SISTEM AKUNTANSI PENAGIHAN PIUTANG PELANGGAN PADA PDAM TIRTA SILAUPIASA

Toni Rio Antono, Staf Pengajar AMIK INTeL Com GLOBAL INDO Kisaran ABSTRAK Sistem pendataan piutang pelanggan ini merupakan suatu hal yang sangat penting, dimana didalam perusahaan selalu mengatur mengenai permasalahan pendataan piutang, yang meliputi perhitungan komponenkomponen piutang seperti pembayaran rekening air. Dan salah satu fungsi sistem pendataan piutang adalah agar mengetahui siapa yang membayar air, siapa yang terkena denda dan membuat data piutang suatu instansi atau perusahaan. Sistem ini direncanakan untuk memastikan pengeluarannya dan memilliki pertanggungjawaban dan dapat ditelusuri oleh pelaksananya. Penelitian ini dilakukan di PDAM TIRTA SILAUPIASA KAB. ASAHAN yang bergerak di bidang air bersih. Sistem penagihan piutang pada perusahaan ini masih dikatakan manual, sebab dalam perusahaan ini memang sudah menggunakan komputer tetapi software yang ada didalamnya masih terbatas, dan pencatatannya pun masih dalam Microsft Excel. Dan pengolahan datanya memang tidak terfokus pada mesin hitung, tetapi penggunaan komputernya masih memiliki keterbatasan seperti yang diuraikan diatas. Dalam hal ini, maka penulis mencoba membuat dan menjalankan sebuah aplikasi dengan menggunakan MYOB Accounting Versi 13 yang penulis anggap lebih efisien dibanding penggunaan program yang sudah ada sebelumnya untuk mempercepat penyelesaian laporan piutang pelanggan. Kata kunci : Akuntansi, Penagihan, Piutang, Pelanggan. 1. Latar Belakang Pada umumnya, organisasi perusahaan maupun instansi pemerintah atau swasta yang maju dan berkembang adalah jika organisasi perusahaan maupun instansi itu bisa mencapai tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Semakin banyaknya perusahaan yang didirikan maka persaingan dunia usaha akan semakin ketat. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan merupakan salah satu perusahaan yang dimiliki oleh Pemerintah Kabupaten Asahan yang bergerak dibidang jasa. Perusahaan ini menyediakan layanan kepada masyarakat berupa penyediaan air bersih. Piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo tidak dapat tertagih karena sesuatu hal maka akan menyebabkan resiko kerugian bagi pihak yang bersangkutan. Untuk menghindari hal-hal tersebut diatas maka manajemen perlu mengadakan revisi secara menyeluruh tentang penagihan terhadap pelanggan. Pencatatan piutang pelanggan pada PDAM Tirta SilauPiasa masih menggunakan sistem manual yaitu menggunakan microsoft excel. Dalam hal ini penulis melihat bahwa inilah kesulitan yang dihadapi oleh PDAM Tirta SilauPiasa Kabupaten Asahan , yaitu menghitung piutang pelanggan pembayaran air, karena PDAM Tirta SilauPiasa kegiatan utamanya adalah menghitung piutang pelanggan pembayaran air kepada setiap pelanggan, maka penulis mencoba untuk menerapkan sistem pencatatan piutang pelanggan dengan menggunakan program MYOB Accounting Plus Versi 13, karena jika PDAM menggunakan program ini dalam pencatatan piutangnya, maka PDAM akan semakin mudah melakukan pencatatan piutangnya dengan waktu yang lebih cepat dan tepat. Sehingga tidak lagi membutuhkan waktu yang lama untuk mengetahui hasil dari proses data. 2. Latar Belakang Landasan teori merupakan panduan untuk melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini yang berkaitan dengan masalah yang dibahas secara teoritis yang berhubungan dengan penyelesaian permasalahan dalam pencatatan piutang pelanggan pada PDAM,sehingga melalui pembahasan dalam landasan teori,penulis akan semakin mudah mengatasi setiap kendala yang ada pada PDAM. 2.1 Pengertian Komputer

