Anda di halaman 1dari 90

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 1 Pengenalan
1.1 Pendahuluan

Pementoran merupakan istilah yang tidak asing dan popular di Malaysia sejak awal tahun 1990-an. Dalam kebanyakan tempat, masa, situasi dan bidang pekerjaan, begitu ramai orang memperkatakan tentang pementoran. Dalam dunia sastera dan seni, sains dan sukan, malah hampir setiap bidang pencapaian manusia, pelaku terbaik biasanya memetik mentor sebagai sumber inspirasi. Begitu juga dalam aspek pekerjaan yang bersifat dinamik, sentiasa berubah dan kadangkala bersifat mendesak dan memberi tekanan. Semua perubahan tersebut mencetuskan imperatif baru kepada pihak pengurusan. Terdapat keperluan untuk menilai kaedah pembelajaran di tempat kerja, dan kaedah baru dalam proses penyampaian perkhidmatan. Istilah mentoring atau pementoran berasal daripada Homers Odyssey karakter di mana Mentor melatih dan menasihat Telemachus, anak lelaki Odysseus supaya Telemachus bersedia untuk mengambil alih tanggungjawab keluarganya semasa ketiadaan bapanya. Mentor juga menasihati Telemachus bagaimana untuk mencari ayahnya. Telemachus berterima kasih kepadanya di atas pertolongan yang diberi: Tuan, terima kasih di atas budi baik tuan, awak seperti seorang ayah yang bercakap kepada anak sendiri, dan saya tidak akan lupa walaupun satu perkataan yang awak cakap.... Istilah pementoran telah digunakan untuk menerangkan perhubungan di mana seseorang individu menerima nasihat, bimbingan khusus atau kaunseling daripada penasihat yang lebih berpengetahuan. Bagi seorang mentor, ia merupakan peluang untuk membangunkan kedua-dua kompetensi peribadi dan profesional manakala bagi seseorang menti, ia adalah peluang untuk belajar daripada seseorang yang lebih baik dan berpengalaman. Lazimnya, perhubungan ini berakhir dengan tahap perhubungan akrab antara rakan sekerja dalam sesebuah organisasi. 1.2 Falsafah

Pementoran merupakan perhubungan yang memberi makna, di mana mentor dapat mengaitkan pengalaman mereka sendiri, memberitahu keputusan dan bertindak berdasarkan idea yang dihasilkan sementara menti dapat mempelajari pengalaman dan memindahkannya dalam realiti pekerjaan. Pementoran berkait rapat dengan proses perkembangan diri iaitu proses belajar antara mentor dan menti. Kedua-duanya terhasil melalui pengalaman dalam perhubungan. Justeru, melalui pementoran pekerja dapat membina perhubungan sinergetik melalui pertemuan, perbualan dan proses pembelajaran yang mampu membentuk dan mencapai matlamat, membuat keputusan dan menyelesaikan masalah.

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


1.3 Definisi Pementoran

Pementoran merupakan satu pendekatan untuk memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional oleh mentor (pegawai yang terlatih, berkemahiran dan beretika) bagi pembangunan diri menti (pegawai yang memerlukan bimbingan). Pendekatan ini melibatkan aktiviti perhubungan, pemindahan kemahiran peribadi dan profesional seorang pegawai dalam jangka masa yang ditetapkan. Mentor merupakan seorang pegawai yang dilantik untuk membimbing dalam perkembangan kerjaya seorang pegawai. Biasanya mentor adalah seorang yang lebih kanan atau berpengalaman dan boleh dijadikan sebagai role model di kalangan rakanrakan sekerja. Menti bermaksud pegawai yang dibantu oleh mentor dalam proses perhubungan pementoran dan biasanya merupakan seorang yang memerlukan bantuan dalam pembangunan diri, perkembangan dan pemantapan kerjaya serta penyesuaian dalam kehidupan. 1.4 Konsep Aplikasi Pementoran, Coaching dan Kaunseling Dalam Organisasi

Perkhidmatan awam beroperasi dalam persekitaran yang dinamik dan sentiasa berubah. Elemen bimbingan, khidmat nasihat sokongan dan tunjuk ajar amat diperlukan oleh pegawai awam dalam proses penerimaan perubahan tersebut. Melalui Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 tahun 2005, iaitu Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam, aspek intervensi turut diberi penekanan bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai terutamanya pegawai yang baru dilantik dalam perkhidmatan awam atau pegawai yang baru dinaikkan pangkat ke sesuatu jawatan. Program pementoran merupakan program bersepadu yang turut disokong oleh pelaksanaan program coaching dan kaunseling. Pementoran perkhidmatan awam berfokus kepada perkembangan dan peningkatan kompetensi pegawai yang baru dilantik dan dinaikkan pangkat. Manakala coaching berfokus kepada bimbingan kemahiran dan latihan kerja. Sementara kaunseling berfokus kepada pembangunan dan peningkatan diri dalam aspek perubahan tingkah laku terutamanya kepada pegawai berprestasi rendah dan bermasalah. Walaupun terdapat sedikit perbezaan namun ketiga-tiga program tersebut bermatlamat merangsang dan menggerakkan prestasi pekerja ke arah kecemerlangan. Rajah 1 berikut menggambarkan konsep aplikasi pementoran, coaching dan kaunseling dalam organisasi:-

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Rajah 1: Konsep aplikasi pementoran, coaching dan kaunseling

1.5

Perbezaan Peranan Antara Pementoran, Coaching Dan Kaunseling

Pelaksanaan program pementoran, coaching dan kaunseling dalam organisasi merupakan salah satu usaha membantu meningkatkan potensi dan keupayaan pekerja melalui khidmat bimbingan, sokongan, bantuan menghadapi krisis dalam pekerjaan dan pembangunan diri pegawai. Terdapat perbezaan peranan antara kaunseling, coaching dan pementoran. Peranan dan perbezaan ketiga-tiganya adalah seperti gambar rajah 2 berikut:-

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Kesan

Identiti Nilai Kompetensi

Pegawai

Pementoran (jangka panjang) Pementoran (jangka pendek) Tanggungjawab

Tingkah laku

Coaching

Kaunseling

Semalam

Hari ini

Esok

Kerjaya Dan Kehidupan (Pertumbuhan)

Masa

(Pemulihan)

Persekitaran Rajah 2: Perbezaan peranan pementoran, coaching dan kaunseling

Secara umumnya, kaunseling dalam organisasi bersifat membimbing klien mengurus dan mengatasi masalah yang telah berlaku. Tumpuan diberi kepada aspek perubahan tingkah laku. Sementara coaching bersifat perhubungan jangka pendek dan menumpukan kepada kompetensi yang diperlukan oleh individu dalam organisasi. Manakala pementoran pula bersifat jangka panjang yang memfokus kepada pembangunan dan pemantapan kerjaya dan kehidupan seseorang pegawai. Pementoran juga memberi impak kepada mentor dan menti dari aspek pembinaan, pengamalan nilai diri dan pembentukan budaya kerja kelas pertama dalam organisasi. Secara tidak langsung ia memberi kesan kepada peningkatan imej dan identiti kepada organisasi itu sendiri. Secara ringkasnya, perbezaan antara pementoran, coaching dan kaunseling dapat dijelaskan dalam jadual berikut:-

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Kaunseling Perhubungan mengikut jangka masa dan kesesuaian kes klien Berstruktur dan sistematik berasaskan prinsip psikologi

Coaching Perhubungan secara keseluruhannya mengikut jangka masa terhad Berstruktur sifatnya dan kebiasaannya dilakukan dalam mesyuarat yang terancang Jangka masa pendek, ada kalanya fokus kepada spesifik isu atau kemahiran Fokus kepada pembangunan kerjaya Agenda berfokus kepada pencapaian spesifik dan matlamat segera

Pementoran Perhubungan secara berterusan dalam jangka masa yang panjang Boleh dilakukan secara tidak rasmi, mesyuarat atau apabila menti perlukan nasihat, bimbingan dan sokongan Jangka masa yang panjang untuk mengenal pasti pandangan menti Fokus kepada kerjaya dan pembangunan peribadi Agenda dibuat oleh mentor dan menti tentang pembangunan profesional kerjaya menti

Jangka masa mengikut kerjasama antara kaunselor dan klien Fokus kepada perubahan, perkembangan dan penyesuaian diri Agenda berfokus kepada mencari sumber/potensi diri bagi mengatasi permasalahan

Jadual 1: Perbezaan kaunseling, coaching dan pementoran

1.6

Perbandingan Paradigma Pementoran Tradisi dan Kontemporari

Terdapat perbezaan antara paradigma pementoran tradisi dan kontemporari. Walau bagaimanapun objektif dan matlamatnya tetap sama. Jadual 2 menunjukkan perbandingan antara pementoran secara tradisional dan kontemporari. Tradisional Mentor mengambil anak didik Mentor dipilih dari kalangan senior Pementoran diperlukan untuk penjawat awam baru Mempunyai seorang mentor Proses bersemuka/perseorangan Mentor menyediakan pelan dan memberitahu apa yang perlu dibuat Mentor memberikan nasihat Kontemporari Menti perlukan mentor Mentor dipilih berdasarkan kepada kebolehan dan kompetensi Pementoran diperlukan semua pegawai dan peringkat perjawatan Mempunyai mentor dalam berbagai aspek atau bidang kehidupan atau kerjaya Berbagai cara bersemuka atau kumpulan atau maya Mentor bekerjasama dengan menti membentuk pelan pembelajaran Menggunakan teknik membuat keputusan dan penyelesaian masalah

Jadual 2: Perbandingan antara pementoran secara tradisional dan kontemporari. 5

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


1.7 Jenis-Jenis Pementoran

Dalam sesebuah organisasi, pengamalan budaya pembelajaran kadangkala berbeza walaupun bermatlamatkan perkongsian ilmu dan pembelajaran berterusan sepanjang hayat. Proses perkongsian ilmu boleh berlaku secara rasmi dan tidak rasmi terutamanya dalam aspek menjalankan tugasan harian. Pementoran boleh dibahagikan kepada 3 jenis iaitu pementoran situasi, informal dan formal. Kriteria dan perbezaan setiap jenis dapat digambarkan seperti jadual berikut:Pementoran Situasi Ringkas Segera Spontan Random Kasual Kreatif & Inovatif Respon kepada keperluan semasa menti Mentor berinisiatif secara intervensi Bersifat kesegeraan Menti bertanggungjawab mengenal pasti dan menggunakan pembelajaran Keputusan yang tidak jelas Pementoran Tidak Formal Sukarela Sangat peribadi Sangat respon kepada keperluan menti Tidak berstruktur Fleksibel Mentor mendorong menti dengan perkongsian, bantuan dan keprihatinan Peranan sama rata (pemberi-penerima) Laluan membina persahabatan dan rasa hormat Kebergantungan kepada kecekapan, ilmu, kemahiran dan kebolehan mentor Pementoran Formal Jangka masa panjang contoh produktif. Sumber untuk membina perhubungan persahabatan. Bersifat sistematik dan berstruktur, tersusun dan berterusan. Dilaksanakan berdasarkan keperluan organisasi. Fokus kepada visi organisasi atau matlamat setiap bahagian/unit. Mempunyai kaedah dalam pemadanan mentor menti. Penetapan jangka masa dalam penepatan matlamat. Program di bawah peruntukan organisasi.

