PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

PERANAN KERAJAAN

Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat

Agensi kerajaan bertanggung jawab: melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan Mengoptimumkan sumber Memberi ramai khidmat penggunaan semua

Mencegah pembaziran dan salah guna terbaik kepada orang

PERANAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan:
menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi

Menyedia SKT jabatan dan individu

Menggalakkan pegawai perhubungan sihat antara

Mengadakan program kebajikan Menggunakan aplikasi psikologi pengurusan sumber manusia dalam

Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

PERANAN KETUA JABATAN

Menyemak semula fungsi jabatan

Menilai semula aktiviti jabatan Mengemakini undang-udang dan peraturan Mengadakan perhimpunan bulanan

Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi

Menyediakan senarai tugas

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi. undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.

SENARAI TUGAS
Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku: Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan Pengstukturan semula organisasi

pengurangan /penambahan fungsi jabatan

pengurangan /penambahan jumlah kakitangan perubahan dalam sistem atau cara bekerja

KEMUDAHAN KOMUNIKASI
Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.
perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain telegram telefon : talian tetap, telefon bimbit faksimili persidangan video komunikasi manual kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain

KEBERSIHAN PEJABAT

asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu.
menyusun atur peralatan yang dibekalkan membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas. menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

MENCEGAH KEBAKARAN

pelan tindakan kebakaran dipamerkan.

panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin pemeriksaan alat pemadan api secara berkala latihan mencegah kebakaran secara berkala bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

KHIDMAT NASIHAT

perundangan : Jabatan Peguan Negara

kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) personel : Jabatan Perkhidmatan Awam sistem dan cara kerja : MAMPU pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara

PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI

Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.
maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan. rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal pegawai bertanggung perubahan maklumat peribadinya terkini. jawab memaklumkan diri supaya rekod

KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

KEPERIBADIAN
sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adap sopan semasa bertugas atau di luar masa bertugas.
memiliki keperibadian unggul yan gdizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni. memiliki profesionalisma tahap yang tinggi competency pada

NILAI MURNI

berintegriti
berkebolehan mengawal emosi berkebolehan bertindakah secara bijaksana dan berhemah mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas mempunyai keaazaman dan kegigihan mempunyai sifat kebolehpercayaan amanah, jujur dan

bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara mempunyai sifat keberanian menerima cabaran dan sanggup

NILAI MURNI

berfikiran positif
mempunyai kestabilan dalam berkerluarga , peribadi dan kerjaya kehidupan

TATAKELAKUAN
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.

SURAT AKU JANJI

Saya, .No. K.P (baru) beralamat di ... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:

SURAT AKU JANJI

i) akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan Kerajaan; ii) Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguhsungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab; iii) Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi saya; iv) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya; v) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai pegawai awam;

SURAT AKU JANJI

Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai awam bagi faedah diri saya sendiri; vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam; viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

SURAT AKU JANJI

Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605). . (Tandatangan Pegawai) . (Jawatan Pegawai) Di hadapan: . (Nama Ketua Yang Diberi Kuasa) . (Cop Rasmi Jabatan)

PAKAIAN DAN TANDA NAMA

memakai pakaian yang kemas dan sesuai mematuhi peraturan pakaian memakai pakaian seragam

memakai tanda nama

PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

layanan yang mesra dan adil

mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan memperluaskan mekanisma penyebaran penyampaian kemudahan perkhidmatan mengurangkan karenah birokrasi dan

KEMUDAHAN PELANGGAN

telefon awam : membolehkan orang awam membuat panggilan

alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan jelas, cepat dan berkesan kafeteria : kemudahan kepada pelanggan galeri : pameran aktiviti jabatan kemudahan sukan dan riadah

PIAGAM PELANGGAN

menyemak dan mengkaji perkhidmatan yang dijanjikan

jaminan

kualiti
yang

pastikan jaminan kualiti perkhidmatan dijanji dipatuhi setiap masa

sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik

PENGURUSAN ADUAN AWAM

melantik pegawai perhubungan aduan

pelbagai saluran untuk kemukakan masalah tempoh penyelesaian yang munasabah Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang berkuatkuasa dari masa ke masa

SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

PERKHIDMATAN KAUNTER

sediakan jumlah kaunter yang mencukupi

memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter kaunter khas untuk OKU dan warga emas sistem giliran buka kaunter pada masa yang dijanjikan

sediakan borang maklumbalas pelanggan

sediakan peti cadangan petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan berbudi bahasa melantik penyelia kaunter membuat pemantuan perkhidmatan kaunter

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada untuk memudahkan urusan.
mengadakan Pusat Khidmat Setempat mempamerkan carta alir proses kerja mempamerkan senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan mengeluarkan surat akuan terima memaklumkan pelanggan status permohonan dan jangkamasa proses permohonan

PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI

Layanan cekap, berkesan dan mematuhi standard kualiti Menyambut panggilan dengan sopan, mesra dan berbudi bahasa Membekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini Penggunaan answering machine yang mesra pelanggan, ringkas dan jelas dan mesra pelanggan Kembalikan panggilan kepada telefonis jika tiada jawapan selepas deringan ke enam

MANUAL PROSEDUA KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA

MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan

setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa

BORANG PERMOHONAN

kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu.

kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu sahaja borang hendaklah pelbagai saluran mudah diperolehi dari

URUSAN SURAT KERAJAAN

SURAT RASMI KERAJAAN

alamat pengirim
alamat penerima nombor rujukan tarikh surat

tajuk surat
pembukaan dan mengakhiri surat nombor perenggan, muka surat dan lampiran sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal), fail surat dan fail timbul tentukan taraf keselamatan surat

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan tanpa dibuka

surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu diserah kepada pegawai berkenaan pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh membuka dan mendaftar surat mengikut prosedur. surat hendaklah berkenaan. dimasukkan dalam fail

semua surat perlu diambil tindakan segera

surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai. penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal

Tafsiran

RAHSIA BESAR

RAHSIA

Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan. Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing. Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing.

 SULIT

TERHAD

Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing. Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa. Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan. Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.

DOKUMEN TERPERINGKAT

MAKLUMAT RASMI

Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan. Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk -Jenis atau kandungan -Jenis kegunaan dan komposisi -Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran -Proses saintifik -Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

PERSENDIRIAN

DOKUMEN RASMI-

DOKUMEN TERPERINGKAT

Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja. Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi : -perkara bertulis, bertaip -fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman. -pelan,lepan lakar,lukisan -huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan.. Dokumen rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan.

PENGURUSAN FAIL

PEMBUKAAN FAIL

tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan

kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh minitkan surat masuk dengan dakwat merah minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru minit yang pendek dicatat pada kertas minit tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau tebal melebihi 4 sm.

FAIL SEMENTARA
surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.
lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama.

PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun mengikut rujukan

pergerakan fail direkod bagi pengawalan dan pengesanan memudahkan

simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh yang ditetapkan fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai atasan/lain mengenai tindakan yang telah diambil

PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

REKOD AWAM
rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.
merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak dan elektronik.

mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia
mengadakan bilik rekod jabatan kelengkapan yang bersesuaian dengan

melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia

melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

PENYELENGGARAAN REKOD AWAM

gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada tepung ubi rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan dianginkan mengguna kipas rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai

PUNCA ANCAMAN
1. Subversif kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman. mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara. menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.

2.

Espionaj

3.

Sabotaj

4.

Kelemahan manusia Keinginan untuk menunjuk-nunjuk. Cuai mematuhi arahan keselamatan. Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah. Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam. Pemerasan diugut kerana berhutang, rasuah atau latar belakang yang tidak baik.

Penyimpanan Perkara Terperingkat

Rahsia Besar - simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci. - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang dipasang palang besi berkunci. - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi. Rahsia - simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci. Sulit dan Terhad - kabinet keluli atau almari keluli.

Penyimpanan Perkara Terperingkat

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan sama seperti simpanan perkara terperingkat. Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu : Waktu singkat kunci pintu dan tingkat Waktu lama kunci dalam peti keselamatan

Penghantaran Dokumen Terperingkat

Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma. Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima sahaja. Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal. Letatkan bersama salinan borang akuan terima. Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7 hari.

Sistem Satu Lapis Surat

Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

Sistem Dua Lapis Surat

Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan. Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

Prosedur penghantaran dokumen terperingkat

Penghantaran dalam sesebuah pejabat Menerusi fail terperingkat oleh pegawai yang dibenarkan mencapai. Menerusi peti atau beg berkunci bagi kakitangan lain. Penghantaran dibuat melalui Pendaftaran Rahsia.

Penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan atau kawasan atau bandar yang sama Peti atau beg berkunci + satu lapis sampul surat Utusan selamat + 2 lapis sampul surat. Dokumen tidak terhad dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang sesuai.

 Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia : - Rahsia besar utusan selamat/semboyan - Rahsia semboyan/pos berdaftar - Sulit semboyan/pos berdaftar Penghantaran ke luar negara menggunakan sistem 2 lapis sampul surat. Penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan wayarles perlu mendapat kebenaran Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Membawa Dokumen Terperingkat Ke Luar Pejabat

Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali untuk rujukan rasmi ditempat lain. Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah. Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia Besar dan Rahsia. Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan Terhad.

INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

INVENTORI
Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

BEKALAN PEJABAT
Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.

PEROLEHAN INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

perlu mendapat kelulusan seperti peraturan

barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan. pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat selaras dengan peraturan kewangan penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.

KAWALAN PENGGUNAAN

merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor

Pengeluaran keperluan bagi tujuan rasmi mengikut

pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan pengeluaran dilaksanakan secara MDKD sistem kawalan sistematik secara berkomputer boleh lebih diambil

penyalahgunaan/kecuaian tindakan tatatertib atau surcaj

PENYIMPANAN

tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciriciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.
sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat selamat untuk mengelakkan kehilangan

PENYELENGGARAAN

penyelenggaraan peralatan terancang mengikut jadual

dibuat

secara

perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat dengan pembekal yang dilantik aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian

PEMERIKSAAN

baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan baki dalam simpanan
berkeadaan sempurna tempoh penggunaan belum luput stok mencukupi mengikut had keperluan disimpan di tempat yang ditetapkan Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat dikemukakan kepada KSU Kementerian

SEKIAN DAN

TERIMA KASIH