Komputer adalah sebuah alat elektronik yang terdiri dari tiga bagian sistem yaitu: Hardware, Software dan Brainware. Perangkat keras (Hardware) pada dasarnya adalah perangkat yang secara fisik dapat dilihat dan diraba. Perangkat lunak (Software) adalah perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menghidupkan suatu aplikasi pemrograman komputer. Brainware adalah setiap orang yang mampu mengendalikan komputer dengan menberikan instruksi instruksi yang dimengerti komputer. 2.2 Pengertian Sistem Akuntansi Sistem adalah suatu kerangka yang terpadu mempunyai satu sasaran atau lebih. Menurut Gordon B. Davis (2001), Sistem dapat bersifat abstrak dan fisik. a. Sistem Abstrak Suatu susunan teratur, gagasan, konsep yang paling saling tergantung. a. Sistem Fisik Maksudnya serangkaian unsur yang saling bekerjasama untuk tujuan tertentu. Model umum sebuah system terdiri dari masukan, pengolahan dan keluaran. Ini disederhanakan karena sebuah sistem memiliki beberapa masukan dan keluaran. Menurut L.ACKOF (2005), Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya. Sedangkan menurut Warren dkk (2005:10) menjelaskan bahwa: secara umum, akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Menurut AmericanInstitute of Certified PublikAccountant (Muhammad, 2002:11) mendefinisikan sebagai berikut: akuntansi adalah seni pencatatan, pengidentifikasian,pendeskripsian, pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan termasuk menafsirkan hasil hasilnya. Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa pengertian sistem akuntansi (Accounting System) adalah suatu metode pencatatan untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengiktisarkan dan melaporkan informasi transaksi dan kejadian kejadian yang umumnya bersifat keuangan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.3 Pengertian Tagihan dan Piutang Dalam akuntansi biasanya pengertian tagihan

digunakan untuk menunjukkan klaim yang akan dilunasi dengan uang. Menurut Gitosudarmo (2005:11), Piutang merupakan aktiva atau kekayaan perusahaan yang timbul sebagai akibat dari dilaksnakannya kebijakan penjualan kredit. Menurut LUDWIG VON BARTALANFY(2006:10), Piutang adalah semua klaim (tagihan) dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan, atau organisasi lainnya (pihak tertagih lainnya). Piutang biasanya memiliki bagian yang signifikan dari total aktiva lancar perusahaan. Klaim timbul karena sebagai sebab, misalnya penjualan secara kredit, pemberian pinjaman kepada karyawan, persekot dalam kontrak pembelian pada karyawan. Tidak semua klaim tersebut sebagai piutang. Berikut ini beberapa bentuk klaim, antara lain klaim terhadap kelebihan pembayaran pajak, pembayaran listrik, pembayaran air, klaim terhadap perusahaan angkutan atas barang-barang yang rusak atau hilang dalam perjalanan, klaim ganti rugi terhadap perusahaan asuransi , klaim terhadap pemesan saham. Dalam kegiatan perusahaan yang normal biasanya piutang akan dilunasi dalam jangka waktu kurang dari 1 tahun, sehingga dikelompokkan dalam aktiva lancar. Seperti telah dinyatakan termasuk dalam piutang ini hanya tagihan yang akan dilunasi dengan uang, oleh karena itu pengiriman barang untuk dititipkan (konsinyasi) tidak dicatat sebagai piutang yang timbul dari penjualan angsuran, akan dipisahkan menjadi aktiva lancar dan tidak lancar, tergantung pada jangka waktu angsuran tersebut. Apabila lebih dari 1 tahun maka tidak dilaporkan dalam kelompok aktiva lancar, tetapi masuk kelompok aktiva lainlain. 2.4 Penilaian Piutang Dalam hubungannya dengan piutang, dalam buku prinsip akuntansi Indonesia disebutkan.Piutang dinyatakan sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima. Dari prinsip diatas dapat diketahui bahwa untuk melaporkan piutang dalam neraca adalah sebesar jumlah yang akan direalisasikan yaitu jumlah yang diharapkan akan dapat tertagih. Jumlah piutang yang diharapkan akan ditagih dihitung dengan mengurangkan jumlah yang diperkirakan akan tidak dapat ditagih kepada jumlah piutang. Karena neraca itu disusun setiap