Jadual 3: Jenis - jenis pementoran dalam organisasi 1.8 Pementoran Situasi

Pementoran situasi kerap berlaku dalam kehidupan seharian kita. Ia berlaku secara ringkas dan mempunyai unsur kesegeraan bergantung kepada keadaan dan situasi. Contohnya di pejabat, apabila kita tidak mahir menggunakan mesin fotostat kita mungkin akan bertanya kepada sesiapa sahaja di kalangan rakan sekerja cara menggunakan mesin tersebut. 1.9 Pementoran Tidak Formal

Proses pementoran tidak formal sebenarnya kerap berlaku secara tidak langsung. Contohnya apabila kita berbual dengan rakan sekerja, mereka akan berkata ah ha apabila dengan tiba-tiba kita memahami sesuatu. Melaluinya, kita dapat memikir dan melihat penyelesaian terhadap sesuatu masalah. Kita juga sedar tentang pelbagai kemungkinan dan pilihan yang kita tidak pertimbangkan sebelum ini. 6

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Kebanyakan daripada kita mempunyai pengalaman perbualan atau apa-apa yang memerlukan kita menggalak dan merangsang pemikiran. Biasanya perbualan seperti itu berlaku jika diberikan peluang. Kita akan berada pada tempat dan masa yang betul jika pemikiran kita sehaluan dengan orang yang kita kehendaki. Pementoran tidak formal juga tidak memerlukan kita mengadakan perbualan yang menghasilkan wawasan. Pementoran akan berlaku apabila adanya keinginan untuk belajar dan membangunkan diri. 1.10 Pementoran Formal

Pementoran formal mempunyai struktur yang tertentu. Ia melibatkan persetujuan antara mentor dengan menti. Tugasan pementoran dinyatakan dengan jelas dan program bantuan yang diperlukan. Dalam hubungan pementoran formal, terdapat perbincangan terhadap jangkaan, matlamat dan proses yang akan digunakan. Kekerapan dan tempoh masa perjumpaan perlu dipersetujui dan peraturan asas ditetapkan. Individu juga boleh membangunkan pelan aktiviti pementoran mereka sendiri atau mengambil bahagian dalam perancangan program tersebut. 1.11 Proses Pementoran

Terdapat 3 perkara utama yang perlu diberi perhatian dalam proses pementoran iaitu:1.11.1 Memerhati (Observe) Semasa proses pementoran dijalankan, mentor perlu memerhati tingkah laku menti bagi memastikan terdapat perubahan dan penambahbaikan yang berlaku. Sementara menti juga perlu melakukan pemerhatian kepada mentor dan perlu mengemukakan soalan bagi mendapatkan seberapa banyak sumber maklumat sepanjang perhubungan pementoran. Melibatkan Diri (Participate) Seterusnya, dalam proses pementoran mentor memerlukan menti melaksanakan tugasan yang dirancang untuk pemahaman yang lebih mendalam. Dalam masa yang sama, menti dapat mempelajari sesuatu secara praktikal. Bagi tujuan ini perbincangan perlu kerap dilakukan secara bersama. Melakukannya (Conduct) Pada peringkat ini menti boleh diberi kepercayaan untuk melakukan programprogram yang dirancang sendirian bagi menilai tahap kompetensi yang telah dipelajari. Dalam proses pementoran, apabila menti boleh berdikari bermakna satu perubahan positif telah berlaku kepada menti. Rajah 3 menunjukkan ianya bermula apabila kita melepaskannya, sebagai mentor kita memberi kawalan kepada menti. Melalui soalan-soalan yang dikemukakan, akan membolehkan menti menerokai cabaran baru. Semakin mereka menyemak semula dan berbincang, mereka akan lebih berhati-hati mempraktikkan segala pengajaran dan bimbingan yang telah diperolehi.

1.11.2

1.11.3

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam Melepaskan

Maju ke hadapan

Soalan

Memahami
Rajah 3: Putaran proses mentor menti 1.12 Kaedah Perhubungan Mentor dan Menti

Perhubungan pementoran bukan sahaja boleh dilaksanakan secara bersemuka, tetapi juga melalui teknologi maya (sidang video, e-mel, dan telefon). Kedua-dua bentuk perhubungan ini mempunyai kekuatan masing-masing. Walau bagaimanapun, pertemuan bersemuka perlu dilakukan pada setiap fasa dalam proses pementoran. 1.13 Perhubungan Pementoran Secara Bersemuka Perhubungan pementoran antara mentor dan menti berlaku secara formal atau tidak formal. Walau bagaimanapun, pihak jawatankuasa pementoran jabatan perlu merancang kesesuaiannya dengan keperluan dan objektif pihak pengurusan. Jangka masa perhubungan pementoran secara formal adalah selama 6 bulan atau 12 bulan. Mentor perlu memastikan perhubungan mampu memberi makna dan kesan kepada menti. Sentiasa mematuhi waktu pertemuan yang dirancangkan. Kegagalan mematuhi waktu pertemuan akan menyebabkan menti meragui kesungguhan mentor untuk membantu. Selain itu, mentor juga perlu menghargai bahawa perhubungan mentor menti sebagai proses yang dinamik. Mentor juga perlu fokus kepada isu keperluan menti dan kerelevanan dengan matlamat perkembangan kemajuan diri menti. 1.14 Perhubungan Pementoran Secara Maya

Pendekatan pementoran secara maya pada masa hadapan merupakan satu keperluan masa hadapan. Strategi ini berpotensi digunakan secara meluas dengan menggabungkan keupayaan dari segi kemahiran, pengetahuan, sikap dan kecanggihan teknologi antara mentor dan menti. Penggunaan e-mel, telefon dan faksimili akan membantu memudahkan proses perhubungan dalam pementoran kerana tidak bergantung semata-mata kepada perjumpaan secara bersemuka. Antara sebab mengapa perhubungan pementoran secara maya ini digalakkan penggunaannya:-

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


1.14.1 1.14.2 Menjimatkan masa dalam penyampaian maklumat antara mentor dan menti; dan Mengurangkan rasa malu di kalangan menti dan seterusnya menggalakkan serta meningkatkan perhubungan.

1.15

Pementoran Melalui Telefon

Aktiviti pementoran juga boleh dilaksanakan melalui sesi perbualan telefon. Antara panduan menjalankan pementoran melalui telefon adalah seperti berikut:1.15.1 Mengaturkan jadual panggilan seperti biasa diperlukan oleh menti. Di samping itu, mentor juga perlu merangka jadual untuk mengaitkan dengan isu-isu yang ingin dibincangkan oleh menti di luar waktu jadual panggilan yang biasa. Menti juga digalakkan menghantar e-mel kepada mentor bagi mengenal pasti isu perbincangan lebih awal. Menentukan agenda yang ingin dibincangkan bersama menti. Ini dapat membantu perbincangan telefon dan membolehkan mentor membuat persediaan untuk sesi tersebut. Ini boleh dilakukan melalui e-mel atau menggunakan surat biasa. Kongruen ketika melaksanakan sesi pementoran. Alihkan semua gangguan (seperti membuka e-mel) ketika mengendalikan sesi tersebut. Gunakan pembesar suara telefon jika diperlukan dan bersedia untuk mendengar dan terlibat dalam perbualan itu. Jika terdapat persetujuan atau komitmen semasa sesi itu, catatkan dan minta menti menghantar kesimpulannya.

1.15.2

1.15.3 1.15.4

1.16

Pementoran Melalui E-mel

Pementoran juga boleh dilaksanakan melalui e-mel. Antara panduan menjalankan pementoran melalui e-mel adalah seperti berikut:1.16.1 1.16.2 Menghormati peraturan terutamanya perkara yang bersifat sulit. Menti perlu faham bahawa beliau tidak boleh berkongsi e-mel dengan orang lain. Jika terdapat maklumat yang penting yang memerlukan respon segera seperti tolong balas dalam masa 24 jam atau tolong balas dalam masa seminggu, jika mentor tidak dapat menjawab dalam masa yang diberikan hendaklah membalas seperti saya sudah dapat e-mel anda, saya akan cuba dapatkan kamu pada (tarikh dan masa). Menggunakan mesej yang ringkas daripada sesi pertemuan bersemuka dalam program pementoran. Selalu memastikan menti dapat membuka dokumen yang anda kepilkan kepadanya. Aturkan inisiatif untuk bersemuka atau melalui telefon dengan menti jika berhadapan dengan masalah yang lebih kompleks. Apabila memberi respon melalui e-mel, nyatakan sekali tentang perasaan anda. 9

1.16.3 1.16.4 1.16.5 1.16.6

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Ia akan dapat memberi maklum balas dan membantu anda memotivasikan menti. Sebagai contoh, jika menti berjaya mencapai matlamat mereka, Saya sangat gembira awak dapat menyelesaikan.. atau Kerja yang bagus.... Jika mereka jauh dari jangkaan anda, kenyataan seperti Saya rasa lebih elok jika kamu...., apa yang kita boleh buat untuk kembali kepada perancangan asal?. 1.17 Asas Pementoran

Program pementoran adalah berasaskan prinsip proses pembelajaran. Holliday (2005) menyatakan bahawa asas pembelajaran adalah bersifat 10-60-90. Ia berasaskan andaian bahawa apabila kita memperkatakan tentang sesuatu perkara, 10% sahaja yang akan diingati. Tetapi apabila kita menunjukkan cara untuk melakukannya, 60% akan diingati. Manakala apabila kita melakukannya bersama-sama maka 90% akan diingati. Dengan itu, kaedah pembelajaran yang paling berkesan adalah melalui perbincangan, penerangan dan kemudian melibatkan diri bersama-sama. Untuk memastikan proses pembelajaran lebih berkesan, mentor dan menti perlulah memastikan setiap yang diperkatakan diamati, dilihat dan dirasai bukan sahaja dalam konteks pekerjaan malahan dalam kehidupan seharian. (Holliday - Coaching, Mentoring and Managing, 2005). 1.18 Teori Pementoran

Program pementoran adalah berasaskan kepada teori yang diperkenalkan oleh Malcom Knowles berhubung pembelajaran yang komprehensif. Teori ini berasaskan kepada 4 andaian berikut:1.18.1 Individu dewasa memerlukan pembelajaran kendiri yang terancang. Individu dewasa mempelajari sesuatu secara efektif apabila mereka turut serta dalam proses mengenal pasti, merancang, mengimplementasi dan menilai perkara yang telah dipelajari. Pengalaman bagi seseorang dewasa adalah berasaskan daripada sumbersumber dari proses pembelajaran dan pengalaman dari kehidupan orang lain. Ia juga akan mengukuhkan lagi proses pembelajaran. Proses pembelajaran adalah berkaitan dengan apa yang diperlukan atau melakukan sesuatu yang diperlukan bagi memenuhi peranan dan tanggungjawab masing-masing. Pembelajaran berlaku apabila ia dilaksanakan dan semakin meningkat apabila mereka tahu apa yang mereka perlukan. Pembelajaran dewasa berfokus kepada penyelesaian masalah.

1.18.2

1.18.3

1.18.4

Perkongsian pengalaman antara pekerja menjadikan tugasan dapat dilakukan secara koperatif. Kekuatan mentor akan meningkatkan kemahiran interpersonal menti.

TIPS

10

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 2 Pelaksanaan Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


2.1 Kaitan Pementoran Dengan Pekeliling

Pelaksanaan pementoran dalam perkhidmatan awam adalah selaras dengan kehendak Pekeliling Perkidmatan Awam Bilangan 18 Tahun 2005 iaitu Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam. Melalui pekeliling ini, empat aplikasi utama telah digariskan iaitu:i. ii. iii. iv. aplikasi psikologi dalam penilaian personel; aplikasi psikologi dalam pembangunan personel; aplikasi penyelidikan psikologi; dan aplikasi psikologi dalam intervensi.

