Sejarah Perkembangan :
Mengacu pada perkembangan munculnya PIO : - Pada PD I dan II : adanya kebutuhan untuk melakukan tes2 seleksi dalam rangka mencari anggota tentara. - Berkembang lebih lanjut tidak hanya dalam proses seleksi, namun juga pengembangan karyawan
Lingkup Bahasan
Analisis Jabatan Rekrutmen Seleksi Pelatihan Pengembangan Penilaian Hasil Karya Konseling
Psikologi Personil :
Penggunaan pengetahuan, metoda serta pendekatan-pendekatan ilmu psikologi dalam menyelesaikan permasalahan yang berhubungan dengan perilaku kerja.
Dasar pemikiran :
Manusia mempunyai keterbatasan sehingga tidak semua orang dapat melakukan sesuatu ataupun berinteraksi dengan sistem kerja secara optimal
Oleh karenanya perlu dicari individu yang memiliki karakteristik dari berbagai aspek agar dapat memenuhi syarat sistem kerja yang ada
KAITAN Psikologi Personil dg Manajemen Personalia Pendekatan psikologi yang digunakan dalam psikologi personil dimanfaatkan dalam konteks manajemen sumber daya manusia yang ada di lingkungan organisasi
ANALISIS JABATAN
Proses kajian yang sistematis tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam suatu pekerjaan, mencakup tugas-tugas, tanggung jawab untuk dapat menentukan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, ciriciri kepribadian lain yang diperlukan agar individu dapat bekerja dengan baik
TERMINOLOGI
Job analysis : merupakan proses pengumpulan data dan informasi tentang suatu pekerjaan Job description: adalah uraian tertulis yang berisikan gambaran atau uraian dari tugas dan kewajiban yang harus dilakukan oleh seorang pekerja Job specification: menyangkut gambaran persyaratan yang harus dimiliki oleh seseorang yang mengerjakan pekerjaan tertentu
Job evaluation : menyangkut nilai atau bobot dari suatu pekerjaan/jabatan dibandingkan dengan jabatan lain
Jenis Informasi
Aktivitas pekerjaan yang dilakukan : Apa yang dilakukan Apa yang diproses (in put out put) Tanggung jawab dan wewenang Hubungan kerja
Peralatan yang digunakan sehubungan dengan proses kerja : mesin produksi alat-alat yang digunakan peralatan kantor khusus Tampilan dari proses kerja : ada ukuran dan standart kerja tingkat kesalahan yang dapat diukur
Job context : ruangan/kantor jadual aktivitas kerja sistem gaji fasilitas yang diperoleh tingkat bahaya
Persyaratan personel : pengetahuan, skill, ability. pengalaman kerja karakter fisik/psikis
Bentuk Informasi
Kualitatif : berbentuk uraian deskripsi, misalnya uraian aktivitas kerja Kuantitatif : berbentuk jumlah satuan yang menggambarkan aktivitas dilakukan
Sumber informasi
Pejabat yang bersangkutan Atasan langsung Bawahan langsung Rekan kerja yang memiliki hubungan kerja dengan pejabat yang bersangkutan
Format Laporan
Pada dasarnya tidak ada format laporan yang baku bentuknya namun dalam laporan analisis jabatan yang dibuat harus menyangkut informasi-informasi penting tentang jabatan tersebut
Lingkup pelaporan
Identifikasi jabatan Ikhtisar jabatan Tugas yang dilakukan, meliputi tugas pokok sehari-hari, berkala, tambahan dan tugas-tugas lain. Pengawasan yang dilakukan dan diterima Hubungan kerja Peralatan, mesin yang digunakan
Kondisi kerja Pendidikan, latihan dan pengalaman Pengetahuan dan ketrampilan Kondisi fisik tubuh Usia/jenis kelamin Kondisi psikis
Langkah-langkah Pelaksanaan
Mengumpulkan dan mempelajari informasi Menentukan sample jabatan Mengumpulkan data dan melengkapinya Mengolah data dan mengkaji Menyusun uraian jabatan dan spesifikasinya
Rekrutmen
H.T Graham (1986)
Recruitmen is the first part of the process of filling a vacancy; it includes the examination of the vacancy, the consideration of sources suitable candidates, making contanct with those candidates and attacting applicant from them.