akhir periode, maka setiap akhir tahun perlu dihitung jumlah kerugian dari piutang. Kerugian piutang ini dibebankan pada priode yang bersangkutan sehingga timbulnya piutang tersebut. pencatatan kerugian piutang dikreditkan ke rekening cadangan kerugian piutang, sehingga tidak diperlukan perubahan-perubahan dalam buku pembantu piutang. Apabila jelas piutang sudah tidak dapat ditagih maka rekening cadangan kerugian piutang didebit dan piutang dihapuskan, pada saat ini buku pembantu piutang baru dikredit. Penghapusan piutang baru dilakukan jika tidak terdapat bukti-bukti yang jelas seperti debiturnya bangkrut, meninggal dan lain-lain. Selain menggunakan cadangan piutang terdapat satu cara lain untuk mengakui kerugian piutang yang disebut metode penghapusan langsung. Dalam metode ini kerugian piutang baru diakui pada waktu piutang dihapuskan dan penghapusan baru dilakukan bila terdapat buktibukti yang jelas. Penggunaan metode langsung tidak dapat melaporkan piutang dengan jumlah yang diharapkan bisa ditagih, tetapi neraca menunjukkan jumlah bruto piutang, sehingga tidak sesuai dengan prinsip akuntansi yang dikemukakan. 2.5 Jenis-jenis Piutang a. Piutang Dagang (Account Receivable) yaitu piutang yang timbul dari penjualan kredit barang atau jasa. Yang merupakan usaha pokok perusahaan. Bila piutang timbul dari penjualan asset perusahaan, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu maka piutang tersebut tidak termasuk golongan piutang dagang. b. Wesel Tagih yaitu piutang yang secara formil didukung oleh perjanjian untuk membayar secara tertulis (notes payable). c. Piutang Non Dagang yaitu piutang yang timbul akibat penjualan asset, pemberian pinjaman kepada pihak tertentu. Misalnya pinjaman karyawan. 2.6 Penyajian Piutang Dalam Neraca Penyajian piutang dalam neraca harus tetap menyajikan jumlah bruto piutang karena piutangnya tidak dapat direalisasikan hanya berdasarkan taksiran (Prinsip Akuntansi Indonesia 3.1 pasal 9), harus dipisahkan secara jelas antara piutang dagang, piutang karyawan dan piutang lainnya. Apabila suatu perusahaan mempunyai hubungan jual beli dengan satu pihak sehingga terdapat piutang dagang dan juga hutang dagang atau hutang lainnya, penyajian dalam neraca tidak boleh dikompensasi akan tetapi harus dinyatakan secara terpisah.

2.7 Mencatat Piutang dalam sistem akuntansi manual, piutang dicatat oleh bagian khusus yang menangani piutang. Pada sistem akuntansi komputer umumnya pengembang menyerahkan tugas tersebut kepada komputer sehingga bagian piutang cukup melakukan verifikasi untuk menjamin validasi catatan yang dilakukan komputer. 2.8 Klasifikasi Piutang Banyak perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa. Piutang yang timbul dari penjualan semacam itu biasanya diklasifikasikan sebagai piutang usaha atau wesel tagih. Piutang di klasifikasikan menjadi 3 bagian yaitu: 1.Piutang Dagang (Trades Receivable) umumnya adalah kategori yang paling signifikan dari piutang dan merupakan hasil dari aktivitas normal bisnis yaitu penjualan barang atau jasa secara kredit kepada pelanggan. Piutang dagang sering disebut juga sebagai piutang usaha (accounts receivable). Piutang usaha di klasifikasikan di neraca sebagai aktiva lancar. 2. Wesel tagih (notes receivable) adalah jumlah yang terutang bagi pelanggan disaat perusahaan telah menerbitkan surat utang formal. Sepanjang wesel tagih diperkirakan akan tertagih dalam setahun, maka biasanya diklasifikasikan dalam neraca sebagai aktiva lancar. Wesel biasanya digunakan untuk periode lebih dari 60 hari. 3. Piutang Lain-lain Piutang lain-lain biasanya disajikan secara terpisah dalam neraca. Jika piutang ini diharapkan akan tertagih dalam 1 tahun, maka piutang tersebut diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Jika penagihannya lebih dari dibawah judul investasi. Piutang lain-lain (order receivable) meliputi piutang bunga, piutang pajak dan piutang dari karyawan perusahaan. 2.9 Prosedur Pencatatan Piutang Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang. Informasi piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah: 1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur. 2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakuka oleh setiap debitur. 3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu.

Dalam akuntansi piutang secara periodik dihasilkan pernyataan piutang yang dikirimkan pada setiap debitur. Pernyataan piutang ini merupakan unsur pengendalian intern yang baik dalam pencatatan piutang. Dengan mengirimkan secara periodik pernyataan piutang kepada para debitur, catatan piutang perusahaan diuji ketelitiannya dengan menggunakan tanggapan yang diterima dari debitur. Dari pengiriman pernyataan piutang tersebut kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara priodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang disetiap debitur kepada manager piutang. 2.10 Metode Pencatatan Piutang Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu metode berikut ini: 1. Metode konvensional 2. Metode posting langsung ke dalam kartu piutang atau pernyataan piutang 3. Metode pencatatan tanpa buku pembantu (leggerless Bookeeping) 4. Metode pencatatan dengan menggunakan komputer. Berikut ini diuraikan secara rinci setiap metode pencatatan piutang tersebut: 1. Metode konvensional Dalam metode ini, posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal. Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang adalah: a. Transaksi penjualan kredit Transaksi ini dicatat dalam jurnal penjualan atas dasar faktur penjualan yang dilampiri surat order pengiriman dan surat muat yang diterima oleh bagian piutang dari bagian penagihan. Transaksi timbulnya piutang ini diposting dalam kartu piutang atas dasar data yang telah dicatat dalam jurnal. b. Transaksi retur penjualan Transaksi ini dicatat dalam jurnal retur penjualan atas dasar memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. c. Transaksi penerimaan kas dari piutang Transaksi ini dicatat dalam jurnal penerimaan kas atas dasar bukti kas masuk yang dilampiri dengan surat pemberitahuan dari debitur. d. Transaksi penghapusan piutang Transaksi ini dicatat dalam jurnal umum atas dasar bukti memorial yang dibuat oleh fungsi kredit. 2. Metode posting langsung Metode posting langsung didalam kartu piutang dibagi menjadi 2 golongan berikut ini: a.Metode posting harian Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan, jurnal hanya

