REKRUTMEN Dan Seleksi

REKRUTMEN & SELEKSI CALON TENAGA KERJA
Dosen : Roy Darmawan

Dalam makalah ini, akan dibicarakan dasar kebijaksanaan dalam mengadakan rekrutmen & seleksi, kemudian kualifikasikualifikasi yang menjadi dasar dalam mengadakan seleksi serta cara-cara mengadakan rekrutmen, seleksi & orientasi. Oleh : BAYU CAHYO PURWONO 4/21/2012
REKRUTMEN & SELEKSI CALON TENAGA KERJA 2012
REKRUTMEN DAN SELEKSI CALON TENAGA KERJA

Salah satu tugas perkembangan yang harus dipenuhi oleh individu yang telah memasuki masa dewasa awal adalah bekerja. Bagi manusia, bekerja bukanlah sekedar untuk memenuhi kebutuhan hidup tetapi juga untuk mengaktualisasikan berbagai potensi yang dimiliki, serta mengaplikasikan pengetahuan yang telah diperoleh dari bangku pendidikan atau pengalaman kerja di tempat sebelumnya. Namun demikian, tidaklah selalu mudah bagi individu untuk memperoleh pekerjaan, apalagi di tengah sulitnya keadaan ekonomi dan lesunya berbagai jenis bisnis sekarang ini. Oleh karena itu dibutuhkan daya saing yang cukup tinggi dari masing-masing individu untuk dapat memperebutkan lahan pekerjaan. Salah satu daya saing yang perlu dimiliki adalah kompetensi pribadi yang baik dalam mengikuti proses rekrutmen dan seleksi. Dalam makalah ini akan dibahas secara umum mengenai proses rekrutmen dan seleksi tersebut.
ANALISIS JABATAN
LAMARAN
SELEKSI SURAT
PSIKOTES
TES KESEHATAN
INTERVIEW USER
INTERVIEW SDM
INTERVIEW LANJUTAN
Page 2
A. Analisis Jabatan Untuk dapat melakukan seleksi pada calon-calon pegawai dengan sebaikbaiknya, maka perlu terlebih dahulu diketahui keterangan-keterangan yang lengkap tentang jabatan yang hendak diisi. Karenanya sebelum mengadakan seleksi, maka haruslah terlebih dahulu ada kriteria yang objektif dalam melakukan pemilihan tersebut. Untuk menentukan apakah apakah seorang mampu bekerja pada suatu jabatan, perlu terlebih dahulu diketahui pendidikan, keahlian, pengalaman dan keadaan fisik yang diminta suatu jabatan dan hal itu dapat diketahui dengan membuat analisis jabatan. Analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian pekerjaan sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut dapat diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk dapat menilai jabatan itu guna sesuatu keperluan. Analisis jabatan bukan hanya dipergunakan untuk menentukan syarat fisik dan syarat mental dari pegawai yang akan memangku jabatan, tetapi dapat pula dipergunakan untuk tujuan lain. Karenanya analisa jabatan itu dapat dibedakan atas empat macam sesuai dengan tujuan analisis jabatan itu, antara lain : a. Job analysis for personnel specifications b. Job analysis for training purposes c. Job analysis for setting rates d. Job analysis for method improvements Analisa jabatan untuk spesifikasi personalia berusaha mendapatkan keempat jenis informasi dari sesuatu jabatan tertentu. Keempat jenis informasi itu adalah sebagai berikut :
Page 3
a. What is done Apa yang dikerjakan, bagaimana cara mengerjakan, dan alat serta bahan-bahan apa yang dipergunakan untuk mengerjakannya. b. Personnel qualifications to do it Keahlian, pengetahuan, latihan dan kekuatan badan, pendeknya syarat-syarat mental dan syarat fisik pegawai yang dibutuhkan oleh jabatan tertentu itu. c. Job responsibilities Tanggung jawab dari pemegang jabatan itu, misalnya berapa orang yang menjasi bawahannya dan lain sebagainya. d. Working conditions Syarat dari pekerjaan yang harus dijelaskan.
Dengan adanya analisis jabatan maka rekrutmen, seleksi dan penempatan para pegawai dapat didasarkan atas kualifikasi perseorangan yang dicantumkan dalam analisis jabatan tersebut. Dalam setiap analisis jabatan tercantum sifat-sifat pegawai yang dibutuhkan untuk dapat memangku jabatan yang bersangkutan. Karena adanya analisis jabatan dengan demikian memberikan dasar yang berharga pada penarikan, seleksi dan penempatan para pegawai.
Page 4
Berikut ini merupakan contoh analisa jabatan yang dibuat oleh penulis :
PT BANK ABC KANTOR PUSAT
JOB DESCRIPTION
Jabatan
: Kepala Bagian
Pemegang Jabatan : Bayu Cahyo Purwono Atasan Langsung : Direktur Kepatuhan Tgl. Penyusunan : 20 Januari 2012
Unit Kerja : SDM Lokasi : Kantor Pusat
TUJUAN JABATAN Agar kegiatan kerja administrasi dan pembinaan personil terkoordinir dengan baik. IKHTISAR JABATAN Melakukan perencanaan, verifikasi dan koordinir kegiatan administrasi dan pembinaan personil. TUGAS UTAMA I. Administrasi Personil. A. Harian : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Review absensi karyawan berdasarkan catatan hasil pemeriksaan staff. Verifikasi proses realisasi dan administrasi pinjaman. Verifikasi formulir permohonan cuti karyaan. Verifikasi dokumen penggantian pengobatan karyawan. Verifikasi formulir-formulir yang terkait dengan absensi karyawan. Membuat laporan pengangkatan dan pemberhentian pejabat ke Bank Indonesia; jika ada.
B. Mingguan : 1. 2. 3. 4. Verifikasi pembayaran uang makan lembur karyawan. Verifikasi pembayaran penggantian pengobatan karyawan. Verifikasi pengajuan pinjaman karyawan. Verifikasi pembayaran uang cuti istimewa.
C. Bulanan : 1. 2. Memproses dan melakukan pembayaran gaji seluruh karyawan. Verifikasi lembur dan tunjangan lain karyawan.
Page 5