Aplikasi psikologi dalam intervensi melalui Program Pengupayaan Kendiri (PPK) merupakan satu kaedah dalam mengurus sumber manusia bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai. Ia merangkumi aspek penilaian, bimbingan, khidmat nasihat, sokongan dan penambahbaikan kepada pegawai itu sendiri. Empat program utama telah digabungkan menjadi Program Pengupayaan Kendiri iaitu, Program Penilaian Pekerja, Program Pementoran, Program Pembimbing Rakan Sekerja dan Program Kaunseling. Keempat-empat program ini akan berfungsi secara matrik dalam menyelaras dan memperkasa diri pegawai. 2.2 Tujuan Program Pementoran Pelaksanaan program pementoran dalam perkhidmatan awam bertujuan untuk: membimbing pegawai yang memerlukan bimbingan dalam peningkatan prestasi kerjaya dan psikososial; meningkatkan kemahiran dan kecekapan dalam aspek profesional, budaya, peribadi, dan sosial; membina keperibadian tinggi di kalangan warga organisasi; membudayakan kerja kelas pertama dan berprestasi tinggi dalam organisasi; menerapkan amalan pembelajaran berterusan; dan meningkatkan imej dan reputasi pegawai serta organisasi.

11

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


2.3 Impak Program Pementoran

Pelaksanaan Program pementoran memberi kesan kepada:2.3.1 Organisasi: meningkatkan keberkesanan dalam mengendalikan latihan personel; mengurangkan kos, masa dan kapasiti kakitangan dalam mengendalikan latihan personel; menggerakkan organisasi ke arah pembelajaran sepanjang hayat; membawa perspektif baru dalam dunia kerjaya; mengubah keperluan dalam pembangunan profesional; meningkatkan produktiviti; dan meningkatkan persefahaman dan komunikasi dalam organisasi. 2.3.2 Mentor: memberi kepuasan kepada diri; kejelasan tentang visi dan kerjaya yang dilaksanakan; memahami individu lain; meningkatkan kemahiran berkomunikasi; membentuk perancangan yang lebih bermakna; dan meningkatkan cara gaya kepimpinan. 2.3.3 Menti: meningkatkan keyakinan diri; mendapat sokongan dan empati; menti melihat mentor sebagai rakan dalam persekitaran yang berbeza dari pekerjaan sebenar; membantu dalam menghadapi sesuatu isu; berkongsi pengalaman; meningkatkan kemahiran bekerja; dan mendapat penghargaan dan meningkatkan nilai positif diri. 2.4 Faedah Perhubungan Pementoran mempelajari visi, pengalaman dan pembelajaran orang lain; mendapatkan khidmat nasihat perancangan kerjaya; lebih banyak penilaian berhubung organisasi; mempelajari tentang diri dan membangunkan kemahiran; bantuan pertolongan menyelesaikan masalah dan perubahan perspektif; 12

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


membentuk keyakinan diri; menambahkan tenaga dan minat terhadap kerja; menambahkan keselesaan di dalam organisasi; dan lebih memahami tentang budaya organisasi, tingkah laku, sikap dan protokol. 2.5 Skop Pementoran

Skop pementoran dalam perkhidmatan meliputi bagaimana seorang mentor yang cemerlang dalam kerjaya memindahkan pengetahuan kerja dan sokongan kepada menti yang baru berkhidmat atau baru dinaikkan pangkat. Perkongsian pengalaman ini akan mampu melahirkan pegawai baru yang kompeten dan pemimpin yang berkebolehan. Rajah 4 menunjukkan aspek-aspek dalam skop pementoran.

Memindahkan Pengetahuan dan Pengalaman Profesional Budaya Kemahiran Kerja Kemahiran Peribadi Peribadi Sosial - Kesepakaran/Kepimpinan - Penyesuaian Diri Rajah 4: Skop pementoran dalam perkhidmatan awam

2.6

Kriteria Pemilihan Mentor dan Menti

2.6.1 Mentor Pelantikan seorang mentor hendaklah dipilih dari kalangan pegawai-pegawai yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut: mudah memberi dorongan dan sokongan; penyabar dan mempunyai semangat kesukarelaan; dihormati; 13

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


berorientasikan manusia; motivator yang baik; jurulatih yang efektif; berkeyakinan; komited dalam pencapaian; mempunyai nilai kerja dan organisasi yang baik; mencipta nilai; dan memberi nilai tambah. 2.7 Ekspektasi Mentor Terhadap Menti

Dalam proses pementoran, setiap mentor mempunyai jangkaan dan harapan terhadap menti masing-masing. Bagi memastikan kejayaan program pementoran, menti perlu mengambil kira ekpektasi mentor seperti berikut: menti berinisiatif dalam merealisasikan keperluan dan aspirasi program; seorang pendengar yang baik; fokus dalam penyelesaian masalah; penyabar; memberi maklum balas yang jujur dalam perbincangan; mempunyai kemahuan untuk belajar dan memberi kerjasama dalam perubahan tingkah laku; peka kepada sumber-sumber lain yang boleh membantu; berkebolehan menggarap pelbagai idea/sumber kepada konsep yang baru; mampu membina kerjasama yang baik dengan menti yang lain; mempunyai kemahuan dalam mengkaji sumber maklumat; dan menepati masa dan konsisten dalam setiap pertemuan atau aktiviti yang dirancang. 2.8 Ekspektasi Menti Terhadap Mentor

Dalam perhubungan pementoran, menti turut mempunyai jangkaan dan harapan terhadap mentor. Bagi menti, mentor perlu mempunyai ciri-ciri berikut: memberi galakan dan sokongan; jujur; mampu memberi maklumat dan nasihat yang diperlukan; mempunyai maklumat organisasi secara keseluruhan;

14

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


pembimbing; memberi cadangan; memberi penilaian yang jujur terhadap kebolehan menti; membantu dan memahami visi organisasi secara keseluruhan; membantu dalam membuat pilihan dan keputusan; memberi maklumat dan bantuan yang bersesuaian dalam pencapaian matlamat; menyumbang memberi maklumat secara jujur dan terbuka terhadap sebarang isu; membantu dalam membina pelan perancangan; dan merangsang dan memberi galakkan terutamanya dalam aspek laluan kerjaya.

Fokus Pementoran

Organisasi Kompetensi Profesional Kompetensi Budaya Kompetensi Peribadi

Peribadi Kompetensi Sosial

Pengetahuan Kemahiran Teknik Kepakaran

Amalan Nilai Norma


Budaya

Sikap Motivasi Disiplin Keyakinan

Perhubungan Rakan Sekerja Pelanggan


ketua

Rajah 5: Empat Dimensi Fokus Pementoran Perkhidmatan Awam

2.9

Fokus Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Dalam rajah 5 di atas, terdapat empat dimensi fokus pelaksanaan pementoran dalam perkhidmatan awam. Setiap dimensi tersebut bermatlamatkan kepada proses pembelajaran sepanjang hayat. Fokus aktiviti pementoran dalam perkhidmatan awam menumpukan sebanyak 60% tentang kompetensi profesional dan kompetensi budaya. Manakala sebanyak 40% tentang peningkatan kompetensi peribadi dan sosial. Menti yang mempunyai kompetensi peribadi dan sosial melebihi 60% perlu dirujuk kepada kaunselor bagi mendapatkan perkhidmatan kaunseling. 15

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Pementoran dalam perkhidmatan awam adalah berfokus kepada peningkatan kompetensi seperti berikut:i. Kompetensi Profesional: merujuk kepada kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan prosedur penyampaian perkhidmatan. Kecekapan dan kemahiran melaksanakan kerja dapat menunjukkan kredibiliti dan imej individu dan organisasi. Kompetensi Budaya: merujuk kepada kecekapan pengamalan budaya kerja kelas pertama dalam sesuatu organisasi. Amalan responsif, mesra, budi bahasa dan integriti menjadi asas kecemerlangan perkhidmatan awam berkelas dunia. Kompetensi Peribadi: merujuk kepada kecekapan mengurus pemikiran, emosi, sikap dan tingkah laku dalam menyampaikan perkhidmatan. Pengurusan diri merupakan faktor utama dalam memastikan seseorang pegawai atau pemimpin itu mampu menyumbang secara efektif kepada kecemerlangan diri dan juga organisasi. Kompetensi sosial : merujuk kepada kecekapan mengendalikan aspek perhubungan antara ketua dan pekerja serta layanan kepada pelanggan luar dan dalaman. Kompetensi ini perlu ditekankan dalam perkhidmatan awam agar budaya kerja kelas pertama dapat direalisasikan di kalangan anggota perkhidmatan awam.

ii.

iii.

iv.

2.10

Kemahiran Kerja Mentor

Kemahiran kerja mentor merujuk kepada kemahiran generik dan khusus yang perlu ada pada semua pegawai awam untuk menjalankan fungsi kerja. Antara kecekapan generik yang perlu ada ialah kemahiran pengurusan pejabat seperti pengurusan fail, kewangan, mengurus data, pengurusan teknologi dan lain-lain lagi. Sementara kemahiran khusus adalah merujuk kepada kemahiran atau kompetensi khusus kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. 2.11 Kemahiran Peribadi

Kemahiran peribadi adalah meliputi ciri-ciri peribadi atau personaliti yang terpuji yang dimiliki oleh seseorang untuk membentuk diri seorang pekerja yang berintegriti, berwawasan, berminda kelas pertama dan boleh memainkan peranan sebagai pekerja contoh (role model).

Keberkesanan program pementoran banyak bergantung pada ciri-ciri peribadi mentor yang efektif serta kemahiran pementoran. Kedua-duanya tidak lahir secara semulajadi. Oleh itu, mentor perlu dilatih

TIPS

16

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 3 Isu, Etika Dan Tanggungjawab Mentor Dan Menti


3.1 Isu Pementoran

Isu dual relationship berisiko untuk berlaku antara mentor dan menti kerana dalam perhubungan pementoran turut melibatkan elemen perkongsian emosi. Ia akan berkecenderungan mewujudkan perasaan intim. Justeru, pemadanan mentor dan menti yang sama jantina wajar diberi keutamaan bagi mengurangkan risiko. Di samping itu, mentor dan menti perlu berpegang kepada etika, tanggungjawab dan matlamat pementoran agar isu ini dapat dikendalikan dengan bijaksana. 3.2 Etika Perhubungan Pementoran 3.2.1 Tiada Diskriminasi

Mentor mestilah menghormati kepelbagaian individu dan tidak mendiskriminasi menti atas sebab-sebab seperti umur, warna kulit, ketidakupayaan, budaya, etnik, jantina, bangsa, orientasi seks, status perkahwinan atau status sosio-ekonomi. 3.1.2 Makluman Menti

Mentor mesti memaklumkan kepada menti maklumat secukupnya berhubung proses dan perhubungan pementoran. 3.1.3 Perhubungan Peribadi Mentor mesti berusaha untuk mengelakkan perhubungan mesra yang berlebihan dengan menti sehingga boleh melemahkan pertimbangan profesional. Apabila perhubungan ini tidak dapat dielakkan, maka mentor mesti mengambil langkah bersesuaian supaya penilaian yang dibuat tidak terjejas dan mewujudkan ekploitasi terhadap menti. 3.1.4 Perhubungan Intim

Mentor tidak boleh terlibat di dalam sebarang jenis perhubungan intim dengan menti. Mentor juga tidak boleh terlibat dalam perhubungan seksual dengan menti. 3.1.5 Perhubungan di Luar Bidang Tugas Mentor tidak boleh terlibat dalam perhubungan mesra di luar bidang tugas dengan menti yang di bawah penilaian mereka. 3.1.6 Ketidakupayaan Membantu Menti

Mentor perlu menamatkan perhubungan pementoran secepat mungkin sekiranya tidak berupaya membantu menti secara profesional. 17

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


3.1.7 Keperluan Kerahsiaan

Mentor mesti menyimpan semua maklumat yang bersifat peribadi dan sulit kecuali pendedahan untuk kebaikan menti dan keperluan perkhidmatan. Apabila pendedahan perlu, hanya maklumat berkaitan diberikan dan menti perlu dimaklumkan tentang pendedahan tersebut. 3.1.8 Kerahsiaan Di Kalangan Pegawai Mentor perlu memastikan bahawa keperibadian dan kerahsiaan menti dikekalkan di kalangan pegawai di kementerian/jabatan. 3.1.9 Kerahsiaan Di Kalangan Urus setia Program Pengupayaan Kendiri Mentor perlu memastikan maklumat pementoran hanya diberikan kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri tanpa mendedahkan kepada pihak lain. 3.1.10 Tanggungjawab Profesional

Mentor mesti mempraktikkan pementoran dalam batas kecekapan mereka sahaja. 3.1.11 Peningkatan Pengetahuan

Mentor mesti meningkatkan tahap kecekapan dan pengetahuan mereka bagi mengekalkan perkhidmatan yang profesional. 3.1.12 Ketidakupayaan Profesional

Mentor mesti mengelakkan diri daripada memberikan perkhidmatan apabila beliau mengalami permasalahan peribadi atau konflik yang boleh merosakkan menti. 3.1.13 Gangguan Seksual Mentor tidak boleh terlibat di dalam melakukan gangguan seksual terhadap menti. 3.1.14 Bayaran Perkhidmatan

Mentor tidak boleh mengenakan atau menerima sebarang bayaran bagi khidmat pementoran yang mereka jalankan. 3.1.15 Persiapan Untuk Pementoran

Mentor yang terlibat dalam pementoran mestilah terlatih dan bersedia dengan teknik dan kaedah pementoran yang betul. 3.1.16 Batasan Keupayaan Menti

Mentor mestilah membantu menti di dalam memberikan khidmat nasihat, bimbingan dan tunjuk ajar yang sewajarnya sesuai dengan keupayaan dan keperluan menti.

