Materi Pembahasan
Konsep Manajemen Proyek Organisasi Proyek Metode Pelaksanaan Proyek Perencanaan dan Pengendalian Proyek
KonsepManajemen Proyek
Tujuan: Memberikan pemahaman tentang pentingnya peranan Manajemen Proyek
Materi Pembahasan
Karakteristik Proyek Dinamika Proyek Tujuan Manajemen Proyek Fungsi Manajemen Proyek Faktor Keberhasilan Proyek
KarakteristikProye k (1)
Keragaman Produk (+)
JOB ORDER
(-) PROYEK
PRODUKSI MASSA
(+) PROSES
Volume Produksi
(-)
Sistem Industri I: Manajemen Proyek
KarakteristikProye k (2)
Proyek industri merupakan kegiatan yang bersifat: ad-hoc, unik dan kompleks. Siklus hidup (project life cycle): Feasibility study Design and engineering Construction (implementation) Operation and maintenance
KarakteristikProye k (3)
Proyek mengandung ketidakpastian (risiko) baik yang berkaitan dengan waktu penyelesaian, kualitas maupun biaya proyek.
Screening & Evaluation Business Analysis
7 6 5 4 3 2 1 0
0
For every 7 concepts, one succeeds For every 4 development projects, one becomes a commercial winner !!
Development Testing Commercialization One Successful Product
10
20
80
100
Do it right at the first time! Untuk dapat mengantisipasi perubahan lingkungan proyek yang sedemikian cepat, diperlukan: Know-how Otoritas dan tanggung jawab Kebijakan ( policy), prosedur dan metode.
Pendekatan yang diperlukan: Identifikasi gejala-gejala (symptoms) dan masalah (problems) Analisis faktor-faktor penyebab Formulasi alternatif solusi Evaluasi alternatif Implementasi solusi dan evaluasi
Untuk memenuhi tujuan proyek ini diperlukan sumberdaya, proses manajemen serta metode dan teknikteknik manajemen. Sumberdaya proyek: Material (Bahan) Mesin/Peralatan Manusia/Tenaga Kerja Metode/Manajemen Informasi/Knowledge
MARKETING
Fund Requests
Sales Forecast
Inventory
PRODUCTION
FINANCE
FaktorKeberhasilan Proyek
RESOURCES
OrganisasiProyek
Tujuan: Memberikan pemahaman tentang organisasi proyek
Struktur organisasi biasanya digambarkan dalam bentuk skema (organigram). Organigram menggambarkan kegiatan-kegiatan dan proses yang terjadi pada suatu organisasi. Struktur organisasi secara garis besar memperlihatkan: Pembagian tugas serta tanggung jawab; Hubungan pelaporan, hirarkhi dan rentang kendali; Pengelompokan individu; Hubungan kerja yang memungkinkan terjadinya komunikasi, koordinasi dan integrasi seluruh kegiatan organisasi.
Pengelolaan proyek ditempatkan pada salah satu fungsi dari organisasi induk (organisasi fungsional); Proyek merupakan unit tersendiri (pure project organization). Organisasi matriks (hybrid)
Bagian Keuangan
Bagian Pemasaran
Bagian Produksi
Bagian HRD
Bagian Litbang
Proyek A
Proyek B
Pembentukan tim proyek merupakan kegiatan yang tidak mudah karena tim ini akan menghadapi lingkungan proyek yang selalu berbeda dan unik. Seorang pimpinan proyek (project manager) tidak saja harus andal dalam menangani masalah teknis dan manajerial tetapi juga harus mampu menciptakan hubungan kerja yang produktif (human relationship). Peran utama pimpinan proyek adalah sebagai integrator kegiatan-kegiatan proyek.
Apa yang harus dikerjakan (what needs to be done?) Kapan kegiatan harus dilaksanakan (when must it be done?) Bagaimana kebutuhan sumberdaya dapat dipenuhi (how are the resources required to do the job going to be obtained?).
