BAB 5

Beradaptasi dengan penerima pesan anda

Hubungan yang baik merupakan hal yang vital ketika menyampaikan pesan anda dengan efektif .untuk mengadaptasi pesan anda pada penerima:
a.cobalah untuk menjadi lebih sensitif terhadap kebutuhan penerima anda
c.kendalikan gaya anda untuk mempertahan kan sikap profesional

b.bangunlah hubungan kuat dengan penerima

a.menjadi sensitif terhadap kebutuhan penerima pesan anda ada kemungkinan untuk menggunakan untuk kata-kata yang tepat dan pesan tersebut tetap tidak sensitif terhadap para penerima dan terhadap kebutuhan mereka. anda dapat memperbaiki sensivitas penerima pesan dengan 4 cara :

1.menggunakan sikap anda 2.mempertahankan standar etiket 3.menekan sisi positif 4.menggunakan bahasa yang bebas bias 4 macam bahasa bias

Bias gender

Bias umur

Bias rasial atau etnik

Bias cacat

b.membangun hubungan yang kuat dengan penerima pesan anda memusatkan perhatian pada kebutuhan penerima merupakan hal yang vital bagi komunikasi yang efektif,tetapi anda juga punya prioritas sendiri sebagai seorang komunikator. 2 usaha kunci membantu anda untuk menyampaikan kebutuhan anda sendiri pada saat anda membangun hubunganpositif dengan penerima.

1.membangun kredibilitas anda orang-orang akan cenderung bereaksi posisif pada pesan anda ketika mereka mempunyai rasa percaya pada diri anda. dalam mempertahankan atau memperbaiki krebilitas anda,kita harus mempertimbangkan untuk menekan pada karakteristik ini:

-kejujuran -objektivitas -kesadaran akan kebutuhan penerima -kepercayaan,ilmu pengetahuan,skill -dukungan -kinerja -gaya komunikasi 2.memproyeksikan citra perusahaan kepentingan dan reputasi perusahaan anda perlu didahulukan daripada gaya komunkasi pribadi anda.

c.mengendalikan gaya dan nada anda gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu,atau impresi keseluruhan.anda dapat membuat variasi gaya anda,struktur kalimat dan pembendaharaan kata untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan objektif,personal,atau formal,penuh warna atau kering.

MENGGUNAKAN NADA PERCAKAPAN

Ketika menyusun pesan anda dapat membuat variasi gaya pesan tersebut untuk menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa. anda dapat mencapai nada percakapan dalam pesan anda dengan mengikuti panduan berikut ini:

1.hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk

2.hindari menceramahi dan membual

3.hati-hatilah dengan keakraban

4.berhatihatilah dengan humor

GUNAKAN BAHASA INGGRIS YANG LUGAS

Bahasa inggris yang lugas adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi dalam gaya sederhana dan tidak berkias sehingga penerima dapat mudah memahami maksud yang anda sampaikan,tanpa perlu berusaha keras untuk memahami bahasa yang spesial,teknikal atau bahasa yang berbelitbelit.

MEMILIH KALIMAT AKTIF DAN PASIF

Kalimat aktif biasanya lebih kuat dibandingkan kalimat pasif. Namun dengan menggunakan kalimat pasif dapat membantu anda mendemonstrasikan sikap anda dalam beberapa situasi :

-ketika anda ingin bersikap diplomatis dalam menunjukan suatu masalah atau kesalahantentang sesuatu -ketika anda ingin menunjukan apa yang telah dilakukan tanpa perlu membujuk atau menghubungkan siapa yang berjasa atau siapa yang bersalah -ketika anda menghindari kata ganti orang dalam rangka menciptakan nada yang objektif

MENYUSUN PESAN ANDA

Penyusunan pesan merupakan kegiatan yang paling mudah bila anda telah mempertimbangkan apa yang akan dikatakan dan dalam urutan bagaimana. 1.menyusun kata-kata yang kuat 2.menggunakan kata-kata fungsional dan kata isi yang benar

3.menemukan kata-kata yang dapat dikomunikasikan -pilihlah kata-kata yang kuat -pilihlah kata-kata yang dikenal -hindari kata kata klise -gunakan istilah teknis atau profesional dengan hati-hati

4.menciptakan kalimat-kalimat efektif dengan memilih dari empat jenis kalimat -kalimat sederhana -kalimat majemuk -kalimat kompleks -kalimat majemuk-kompleks 5.menggunakan gaya kalimat untuk memberi tekanan pada pikiran utama

6.menciptakan paragraf yang koheren elemen-elemen dalam paragraf,paragraf terdiri tiga elemen dasar -kalimat utama -kalimat pendukung -serta frasa-frasa transional

5(lima) cara mengembangkan paragraf -ilustrasi -perbandingan atau kontras -sebab akibat -klasifikasi -problem dan solusi

7.menggunakan teknologi untuk menyusun dan membentuk pesan anda sebagaimana setiap tahap dalam komunikasi bisnis,penggunaan teknologi secara hati-hati dapat membantu anda menyusun dan membentuk pesan-pesan yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat.

8.menyusun pesan-pesan e-mail yang efektif beberapa poin tambahan ketika menulis pesan-pesan bisnis: -mengikuti petunjuk perusahaan pentunjuk penggunaan e-mail biasanya meliputi : a.membatasi penggunaan e-mail hanya untuk isi yang tepat b.menghindari mengirim pesan pribadi di tempat kerja

c.menghargai rantai komando perusahaan d.memberikan perhatian pada e-mail hygiene -mengatur pesan e-mail anda -mengadaptasi pesan e-mail anda dua cara membuat baris yang efektif dan bersifat pribadi. -memformat pesan e-mail anda

ada beberapa penggunaan ejaan dan tata bahasa dalam pesan elektronik : a.gunakan penulisan huruf besar dengan tepat b.gunakan akronim dengan hemat c.gunakan emoticon dengan hati-hati

9.membentuk dokumen anda dengan alat pengolah kata alat-alat pengolah kata : a.sytle sheet b.templates c.autocompletion d.autocorrection e.file merger,mail merger f.catatan akhir,catatan kaki,indeks,dan daftar isi g.wizard

Terima kasih