18

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


3.2.17 Pengalaman Kendiri Mentor tidak boleh menggunakan pengalaman kendiri dalam menilai, melatih dan mengajar menti kecuali pengalaman yang boleh dijadikan panduan dan teladan baik kepada menti. 3.3 Tanggungjawab Mentor Menti: a. Tanggungjawab Menti

menghargai bantuan mentor tanpa ada unsur prejudis; menerima secara terbuka maklum balas mentor; belajar dan mengamalkan self empowering behavior; kerjasama dengan mentor untuk wujud matlamat yang realistik; berkomunikasi dengan mentor berkenaan dengan permasalahan secara terus; mencari pelbagai alternatif untuk mencapai matlamat; menyumbang idea untuk menyelesaikan masalah; mahu/rela berbincang tentang kegagalan dan kejayaan yang dialami; melakukan sebarang tindakan yang sesuai untuk membina perhubungan antara mentor menti dalam proses pementoran; dan memperakui elemen hormat, mempercayai dan keterbukaan adalah teras untuk mencapai matlamat. b. Tanggungjawab Mentor

mewujudkan jangkaan realistik dalam perhubungan, pencapaian menti dan komitmen diri, nilai dalam pementoran; memberi komitmen terhadap ruang dan masa untuk melaksanakan proses pementoran, memberi dorongan emosi dan komunikasi kepada menti; mengekalkan hubungan secara konsisten dengan menti, mendengar dengan empati serta terbuka kepada pendapat menti; dan memberi dan menerima maklum balas konstruktif, berkongsi maklumat tentang kejayaan dan kegagalan kepada menti.

Mentor perlu mempelajari perkara yang berguna dan bermakna serta mengganggap apa yang diberikan oleh mentor adalah demi kebaikan bersama.

TIPS

19

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 4 Latihan Dan Kemahiran Mentor


4.1 Latihan Kemahiran Mentor

Latihan dan peningkatan kemahiran mentor merupakan salah satu elemen penting yang perlu diberi perhatian dalam pelaksanaan program pementoran. Aspek latihan amat penting dalam meningkatkan kecekapan dan prestasi mentor itu sendiri. Keperluan latihan mentor perlu dikenal pasti sebagai asas kepada kementerian/jabatan/agensi untuk merancang latihan yang bersesuaian. Keperluan latihan perlu dibandingkan dengan kemahiran sedia ada yang dimiliki oleh mentor bagi meningkatkan keberkesanan program pementoran. Antara komponen latihan mentor yang sesuai adalah seperti berikut: Persediaan minda; Menangani perubahan; Mentor dan proses pementoran; Kemahiran interpersonal; Pengurusan portfolio dan penulisan jurnal; Kemahiran refleksi; dan Bimbingan, penyeliaan dan penilaian.

4.2

Kemahiran Asas Mentor

Aktiviti pementoran memerlukan seorang mentor yang boleh menampilkan kemahiran dan membantu memenuhi keperluan menti seperti berikut: membentuk role model. Mentor boleh menunjuk cara kemahiran, tingkah laku dan sikap bekerja yang terpuji dan cemerlang; memberikan maklum balas yang lebih spesifik dan menyokong perkembangan diri menti; memberi motivasi kepada menti; dan menggunakan pendekatan pementoran, coaching dan kaunseling secara bersepadu.

21

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


4.3 Peranan Mentor

Mentor berperanan penting dalam membantu perkembangan diri menti dan juga perkembangan proses pementoran itu sendiri. Rajah 6 berikut menggambarkan peranan mentor dalam proses pementoran.

Membina kepercayaan

Menyelami dunia menti

Mengambil inisiatif

Memotivasi dan menggalakkan

Menguruskan perhubungan

Membantu mencapai matlamat menti

Mendengar

Berkongsi cerita dan pengalaman

Menasihat dan rundingan

Rajah 6: Peranan Mentor Dalam Proses Pementoran 4.4 Peranan Menti

Menti juga perlu memainkan peranan bagi memastikan proses pementoran dapat mencapai matlamat secara efektif. Rajah 7 berikut menggambarkan peranan menti dalam proses pementoran. Membina kepercayaan Membentuk matlamat

Inisiatif dan proaktif

Mengurus perhubungan

Mendengar

Memberi maklum balas

Menerima nasihat dan kritikan secara terbuka

Menghargai masa mentor

Rajah 7: Peranan menti dalam proses pementoran 22

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


4.5 Kemahiran Mentor

Mentor yang mempunyai kecekapan dan kemahiran dalam menjalankan peranannya akan dapat menghasilkan proses pementoran yang berkesan dan memberi faedah kepada pihak mentor dan menti. Antara kemahiran yang perlu diberi perhatian adalah seperi berikut:4.5.1 Kemahiran Mendengar Semasa pertemuan bersama menti, mentor perlu memberikan fokus dan mengenepikan segala pemikiran yang tidak berkaitan dengan proses pementoran. Kesediaan mendengar dengan baik bukan bermakna kita hanya menerima secara pasif apa yang disampaikan oleh menti kepada mentor tetapi mentor juga perlulah memberi respon sama ada secara lisan atau bukan lisan. 4.5.2 Kemahiran Bertanya Pertanyaan boleh digunakan sebagai alat bagi mendapatkan maklumat dan meneroka pelbagai persoalan dan masalah menti. Kemahiran ini juga amat penting dalam memulakan perhubungan seterusnya boleh membawa kepada interaksi yang berterusan antara mentor dan menti. Kemahiran bertanya penting digunakan dalam proses pementoran kerana ia dapat memberi peluang kepada menti menyatakan rasa hati, keinginan, harapan, idea serta pendapat mereka kepada mentor. 4.5.3 Kemahiran Memerhati Dalam usaha memahami dan membantu menti, mentor perlu menumpukan sepenuh perhatian kepada menti terutamanya semasa pertemuan diadakan. Melalui pemerhatian mentor perlu bijak mentafsir tingkah laku menti dengan tepat. Mereka perlu sedar dan peka pada bahasa bukan lisan, reaksi muka dan suara menti. Mentor juga perlu sensitif pada bahasa lisan yang digunakan serta dapat mengenal pasti kehendak menti yang sebenar. Secara tidak langsung, proses memberi bantuan kepada menti lebih mudah diberikan. 4.5.4 Memberi Maklum Balas Menti sememangnya memerlukan maklum balas daripada pihak lain sebagai maklumat dan panduan kepada diri mereka. Dalam masa yang sama, menti juga mahu diberikan peluang yang sama daripada mentor untuk memberikan maklum balas kepada orang lain. Mentor juga perlu mahir mengendali dan memproses maklum balas dengan berkesan. Sentiasa memberi peluang dan menggalakkan menti memberikan maklum balas yang meyakinkan. Maklum balas bukan sahaja dapat digambar melalui kata-kata tetapi juga melalui perbuatan. Maklum balas positif yang diberikan oleh mentor mempunyai pengaruh yang kuat ke atas motivasi menti untuk meneruskan proses pementoran. Sebagai panduan, maklum balas mestilah mempunyai ciri-ciri berikut: spesifik dan mudah difahami; tidak bersifat menghukum dan membuat penilaian secara stereotaip; bersifat segera dan mesra; berterus-terang; dan khusus kepada seseorang. 23

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


4.5.5 Kemahiran Menentukan Fokus/Matlamat Pementoran Dalam proses pementoran, kemungkinan menti akan mengadu berhubung permasalahan yang dihadapi. Adalah penting bagi mentor meluaskan perspektif menti agar melihat masalah bukan sesuatu yang negatif sebaliknya sebagai satu peluang untuk membuat perubahan atau penambahbaikan. Dalam proses melihat permasalahan menti, mentor perlu mahir menentukan fokus agar selari dengan matlamat pementoran. 4.5.6 Kemahiran Berfikir Kemahiran berfikir secara kreatif dan kritis merupakan prasyarat kepada kemahiran membuat keputusan. Apabila mentor mampu berfikir secara kritis dan kreatif, ia mampu mencari jawapan yang dikemukakan oleh menti. Secara tidak langsung ia dapat membina, mendorong dan membimbing menti mencari alternatif bagi menyelesaikan masalah mereka. 4.5.7 Membuat Penilaian Mentor perlu bijak membuat penilaian ke atas maklumat sama ada daripada menti ataupun individu lain. Kemahiran menilai membantu mentor memberi respon dan penilaian yang berkesan.

24

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 5 Kaedah Pelaksanaan Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


5.1 Pelaksanaan Program Pementoran

Perkara yang perlu diberi perhatian untuk melaksanakan program pementoran dalam sesebuah jabatan adalah seperti rajah berikut:-

Penilaian Pementoran

Pembentukan jawatankuasa

Pelaksanaan Program pementoran

Mereka bentuk perancangan program

Rajah 8: Pelaksanaan pementoran dalam sebuah jabatan.