rekrutmen
Pada dasarnya rekrutmen adalah suatu tahapan padamana proses pencarian calon-calon pelamar di mulai Tujuannya : menarik calon pelamar sedemikian rupa agar mendapatkan calon-calon yang qualified
Adanya kebutuhan pegawai baru yang diperlukan untuk menduduki jabatan yang kosong Penetapan kebutuhan pegawai baru didasari oleh sistem perencanaan SDM ke depan (bukan hanya jangka pendek namun juga jangka panjang)
Unit SDM
rekrutmen
Unit2 lain kebutuhan SDM
Langkah-langkah rekrutmen
Persiapan rekrutmen : menentukan kebutuhan sdm uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Alasan rekrutmen : karena perluasan organisasi penggantian tenaga kerja Menetapkan sumber rekrutmen : internal atau eksternal
Sumber Internal
Penggunaan sumber internal mengarah pada pemberdayaan SDM yang ada di dalam organisasi Prosesnya mencakup auditing dan penempatan (placement) Human resources audits : mengumpulkan data mengenai ketrampilan, kemampuan, pengetahuan dari setiap pegawai yang ada
Proses Auditing
Non-manager : skill inventories
Sumber Eksternal
Memberdayakan tenaga dari luar organisasi Hal-hal yang perlu diperhatikan : ketersediaan sumber yang akan digunakan kebutuhan akan tenaga yang kualifikasinya tidak ada di dalam organisasi kesiapan organisasi memasukkan orang dari luar
Eksternal
Biaya mahal Memerlukan waktu yang agak lama Tidak terlalu mengenal orang baru Perlu adaptasi waktu untuk dapat bekerja
Eksternal
Mendpt gagasan baru, mempunyai potensi lbh Mahal dan perlu waktu Kunjungan sekolah, bea siswa, iklan, labour scout, kerja sama dg prushaan Pelamar yg dtg lgs, kantor tenaga kerja, sekolah/PT, employee referrals, job fairs/expo
SELEKSI
selection process is a series of spesific test used to decide which recruit should be hired. The process begin when recruit apply for employment and ends with hiring decision (Werther & Davis, 1996)
Penyaringan hingga diperoleh calon-calon yang diperkirakan akan lebih mendekati kemampuan yang dipersyaratkan.
Melalui proses penyaringan maka tahap seleksi lebih mudah dilakukan. Dalam situasi tertentu bisa jadi penyaringan sekaligus juga menjadi proses seleksi
PENYARINGAN
(SCREENING)
Tahap penyaringan dilakukan melalui
data yang diperoleh melalui formulir lamaran atau ketika seseorang mengajukan surat lamaran. Aspek yang dilihat, a.n : kebangsaan/kewarganegaraan, status keluarga, rekor kriminal, agama, keanggotaan organisasi, dll.
Kriteria seleksi
Menyangkut prediksi tentang keberhasilan seseorang dalam jabatan yang akan didudukinya. Proses seleksi pada akhirnya harus mengarah pada pencocokkan antara profile individu dengan profile jabatan Ada kesesuaian antara man specification dengan job specification
Tahap seleksi
Seleksi administratif, melalui surat lamaran (berkaitan dengan proses penyaringan) Seleksi pengetahuan, kemampuan, fisik (untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu) ataupun ketrampilan Seleksi potensi/aspek psikologis Seleksi aspek kesehatan
Wexley & Yukl (1977) menjelaskan metoda yang dapat digunakan untuk mendapatkan informasi-informasi tentang calon-calon :
Personnel Testing : tergantung kebutuhan Biographical Data : riwayat hidup Employment Interviews References and Letters of Recommendation Peer Ratings and Supervisory Judgments Assessment Centers : biasanya untuk level manajerial
Biographical Data
APPLICATION BLANK : latar belakang pendidikan pengalaman kerja sebelumnya catatan pribadi yang terkait data kesehatan referensi yang diandalkan hobby, dll
Employment Interviews
Data calon yang dapat diperoleh melalui wawancara adalah informasi yang terkait dengan lingkup pekerjaan Keuntungan menggunakan wawancara : dapat langsung menggali informasi yang lebih dalam dan lebih luas sekaligus melihat tampilan (performance)
Dapatkah saudara ceritakan mengenai pengalaman kerja yang pernah dijalani? Ceritakan secara kronologis pula bagaimana saudara mendapatkan posisi tersebut ? Jelaskan secara ringkas apa yang saudara kerjakan pada posisi jabatan tersebut? Keberhasilan dan kegagalan apa yang pernah saudara dapatkan pada posisi tersebut ? Mengapa saudara keluar dari perusahaan tersebut ? Dst..
