1.

Pengenalan Jawatankuasa Protokol dianggap penting untuk menjayakan sesuatu lawatan.

Oleh itu, Jawatankuasa ini telah dibentuk untuk memastikan aktiviti dapat dijalankan dengan lancar dan mengikut protokol dan urutan aktiviti yang betul. Jawatankuasa Protokol memainkan peranan penting dalam lawatan ke Salvation Army kerana jawantankuasa tersebut perlu memastikan setiap acara yang dikendalikan oleh badan atau kumpulan tertentu dapat dijalankan dengan berjaya dan bertika. Maka, untuk menjayakan sesuatu acara, jawatankuasa tersebut perlulah berunding dengan semua jawatankuasa yang terlibat terutamanya AJK Aktiviti dan menyediakan jadual atucara aktiviti yang sistematik. 2.0 Matlamat AJK Protokol Matlamat utama AJK Protokol dalam Lawatan Salvation Army bertujuan untuk memastikan peserta berdisiplin dari segi tingkah laku, etika pakaian dan pematuhan masa. Sebgai AJK Protokol harus mempunyai pengetahuan tentang cara panggilan yang betul bagi tetamu-tetamu daripada pelbagai jawatan dan gelaran, cara yang relevan untuk penampilan diri dalam majlis serta adab sopan ketika memberikan ucapan dalam majlis. 3.0 Objektif AJK Protokol

1. Merasmikan majlis pembukaan dan penutupan dengan urutan yang betul. 2. Memastikan tempat duduk para hadirin tersusun dan sistematik. 3. Memastikan para hadirin telah bersedia lebih awal ketika perasmian atau penutup. 4. Menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. 5. Menyambut tetamu, para jemputan dan peserta mengarahkan ke tempat duduk yang sepatutnya. 6. Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan VIP di dalam dewan. 7. Menjaga kawalan peserta.

4.0

Rasional Jawatankuasa Protokol diperlukan dalam melaksanakan sesuatu program. Hal

ini demikian kerana ia berkaitan dengan tatasusila dan ketertiban atau peradapan yang perlu diikuti demi mengekalkan kehormanian acara-acara yang dikendali.

5.0

Tarikh, Tempat dan Masa

Tarikh

: 29 Jun 2013

Tempat : Salvation Army, Kuching Masa : 8:00 pagi - 12:00 tengah hari

6.0

Spesifikasi Tugasan (Pelan tindakan)

6.1

Sebelum

(i) Berbincang dengan ahli jawatankuasa bidang tugas JK Hadiah, JK peralatan, JK Publisiti dan JK Aktiviti. (ii) Bertanya kepada pensyarah penasihat . (iii) Mereka kad jemputan buat pengarah dan tutor kumpulan . (iv) Merancang perjalanan majlis perasmian dan aturcara majlis dengan sistematik . (v) Melantik pengacara majlis, pembaca doa dan pembantu teknikal bagi Majlis Perasmian.

6.2 Semasa (i) Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika acara

perasmian dijalankan. (ii) Membantu jawatankuasa hadiah dan cenderahati dalam

menyediakan keperluan-keperluan berkaitan dengan penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan, muzik yang bersesuaian dan lain-lain. (iii) Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat.

(iv) Menyediakan acara sambutan kedatangan Pengetua dan guru-guru serta segala persiapan untuk keperluan sambutan. (v) Menyambut para jemputan, hadirin dan peserta serta membawa mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

6.3 Selepas (i) Membuat penilaian (post mortem) tindakan tugas

7.0 Senarai Semak Pelan Tindakan 7.1 Sebelum perancangan Bil. Perkara Tindakan () 1 Berbincang dengan ahli 19 Jun Tarikh Komen

jawatankuasa bidang tugas JK Hadiah, JK peralatan, JK

Publisiti dan JK Aktiviti. 2 Bertanya kepada pensyarah penasihat . 3 Mereka kad jemputan buat pengarah dan tutor kumpulan 4 Merancang perjalanan majlis perasmian dan aturcara majlis dengan sistematik . 5 Melantik pengacara majlis, 20 Jun 21 Jun 20Jun

pembaca doa dan pembantu teknikal bagi Majlis Perasmian.

7.2 Semasa perancangan Bil. Perkara Tindakan Tarikh Komen

() 1 Memastikan para peserta telah bersedia lebih awal ketika

acara perasmian dijalankan. 2 Membantu jawatankuasa

hadiah dan cenderahati dalam menyediakan keperluankeperluan berkaitan dengan

penyampaian hadiah seperti cara penyampaian dilakukan,

muzik yang bersesuaian dan lain-lain. 3 Menyelia susun atur kerusi bagi jemputan atau tetamu kehormat. 4 Menyediakan acara sambutan kedatangan guru-guru persiapan sambutan. 5 Menyambut hadirin dan para jemputan, serta pengetua serta untuk dan segala keperluan

peserta

membawa mereka ke tempat duduk yang sepatutnya.

7.3 Selepas perancangan Bil. Perkara Tindakan () Tarikh Komen

Membuat

penilaian

(post

mortem) tindakan tugas

8.0

Contoh Borang Penilaian

BORANG PENILAIAN LAWATAN SALVATION ARMY AJK PROTOKOL Kumpulan: Jantina: Tarikh: Umur:

SILA GUNAKAN SKALA SEPERTI DI BAWAH DAN BULATKAN PADA NOMBOR YANG BERKENAAN. 1 Tidak Memuaskan 2 Kurang Memuaskan 3 Memuaskan 4 Baik 5 Sangat Baik Bil 1 2 3 4 5 6 Perkara Para peserta melaporkan diri tepat pada masa. Kerusi, meja dan peralatan yang diperlukan disusun dengan kemas . Para peserta sentiasa beretika dan menjaga nama baik IPG KBL Majlis perasmian telah dijalankan dengan lancar dan sempurna. Pengacara Majlis telah berucap dengan jelas dan bertatasusila. Sistem audio yang dijalankan membolehkan perasmian lebih produktif. Komen: 9.0 Senarai Pengawai Pembantu Skala 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Nama Guru Pelatih

Tugas

Susana Tong Kin Chui Chaw Jia Wei Chiou Pei Sing Ng Li Yen Tan Kian Hoe Lim Cai Yun Huan Kee Hui Chien Ching Ching Chee Ai Ling Huong Mee Ling Wakil menjemput tetamu

Wakil pengacara majlis

Wakil teknikal

Wakil Pembaca doa

10.0

Penutup

Saya berasa amat bersyukur kerana diberi peluang untuk memegang jawatan sebagai AJK Protokol dalam Lawatan Salvation Army. Sepanjang masa kami menyediakan lawatan ini, saya telah mempelajari kemahiran menyenaraikan atau menentukan tetamu jemputan atau VIP yang akan hadir. Kemahiran merasmikan majlis pembukaan dan penutupan dengan urutan yang betul dan menjaga displin para peserta. Melalui lawatan ini, kami boleh mempelajari dan mengendalikan sesuatu program yang memerlukan kemahiran secara beretika dan protokol dalam melaksakan tatacara dan adab dalam sesuatu majlis rasmi.

Disediakan oleh, __________________________ (Susana Tong) Ketua, Jawatankuasa Protokol, Lawatan Salvation Army

Disemak oleh,

___________________________ (TAN KIAN HOE ) Pengerusi, Lawatan Salvation Army

Disahkan oleh,

_____________________________ (WAN KAMARULZAMAN WAN YUSOFF) Pensyarah Penasihat, Lawatan Salvation Army