5.2

Aspek Pelaksanaan Program Pementoran

Bagi memudahkan pengurus sumber manusia melaksanakan program pementoran, beberapa aspek perlu di semak. Aspek tersebut adalah seperti berikut: Persediaan dan kemampuan kementerian/jabatan Pentakrifan objektif dan matlamat Komitmen dan keterlibatan pihak pengurusan Pelantikan penyelaras program Kriteria pemilihan mentor dan menti Latihan kemahiran kepada mentor Sistem pemadanan mentor dan menti Skop pementoran dan garis panduan Sistem pemantauan dan penilaian Rancangan/kontingensi dalam menangani masalah 25

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


5.3 Langkah-langkah Pelaksanaan

5.3.1 Pembentukan Jawatankuasa Kementerian/jabatan/agensi perlu menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Program Pementoran. Jawatankuasa ini berfungsi menyelaras dan memantau perjalanan program pementoran. Jawatankuasa ini perlu dianggotai oleh wakil Jawatankuasa Program Pengupayaan Kendiri (PPK) yang turut menyelaras program kaunseling dan pembimbing rakan sekerja. Selain daripada mewujudkan sistem pembangunan dan pemantauan program, jawatankuasa juga berperanan menyediakan program yang komprehensif sesuai dengan kehendak peserta program dan matlamat jabatan. Berikut merupakan cadangan keanggotaan ahli Jawatankuasa Program Pementoran di kementerian/jabatan:Jawatankuasa Penaung Pengerusi Setiausaha Penyelaras Pembantu Penyelaras Ahli Jawatankuasa KSU/TKSU SUB/KPSU Wakil Jawatankuasa Program Pengupayaan Kendiri (PPK) Pegawai Psikologi Pengerusi AKRAM AJK Latihan AKRAM Cadangan ahli

5.3.2 Jadual Perbatuan Pengurusan Program Pementoran Dalam merangka perancangan pelaksanaan program pementoran, jawatankuasa program boleh berpandukan carta perbatuan seperti berikut:Fasa Fasa I Perancangan Dan Persediaan Fasa Ii Persediaan Kem/ Jabatan Fasa III Pemilihan/ Penyertaan Mentor Fasa IV Latihan Kepada Mentor Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Julai Ogos Sept Okt Nov

26

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Fasa V Implementasi Program Pementoran Penilaian 6 Bulan Penilaian Keseluruhan Program/ Persediaan Program Seterusnya

Jadual 4: Contoh Jadual Perbatuan Pengurusan Program Pementoran 5.3.3 Menentukan Dan Mereka Bentuk Perancangan Program Pementoran Sesebuah Jabatan

Peringkat ini merupakan kunci utama dalam memulakan program pementoran di sesebuah jabatan. Perancangan akan membantu pengurus sumber manusia membuat keputusan mengenai bilangan peserta, jenis individu, matlamat, ekspektasi ketua jabatan, jangka masa program dilaksanakan dan bagaimana membuat promosi program ini kepada warga jabatan. 5.3.4 Pelaksanaan Program Pementoran Untuk melaksanakan program pementoran, jawatankuasa program perlu mengambil kira perkara-perkara seperti berikut:5.3.4.1 Latihan Kepada Mentor Pengurusan yang konsisten dan efisien perlu sentiasa ditekankan dalam melaksanakan aktiviti pementoran. Proses pemilihan dan pemadanan mentor dan menti perlu dijalankan secara sistematik. Selain itu, jawatankuasa program juga perlu memberikan latihan kepada mentor dan khidmat nasihat atau konsultasi di kalangan mentor. Modul latihan boleh diperolehi daripada Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. 5.3.4.2 Mengenal Pasti Keperluan Skop Pementoran Proses pementoran yang dilaksanakan di kementerian/jabatan boleh dilaksanakan berdasarkan dua skop utama iaitu pementoran kesepakaran dan pementoran penyesuaian. Pementoran kesepakaran adalah merujuk kepada proses pemindahan kepakaran dari seorang pegawai kepada pegawai yang lain bagi tujuan melahirkan pakar dan pemimpin dalam sesebuah organisasi. Manakala pementoran penyesuaian adalah merujuk kepada proses pemindahan ilmu, kemahiran dan kecekapan dari seorang pegawai yang berpengalaman kepada pegawai yang baru dilantik ataupun baru dinaikkan pangkat.

27

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


5.3.4.3 Proses Pementoran Pemilihan Menti Pemilihan menti perlu dilaksanakan oleh pegawai penyelaras/ahli Jawatankuasa Program Pengupayaan Kendiri. Menti boleh dipilih dengan merujuk maklumat lantikan pegawai baru dan kenaikan pangkat yang boleh diperolehi daripada Bahagian Sumber Manusia Kementerian/jabatan masing-masing. Menti perlu terdiri daripada pegawai yang berpotensi dan komited. Selain itu, menti juga perlu terdiri daripada individu yang mempunyai rasa tanggungjawab dan mampu memberi respon untuk membangunkan diri. Walau bagaimanapun, pemilihan menti di kalangan individu yang diselia tidak digalakkan. Ini kerana ia boleh mewujudkan bias semasa membuat penilaian. Proses Pemadanan Mentor Menti Mentor dan menti perlu mempunyai perhubungan yang ideal. Dalam proses pemilihan dan pemadanan, Jawatankuasa Program Pementoran perlu mengambil kira kriteria mentor dan menti yang baik. Ia juga berasaskan kepada fokus kompetensi profesional, budaya, peribadi dan sosial. Pemadanan juga perlu dilaksanakan mengikut skop keperluan pementoran. Penstrukturan Dalam proses pementoran, penstrukturan proses pementoran perlu dilaksanakan oleh mentor kepada menti. Ia penting bagi mengelakkan kekeliruan, menjelaskan keperluan program dan menekankan objektif dan matlamat pementoran. Proses penstrukturan perlu dilaksanakan pada pertemuan pertama selepas proses pemadanan dilaksanakan. Antara persoalan yang boleh diajukan oleh mentor semasa proses penstrukturan adalah meliputi bantuan yang boleh diberikan, harapan yang ingin dicapai dan perkara-perkara yang boleh dipelajari. Mengenal pasti Isu Selepas proses penstrukturan, mentor perlu mengenal pasti isu/halangan dalam diri menti bagi mencapai matlamat pementoran. Proses ini boleh dikenal pasti dengan menggunakan borang-borang yang bersesuaian. Tindakan Proses menentukan tindakan yang perlu dilaksanakan oleh menti adalah amat penting bagi memastikan menti dapat menggunakan potensi diri dalam mencapai matlamatnya. Antara cara yang boleh di gunakan dalam langkah ini adalah melalui proses SMART (Specific, Measurable, Acceptable, Realistic and Time). Pemantauan dan Pengukuhan Dalam proses membuat tindakan, kadangkala menti akan berhadapan dengan permasalahan dan halangan. Dengan dorongan mentor, menti perlu menerima masalah tersebut sebagai proses pembelajaran. Menti juga perlu bersedia menerima kritikan dan penilaian daripada mentor. Proses pemantauan boleh dilaksanakan melalui kaedah bersemuka, telefon atau e-mel. Ianya sebagai tindakan pengukuhan dan dorongan kepada menti dalam melaksanakan tindakan yang telah dibincangkan.

28

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Penamatan Penamatan perhubungan pementoran boleh dibuat selepas 6 bulan ia dilaksanakan. Walau bagaimanapun perhubungan antara mentor dan menti boleh diteruskan dalam bentuk rakan sekerja. Sebelum proses penamatan, mentor perlu membuat penilaian terhadap menti bagi mengetahui tahap keberkesanan program tersebut. Dalam keadaan tertentu, perhubungan pementoran boleh ditamatkan sekiranya mentor atau menti melanggar peraturan seperti yang terkandung dalam etika pementoran dan juga Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan Dan Tatatertib). Sekiranya pelanggaran peraturan berlaku, pihak Jawatankuasa Program Pengupayaan Kendiri perlu menamatkan perhubungan dan seterusnya merujuk menti kepada kaunselor.

5.3.5 Manual Proses Perhubungan Mentor dan Menti Perhubungan pementoran memerlukan kerjasama mentor dan menti dalam membina kepercayaan, memberi dan memerlukan masa serta mengekalkan kepercayaan perhubungan tersebut. Perhubungan pementoran antara mentor dan menti secara formal dibahagikan kepada lima fasa. Manual setiap fasa adalah seperti di Lampiran A. Kelima-lima fasa perhubungan adalah seperti berikut:a. Fasa 1 : Membina kepercayaan b. Fasa 2 : Mengenal pasti kompetensi c. Fasa 3 : Strategi membina kompetensi d. Fasa 4 : Mengamalkan kompetensi baru e. Fasa 5 : Penilaian Fasa Fasa I Membina Kepercayaan Fasa II Mengenal Pasti Kompetensi Fasa III Strategi Membina Kompetensi Fasa IV Mengamalkan Kompetensi Baru Fasa V Penilaian Jadual 5: Contoh Carta Perbatuan Proses Aktiviti Perhubungan Pementoran 5.3.6 Aktiviti Pembelajaran Dalam Pementoran Pementoran merupakan terjemahan bagaimana dunia pembelajaran orang dewasa dari bilik darjah ke organisasi. Aktiviti pembelajaran dalam pementoran perlu disusun dan disesuaikan mengikut kehendak antara mentor dan menti. Persetujuan penting supaya aktiviti Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos

29

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


pembelajaran tidak membosankan dan membebankan. Ia akan lebih menarik sekiranya mentor dapat menguasai aktiviti pembelajaran seperti yang dicadangkan di bawah: Bercerita Demonstrasi Penyelesaian masalah Simulasi Lawatan Modul Perbincangan/Kuiz Ulasan Buku 5.3.7 Sesi Perhubungan Mentor dan Menti Mentor perlu melaksanakan sesi pertemuan dengan menti dua (2) kali sebulan. Setiap sesi boleh dilaksanakan selama 40 hingga 60 minit. Panduan aktiviti adalah seperti di Lampiran A.

Pakar pengurusan ada menyatakan halangan dan rintangan memang menjadi resam kehidupan. Tiada perjuangan tanpa pengorbanan.

TIPS

30

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 6 Pemantauan, Penilaian Dan Pelaporan Pementoran


6.1 Penilaian Pementoran

Mentor mesti melakukan penilaian pementoran ke atas menti dengan menggunakan format borang yang disediakan. Penilaian perlu berdasarkan pertimbangan profesional dan tidak terpengaruh kepada hubungan peribadi. Mekanisma penilaian haruslah dilakukan untuk mengetahui keberkesanan program pementoran kepada organisasi. Setiap laporan perkembangan menti perlu direkodkan dalam borang yang disediakan. Setiap mentor dikehendaki menghantar laporan kepada Jawatankuasa Pementoran sebulan sekali. Pementoran merupakan model pembelajaran tambahan dalam organisasi. Kejayaan pelaksanaan boleh dianggap satu bonus kerana telah berjaya mewujudkan budaya pembelajaran dalam organisasi. Cara terbaik untuk menilai hasil dari perhubungan pementoran ialah meneliti perhubungan secara dalaman. Beberapa kaedah boleh digunakan iaitu dengan menggunakan soal selidik, temu duga dan perbincangan kumpulan. 6.2 Pelaporan Kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri

Mentor dikehendaki mengemukakan laporan perkembangan menti dengan menggunakan borang BLPP(1) setelah tempoh pementoran tamat kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri di peringkat kementerian/jabatan/agensi. Format laporan adalah seperti di Lampiran B. Urus setia perlu membuat tindakan susulan dan pemantauan secara berterusan kepada pegawai yang telah menyertai program ini. Seterusnya Urus setia Program Pengupayaan Kendiri kementerian/jabatan/agensi perlu membuat laporan keseluruhan dan mengemukakan satu salinan laporan kepada Urus setia di Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Laporan yang disediakan adalah berdasarkan kepada perkembangan menti sama ada berbentuk positif atau negatif. Sekiranya hasil laporan perkembangan menti adalah positif, maka program pementoran yang dilaksanakan telah berjaya meningkatkan kompetensi menti. Manakala, jika perkembangan menti masih berada di tahap yang kurang memuaskan, maka menti perlu dirujuk kepada program latihan atau program kaunseling, mengikut mana yang bersesuaian.

31

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAB 7 Rumusan
7.1 Kesimpulan

Mentor secara formalnya merupakan pengurus perkembangan peribadi menti secara tidak langsung. Oleh itu, sebagai pengurus, mereka perlulah mempunyai perancangan ke atas menti terutama dari segi penetapan visi dan misi. Pematuhan kepada etika perhubungan dengan mewujudkan pembelajaran yang komprehensif dapat merealisasikan program pementoran dalam perkhidmatan awam. Mentor mesti bekerjasama di dalam penyiasatan, prosiding dan memenuhi syarat yang dikehendaki oleh Jawatankuasa Etika atau jawatankuasa lain yang dilantik. Manamana mentor yang didapati melanggar Etika Pementoran mestilah ditamatkan tugas sebagai mentor. Sementara menti boleh dirujuk kepada mentor lain yang bersesuaian. Pelaksanaan program pementoran dapat mengintegrasikan antara keperluan pegawai dan matlamat atau objektif organisasi. Proses adaptasi pembelajaran akan berlaku di sepanjang perhubungan pementoran. Kemahiran yang dimiliki oleh mentor akan dipindahkan kepada menti melalui proses perkongsian pengalaman. Jelas sekali, dalam konteks merealisasikan organisasi berpembelajaran, program pementoran mampu menjadi satu wadah kepada proses pembangunan diri dan organisasi itu sendiri.