Dalam proses perkembangan aplikasi wawancara untuk kepentingan seleksi, sejak sekitar tahun 1900 an telah digunakan bentuk teknik interview yang disebut sebagai Behavior Event Interview atau Behavior Description Interview yang agak berbeda dengan bentuk umum yang bersifat tradisional. Pendekatan ini berkembang sejalan dengan perkembangan penelusuran konsep-konsep kompetensi.
Kelebihannya menekankan pada aspek penggalian informasi yang lebih bersifat obyektif karena menggunakan standar yang sudah jelas. Melalui BEI, pewawancara mendapatkan kesempatan yang lebih sistimatis mengenai gambaran informasi perilaku terkait dengan kompetensi yang dipersyaratkan
Sistem gugur : calon akan mengikuti proses seleksi selanjutnya bila yang bersangkutan dinyatakan lulus pada tahap sebelumnya. Pada pola ini pengambilan keputusan akan lebih mudah karena informasi dan data yang diperoleh menjadi mengerucut. Sistem terbuka : setiap calon diberi kesempatan untuk mengikuti seluruh tahapan seleksi. Dalam sistem ini pengambilan keputusan dilandasi oleh pertimbangan seluruh informasi yang ada dari setiap calon pada setiap tahapan seleksi. Pada pola ini prosesnya dapat menjadi rumit dan complicated. Sistem kombinasi : pola yang mengakomodasi 2 pola sebelumnya
Kriteria Seleksi
Pengambilan keputusan dari suatu proses seleksi akan ditentukan melalui standart yang digunakan sesuai dengan kriteria. Alat-alat tes yang digunakan harus memiliki standart yang meliputi : validity dan reliability. Validity terdiri : predictive, concurrent dan construct.
- Penempatan (placement) yang menggambarkan kemungkinan-kemungkinan seorang kandidat akan optimal pada lingkup jabatan yang mana. Pada proses ini peluang kandidat mempunyai kesempatan yang lebih terbuka. Proses ini terjadi jika jumlah posisi jabatan lebih dari 1.
Dalam pelaksanaannya dapat saja terjadi proses seleksi sekaligus pula proses placement.
Langkah-langkah seleksi
Uraian jabatan Menetapkan aspek-aspek yang harus diseleksi Menetapkan teknik dan metoda seleksi yang akan digunakan untuk setiap aspek Menetapkan kriteria kemungkinan keberhasilan yang harus dicapai dari hasil seleksi pada setiap aspek. Menetapkan profile ideal yang harus dimiliki pada jabatan yang akan diisi Melaksanakan proses seleksi Mencocokkan hasil dari setiap calon (kandidat) dengan profile ideal jabatan Pengambilan keputusan
Assessment Centers
Suatu pendekatan yang menggunakan prosedur di luar jabatan yang terstandart untuk tujuan mengidentifikasi potensipotensi manajerial (dalam proses perkembangannya menjadi kompetensi) yang dimiliki oleh seseorang. (a standardized off-the-job procedure ). Dalam prosesnya menggunakan metoda ataupun teknik yang bersifat multiple.
Istilah-istilah
Kompetensi Dimensi-dimensi kompetensi Perilaku-perilaku kunci (key behaviour) Assessee Assessor
KOMPETENSI
Menyangkut penguasaan pengetahuan, kecakapan dan ketrampilan yang dimiliki oleh seseorang dalam konteks pekerjaan tertentu. Lebih terukur dalam bentuk perilaku kerja yang ditampilkan (actual behavior). Biasanya digunakan dalam level manajerial
Setiap jabatan akan memiliki kompetensikompetensi yang berbeda satu dengan yang lain. Penetapan kompetensi dari suatu jabatan dilandasi oleh informasi dari uraian jabatan/analisis jabatan Dalam suatu perusahaan mungkin saja ditetapkan kompetensi-kompetensi umum yang harus dimiliki oleh setiap pekerja dan juga kompetensi yang bersifat spesifik.