menunjukkan jumlah total harian. Posting langsung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang. b.Metode posting periodik 1. Posting ditunda 2. Penagihan bersiklus 3. Metode Tanpa Buku Pembantu Dalam metode pencatatan piutang ini, tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta yang dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur diterima pembayarannya. Ada cara yang dapat ditempuh jika pelanggan yang membayar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan. Faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum dibayar dan dicap lunas kemudian dipindahkan ke dalam arsip faktur yang telah dibayar. 4. Metode Penagihan yang bersiklus Dalam metode ini selama sebulan media disertai yang diarsipkan menurut nama pelanggan. Pada akhir bulan dilakukan kegiatan posting yang meliputi: a. Posting media yang dikumpulkan selama sebulan tersebut kedalam pernyataan piutang dan kartu piutang. b. Menghitung dan mencatat saldo setiap kartu piutang. 2.11Konsep Dasar Aplikasi MYOB Accounting Plus Versi 13 Sejarah MYOB Accounting Plus Versi 13 MYOB (Mainding Accounting Own Business) merupakan salah satu produk MYOB Limited Australia yang jalan pada sistem operasi windows seperti halnya jajaran produk MYOB Limited yang lainnya antara lain MYOB JustInvoices, MYOB Bussines Basicis, MYOB Accounting, MYOB Accounting Plus Versi 13. Ini sangat fleksibel dan mudah dipelajari dan MYOB Accounting Plus Versi 13 adalah salah satu software yang sedang berkembang di Indonesia karena kemudahan dalam penggunaannya, digit mata uang sesuai dengan setup windows komputer, serta jenis laporan yang berbagai macam bentuknya dapat dipindah ke program lain seperti Ms.excel. Dengan menggunakan software MYOB Accounting kita dapat mengotomatiskan pembukuan secara lengkap, terperinci, dan akurat sebab software ini memiliki banyak : A. User Friendly (mudah digunakan) B. Mempunyai tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah diingat, MYOB mudah dimengerti oleh orang 2.2.11.1

awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi. C. Tingkat Keamanan (security) yang cukup vailid untuk setiap user. D. Memiliki kemampuan mengexplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses export / import file yang merepotkan. E. Memiliki fasilitas Job List sehingga mudah untuk memisahkan laporan setiap departemen yang terdapat dalam perusahaan. F. Dapat diaplikasikan ke 105 jenis perusahaan G. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik. H. Terdapat fasilitas recurring sehingga memudahkan dalam penyimpanan jurnal yang berulang. Kelebihan MYOB Accounting Plus Versi 13 1. Mudah dipahami karena disertai gambar dan icon yang menunjukkan siklus akuntansi. 2. Telah mendukung multi user, dengan hak dan fungsi yang berbeda untuk setiap user. 3. Telah tersedia fasilitas edit formulir (faktur, bukti kas) sehingga bisa disesuaikan dengan keinginan perusahaan. 4. Telah terintregrasi dengan Ms.office, sehingga mudah dalam editing dan modifikasi data atau laporan. 5. Fitur dan fungsi sangat lengkap (Reminder hutang-piutang, surat tagihan, payroll, bahkan telah mendukung fungsi E-mail). 6. Cocok untuk segala jenis usaha, baik skala kecil, multi departemen, dan multi proyek. 7. Mudah dalam perawatan database dan backup data. 3.1. Analisa Sistem Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisa dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap design sistem. Tahap ini merupakan tahap yang sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. 3.1.1. Analisa Sistem Yang Berjalan

Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada perusahaan terhadap upaya pengembangan dari sistem yang masih manual menjadi sebuah sistem baru yang terkomputerisasi guna untuk meningkatkan efesiensi dan efektifitas sistem, perlu adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis pada PDAM Tirta SilauPiasa kab. Asahan sebagian sudah menggunakan suatu aplikasi khusus berbasis database, tetapi pada bagian piutang masih manual sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang dapat berpengaruh terhadap efisien dan efektifitas sistem kinerja perusahaan sebagaimana yang telah dikemukakan dalam identifikasi masalah. Salah satu kekurangan yang terdapat adalah keterlambatan dalam enyajian laporan piutang, dan keterlambatan informasi inilah yangmenyebabkan perusahaan mengalami kendala-kendala, karena ketidaktepatan waktu dalam penyajian laporan dan informasi yang dibutuhkan. Serta kemungkinan kesalahan dalam penyajian laporan yang dibutuhkan perusahaan tersebut. 3.1.2. Analisa Sistem Yang Diusulkan Aliran sistem informasi pengolahan data piutang dari sistem yang diusulkan (sistem baru) pada PDAM Tirta SilauPiasa tidak jauh beda dengan aliran sistem informasi yang berjalan saat ini pada perusahaan tersebut. Perbedaannya hanya pada proses pemeriksaan rekening air. Dimana pada aliran sistem informasi yang sedang berjalan proses tersebut bersifat manual, sedangkan pada aliran sistem informasi yang diusulkan proses dilakukan secara terkomputerisasi dengan database sebagai media penyimpanan. Keunggulan dari sistem informasi yang diusulkan, antara lain: 1. Adanya media penyimpanan dalam bentuk database sehingga untuk proses pembuatan laporan piutang pelanggan rekening air dapat menghasilkan informasi yang tepat, cepat, akurat dan relevan. 2. Sistem yang baru ini tampilannya mudah untuk dioperasikan karena masing-masing dari file-file sudah dikelompokkan berdasarkan bagian-bagiannya. 3. Adanya sistem informasi yang melakukan proses otomatis karena sistem tidak perlu melakukan proses entry berulang kali. Akurat dan teliti, yaitu tepat dalam perhitungan maupun pengolahan data untuk

mendapatkan informasi yang dibuat. Ada beberapa hal yang mempengaruhi akuratnya sebuah informasi, yaitu: kelengkapan, kebenaran dan keamanan. Alasan-alasan ini yang tepat untuk menerapkan sistem yang akan diusulkan dengan menggunakan sistem komputerisasi, dengan

masalah dan kesulitan yang dihadapi dalam mendapatkan informasi tentang pencatatan piutang. Contoh gambaran secara lengkap mengenai aliran sistem pengolahan data piutang pelanggan pembayaran air yang diusulkan pada PDAM Tirta SilauPiasa kab.Asahan dapat dilihat pada gambar No 3.1.2, Aliran Sistem Baru.

PELANGGAN
Bukti Rek.Air Terakhir

KASIR
Bukti Rek.Air Terakhir

KABAG KEUANGAN
Laporan Pembayaran

DIREKTUR
Lap.Pemb. Rekening Air

Data Entri

Melakukan Pencatatan

Lap.Pemb. di ACC

Data Base

Lap.Pemb. Rekening Air

Rekening Air Baru

Rekening Air Baru A

Lap.Pemb.yg Sudah di ACC

Bayar Piutang Air

Bayar Piutang Air Lap.Pemb.yg Sudah di ACC Membuat Bukti Pembayaran A Bukti Pembayaran

Membuat Lap. Pembayaran

Laporan Pembayaran

Lap.Pemb.yg sudah di ACC

Gambar No 3.1.2, Aliran Sistem Informasi

3.

DESIGN INTERFACE

Design Interface adalah sebuah media yang menghubungkan antara pengguna dengan sistem informasi. Sistem yang dibangun diharapkan dapat menyediakan interface yang mudah dipahami oleh pengguna, karena jika inteface dibuat terlalu rumit dan menekan waktu bagi pengguna untuk memahami dan menggunakannya, dikhawatirkan hal ini justru akan memunculkan faktor keagenan terhadap pemakai software. Oleh sebab itu akan menyajikan Design program yang mudah dipahami dan dipelajari, dengan menggunakan MYOB V.13, karena mempunyai tampilan yang user friendly, karena transaksinya bersifat sederhana yakni berupa gambar - gambar, sehingga untuk pemula pun akan sangat mudah untuk memahami cara membuka program tersebut. 3.2.1. Design Input Design Input adalah rancangan untuk menginput data-data apa saja yang ingin kita input untuk memproses suatu program. Tujuan dari Design Input yaitu agar mudah dimengerti oleh pemakai dan agar dapat tercapainya suatu hasil yang lebih akurat. Dalam hal ini untuk mencapai tujuan yang diinginkan sebaiknya kita memperhatikan beberapa kriteria, antara lain: Dalam design input harus dapat dengan mudah digunakan dan dimengerti, design input harus bisa mendukung tujuan puncak dari pengolahan data tersebut, bentuk input hendaknya benar-benar hal yang perlu diperhatikan. Langkah-langkah dalam memasukkan beberapa transaksi yang terjadi pada piutang adalah sebagai berikut:

Gambar No 3.2.1, Tampilan Menu command centre Setelah itu kita bisa memulai proses MYOB dengan menginput beberapa data yang diperlukan dalam menyelesaikan transaksi-transaksi. Adapun beberapa contoh dalam penginputan data, antara lain:

Menginput Akun-akun Dalam proses ini ada beberapa Akun yang akan diinput dengan anak akun, beberapa akun tersebut, anatara lain: Akun Asset, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income, Other Expenses.