3. 4. 5. 6. 7. Melakukan penghitungan pajak PPH21 karyawan. Melakukan penghitungan dan penyetoran Jamsostek karyawan. Verifikasi data rekapitulasi kehadiran karyawan. Memonitor pelaksanaan tugas administrasi personil di Kantor Cabang. Verifikasi angsuran pinjaman karyawan.
D. Tahunan : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Menyiapkan data PPH pasal 21 karyawan untuk dihitung oleh Akuntan. Menyampaikan saldo Jamsostek karyawan per akhir tahun. Asuransi kesehatan karyawan dan asuransi kecelakaan untuk petugas pick-up service. Membuat laporan ketenagakerjaan ke Depnaker setiap tahun. Laporan Realisasi dan Rencana Pendidikan ke Bank Indonesia. Pengadaan seragam karyawan. Menyiapkan data karyawan untuk keperluan penghitungan cadangan estimasi manfaat karyawan yang dihitung oleh Aktuaris. 8. Mereview Peraturan Perusahaan (setiap 2 tahun sekali).
II. Rekruitment, Pembinaan dan Pelatihan Karyawan. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Melakukan seleksi atas surat lamaran kerja yang masuk. Melakukan psikotest, interview dan pemanggilan calon karyawan. Verifikasi surat pengangkatan karyawan dalam masa percobaan dan pengangkatan karyawan tetap. Verifikasi surat peringatan atas pelanggaran Peraturan Perusahaan. Verifikasi surat mutasi, skorsing, pemberhentian dan referensi karyawan. Menyiapkan formulir Penilaian Prestasi Karyawan pada awal tahun dan memproses pengisiannya oleh masing-masing Kepala Bagian dan pengesahannya oleh Direksi. 7. 8. 9. Memproses usulan kenaikan jabatan golongan dan gaji karyawan. Mereview skala gaji karyawan berdasarkan ketentuan UMP dan tingkat gaji karyawan perbankan. Membuat usulan training in-house / out-house dan seminar untuk karyawan berdasarkan penawaran yang masuk. 10. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap eksposur risiko produk dan aktivitas bagian. 11. Mengajukan usulan usulan dalam penyempurnaan tata kelola dalam unitnya (bagian). 12. Mengajukan usulan untuk perbaikan sistim dan prosedur dari produk dan aktivitas bagian ke unit kerja yang terkait. 13. Mengajukan usulan penyempurnaan kebijakan yang dikaitkan dengan implementasi di lapangan.
TUGAS LAINNYA Membuat SK /SE / Memo Direksi yang berhubungan dengan Bagian SDM.
Page 6

