Tugas Bagian Protokol

di Lingkungan Badan Pertanahan Nasional

Republik Indonesia (Sesuai dengan SOP)


Bagian Protokol mempunyai tugas melaksanakan kegiatan keprotokolan bagi
Kepala Badan dan para pimpinan. Dalam melaksanakan tugas Bagian Protokol
menyelenggarakan fungsi:

Pelaksanaan kegiatan keprotokolan bagi Kepala Badan dan para pimpinan;
Penyiapan rencana pemberian penghargaan kepada perseorangan dan/atau
lembaga yang berjasa di bidang pertanahan.

Bagian Protokol terdiri dari:

a. Subbagian Protokol Kepala;
b. Subbagian Protokol Pimpinan.

Subbagian Protokol Kepala

Mempunyai tugas melakukan kegiatan protokol bagi Kepala Badan dan penyiapan
pemberian penghargaan.

Subbagian Protokol Pimpinan

Mempunyai tugas melakukan kegiatan protokol bagi Sekretaris Utama, para Deputi
dan Inspektur Utama.

Dari Tugas dan Fungsi diatas Bagian Protokol telah membuat beberapa SOP untuk
Kegiatan yang dilaksanakan di Bagian Protokol. SOP tersebut dijabarkan sebagai
berikut :

1. Pengadministrasian Umum berfungsi untuk mengadministrasikan serta
mempersiapkan bahan-bahan yang berguna untuk menunjang semua kegiatan
yang akan dilaksanakan di bagian protokol, serta untuk dokumentasi dan
penertiban administrasi.

2. Protokoler Kepala BPN RI dan Pimpinan BPN RI kegiatan ini terdiri dari
beberapa poin diantaranya :

Melakukan kegiatan protokol, menghimpun dan menyiapkan bahan-bahan
yang berhubungan dengan acara, tempat, tujuan, waktu, peserta/undangan,
jumlah peserta, pakaian yang digunakan, dan preseance (tempat duduk)
bagi Kepala dan Pimpinan BPN-RI.
Melakukan hubungan kerja dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas
keprotokolan bagi Kepala dan Pimpinan BPN-RI dengan unit kerja terkait,
lembaga negara dan atau pemerintah.
Mempersiapkan, mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan bagi Kepala
dan Pimpinan BPN-RI yang memerlukan layanan keprotokolan.
Menerima, mengatur, dan mengarahkan tamu-tamu lainnya bagi Kepala dan
Pimpinan BPN-RI, sesuai dengan ketentuan keprotokolan.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan atasan baik secara
tertulis atau lisan.

3. Penerimaan Tamu Kepala BPN RI (Pejabat Dalam Negeri), Kegiatan ini berfungsi
untuk penerimaan tamu-tamu yang akan berkunjung ke BPN RI dan bagian
protokol berkoordinasi, menghimpun bahan dan memepersiapkan acara, tempat
sesuai tamu undangan, serta berkoordinasi ke Bagian Tata Usaha Pimpinan dan
Bagian Rumah Tangga sehingga acara dapat berlangsung tanpa hambatan.

4. Penerimaan Tamu Kepala BPN RI (Pejabat Luar Negeri), kegiatan yang akan
dilakukan pada penerimaan Tamu kepala BPN RI dari pejabat luar Negeri
hampir sama dengan penerimaan tamu dalam negeri hanya saja pada kegiatan
ini bahasa dan persiapan harus disesuaikan dengan tamu yang datang sehingga
jika diperlukan translator (penerjemah) dipersiapkan.

5. Upacara Bendera di Lingkungan BPN RI, kegiatan ini termasuk tugas dan fungsi
protokol untuk penyiapan acaranya terdapat beberapa langkah dalam
penyiapannya diantaranya:

Penyiapan administrasi diantaranya dasar pelaksanaan upacara, surat tugas
petugas pelaksana upacara, bahan perlengkapan upacara.
Koordinasi kepada semua petugas pelaksana upacara untuk latihan upacara
agar upacara dapat berjalan secara lancar.
Pelaksanaan Upacara, persiapan layout upacara, cek list kelengkapan dan
perlengkapan upacara dan galdi bersih.

6. Upacara Non Bendera di Lingkungan BPN RI, kegiatan ini termasuk tugas dan
fungsi protokol untuk penyiapan acaranya terdapat beberapa langkah dalam
penyiapannya diantaranya

Penyiapan administrasi untuk dasar pelaksanaan upacara non bendera( mis
acara pelantikan/pengambilan sumpah jabatan) ada surat dari Biro yang
bersangkutan
Koordinasi kepada biro yang menjadi pelaksana upacara non bendera
tersebut untuk Kelengkapan dan perlengkapan yang dibutuhkan.
Pelaksanaan Upacara, persiapan layout upacara, cek list kelengkapan dan
perlengkapan serta melaksanakan gladi bersih.

7. Penyusunan perencanaan anggaran dalam kegiatan penyusunan perencanaan
anggaran ini dibuat oleh bagian protokol dengan melakukan beberapa langkah
diantaranya :

Memahami mekanisme tata urutan penyusunan Anggaran.
Memahami pembuatan TOR dan RAB.
Memahami penggunaan aplikasi RKAKL
Dapat melakukan koordinasi dengan Direktorat Jenderal Anggaran dalam
penelahaan RKAKL

8. Pelaksanaan Anggaran dalam kegiatan pelaksanaan anggaran bagian Protokol
memliki tugas sebagai berikut :

Memahami mekanisme tata urutan penggunaan dan pelaksanaan Anggaran.
Memahami pengaplikasian TOR dan RAB.
Memahami penggunaan aplikasi RKAKL
Dapat melakukan koordinasi dengan PUM dan PPK

9. Penyusunan laporan pelaksanaan anggaran bagian protokol memiliki tugas
sebagai berikut

Memahami mekanisme tata urutan penyusunan Anggaran
Memahami penyusunan LAKIP
Memahami penggunaan aplikasi SKMPP

10. Pengelola Penyiapan Keprotokolan Pemberian Penghargaan pada kegiatan ini
bagian protokol memiliki tugas dan fungsi pada kegiatan pemberian
penghargaan, tugas-tugas tersebut terdapat beberapa rincian kegiatan
diantaranya

Pengadministrasian dimulai dari rapat koordinasi pembentukan tim seleksi
Pembuatan Surat Keputusan Tim Seleksi
Pengumuman kepada seluruh Kanwil Provinsi dan Kantor Pertanahan
Kab/Kota untuk pengusulan calon penerima penghargaan.
Rapat verifikasi, penilaian dan penetapan calon bersama Tim Seleksi,
penetapan pelaporan penerima penghargaan di tanda tangani oleh KBPN RI
Pemberian penghargaan pada Hari besar Nasional ( HUT UUPA)