33

LAMPIRAN A Pelan Pembelajaran Proses Perhubungan Pementoran

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


FASA 1 MEMBINA KEPERCAYAAN Sesi Pertama Masa 1 jam a. Membantu menti mengeratkan hubungan, saling faham memahami, kemesraan hubungan dengan rakan sekerja dan pegawai atasan. b. Menjelaskan kepada menti tentang skop dan peranan kedua-dua belah pihak dalam pementoran. a. Mentor menjalankan sesi taaruf (berkenal-kenalan). b. Menandatangani borang persetujuan menjalani program pementoran jabatan. (Lampiran 1a dan 1b). c. Perbincangan skop peranan mentor dan menti. (Lampiran 1c). d. Mentor membuat penilaian dan pemerhatian awal terhadap menti. Pemerhatian dicatat dengan berpandukan lampiran buku log yang disediakan. (Lampiran 1d). Membentuk nilai hormat menghormati dan rasa percaya antara mentor dan menti.

Objektif

Aktiviti

Nilai

FASA 2 MENGENAL PASTI KOMPETENSI Sesi Kedua Masa Objektif 1 jam a. Mendapatkan isu-isu kemahiran dan pengetahuan kerja menti dalam jabatan. b. Menggalakkan perhubungan kerjasama. a. Berbincang dengan menti berkenaan isu-isu peribadi dan kerjaya bagi tujuan perkembangan potensi diri menti. b. Menti melukis graf kehidupan dan senarai semak perkembangan menti dengan bimbingan mentor. c. Mentor dan menti membuat ulasan perbincangan dan maklum balas positif untuk menggalakkan menti terus aktif dalam program ini. (Lampiran 2a & 2b). Mentor dan menti menghargai pengalaman lampau yang membolehkan menti lebih cekal dalam menghadapi sebarang perubahan.

Aktiviti

Nilai

37

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Sesi Ketiga Masa Objektif 1 jam a. Mentor mengenal pasti kekuatan dan kelemahan menti dalam aspek pembangunan diri dan kerjaya. b. Membentuk matlamat sesi perhubungan pementoran. Aktiviti a. Kenal pasti kekuatan dan kelemahan menti. (Lampiran 2c). b. Perbincangan mengenai matlamat perhubungan mentor dan menti yang dipersetujui bersama. (Lampiran 2d). c. Mengisi borang Perancangan Peningkatan Kendiri. (Lampiran 2e). d. Membuat rumusan ringkas. Menilai aspek kekuatan dan kelemahan bagi tujuan penerokaan potensi dan penambahbaikan.

Nilai

Sesi Keempat Masa Objektif 1 jam a. Mentor membantu menti melihat skop isu dengan lebih menyeluruh dan mengenal pasti isu pokok. a. Perbincangan mentor untuk mengenal pasti fokus utama bagi pengembangan diri menti dan penambahbaikan yang boleh dilakukan dalam program pementoran ini. b. Membuat pemerhatian fasa 2. (Lampiran 2f-buku log). Memupuk sifat berdikari dan mampu melakukan perubahan dan penambahbaikan.

Aktiviti

Nilai

FASA 3 STRATEGI MEMBINA KOMPETENSI Sesi Kelima Masa Objektif Aktiviti Nilai 1 jam a. Mentor dan menti melihat apakah aktiviti atau alternatif yang boleh dilakukan untuk mencapai matlamat, skop dan isu dalam program ini mengikut keperluan menti. a. Perbincangan cara-cara mencapai matlamat contohnya membentuk strategi meningkatkan prestasi kerja cemerlang. (Lampiran 3a). Mentor dan menti sentiasa berusaha ke arah kecemerlangan.

38

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Sesi Keenam Masa Objektif a. 1 jam a. Mentor dan menti berbincang untuk merancang aktiviti dan alternatif yang akan diambil untuk tujuan penambahbaikan serta pengembangan potensi diri menti.

Aktiviti

Perbincangan mengambil beberapa strategi yang melibatkan pilihan- pilihan latihan dan sesi pembelajaran. b. Skop perbincangan: Jangka masa, jenis latihan dan tempat latihan. c. Menilai kualiti pementoran pada tahap tersebut. (Lampiran 3b). d. Membuat penilaian dan pemerhatian fasa 3. (Lampiran 3c-buku log). Bekerjasama dalam menghadapi cabaran kerjaya. FASA 4 MEMBINA KOMPETENSI DAN PENGUKUHAN Sesi Ketujuh

Nilai

Masa Objektif

1 jam a. Mentor dan menti sama-sama melaksanakan tindakan ke atas aktiviti atau alternatif yang diambil untuk diimplementasikan. a. Menghadiri sesi demo oleh menti tentang kemahiran kerja. b. Perbincangan berhubung pengurusan prestasi dalam organisasi seperti pengendalian mesyuarat, pengurusan kewangan, penyediaan kertas kerja dan lain-lain. c. Penilaian atas pengurusan prestasi organisasi. (Lampiran 4a). Kegigihan dan ketekunan asas kepada kejayaan dalam kerjaya.

Aktiviti

Nilai

Sesi Kelapan Masa Objektif 1 jam a. Mentor memantau perkembangan pelaksanaan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan. a. Aktiviti role play (main peranan) dibuat oleh menti dan dinilai oleh mentor. b. Mentor memberikan maklum balas positif. c. Mentor memantau perkembangan menti. (Lampiran 4b). Keseronokan beraktiviti menambahkan pengalaman kerja. 39

Aktiviti Nilai

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Sesi Kesembilan Masa Objektif 1 jam Aktiviti Nilai a. a. Mentor memantau perkembangan pelaksanaan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan. Mentor mendapatkan maklum balas daripada penyelia menti tentang tingkah laku pembelajaran baru yang dipelajari. Sesi refleksi bersama menti. Membuat pemerhatian dan penilaian fasa 4. (Lampiran 4 C-buku log).

b. c.

Keikhlasan bekerja meningkatkan rasa bersyukur.

FASA 5 PENILAIAN Sesi Kesepuluh Masa 1 jam Objektif a. b. Mentor membuat penilaian terhadap pelaksanaan aktiviti dan alternatif yang dilaksanakan. Penilaian hendaklah dilihat dari sudut pencapaian pelaksanaan aktiviti atau alternatif sama ada perkembangan tersebut memberi impak yang positif atau negatif kepada klien. Perbincangan mentor mengenal pasti apakah kekuatan dan refleksi sewaktu melaksanakan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan. (lampiran 5a).

Aktiviti Nilai

a.

Menghargai, dedikasi dan komitmen meningkatkan motivasi dan rasa keseronokan bekerja.

Sesi Kesebelas Masa Objektif 1 jam a. b. Mentor mengenal pasti kekuatan dan refleksi semasa melalui proses perhubungan pementoran. Jika aktiviti atau alternatif yang dijalankan berjalan lancar maka pelaksanaannya diteruskan. Sebaliknya jika terdapat halangan atau kekurangan di dalam pelaksanaan maka aktiviti penambahbaikan perlu dilakukan. Perbincangan mentor menti. (Lampiran 5bi). Refleksi mentor dan menti. (Lampiran 5bii). Memberikan maklum balas. Pemerhatian fasa 5. (Lampiran 5c-buku log).

Aktiviti

a. b. c. d.

Nilai

Bersedia untuk melakukan perubahan.

40

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Sesi Kedua belas Masa 1 jam Objektif a. b. Mentor membuat penamatan sesi. Pada peringkat ini mentor akan merumuskan hasil perjumpaan sesi serta penilaian terhadap prestasi menti untuk penambahbaikan atau pengukuhan supaya hasil dapatan yang positif yang diperolehi daripada program ini dapat dimanfaatkan. Mentor membuat penilaian akhir terhadap menti. (Lampiran 5d) borang laporan kemajuan mentor menti). Mentor membuat laporan program keseluruhan. Laporan ini hendaklah diserahkan kepada penyelaras program pementoran kementerian/jabatan/agensi masing-masing. (Lampiran B)

Aktiviti

a. b.

Nilai

Sentiasa cekal dalam mengekalkan perubahan tingkah laku.

Rumusan: Aktiviti-aktiviti bagi setiap sesi yang dinyatakan di atas adalah sebagai panduan sahaja. Mentor boleh merancang aktiviti-aktiviti yang bersesuaian yang difikirkan sesuai berasaskan skop dan fokus pementoran perkhidmatan awam. Selain itu, mentor juga boleh merancang keperluan aktiviti berdasarkan kepada permintaan dan keperluan perkembangan kerjaya menti.

41

BAHAN BANTUAN PEMENTORAN FASA 1 MEMBINA KEPERCAYAAN

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 1a

PERSETUJUAN MELAKSANAKAN PROGRAM PEMENTORAN Saya___________________________(K/P) __________________________ bersetuju untuk melaksanakan Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini dalam masa ____ bulan untuk membantu organisasi saya iaitu _________________ menuju ke arah kecemerlangan. Saya juga bersetuju untuk membantu rakan kerja saya supaya dapat menjadi seorang warga organisasi yang berprestasi tinggi, berimej positif serta berketrampilan dalam melaksanakan tugas. Saya berbangga terpilih sebagai seorang mentor dan berjanji untuk memberikan komitmen terhadap tugas saya dan mampu menjadi contoh teladan yang baik. Saya sesungguhnya dengan sedaya upaya akan mematuhi segala etika dan peraturan pementoran yang ditetapkan dalam program ini.

Ikhlas membantu:- ............................................ . ( ) Mentor

Fasilitator:........................................ ( ) Penyelaras Sumber Manusia

45

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 1b PERSETUJUAN Menti Mentor: _________________________________ Menti: _________________________________ Perjumpaan: 1 jam seminggu Saya,______________________________(K/P) ________________________ menti kepada __________________________________ , akan mengadakan perbincangan berterusan sepanjang program pementoran ini dilaksanakan. Saya akan memberikan komitmen sepenuhnya dalam program ini dan akan bersama-sama membantu organisasi ke arah kecemerlangan. Saya faham bahawa program ini adalah untuk kebaikan saya, mentor saya dan organisasi dalam usaha membentuk budaya kerja kelas pertama. Semoga penglibatan saya ini dapat membantu saya dan organisasi agar lebih cemerlang dan berprestasi tinggi. Menti:- .......................................... ( ) Tarikh: Mentor:............................................. ( ) Tarikh:

46

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 1c PERBINCANGAN PERANAN DAN SKOP MENTOR DAN Menti (Panduan Untuk Mentor) Pementoran ialah proses memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional (terlatih dan beretika, berkemahiran dan bersistematik) dalam menghadapi krisis hidup dan pembangunan diri individu. Mentor pula bermaksud seorang individu yang dilantik untuk membimbing dalam perkembangan kerjaya seseorang pegawai. Biasanya mentor adalah seorang yang lebih kanan atau berpengalaman yang boleh dijadikan contoh teladan atau role model kepada rakan sekerja yang lain. Menti membawa erti individu yang dibantu oleh mentor dalam proses pementoran dan biasanya merupakan seseorang yang memerlukan bantuan dalam perkembangan diri, kerjaya dan penyesuaian dalam kehidupan. Tuliskan kebaikan yang ada dalam diri anda: 1. ________________________________________________________ 2. ________________________________________________________ 3. ________________________________________________________ 4. ________________________________________________________ 5. ________________________________________________________

Pementoran dalam perkhidmatan awam memberi fokus kepada empat aspek: a) Kompetensi Profesional; b) Kompetensi Budaya; c) Kompetensi Peribadi; dan d) Kompetensi Sosial. OBJEKTIF PEMENTORAN: 1. 2. 3. Menggabung jalinkan ilmu pengetahuan dan kemahiran dalam situasi pekerjaan yang sebenar di pejabat. Menangani masalah pengurusan diri di pejabat untuk menghasilkan kualiti kerja yang tinggi. Menggunakan kemahiran berfikir dan pengurusan diri untuk menyelesaikan masalah serta membuat keputusan yang rasional di pejabat.

