Ruang Lingkup Pengawasan Kredit

Lingkup pengawasn kredit dapat dibedakan atas sebgai berikut :

1. Pengawasan dalam arti sempit, yaitu berupa pengawasan administrative yang
mempunyai ruang lingkup untuk mengetahui kebenaran data-data admninistratif.
2. Pengawasan dalam arti luas, yaitu kegiatan pengendalian yang dikenal dengan
pengendalian manajemen yang mempunyai ruang lingkup yang lebih luas, yaitu di
bidang:
Financial, yang didalam pelaksanaannya sering disebut financial audit.
Operational, yang sering disebut operational audit atau performance audit.
Management/policy, yang sering disebut management audit.
E. Monitoring
F. Pelaksanaan Pengawasan Kredit
Proses pengawasan kredit itu adalah sebagai berikut :
Suatu standar baku ditentukan yang landasan utamanya waktu, sehingga bank
mudah menentukan mutu kreditnya, yang dikelompokkan dalam kelompok
kredit lancer, perhatian khusus, perhatian khusus, kurang lancer, diragukan,
dan macet.
Hasil monitoring dan pengawasan kredit dapat menggambarkan actual
performance kredit itu sendiri.
Actual performance kredit dibandngkan dengan standar baku yang sudah
ditetapkan/ disetujui otoritas moneter, selanjutnya diidentifikasi dan dievaluasi
atas deviasi yang mungkin terjadi.
Setelah diketahui deviasi yang tterjadi, kemungkinan penyebab kerugian bank
atau baru berupa potensial risk, maka harus dicari alternative pemecahannya
(problem solving)
Bila pengawasan kredit berjalan sesuai dengan sistemnya, bank dapat mengharapkan
akan memperoleh informasi yang cepat, akurat, dan informative tentang performa dari proses
kegiatan perkreditan.
G. Tekhnik Pengawasan Kredit
Tekhnik pengawasan kredit merupakan pendekatan yang digunakan bank dalam
melakukan pengawasan. Beberapa pendekatan yang sering digunakan dalam mendapatkan
loan portofolio yang sehat bagi bank adalah sebagai berikut:
1. Monitoring Perkreditan
Dalam praktiknya, tidak ada satu system pun yang dapat memberikan keterangan
lengkap yang dibutuhkan secara otomatis kepada bank. Oleh karena itu informasi
tersebut harus dicari dan dikumpulkan baik secara eksternal information maupun
internal information (data interal kantor cabang)
2. Control by Exception (Pengawasan terhadap Hal-hal yang Masih Menyimpang)
Pengawasan kredit memiliki ruang lingkup yang luas tetapi pelaksanaan
pengawasan kredit harus berjalan dengan efektif dan efisien terlebih bila dikaitkan
dengan jumlah SDM yang terbatas. Dengan demikian, untuk mengetahui hal-hal
apa saja yang harus dapat dikategorikan bersifat exception, harus dilakukan
analisis SWOT yang terdiri atas.
a. Strengthness, yaitu mengadakan pengamatan , analisis atas suatu objek untuk
mengidentifikasi hal-hal yang telah baik, kuat, dan hal-hal lain yang bersifat
positif sehingga dapat diketahui apakah nasabah mempunyai kemampuan
manajemen yang baik, cukup memiliki pengalaman, dan kemampuan yang
merupakan titik kekuatan dari nasabah tersebut.
b. Weakness Point, yaitu mencari dan mengelompokkan hal-hal yang masih
lemah, adanya kekurangan atau hal-hal yang bersifat negative sehingga bila
produk nasabah meskipun kualitasnya baik, tetapi relative monoton dalam
mode, dan hal ini merupakan kelemahan nasabah.
c. Opportunities, yaitu peluang usaha yang memungkinkan untuk dikembangkan,
adanya potensi yang menguntungkan.
d. Treat, yaitu adanya pembatasan, ancaman, tantangan yang membahayakan
kelangsungan perusahaan atau yang dapat menimbulkan kerugian.