Cara pengerjaannya: Aktifkan modul Accounts Pilih baris Account List Tentukan kelompok perkiraan Klik Icon New. Tampilannya sebagai berikut:

Gambar No 3.2.1.1, Tampilan menginput Akunakun Menginput Nilai-nilai pada Neraca Dalam proses ini kita akan memasukkan nilai pada akun-akun yang telah diinput sebelumnya. Adapun cara pengerjaannya, antara lain: Aktifkan modul Accounts Pilih baris Account List Tentukan kelompok perkiraan d. Klik Icon New.

Lihat tampilan berikut ini:

Gambar No 3.2. Tampilan untuk menginput nilai-nilai akun

Gambar No 3.4, Tampilan menginput saldo awal

3.

Menginput Data Pelanggan Dalam proses ini ada beberapa kolom kosong yang akan diisi, antara lain: Nama Pelanggan, alamat, kota, dan code ID.Cara pengerjaannya: Aktifkan modul Card File; Pilih Card List; Setelah itu isilah data-data yang mau diisi Lihat pada gambar berikut:

3.2.2. Design Output Design Output adalah suatu keluaran yang dibutuhkan dalam mengambil sebuah keputusan. Hasil ini sangat membantu kegiatan-kegiatan kinerja bagi manajemen, dan hasil output ini akan menjadi pertinggal bagi perusahaan dan dijadikan sebagai arsip, yang suatu waktu bisa dilihat bila mereka membutuhkan kembali. Ada beberapa contoh hasil output yang terdapat pada sistem piutang., antara lain: Langkah awal, kita masih tetap berada dalam lembar utama MYOB Accounting V.13 / pada command centre, sebelah kanan bawah klik Icon Reports-Account, seperti tampilan berikut:

Gambar No 3.3 Tampilan menginput Data Pelanggan 4. Menginput Saldo Awal Masing-masing Pelanggan Dalam proses ini ada beberapa kolom yang akan diisi, diantaranya: Cara pengerjaannya: Menu Setup, pilih Balance, Customer Balance, klik Add Sales, kemudian tentukan nama customer yang bersaldo awal. Tampilannya akan tampak seperti gambar berikut: Gambar No 3.5 Tampilan Reports Account Setelah Account diklik, maka akan tampil / terdapat beberapa Icon seperti tampilan berikut:

3. Tampilan Report Disply Card File Masih pada Report Disply, pilih CardDisply, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar No 3.6 Tampilan Index to Reports

Gambar No 3.9 Tampilan Report Disply Card File

1. Tampilan Report Disply Account Pada tampilan Report Disply, pilih AccountDisply, maka akan muncul tampilan seperi berikut:

Selanjutnya tampilkan kembali Command Centre pilih reports, seperti tampilan berikut:

Gambar No 3.10 Tampilan Icon Reports Gambar No 3.7 Tampilan Report Disply Account Tampilan Report Disply Sales Pada tampilan Report Disply, pilih SalesDisply, maka akan muncul tampilan seperti berikut: 4. Tampilan Trial Balance Langkah selanjutnya pilih Accounts, pilih Trial Balance, maka akan muncul tampilan berikut:

2.

Gambar No 3.11 Tampilan Trial Balance

Gambar No 3.8 Tampilan Report Disply Sales

5. Tampilan Balance Sheet Langkah selanjutnya pilih Balance Sheet, maka akan muncul tampilan berikut: Penerapan sistem yang telah dirancang sebelumnya, untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Gambar No 3.12 Tampilan Balance Sheet 6. Tampilan Output Profit And Loss Kita kembali lagi pada Icon Reports, kemudian pilih dan klik Profit And Loss, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Adapun tujuan dari implementasi sistem adalah agar sistem yang dirancang dapat diterapkan pada keadaan sebenarnya. Langkah langkah yang dapat dilihat pada tahap implementasi sebagai berikut:

Gambar No 3.2.2.6, Tampilan Profit And Loss 4.1. Implementasi Sistem 4.1.1. Langkah langkah Sistem Setelah Bab I sampai Bab III selesai dibahas, sekarang kita masuk ke Bab IV. Disini kita akan membahas tentang bagaimana melaksanakan tahap implementasi sistem. Implementasi sistem adalah proses atau

1. Pemilihan Teknologi
Adapun pemilihan yang dimaksud adalah pemilihan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang dipakai. Pemilihan ini dilakukan untuk penerapan sistem informasi yang dikembangkan. Dalam hal pemilihan perangkat keras ini, dapat diperhatikan dan dipertimbangkan oleh faktor faktor sebagai berikut:

Pemilihan terhadap karyawan yang tersedia dapat dijadikan prioritas. Dengan pertimbangan pertimbangan sebagai berikut: a. Mentransfer karyawan ke posisi baru, lebih mudah diterapkan daripada merekrut karyawan baru. b. Karyawan yang ada lebih memahami operasi organisasinya. c. Moral karyawan lebih meningkat jika menduduki posisi baru yang lebih baik. Personil pada posisi harus dilatih untuk hal hal yang belum difahami. Pelatihan ditujukan untuk pengoperasian sistem yang keterlibatan tugas dalam menyiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat dan menjaga sistem. Sebelum menjalankan kegiatan yang lebih lanjut lagi, seorang personil baru terlebih dahulu harus dilatih untuk hal hal yang belum dimengerti. Tujuan dari pelatihan ini dilakukan untuk pengoperasian sistem yaitu keterlibatan tugas dalam menyiapkan input, memproses data, merawat dan menjaga sistem. 3. Persiapan Tempat Untuk menempatkan peralatan harus dipertimbangkan keamanan fisiknya. Persiapan fisik yang dibutuhkan oleh sistem komputer adalah AC untuk mengatur suhu ruangan, penerangan cukup, pendeteksian kebakaran dan letak peralatan, memudahkan peralatan untuk dijangkau. 4. Pengetesan Program Sebelum program dipasang, program harus bebas dari kesalahan kesalahan terlebih dahulu. Untuk menemukan kesalahan kesalahan uang terjadi, program harus ditest. Kesalahan program yang tejadi harus diklasifikasikan berikut ini: a. Kesalahan bahasa atau disebut kesalahan penulis yaitu kesalahan dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang telah disyaratkan. Kesalahan suatu proses yaitu kesalahan yang terjadi sewaktu executable program yang dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti sebelum pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi kondisi yang belum terpenuhi dan tidak biasa dikerjakan. Kesalahan logika yaitu kesalahan logika program dibuat pada kesalahan ini tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahan yang terjadi, sedang hasil yang diperoleh adalah salah.

a. b. c. d. e.

Kelas Hardware yang diinginkan. Ketersediaan Hardware beserta dana yang tersedia. Jenis interface. Apa yang dirancang dan yang disusun. Pendukung dan jaminan purna jual ( pelatihan, dokumentasi manual yang lengkap, bantuan instalasi dan operasi, pengetesan, garansi, fasilitas perbaikan dan jaminan suku cadang serta perawatan reparasi ).

a.

Sedangkan faktor faktor yang harus diperhatikan dan dipertimbangkan dalam memilih perangkat lunak adalah Tidak perlu perbaikan. b. Tidak perlu usang. c. Biaya untuk perencanaan dan pengembangan relative rumah. d. Maintenance, modifikasi rancangan dan enhanching. Pemilihan dan Pelatihan Personil Dalam menjalankan suatu kegiatan pada instansi pemerintahan maupun swasta, pemilihan personil harus benar benar diperhatikan agar dapat menghasilkan sistem informasi yang baik. Personil dapat dipilih dari karyawan karyawan yang sudah ada atau bisa juga merekrut karyawan honor baru, namun dalam hal pemilihan ini, karyawan yang dibutuhkan adalah karyawan yang mempunyai potensi kinerja yang baik, dapat memahami atau mampu mendukung sistem informasi ini. 2.

b.

c.

5. Pengetesan Sistem

Pengetesan sistem dilakukan setelah pengetesan program. Pengetesan sistem ( sistem testing ) dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasi. Tujuan utama dari pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa element element atau komponen komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan kesalahan atau kelemahan kelemahan yang mungkin masih terjadi. 4.1.2. Evaluasi Sistem Sistem yang diterapkan sangat membantu dalam penyelesaian DKB ( Data Pelangsungan Pelajar ). Ada beberapa kelebihan yang terdapat pada sistem yang dibuat, antara lain: a. Sistem dapat mengontrol laporan laporan serta pengawasan data yang sudah ada misalnya data DKB. b. Tata letak dari program diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dimengerti.

Sistem yang diterapkan sangat membantu sekali dalam operasional kerja dikantor.Sebelum diterapkan sistem komputerisasi, banyak pekerjaan yang harus dikerjakan secara manual yang membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Pencarian data penjualan barang serta kegiatan lainnya yang rutinitas membutuhkan waktu ketelitian dalam penanganannya. Sistem komputerisasi yang diterapkan diharapkan akan menggantikan pekerjaan pekerjaan opersional kerja yang terjadi diperusahaan tersebut. Dengan demikian akan terjadi dapat lebih mudah diselesaikan.