Tugas pokok dan fungsi pimpinan proyek adalah merealisasikan tujuan proyek melalui proses-proses planning, organizing, actuating/implementing/directing, and controlling.
Tanggung jawab terhadap organisasi induk ( parent organization): Efisiensi sumberdaya Efektivitas komunikasi (timely and accurate project communications) Pengelolaan risiko proyek (careful, competent management of the project in order to protect the firm from high risk) Pelaporan (accurate reporting of project status with regard to budget and schedule) Tanggung jawab terhadap client: Menyelesaikan konflik antar pihak-pihak (resolve conflict among interested parties) Mengendalikan kinerja, anggaran, dan jadwal Tanggung jawab terhadap anggota tim proyek (project team members): Fairness, respect, honesty Concern for members future after project
Pimpinan proyek perlu memotivasi dan menanamkan nilai-nilai (values) kepada setiap anggota tim bahwa: Bekerja sebagai tim adalah kunci keberhasilan Esprit de corps diperlukan untuk menjamin keberhasilan Konflik bukan untuk dihindari tetapi untuk diselesaikan Komunikasi adalah faktor penting dalam bekerja sama Keberhasilan harus mendapatkan penghargaan.
Rendah Rendah
Sistem Industri I: Manajemen Proyek
Kepemimpinan Tinggi
Pimpinan proyek perlu mengarahkan, memotivasi dan menanamkan nilai-nilai (values) kepada setiap anggota tim bahwa:
Bekerja sebagai tim adalah kunci keberhasilan Esprit de corps diperlukan untuk menjamin keberhasilan Konflik bukan untuk dihindari tetapi untuk diselesaikan Komunikasi adalah faktor penting dalam bekerja sama Keberhasilan harus mendapatkan penghargaan.
Rendah Rendah
Sistem Industri I: Manajemen Proyek
MetodePelaksanaan Proyek
Tujuan: Memberikan pemahaman tentang metode-metode pelaksanaan proyek
Pihak yang terlibat (participant) Jumlah dan jenis kontrak Kriteria pemilihan participant Jenis penawaran
Pengalaman dalam melaksanakan proyek (past works) Referensi Kompetensi tenaga ahli Beban kerja (work load) Kemampuan keuangan Harga penawaran dan rencana manajemen Penunjukan langsung Penawaran terbatas Penawaran terbuka
Jenis penawaran:
(c) Turnkey
Pemilik Adm. Proyek Kontraktor Utama
Sistem Industri I: Manajemen Proyek
Kontraktor Spesialis
Statement of work Work Breakdown Structure Specifications Goal GOALS: System level Company level System Reports SYSTEM REPORTS: Time Cost Quality
Sistem Industri I: Manajemen Proyek
Master/Detailed Schedule
Budgets
Time/Cost/Quality
Time
Proses perencanaan proyek berkaitan dengan penentuan tujuan dan menjabarkannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang diperlukan. Lingkup perencanaan proyek mencakup:
Tujuan proyek Ruang lingkup proyek Metode dan organisasi pelaksanaan Spesifikasi Jadwal pelaksanaan Anggaran biaya Faktor risiko dan kendala
Metode dan teknik-teknik perencanaan proyek: Work Breakdown Structure (WBS) Bar Chart (Gantt Chart) Kurva S (S-Curve) Task Relationship Matrix (TRM) Network Planning (CPM dan PERT) Alokasi Sumberdaya (resources allocation) dan lain-lain
Unit Pabrik
Perkebunan Kebun bibit Kebun produksi Irigasi Alat transportasi Mesin & peralatan pertanian
Organisasi& Manajemen
Project Mgmt
RAW MATERIAL PROCUREMENT Prepare Bill Of Materials Contact Vendors Visit Vendors Prepare Purchase Orders Authorize Expenditures Place Purchase Orders Inspect Raw Materials Quality Control Testing Update Inventory File Prepare Inventory Report Withdraw Material
No.