GARIS PELAPORAN Melapor kepada Direktur Kepatuhan. SUPERVISI YANG DITERIMA Direktur Kepatuhan, dalam hal memberikan pengarahan dan pengambilan keputusan. TANGGUNG JAWAB SUPERVISI Seluruh kegiatan kerja staff Bagian Personalia. Seluruh sistim administrasi & pembinaan personil.
HUBUNGAN KERJA POKOK Semua unit kerja. UKURAN KERJA 1. Terlaksananya seluruh kegiatan Administrasi secara tepat waktu, tertib dan berdaya guna. 2. Terlaksananya seluruh kegiatan pembinaan personil secara optimal.
KUALIFIKASI JABATAN Pendidikan formal : Minimal S1. Pengalaman kerja : Minimal 5 tahun dalam bidang yang terkait. Lainnya : Mempunyai kepribadian yang baik. Kemampuan berkomunikasi dengan baik.
Atasan Langsung,
Pemegang Jabatan
____________________
_______________________
Page 7
B. Sumber-sumber Tenaga Kerja a. Sumber Tenaga Kerja Dari Dalam Perusahaan Dalam banyak perusahaan bilamana terdapat suatu jabatan yang lowong, seringkali dengan mengangkat pegawai yang lebih rendah jabatannya untuk memangku jabatan yang lowong itu (promotion from within). Selain itu dapat pula dilakukan dengan memindahkan seorang pejabat ke jabatan lain yang setingkat. Akhirnya, cara pengambilan tenaga kerja dari dalam perusahaan adalah lebih murah biayanya jika dibandingkan dengan cara-cara rekrutmen atau
penarikan yang ditujukan kepada sumber-sumber di luar perusahaan. b. Teman-teman Pegawai Perusahaan Banyaknya perusahaan-perusahaan industri yang mencari tenaga kerja melalui sumber ini, sebagian karena anggapan mereka bahwa teman-teman pegawai perusahaaan merupakan orang-orang yang baik juga untuk dipekerjakan dalam perusahaan. Jadi penarikan tenaga kerja melalui sumber ini didasarkan atas kepercayaan rekomendasi yang diberikan oleh pegawai-pegawai perusahaan. c. Instansi atau Badan Penyalur Tenaga Kerja Badan seperti ini bertujuan mencari laba dan merupakan tempat pendaftaran mereka yang menganggur atau yang sedang mencari pekerjaan. Badan inilah yang menawarkan tenaga-tenaga kerja yang terdaftar itu kepada perusahaanperusahaan yang membutuhkan tenaga kerja. d. Lembaga Pendidikan Tenaga kerja yang berasal dari lulusan pendidikan, baik pendidikan rendah, menengah atau pendidikan tinggi seperti Akademi atau Perguruan Tinggi belum semuanya dikatakan siap pakai. Bahwa pendidikan tingkat manapun hanyalah
Page 8
dasar-dasar teori yang dikuasainya. Oleh karena itu para lulusan yang belum punya pengalaman kerja baru dapat dikatakan siap terbang dan agar dapat siap pakai maka perusahaan yang merekrutnya haruslah memberi tambahan berupa latihan, atau pendidikan khusus yang ada kaitannya dengan kemampuan dan pengetahuan yang disyaratkan oleh jabatan yang akan dipangkunya. e. Melalui Advertensi Penarikan tenaga kerja melalui advertensi adalah hal yang umum dijalankan oleh perusahaan-perusahaan di mana pun juga. Seiring dengan perkembangan jaman, banyak pula perusahaan-perusahaan penyedia jasa advertensi melalui sistem internet, seperti jobstreet, jobsDB, lion-jobs, dan lain sebagainya.