3. Verband Control (Pemeriksaan atas Hal-hal yang Saling Berhubungan)
Pelaksanaan pengawasan pada suatu situasi dan kondisi tertentu yang saling
berhubungan juga perlu dilakukan secara tersamar untuk menghindarkan kerugian
dari pihak atau objek yang sedang diawasi. Hal ini dilakukan apabila dirasakan
adanya sesuatu yang mencurigakan terhadap suatu informasi dan untuk menguji
kebenaran informasi yang mencurigakan tersebut diperlukan informasi lain yang
mempunyai hubungan sangat erat. Oleh karena itu, pendekatan atau teknik
verband control akan sangat membantu untuk memecahkan persoalan yang ada.
4. Budgetary Control
Teknik budgetary control ini dapat berupa analisis variance yaitu dengan
membandingkan rencana kerja yang telah ditetapkan dalam anggaran dengan
realisasinya sehingga semua kegiatan perkreditan yang telah dirumuskan
anggarannya perlu dianalisis kemudian diambil rata-ratanya baik dalam weighted
average maupun unweighted average, kemudian yang akan dipilih tergantung dari
ketelitian yang diharapkan.
5. Inspeksi On The Spot
Pengawasan fisik adalah pengawasan yang dilakukan dengan mengadakan
pemeriksaan langsung di tempat perusahaan atau kegiatan usaha nasabah.
a. Tujuan Pengawasan Fisik :
- Mengecek kebenaran seluruh keterangan ataupun data serta laporan yang
disampaikan nasabah dengan membandingkan jumlah dan kondisinya
secara fisik.
- Melihat dan meneliti keadaan usaha nasabah secara langsung, yang
meliputi kapasitas produksi/omset penjualan.
- Secara tidak langsung mengingatkan nasabah bahwa bank menaruh
perhatian besar terhadap kelancaran usaha dan menjadi mitra yang baik
untuk membantu memecahkan masalah yang dihadapinya.
- Mendidik nasabah agar selalu menyampaikan laporan kepada bank
tentang seluruh kegiatannya sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya.
b. Sasaran Pengawasan Fisik :
- Sumber Daya Manusia dan Struktur Organisasi, karena sebagai pengawas
wajib menyelidiki apakah masalah tersebut telah memadai sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
- Adminstrasi dan Keuangan Perusahaan, yaitu dapat memberikan
gambaran tentang bagaimana aktivitas perusahaan tersebut dijalankan.
6. Pelaksanaan Pengawasan
Dalam pelaksanaan pengawasan fisik, factor manusia sebagai pelaksananya sangat
menentukan karena petugas yang melakukan inspeksi harus memiliki pengetahuan
yang luas, mempunyai integritas yang tinggi, bersikap wajar, sopan, berwibawa
dan terlatih.
Hal-hal yang perlu diperhatikan agar pelaksanaan pengawasan fisik dapat tercapai
secara efektif dan efesien adalah sebagai berikut:
a. Persiapan pelaksanaan pengawasan fisik yang meliputi mempelajari aktivitas
fisik nasabah dan teknik pelaksanaan (wawancara/diskusi dan pemeriksaan)
b. Kesimpulan dan laporan yaitu hasil pemeriksaan di lokasi nasabah dilaporkan
pada orang yang telah ditetapkan yaitu laporan kunjungan dan kontak nasabah.
7. Audit (Pemeriksaan) Perkreditan
Beberapa teknik pemeriksaan yang dapat dilakukan dalam pemeriksaan
perkreditan adalah:
a. Membandingkan antara dua hal yaitu meneliti dua hal secara bersamaan dan
mencari/mengamati persamaan dan perbedaan.
b. Mouching yaitu memastikan keabsahan suatu transaksi dengan meneliti
dokumen dasar yang dipakai untuk mencatat dan mendukung transaksi yang
bersangkutan.
c. Rekonsiliasi yaitu menentukan perbedaan antara dua hal dan mencari sebab
perbedaan tersebut.
d. Analisis yaitu memecahkan suatu data atau informasi dalam sub bagiannya
untuk ditarik kesimpulan lebih lanjut.
e. Scan, scrutinize yaitu memeriksa dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi
untuk melihat apakah ada sebelumnya suatu keganjilan-keganjilan.
f. Trace, retrace yaitu mengikuti suatu transaksi atau suatu bukti untuk memeriksa
tahap-tahap yang sebelumnya atau tahap selanjutnya .