TEKNIK-TEKNIK
BUSINESS GAMES DAPAT BERUPA ROLE PLAYING GROUP DISCUSSION (LGD ATAU FGD) IN BASKET EXERCISES PROBLEM ANALYSIS DEPTH INTERVIEWS INDIVIDUAL PRESENTATION
LANGKAH-LANGKAH ASSESSMENT
SURVEY AWAL KE PERUSAHAAN MENETAPKAN KOMPETENSI YANG HARUS DIUKUR DARI SETIAP JABATAN MENETAPKAN KRITERIA BERUPA RATING YANG DISEPAKATI MAMPU MENGGAMBARKAN DERAJAT KOMPETENSI DARI SETIAP PERILAKU YANG TERUKUR MENYUSUN METODA DAN TEKNIK APA SAJA YANG AKAN DIGUNAKAN MENETAPKAN CALON ASSESSEE (bekerja sama dengan perusahaan) MENETAPKAN ASSESSOR YANG AKAN TERLIBAT PELAKSANAAN ASSESSMENT PENYUSUNAN LAPORAN INDIVIDUAL DARI SETIAP ASSESSEE YANG DIDAHULUI DENGAN MEETING ASSESSOR. PEMBERIAN FEEDBACK KEPADA ASSESSEE TENTANG HASIL
Melakukan seluruh kegiatan assessment dengan menggunakan teknik yang telah disepakati dari sejak awal sampai dengan selesai. Proses assessment dilakukan dengan mengelompokkan assessor-assessee dengan rasio 2 : 6 Menetapkan rating setiap kompetensi assesee yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kriteria rating yang telah disepakati Melakukan meeting antar assessor Membuat laporan individual dari setiap assessee
Contoh kompetensi
Jabatan : Manager Sales Kompetensinya : kemampuan problem solving kemampuan kepemimpinan kemampuan pengembangan diri kemampuan presentasi kemampuan membangun jaringan
PELATIHAN
PELATIHAN
Pelatihan : proses pendidikan jangka pendek yang menggunakan prosedur sistematis dan terorganisasi untuk mendapatkan peningkatan ketrampilan teknis dan pengetahuan Pelatihan umumnya ditujukan untuk sasaran tingkat pelaksana atau nonmanajerial
Pengembangan : proses pendidikan jangka panjang yang menggunakan prosedur sistematis dan terorganisasi dengan tujuan peningkatan pengetahuan konseptual, kecakapan, sikap dan perilaku. Pengembangan ditujukan biasanya untuk tingkat manajerial sehingga terkait dengan kemampuan pengambilan keputusan, kepemimpinan, kemampuan penyesuaian diri.
Pada dasarnya keduanya merupakan suatu usaha berencana yang dirancang untuk mempermudah penguasaan kecakapan, pengetahuan, sikap dan perilaku yang sesuai dengan tuntutan jabatan. Usaha tersebut menggunakan berbagai cara dan teknik yang sistematis agar perubahan peningkatan terjadi.
Dalam memahami pelatihan/pengembangan tidak akan terlepas dari proses belajar. Belajar (learning) adalah proses dimana terjadi suatu perubahan yang bersifat relatif menetap dari suatu perilaku sebagai hasil pengalaman ataupun pelatihan.
Usaha dalam bentuk proses tertentu meningkatkan ketrampilan, pengetahuan, sikap dan perilaku sesuai dengan tuntutan organisasi. Proses yang menyangkut aktivitas berkelanjutan baik di kelas, pada programnya itu sendiri ataupun organisasi. Dapat digunakan sebagai usaha mempersingkat waktu untuk memperoleh peningkatan pengetahuan, ketrampilan baik bagi anggota organisasi baru ataupun yang sudah berpengalaman
Tujuan pelatihan
(Wexley & Yukl)
Meningkatkan Meningkatkan kerja Meningkatkan Meningkatkan lainnya
Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada saat akan merancang suatu pelatihan Perbedaan individu Analisis jabatan dari peserta Seleksi peserta, termasuk menyangut motivasi Pelatih Materi Metoda
Proses Pelatihan
Tahap identifikasi kebutuhan pelatihan (training needs analysis) Tahap penyusunan program pelatihan Tahap pelaksanaan program pelatihan Tahap evaluasi program
ANALISIS ORGANISASI
Aktivitasnya menyangkut :
Menganalisis apakah ada perubahan kebijakan, rencana-rencana Menganalisis iklim organisasi Menganalisis struktur organisasi
ANALISIS PEKERJAAN/TUGAS
Seluruh proses yang menyangkut kegiatan analisis jabatan/tugas Dari proses analisis kemungkinan dihasilkankan hal-hal : apakah pejabat yang bersangkutan sudah memenuhi kualifikasi yang ada dari jabatan yang dipangkunya.
ANALISIS ORANG/PEKERJA
Analisis orang/individu/pekerja dapat dilakukan melalui : Data performansi kerja yang ada Data personil melalui data-based yang ada, dimulai dari ybs masuk smp saat ini Data personil secara keseluruhan
Komponen-komponen pelatihan
Tujuan pelatihan : apakah merubah/meningkatkan pengetahuan atau, sikap atau perilaku Peserta pelatihan : sebaiknya homogen, dari kelompok jabatan yang setara.