1.
Metode
Bar Chart (Gantt Chart)
2.
3.
Tidak dapat memprediksi keterlambatan proyek Babakan Proyek (Milestone) Hanya Mempertimbangkan peristiwa ( event) yang penting Network Planning -
Latihan 1: Buatlah network kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh bangun susunan balok seperti di bawah ini.
A2 C B1
A1
B2
Latihan 5:
Buatlah network dari proyek di bawah ini dan tentukan waktu penyelesaian proyeknya.
No. Kode Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 A B C D E F G H I J K Ketergantungan Waktu (Bulan) A B B C E F,G H,K D 2 2 1 4 3 6 3 3 4 2 1
Latihan 6: Buatlah alokasi sumberdaya jika diketahui kebutuhan sumberdaya setiap kegiatan dari latihan 5 sebagai berikut:
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Kode Kegiatan A B C D E F G H I J K Kebutuhan Sumberdaya (unit) 3 6 4 1 1 4 5 2 4 1 4
SCHEDULED
START FINISH
ES
EF
TF
DURA TION
TIME 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
A B C D E F G H I J K 8 12 2 8 0 2
0 0 0 2 2 2 1 5 8 8 6
2 2 1 6 5 8 4 8 12 10 7
3 0 4 3 2 0 4 2 0 2 3
2 2 1 4 3 6 3 3 4 2 1
3 6 4 1 1 4 5 2 4 1 4 13 13 14 27 11 38 39,6 11 49 6 55 7 62 10 72 75 6 78 5 83 5 88 4 92 4 96 100
TOTAL RESOUCES REQUIREMENT CUMULATIVE RESOURCES REQUIREMENT (units) CUMULATIVE RESOURCES REQUIREMENT (%)
13,5 28,1
51 57,3 64,6
Proses Pengendalian:
(STANDARDS)
Tindakan Korektif:
Lingkup kegiatan (scope of work) Spesifikasi Waktu penyelesaian (project completion time) Anggaran Biaya
Untuk setiap jenis tindakan korektif di atas diperlukan mekanisme pengendalian dalam bentuk sistem dan prosedur (SOP). Pada sistem dan prosedur ini diperlihatkan:
Pihak-pihak yang terlibat Bentuk keterlibatan (kegiatan yang dilakukan) Mekanisme dan kriteria pengambilan keputusan
Latihan 7
No.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.
Uraian Kegiatan
Feasibility Study Site Survey Pembebasan tanah Soil test Perencanaan pekerjaan sipil dan bangunan Perizinan bangunan Tender dan kontrak pekerjaan sipil dan bangunan Pembangunan bangunan kantor dan fasilitas kesejahteraan Pembangunan bangunan pabrik Instalasi listrik dan air Finishing kompleks Pengadaan alat-alat perkantoran Perencanaan fasilitas produksi Tender dan kontrak fasilitas produksi Pengadaan mesin-mesin dan peralatan produksi Instalasi mesin-mesin dan peralatan produksi Pengadaan alat transportasi produksi Penerimaan karyawan Pelatihan karyawan Produksi percobaan
Kode
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V
Durasi (Bulan)
3 1 4 1 3 1 1 10 8 3 2 1 4 1 4 3 1 2 4 1 1 1
Commissioning
Persiapan peresmian dan serah terima
Network Planning
TerminologiNetwork (1)
Aktivitas (Activity) Sebuah atau sekumpulan task yang diperlukan oleh proyek, menggunakan sumber-sumber, dan memerlukan waktu untuk menyelesaikannya Kejadian (Event) Hasil dari penyelesaian satu atau lebih aktivitas. Sebuah kondisi/status akhir yang teridentifikasi yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Event tidak menggunakan sumber-sumber Jaringan (Network) kombinasi dari semua aktivitas dan event yang mendefinisikan proyek dan hubungan prioritas (precedence) antara aktivitas Lintasan (Path) Rangkaian aktivitas-aktivitas yang berhubungan (disebut intermediate event) antara dua event dalam sebuah network
54
TerminologiNetwork (2)