47

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


4. 5. Menjalankan tanggungjawab di dalam dan luar pejabat dengan penuh yakin. Menggalakkan budaya pembelajaran sepanjang hayat.

Sebagai mentor, anda sebenarnya mengembangkan potensi diri, serta meningkatkan kemahiran dan kekuatan yang ada dalam diri anda. Pada masa yang sama anda membimbing rakan anda untuk bersama-sama menonjolkan potensi yang ada dalam diri. Apakah perasaan pertama anda apabila menerima surat perlantikan sebagai mentor?

IMPLIKASI PERLAKSANAAN PEMENTORAN ORGANISASI:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Meningkatkan keberkesanan dalam mengendalikan latihan personel. Meningkatkan persefahaman dan komunikasi dalam organisasi. Meningkatkan produktiviti. Menggerakkan organisasi ke arah pembelajaran berterusan. Membawa perspektif baru dalam kerjaya. Mengubah keperluan dalam pembangunan profesional. Mengurangkan kos, masa dan kapasiti kakitangan dalam mengendalikan latihan personel. Mengurangkan tekanan kepada pihak pengurusan.

MENTOR:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Mempertingkat dan memantapkan kemahiran kerja yang ada. Mewujudkan keselesaan komunikasi dalam organisasi. Membina perancangan kerjaya yang lebih bermakna. Mengubah cara gaya kepimpinan. Memberi kepuasan kepada diri. Memberi penjelasan mengenai visi dan kerja yang dilaksanakan. Memahami individu lain.

48

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Menti:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Meningkatkan keyakinan diri. Mendapatkan sokongan. Membantu dalam menghadapi sesuatu isu. Berkongsi pengalaman dalam perancangan kerjaya. Meningkatkan kefahaman terhadap diri dan orang lain. Mendapatkan penghargaan dan meningkatkan nilai diri yang positif. Meningkatkan motivasi dan kemahiran berkomunikasi. Menti melihat mentor sebagai rakan dalam persekitaran yang berbeza dari pekerjaan.

49

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 1d LAPORAN AKTIVITI PEMENTORAN (BUKU LOG)

Bil.

Tarikh / Masa

Aktiviti

Maklum Balas Mentor Menti

50

BAHAN BANTUAN PEMENTORAN FASA 2 MENGENAL PASTI KOMPETENSI

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2a GRAF KEHIDUPAN Tandakan insiden penting dalam kehidupan/kerjaya anda

Gembira

Sedih

Tahun dalam jangkauan 5

53

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2b INVENTORI SENARAI SEMAK PERKEMBANGAN POTENSI Menti Tidak Setuju 1 1 Saya lebih suka memberikan perkhidmatan kepada orang lain daripada memberi fokus kepada matlamat saya sendiri. Saya selesa memberi tugasan penting kepada orang lain. Saya mengizinkan, malah menggalakkan rakan kerja atau pekerja saya mengambil risiko. Saya menghargai individu yang membawa saya kepada kejayaan sekarang. Saya bersikap terbuka pada pandangan orang lain. Saya suka belajar sesuatu yang baru. Saya boleh melakukan kesalahan. Saya patuh kepada janji dan akan melaksanakan janji-janji saya. Saya mampu melihat orang lain yang kecewa, beremosi dan gembira. Saya mengambil masa untuk walaupun di luar bidang saya. membaca 2 3 Sangat Setuju 4 5

No

Pernyataan

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Saya menggalakkan kejayaan orang lain dan gembira apabila melihat orang lain mendapat kejayaan yang lebih baik. Saya tidak membuat andaian yang saya tahu tentang maksud yang tersirat pada sesuatu perbuatan. Saya tidak akan menghalang inisiatif orang lain. Saya selesa dalam memperbaiki kelemahan atau kesalahan yang saya lakukan. Saya selesa untuk mengaku setiap kesalahan yang saya lakukan. Saya selesa untuk bertanya soalan tentang andaian-andaian yang dibuat termasuklah andaian saya sendiri.

12

13 14 15 16

54

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

17 18 19 20 21 22 23

Saya menghormati orang lain tidak kira dimana jua. Saya tidak memberitahu orang lain apa yang mereka hendak dengar. Saya memahami dan menghargai bagaimana emosi mempengaruhi kerja. Saya mudah menyeimbangkan tanggungjawab kerja dan keluarga. antara

Saya berusaha untuk memberi dorongan dan meraikan kejayaan orang lain. Saya tidak perlu memberi memberi tumpuan kepada pengurusan mikro Saya memberitahu rakan kerja / pekerja saya bahawa kegagalan adalah peluang untuk berjaya. Saya selesa apabila pandangan saya dicabar. Saya belajar dan menyesuaikan diri dengan pandangan rakan kerja/pekerja saya. Saya berminat memberi motivasi pada orang lain. Saya bersedia untuk mempertahankan rakan kerja saya /pekerja saya. Apa yang saya harapkan dari orang lain, sama dengan harapan saya pada diri saya. Saya mengubah cara gaya komunikasi saya untuk menyesuaikan dengan pelbagai budaya. Saya menghargai nilai rekreasi walaupun dalam pekerjaan. JUMLAH NILAI KESELURUHAN

24 25 26 27 28 29 30

PEMARKAHAN DAN INTEPRETASI:30-60 61-90 91-120 121-150 Anda mungkin tidak sesuai untuk terlibat dengan program ini. Anda mungkin mempunyai nilai sebagai seorang menti dan harus memberi komitmen dalam program pementoran. Anda mempunyai potensi untuk menjadi menti yang baik. Anda mempunyai nilai sebagai seorang menti yang cemerlang. Anda mungkin boleh meningkatkan kemahiran tertentu.

55

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2c SENARAI SEMAK KEKUATAN DAN KEKURANGAN POTENSI DIRI PEMENTORAN Nyatakan kekuatan dan kelemahan mengikut aspek personaliti, kemahiran khusus dan generik:Bil. 1 Peribadi (mengikut ujian personaliti) Kekuatan Kelemahan

Kemahiran Khusus (senarai tugas seperti dalam Fail Meja)

Kemahiran Generik

56

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2d PENETAPAN MATLAMAT

Matlamat Utama Menti


Mentor: Apa yang anda telah lakukan untuk mencapai matlamat tersebut.

Apakah yang anda telah lakukan sebelum ini?

Situasi menti sekarang

57

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2e Borang Perancangan Peningkatan Kendiri Bagaimanakah pementoran ini dapat membantu saya? Tandakan mana-mana pernyataan yang berkaitan dengan anda. Membina keyakinan dan keupayaan diri. Meningkatkan kemahiran pengetahuan. Membantu meningkatkan kepercayaan dan ekpektasi organisasi terhadap saya. Menghargai budaya dan norma kerja dalam organisasi. Menjadi penyokong kepada kejayaan organisasi dan kelemahan yang boleh ditingkatkan. Memberi peluang untuk meningkatkan kompetensi dan pengalaman profesional. Memberi peluang kenaikan pangkat. Memberi peluang untuk bekerjasama dengan contoh model yang baik. Memberi peluang jaringan sosial. Memberi peluang untuk meningkatkan kompetensi. Apabila terlibat dalam pementoran, saya rasa....

Saya berharap dengan pementoran ini, dapat membantu saya...

58

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 2f LAPORAN AKTIVITI PEMENTORAN (BUKU LOG) Bil. Tarikh / Masa Aktiviti Maklum Balas Mentor Menti

59

BAHAN BANTUAN PEMENTORAN FASA 3 STRATEGI MEMBINA KOMPETENSI

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 3a PERBINCANGAN MENTOR Menti TENTANG PRESTASI KERJA CEMERLANG Faktor Tempat Kerja Contoh: Hubungan penyelia dan kakitangan yang positif. Faktor Individu Contoh: Menerima perbezaan personaliti individu.

Berdasarkan faktor-faktor di atas, saya berpeluang meningkatkan prestasi melalui ..........................................

63

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 3b PENILAIAN KUALITI PEMENTORAN a) Arahan: Lengkapkan senarai semak berikut untuk menilai hubungan di antara mentor dan menti. Bil. 1 2 3 4 Pernyataan Interaksi dalam perhubungan ini adalah baik. Banyak perkara telah dipelajari melalui perhubungan ini. Matlamat pembentukan perhubungan ini telah tercapai. Jumlah sesi dan masa yang diperuntukan mencukupi. Ya Tidak

b) Nyatakan 3 perkara utama yang boleh diperbaiki:i) ii) iii) c) Apakah yang dipelajari dari perkara tersebut? i) ii) iii) e) Apa yang telah anda pelajari dengan jayanya melalui perhubungan pementoran ini? i) ii) iii)

64

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 3c LAPORAN AKTIVITI PEMENTORAN (BUKU LOG) Bil. Tarikh / Masa Aktiviti Maklum Balas Mentor Menti

65

BAHAN BANTUAN PEMENTORAN FASA 4 MEMBINA KOMPETENSI DAN PENGUKUHAN

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 4a PENILAIAN BERKENAAN CARA MENYOKONG PENGURUSAN PRESTASI ORGANISASI Sebagai seorang menti, bagaimana saya menyokong pengurusan prestasi pada masa sekarang? Bil. 1 2 Pernyataan Saya faham dengan jelas misi organisasi saya. Saya faham objektif prestasi saya dan tingkah laku yang akan menggugat kerjaya saya. Saya telah merangka pelan prestasi yang menjelaskan objektif prestasi dan tindakan utama yang perlu ada untuk mencapainya. Saya mengemaskini rangka / pelan prestasi saya apabila berlaku perubahan pada objektif organisasi atau kumpulan saya. Saya menasihatkan ahli kumpulan saya menyediakan objektif prestasi mereka dan mengenal pasti tingkah laku yang akan menggugat kejayaan mereka. Saya secara aktif memudahkan proses pelan prestasi ahli kumpulan saya, memastikan mereka menyelesaikan serta mengguna pakai pelan prestasi. Saya menyelaras proses pelan pembangunan dengan ahli kumpulan saya. Saya memberikan maklum balas yang konstruktif kepada ahli kumpulan saya. Saya melaksanakan sesi maklum balas dengan setiap ahli kumpulan untuk membincangkan objektif dan tingkah laku di tempat kerja. Saya memahami cara pengukuran kejayaan seseorang individu adalah berdasarkan pencapaian objektif prestasi dan tingkah laku mereka di tempat kerja. Ya Kadangkadang JarangJarang

10

69

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

11

Saya memberikan penghargaan yang bersesuaian kepada ahli kumpulan saya apabila mereka mencapai objektif prestasi dan menunjukkan tingkah laku yang bersesuaian dalam aktiviti harian.

Jika anda menjawab Ya pada semua soalan, anda telah berada di landasan yang betul untuk mengurus prestasi diri dengan jayanya dan memberi sokongan kepada ahli organisasi untuk mengurus prestasi mereka.