C. Rekrutment Tujuan perusahaan melakukan rekrutmen sebagai pedoman dalam melakukan seleksi penerimaaan karyawan dengan tujuan mendapatkan calon karyawan yang tepat sesuai dengan kualifikasi jabatan. Adapun yang menjadi dasar kebijakannya antara lain : a. Rekrutmen dilaksanakan berdasarkan kebutuhan melalui permohonan tertulis dari unit kerja yang membutuhkan dan disetujui atasan langsungnya, minimal Kepala Divisi dan usulan kemudian dibawa ke Komite SDM untuk dibahas dan diambil keputusan setuju atau ditolak. b. Alasan pengajuan rekrutmen, diantaranya : 1. Mengganti posisi karyawan yang akan dipromosi atau dimutasi 2. Mengganti posisi karyawan yang akan keluar
Page 9
3. Beban pekerjaan yang ada belum dapat ditangani oleh karyawan yang tersedia dalam unit kerja, sesuai kondisi objektif berdasarkan penilaian atasan. c. Berdasarkan pertimbangan yang objektif dan disetujui oleh Direksi, rekrutmen untuk jabatan tertentu dapat menggunakan jasa konsultasi atau jasa rekrutmen. Adapun tahapan proses rekrutmen adalah sebagai berikut : 1. Bagian SDM mengumumkan atau memasangkan iklan lowongan dengan mencantumkan : Posisi atau jabatan yang ditawarkan Syarat Pendidikan Persyaratan atau kualifikasi lainnya sesuai dengan jabatan 2. Pelamar yang dapat diproses adalah yang memenuhi kriteria persyaratan lowongan sebagai berikut : Pendidikan sesuai dengan kualifikasi jabatan Memenuhi persyaratan lain sesuai kebutuhan 3. Bagian SDM menyeleksi pelamar yang masuk. Bagi calon kandidat yang lolos seleksi akan dipanggil untuk mengikuti proses tes dan interview dengan tahapan sebagai berikut : 1. Mengisi formulir data pelamar Kandidat mengisi formulir data pelamar, antara lain mengenai : data diri pelamar, data keluarga, status ekonomi sosial, pendidikan dan ketrampilan, pekerjaan dan pengalaman, beserta uraian mengenai diri sendiri seperti apa yang terpenting dalam hidup, dan lain sebagainya.
Page 10
2. Psikotes Psikotes ini banyak sekali jenisnya, ada yang mengukur kemampuan intelektual, kemampuan kognitif, karakter kepribadian, kecepatan kerja, ketahanan kerja, keajegan kerja, kemampuan berhitung, dan lain sebagainya. Pada dasarnya hal tersebut disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 3. Interview Bagian SDM dan Kepala Bagian (User) yang membutuhkan Berikut merupakan penjelasan mengenai interview : Interview dalam seleksi merupakan salah satu tahapan atau metode yang dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang calon pegawai, yang meliputi kepribadian, kemampuan, keahlian atau latar belakangnya. merupakan metode yang paling populer karena : Sifatnya yang fleksibel Dapat diterapkan pada berbagai level dan bidang pekerjaan Memungkinkan untuk saling bertukar informasi 2 arah Interview merupakan sumber informasi yang kaya apabila dilakukan dengan baik dan benar. Sekitar 90% dari survey yang dilakukan bahwa banyak perusahaan yang percaya pada interview dibandingkan dengan metode seleksi lainnya. Namun dalam interview tersebut perlu diperhatikan reliabilitas dan validitas dari interview tersebut. Reliabilitas artinya interview akan memberikan hasil yang akurat dari karakteristik yang akan diukur walaupun dilakukan olehn orang dan atau waktu yang berbeda. Validitas artinya interview yang dilakukan dapat mengukur apa yang ingin diukur. Interview
Page 11