Kritis (Critical) Aktivitas, event, atau lintasan yang bila tertunda akan menunda waktu penyelesaian proyek. Lintasan kritis sebuah proyek diartikan sebagai urutan aktivitas-aktivitas kritis yang menghubungkan start event proyek dengan finish eventnya. Merge Activity Sebuah aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya (memiliki lebih dari satu panah kebergantungan yang mengalir ke aktivitas ini) Burst Activity Aktivitas yang memiliki lebih dari satu aktivitas mengikutinya (lebih dari satu panah kebergantungan yang mengalir keluar dari aktivitas ini) Aktivitas Paralel (Parallel Activity) Aktivitas-aktivitas yang dapat terjadi pada saat yang sama
55
TerminologiNetwork (3)
Sebuah aktivitas dapat memiliki kondisi: Memiliki aktivitas yang mengikuti setelahnya tetapi tidak memiliki aktivitas yang mendahuluinya awal sebuah network Memiliki aktivitas yang mendahului tetapi tidak ada yang mengikuti setelahnya akhir sebuah network Memiliki aktivitas yang mendahului (predecessor) dan yang mengikuti setelahnya (successor) di tengah tengah network Hubungan antara aktivitas bergantung pada hubungan teknologis yang dinyatakan dalam action plan
56
NetworkTerminology (4)
Activity-on-Arrow (AOA) network: anak panah menyatakan aktivitas, node menyatakan event Activity-on-Node (AON) network: node menyatakan aktivitas sedangkan anak panah menyatakan hubungan Pemilihan antara AOA dan AON tergantung pada preferensi pribadi
57
Activity on Arrow(1)
Activity Event
79
Install software
80
Start
Continue
Finish
58
Activity on Arrow(2)
B Construction plans A Application approval C Traffic study D Service availability check 4
59
Activity on Arrow(3)
60
Activity on Node
J A B C K L M J, K, & L can all begin at the same time, if you wish (they need not occur simultaneously) but All (J, K, L) must be completed before M can begin
(A)
(C)
Y X Z
Z is preceded by X and Y
AA AA is preceded by X and Y
(B)
(D)
61
Activity on Node(2)
62
Latihanmembuat network
Gambarkan diagram network dari proyek berikut ini:
Activity A B C D E F G Predecessor None None A A B B C,D,E,F Activity A B C D E F G H Predecessor A A,B A,B C D,F E,G
Level 2 - Plans
Level 3 - Plans
64
65
66
GanttChart
Dikembangkan oleh Henry L. Gantt Memperlihatkan kemajuan aktual dan yang direncanakan dari proyek (setiap aktivitas) Merupakan metoda yang mudah dibaca dan dimengerti untuk memperlihatkan status saat ini Kelebihan: Mudah dimengerti Memberikan sebuah gambar tentang status terkini dari sebuah proyek Kelemahan: Sulit diikuti untuk proyek yang kompleks dan besar Hubungan kebergantungan tidak dapat ditentukan
69
70
LatihanScheduling(1)
Berikut ini adalah sebuah proyek untuk pusat kegiatan bisnis (business center ) yang akan dibangun. Dengan informasi seperti berikut ini, buatlah diagram network dan jadwal dari proyek ini:
Pembangunan Business Center Activity A B C D E F G H Description Persetujuan Manajemen Rencana Konstruksi Kajian Traffic Kajian Jenis Layanan Laporan staf Memperoleh ijin komite Menunggu konstruksi (oleh kontraktor) Mengisi interior Preceeding Act Tidak ada A A A B,C B,C,D F E, G Duration 5 15 10 5 15 10 170 35
Earliest start
ES
Duration
d EF
Earliest Finish
= ES + d
Slack = LS - ES
Slack LS
Task Code LF
Latest Start = LF - d
Latest Finish
B E H
F D