70

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 4b BORANG PERKEMBANGAN Menti Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan. Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pernyataan Komitmen terhadap tugas. Komitmen terhadap organisasi. Bertolak ansur dengan orang lain. Bekerjasama. Memulakan sesuatu tugas. Keinginan untuk berjaya. Keinginan untuk belajar. Menerima kritikan. Keterbukaan dengan tugas-tugas baru. Tidak Jelas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Sangat Jelas 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 10 10

Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda: _________________ PEMARKAHAN DAN INTERPRETASI Jumlahkan semua skor anda Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengah bidang. Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang. Satu petunjuk yang baik untuk melibatkan diri dalam program pementoran.

Skor 53 dan kurang

Skor 63 ke atas

Borang ini juga boleh digunakan sebagai alat temu bual semasa membuat penilaian kemahiran dan kekuatan dalaman menti.

71

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 4c LAPORAN AKTIVITI PEMENTORAN (BUKU LOG) Bil. Tarikh / Masa Aktiviti Maklum Balas Mentor Menti

72

BAHAN BANTUAN PEMENTORAN FASA 5 PENILAIAN

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 5a BORANG PENILAIAN KERJA Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan. Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pernyataan Keyakinan dalam kerja. Menguruskan tekanan. Tahap kecemerlangan. Ketelitian. Inovasi. Fleksibeliti/keterbukaan untuk berubah. Kebolehan mengajar. Menjadi role model/contoh. Penerimaan oleh rakan sekerja. Penerimaan pegawai atasan. Kepantasan. Tidak Jelas 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 Sangat Jelas 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10

Jumlahkan kesemua skor yang telah ditanda: _________________ SKOR INTERPRETASI Jumlahkan semua skor anda Skor 27 dan kurang Anda memerlukan bimbingan dan sesi kaunseling dalam sesetengan bidang. Bimbingan dalam pencapaian sesuatu bidang. Satu petunjuk yang baik untuk melibatkan diri dalam program pementoran.

Skor 53 dan kurang Skor 63 ke atas

75

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 5b (i) REFLEKSI Menti TERHADAP PEMENTORAN Sila tandakan ( ) pada ruang yang berkaitan:Bil. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Memberi Pernyataan ekspektasi tinggi pada Mentor telah lakukan ini pada saya Saya lakukan ini pada orang lain

prestasi atau perubahan. Memberi idea-idea yang mencabar. Membantu meningkatkan keyakinan diri. Memberi dorongan ke arah tingkah laku profesional. Mengeratkan hubungan. Mencabar tingkah laku negatif. Mendengar peribadi. kepada masalah

Menunjukkan contoh yang baik. Berkongsi membina. pengalaman yang

Melakukan aktiviti / program bersama mentor. Menerangkan bagaimana sesebuah organisasi berfungsi. Membantu dalam situasi kritikal. Memberi galakan. Membantu kerjaya. dalam perkembangan

76

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


*Gunakan maklumat ini untuk berbincang antara mentor-menti. Lampiran 5b (ii) Contoh: Lihat berapa banyakkah anda terlibat dalam Pementoran. Bincang bersama (mentor-menti) bagaimana maklumat ini boleh membantu.

Tinggi

- -

Mentor perlu tingkatkan Ilmu. Menti perlu mentor yang profesional.

Hubungan yang produktif

Keperluan Menti

Mentor-menti boleh bertemu mengikut keperluan.

Mentor mempunyai masa membantu orang lain.

Rendah

Sumber Mentor

Tinggi

Perbincangan bersama menti

Tinggi

Keperluan Menti

Rendah

Sumber Mentor

Tinggi

77

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 5c LAPORAN AKTIVITI PEMENTORAN (BUKU LOG) Bil. Tarikh / Masa Aktiviti Maklum Balas Mentor Menti

78

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam


Lampiran 5d

LAPORAN KEMAJUAN Menti


Laporan ini perlu disimpan oleh mentor dan dihantar salinannya kepada penyelaras program pementoran kementerian/jabatan/agensi masing-masing. Tugasan _______________ Tajuk _____________Tarikh mula _________ Tarikh akhir ______ Kementerian/jabatan/agensi _______________________ 1. Pemerhatian tugasan Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik Keperluan Pembangunan Diri Catatan

2. Penglibatan dalam tugasan/ projek

Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik

Keperluan Pembangunan Diri

Catatan

3. Pelaksanaan tugasan/ projek

Tahap Kompetensi Memuaskan Baik Sangat Baik

Keperluan Pembangunan Diri

Catatan

79

LAMPIRAN B Borang Laporan Program Pementoran

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

SULIT

BLPP ( 1 )

PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRI


BORANG LAPORAN PERKEMBANGAN PEGA WAI
PROGRAM pementoran PERKHIDMATAN A WAM (KESELURUHAN)

TAHUN/BIL. LAPORAN /

NAMA PEGAWAI : NO. K/P PEGAWAI : JAWATAN/ GRED JAWATAN : :

JABATAN/ : NO. RUJUKAN FAIL :

83

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

PANDUAN PENGISIAN BORANG

PANDUAN KEPADA PEGAWAI PELAPOR (MENTOR) Pegawai Pelapor (Mentor) dikehendaki menyediakan laporan perkembangan pegawai dan mengemukakan kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri di peringkat Jabatan masingmasing. Bagi menghasilkan laporan yang berkesan pegawai pelapor (mentor) perlu memberikan perhatian terhadap perkara-perkara berikut:i. Laporan yang disediakan hendaklah berdasarkan perkembangan sama ada berbentuk positif atau negatif yang ditunjukkan oleh pegawai (menti) dalam program pementoran berdasarkan pemerhatian yang dijalankan secara berterusan. Pegawai Pelapor (Mentor) perlu memastikan Laporan dihantar kepada Urus setia Program Pengupayaan Kendiri iaitu setiap sekali dalam tempoh enam (6) bulan pertama selepas pegawai menjalani program pementoran. Laporan ini akan dijadikan sebagai alat pengukur keberkesanan program pementoran ke atas pegawai berkenaan. Untuk mengisi borang laporan ini, pegawai pelapor (Mentor) perlu menentukan pencapaian semasa pegawai berdasarkan kedudukan tahap disiplin dan prestasi kerja dan perlu menandakan (a ) di petak skala yang disenaraikan di bawah, yang difikirkan bersesuaian untuk menggambarkan kedudukan sebenar pegawai masing-masing pada masa laporan disediakan. Kadar skala penilaian pementoran kompetensi anggota yang ditetapkan adalah seperti berikut: CEMERLANG

ii.

iii.

iv.

BAIK

SEDERHANA

84

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

BAHAGIAN I Laporan ini hendaklah diisi oleh Pegawai Pelapor (Mentor) dengan memberikan markah dengan amanah dan kebolehpercayaan menandakan ( ) di skala ruangan yang disediakan. Pegawai Pelapor (Mentor) juga perlu memberikan ulasan mengenai keadaan sebenar pegawai sama ada pencapaian pegawai tersebut berada di tahap yang dinyatakan di bawah. 1. KOMPETENSI PROFESIONAL - KEMAHIRAN YANG DI MENTORKAN Dinilai dari segi pencapaian, inisiatif dan kreativiti dalam menjalankan menyelesaikan tugas serta tanggungjawab yang diberikan. Sederhana Baik Cemerlang 1.1 Keupayaan untuk memastikan kemahiran _______________________ tercapai 1.2 Daya usaha untuk memperbaiki / meningkatkan kemahiran kerja _______________________ 1.3 Daya usaha untuk menyelesaikan masalah kemahiran kerja yang dimentorkan 1.4 Ketekunan yang ditunjukkan dalam menjalankan kemahiran baru setelah dimentorkan Ulasan

2.

KOMPETENSI BUDAYA KERJA KELAS PERTAMA ORGANISASI Dinilai dari segi amalan dan penghayatan budaya kerja kelas pertama Sederhana Baik Cemerlang

2.1 Melakukan kerja dengan pantas dan responsif 2.2 Berkebolehan memberi empati dan memberi perkhidmatan terbaik 2.3 Memiliki kebijaksanaan, keunikan dan berdaya saing 2.4 2.5 Mengamalkan pembelajaran berterusan Memiliki sikap positif dan inovatif

Ulasan

85

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

3.

KOMPETENSI Peribadi Dinilai dari segi berpakaian, keterampilan diri, kesopanan dan perilaku. Sederhana Baik Cemerlang

3.1 Kekemasan berpakaian dan hias diri 3.2 Budi bahasa dan kesopanan 3.3 Bekerjasama dalam satu pasukan 3.4 Kesediaan menerima teguran/nasihat 3.5 Kepimpinan diri yang ditunjukkan Ulasan

4. KOMPETENSI SOSIAL Dinilai dari segi usaha pegawai untuk mematuhi peraturan, arahan dan kebolehan berinteraksi. Sederhana Baik Cemerlang

4.1 Mematuhi arahan penyelia atau pegawai atasan 4.2 Perhubungan dengan pegawai atasan 4.3 Perhubungan dengan rakan sekerja 4.4 Perhubungan dengan pelanggan Ulasan

86

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

5. BAHAGIAN II 1. Ulasan Pegawai Pelapor (Mentor) (Secara keseluruhan)

Tandatangan Pegawai : Pelapor (Mentor) Nama Jawatan Tarikh 2. : : :

Ulasan Urus setia PPK (Secara keseluruhan)

Tandatangan Pegawai : Nama Jawatan Tarikh : : :

87

Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam

Rujukan Andrews, M., & Chilton, F. (2000). Student and Mentor Perceptions of Mentoring Effectiveness. Nurse Education Today, 20(7), 555-562. Byrne, M. W., & Keefe, M. R. (2002). Building Research Competence in Nursing Through Mentoring. Journal of Nursing Scholarship, 34(4), 391-396. Cuesta, C. W., & Bloom, K. C. (1998). Mentoring and Job satisfaction - Perceptions of Certified Nurse-Midwives. Journal of Nurse-Midwifery, 43(2), 111-116. Florance M.S. (2007), Coaching, Counselling & Mentoring, How to Choose & Use the Right Technique to Boost Employee Performance. New York: Amacom. Gareth Lewis (2000). The Mentoring Manager, Strategies for Fostering Talent and Spreading Knowledge. New Jersey: Prentice Hall. Gordon, F. S. (2003). The Mentoring Organization.Canada: Crisp Publication. Holliday, Micki (2005). Coaching, Mentoring and Managing: Break Through Strategies to Solve Performances Problems and Build Winning Teams. 2nd Edition. Advantage Quest Publications Malaysia. Holloran, S. D. (1993). Mentoring - the Experience of Nursing Service Executives. Journal of Nursing Administration, 23(2), 49-54. Koskinen, L., & Tossavainen, K. (2003). Charactersistics of Intercultural Mentoring - A Mentor Perspective. Nurse Education Today, 23(4), 278-285. M. David & C.David (2005). Mentoring in Action, A Practical Guide for Managers. London: Kogan Page. Patrick E.M. & Denis C. B. (2004). Mastering Mentoring and Coaching with Emotional Intelligence, Increase Your Job EQ. United Kingdom: Crown House Publishing Ltd. Waters, D., Clarke, M., Ingall, A. H., & Dean-Jones, M. (2003). Evaluation of A Pilot Mentoring Programme for Nurse Managers. Journal of Advanced Nursing, 42(5), 516-526. Yoder, L.H. (1992). A Descriptive Study of Mentoring Relationships Experienced by Army Nurses in Head Nurse or Nursing Supervisor Roles. Phyllis Verhonick Nursing Research Conference (1990, Washington, DC). Military Medicine, 157(10), 518-523.

88

DICETAK OLEH PERCETAKAN NASIONAL MALAYSIA BERHAD KUALA LUMPUR, 2008 www.printnasional.com.my email: cservice@printnasional.com.my Tel: 03-92366895 Faks: 03-92224773