4.2. Pembahasan 1. Neraca ( Balance Sheet ) PDAM TIRTA SILAUPIASA, KISARAN BALANCE SHEET JANUARI 2010

No Akun 1-1101 1-1102 1-1103 1-1105 1-1107 1-1108 1-1109 1-1111 1-1113 1-1115 1-2100 1-2102 1-2204 1-2206 1-2301 1-2303 1-2304 2-1100 2-1101 3-1101 4-1100 4-1102 4-1110 6-1100 6-1101 6-1102 6-1103 6-1104 6-1105 6-1106 6-1110 6-2333 9-1101

Nama Perkiraan Kas Ditangan Bank Mandiri Bank BRI Piutang Usaha Asuransi dibayar dimuka Piutang Karyawan Cad. Piutang Karyawan Pers.barang dagang Uang Muka Pajak Perlengkapan kantor Tanah Gedung Akum.peny.gedung Peralatan Akum.peny.peralatan Kendaraan Akum.peny.kendaraan Hutang Usaha Hutang PPh Psl 21 Modal Usaha Pend.Usaha Pend.Denda Pot.Jasa Beban Listrik Beban Telepon Beban Asuransi B.Gaji Karyawan B.rupa-rupa Beban Denda Gaji Terakhir Pesangon Tunjangan Hari Tua Masa Akhir Kerja

Debet 100.000.000 60.000.000 80.000.000 270.000.000 60.000.000 20.000.000 10.000.000 5.000.000 70.000.000 90.000.000 35.000.000 70.000.000 -

Kredit 120.000.000 25.000.000 18.000.000 7.000.000 10.000.000 153.000.000 537.000.000 870.000.000

Jumlah 870.000.000 Tabel No.4.2.1. Balance Sheet 2. DATA PELANGGAN

Nama Type Address Telp Saldo awal

IWAN EDI Company Jl.jend. sudirman Rp 46.350

Lusi Br.Siregar Company Jl.Sisingamang araja Rp 17.590

SUMARDI Company Jl.panglimapole m Rp 22.590

V.Sirait Company Jl.diponegoro Rp 17.590

Wina Company Jl.Sisingama ngaraja Rp 22.590

Yanto Company Jl.panglima polem Rp17.590

Tabel No 4.2.2 Data Pelanggan

3. Transaksi transaksi yang terjadi selama bulan januari 2010 Tanggal Keterangan 01 januari10 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Iwan Edi sebesar Rp 46.350,00 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Lusi Br.Siregar sebesar Rp 17.590,00 03 januari10 Pembayaran rekening air yang dibayar oleh Iwan Edi sebesar Rp 46.350,00 beserta dendanya Rp 5.000,00 05 januari10 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar Rp 22.590,00 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh V.Sirait sebesar Rp 17.590,00 06 januari10 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Sumardi sebesar Rp 22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00. 07 januari10 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp 22.590,00 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Yanto sebesar Rp 17.590,00 08 januari10 Pembayaran rekening air yang belum dibayar oleh Wina sebesar Rp 22.590,00 beserta dendanya Rp 5.000,00 09 januari10 10 januari10 11 januari10 Tabel No 4.2.3. Transaksi 5. Kesimpulan Dari hasil riset yang telah dilakukan selama 1 minggu pada PDAM TIRTA SILAUPIASA, maka penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan dari sistem kerja yang dilakukan oleh karyawan karyawan PDAM, antara lain, yaitu: 1. Penerapan komputerisasi piutang pelanggan pada PDAM TIRTA SILAUPIASA KISARAN masih menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan microsoft excel. Sehingga proses kerja yang dihasilkan tidak efektif, efisien dan memakan waktu yang cukup lama. 2. Cara memproses data data piutang dengan sistem yang akan diterapkan yaitu dengan memasukkan data data piutang pembayaran air yang terjadi selama satu bulan maka akan menghasilkan laporan yang sangat tepat dan cepat. 3. Program yang dipakai adalah program MYOB Accounting V.13. Dengan menggunakan program MYOB Accounting V.13 sangat membantu dalam pengolahan data piutang, baik dari segi waktu, akurasi dan hasil yang baik karena pemakai dapat berinteraksi langsung dengan data piutang yang akan diolah.

DAFTAR PUSTAKA 1. Baridwan,zaki,1997,M.sc,Akuntansi Intermediae Accounting,edisi ke 7,erlangga,Yokyakarta 2. Deanta,A,2007,MYOB Accounting Versi 13, edisi ke 1, Penerbit PT.Alex Media Komputindo,Jakarta. 3. mulyadi,2001,Sistem Akuntansi,edisi ke 3,salemba empat.

4. Niswonger-fess-warren,1962,PrinsipPrinsip Akuntansi,edisi ke 14,Marianus sinaga.