Ada 4 hal yang sering terjadi dan mengurangi reliabilitas suatu interview : 1. Urutan pertanyaan yang kaku dapat menutup dan mengabaikan respon dari aplikan. 2. Penilaian terhadap aplikan dipengaruhi oleh penilaian terhadap aplikan sebelumnya. 3. Cara mengajukan pertanyaan dapat mempengaruhi jawaban aplikan. 4. Sikap interviewer dapat mempengaruhi respon aplikan dan dapat mempengaruhi persepsi atau interpretasi interviewer. Ada 4 hal yang sering terjadi dan mengurangi validitas suatu interview : 1. Interviewer menunjukkan reaksi berlebihan terhadap informasi dari aplikan. 2. Interviewer membuat kesimpulan terlalu cepat pada awal interview. 3. Interviewer berespon terhadap hal-hal yang stereotipi. 4. Interviewer berespon berlebihan terhadap bahasa tubuh aplikan. Adapun tahap-tahap interview adalah sebagai berikut : 1. Persiapan 1) Pemahaman pekerjaan Job description, job requirement Buat formulir interview yang mencakup aspek-aspek yang akan diketahui atau dinilai 2) Pelajari data calon Mencari aspek kelebihan atau kekurangan Menentukan point yang akan diperdalam Fokus pada aspek : Pendidikan, pengalaman kerja, kemajuan dalam setiap pekerjaan, stabilitas kerja atau karier
Page 12
3) Setting Waktu Menyediakan waktu khusus, merencanakan lamanya interview, tidak terburuburu dan juga tidak terlalu lama dalam interview. Tempat Usahakan kondisi tempat tidak ada gangguan 4) Kesiapan diri Pemahaman menyeluruh Sikap Penampilan Menyiapkan hal-hal yang sering ditanyakan atau yang harus diketahui aplikan. 2. Melakukan Interview Tahap-tahap : 1) Pembukaan : Sambut dan berikan salam, memperkenalkan diri, ciptakan rapport. 2) Pertukaran Informasi : Menciptakan komunikasi 2 arah dan memberikan informasi yang jelas tentang bidang pekerjaan atau hal-hal lain yang perlu diketahui aplikan. 3) Penutup : Mengakhiri interview dengan baik, menginformasikan tahaptahap seleksi yang akan dilalui dan tidak memberikan harapan kepada aplikan.
Page 13
D. Tes Kesehatan Tujuan dari Pemeriksaan Kesehatan adalah menjamin keselamatan kerja bagi karyawan/calon karyawan serta orang-orang yang ada di sekitar tempat kerjanya, serta untuk menjamin keberhasilan bagi Perusahaan dan Karyawan dalam mencapai tujuan/target pekerjaan. Dengan Pemeriksaan Kesehatan Perusahaan dapat menentukan kelayakan kerja bagi karyawan/ calon karyawan untuk melaksanakan perkerjaan. Pemeriksaan Kesehatan ini berlaku wajib bagi seluruh karyawan/calon karyawan sebelum melakukan pekerjaan sesuai dengan ketentuan kerja. Pemeriksaan Kesehatan dilakukan dengan mengisi Form-form Pemeriksaan Kesehatan, sesuai dengan ketentuan-ketentuannya.
E. Interview Lanjutan Bagi calon pegawai yang lolos tes pemeriksaan kesehatan, maka dapat mengikuti tes selanjutnya yaitu interview lanjutan. Interview lanjutan biasanya untuk membicarakan mengenai kondisi yang diberikan perusahaan, yaitu : Gaji dan fasilitas Kesediaan untuk melakukan perjalanan dinas Kesediaan dimutasi Tanggal mulai bekerja Persyaratan khusus lain yang diminta Deadline untuk keputusan
G. Keputusan Akhir DITOLAK / DITERIMA.
Page 14

REKRUTMEN Dan Seleksi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

REKRUTMEN Dan Seleksi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

REKRUTMEN & SELEKSI CALON TENAGA KERJA

Dosen : Roy Darmawan

REKRUTMEN & SELEKSI CALON TENAGA KERJA 2012