my own, karena perusahaan akan membuat bagan akun sendiri.

Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List

Keterangan: I would like start with one of the lists provided bu Myob Accounting : Menampilkan bagan akun I would like to import a list of accounts provided by my accountant after Im done creating my company file: mengimpor data I would like to build my own account list once I begin using Myob : membuat sendiri bagan akun

8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang menawarkan

lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka klik Change

Gambar8 - New Company File Assistant, Accounts List

9. Klik tombol Next>, untuk create your company file. 10. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu

oleh MYOB.
11. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command

Centre seperti tampak pada Gambar 14.

1.7

Membuka data file MYOB Accounting

Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan dengan langkah :

1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul

tampilan berikut:

Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting

2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul

kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file data PT DUTA VISION.

3.

Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.

1.8

Menutup program MYOB Accounting

Membuka Myob Accounting bisa dengan 2 cara yaitu melalui: Klik tombol silang pada bagian paling kanan atas di layar command centre MYOB.

 Atau dari menu File, klik Exit. Akan muncul konfirmasi apakah akan keluar dengan mencetak Session Report atau

tidak (pilih saja Quit No Report)

Selanjutnya akan muncul pertanyaan apakah akan melakukan proses Backup Data

atas data sample tersebut? Untuk kasus ini tidak perlu di Backup, jadi klik saja pilihan No. Secara otomatis MYOB akan terutup.