Secara lebih konkrit dalam pelaksanaan audit bidang perkreditan diharapkan dua
sasaran yaitu:
a. Audit atau pemeriksaan kepada nasabah kredit.
b. Penilaian perkreditan kantor cabang.
Adapun rasio-rasio yang dapat digunakan dalam mengukur performa perkreditan
cabang, yaitu sebagai berikut :
Rate of Return of Loan = Interest and Fees on Loan
Total Loans
Interest Margin on Loan = Interest Income Interest Expense
Total Loans
Credit Risk Ratio = Bed Debts
Total Loans
Interest Risk Ratio = Interest Income
Interest Expense
Capital Ratio 1 = Equity Capital
Total Loans
Capital Ratio 2 = Equity and Reserve for Loan Losses
Total loans
Capital Adequacy Ratio = Equity Capital Fixed Assets
Estimated Risk in Loans
Banking Ratio = Total Loans
Total deposits
Loans to Assets Ratio = Total Loans
Total Assets
Provision For Loan Losses Ratio = Provision for Loan Losses
Total Loans
Cost of Efficiency Ratio = Provision for Loan Losses
Total Revenues
8. Undercover Investigation (Pemeriksaan secara Terselubung)
Teknik pemeriksaan yang dilakukan secara terselubung atau undercover
investigation, ini bertujuan untuk mendapatkan data dan informasi yang lebih
objektif. Manfaat yang diperoleh dari cara pemeriksaan seperti ini adalah sebagai
berikut:
a. Sasaran yang sedang diperiksa tidak bias/tidak sempat melakukan rekayasa atas
performanya agar dinilai baik.
b. Dapat diketahui apabila terjadi kecurangan atau pun manipulasi karena yang
bersangkutan tidak mengetahui bahwa dia sedang diperiksa.
c. Penyelamatan lebih dini terhadap kepentingan baik keamanan kredit dapat
segera dilaksanakan sebelum masalah berkembang menjadi lebih rumit dan
besar.
9. Cara Lain yang Lazim Dilakukan dalam Mengawasi Kredit.
a. Break even point, analisis dapat membantu untuk menggambarkan kepada
manajemen hubungan timbal balik dan saling mempengaruhi antara biaya dan
volume penjualan perusahaan. Peningkatan biaya secara menyeluruh dapat
meningkatkan laba usaha merupakan kebijakan atas hasil, biaya dan laba
usaha.
b. Credit Audit, secara administrative dapat membantu untuk melengkapi
kekurangan-kekurangan dokumen dan pemenuhan syarat-syarat, baik secara
yuridis maupun secara ekonomis, termasuk kewajiban nasabah untuk
mengirimkan laporan-laporan dan target yang diasumsikan dalam persetujuan.
c. Credit Examination, yaitu suatu kegiatan untuk melihat kebijaksanaan kredit
bank yang dibebankan kepada seseorang atau badan usaha dihubungkan
dengan keadaan nasabah dan kondisi ekonomi dan moneter masih relevan atau
tidak.
d. Credit Review, merupakan suatu kegiatan pnelitian atau pemeriksaan kredit
kembali atau penilaian ulang secara menyeluruh untuk mengetahui baik
individual kredit maupun branch/bank kredit portofolio.
e. Grouping System, merupakan kebijakan kredit yang dianut harus mampu
mendorong minimalisasi resiko sehingga kredit portofolio dalam posisi sehat.
Grouping system ini tidak lain dari kredit yang diberikan bank harus sejalan
dengan struktur dana yang mampu dikumpulkan seperti kredit jangka pendek
dibiayai dengan dana jangka pendek, kredit jangka menengah dibiayai dengan
dana jangka sedang, kredit jangka panjang dibiayai dengan dana jangka
panjang.
Adapun dasar pemikirannya adalah setiap kelompok menempatkan kredit itu
dilayani oleh kelompok funds, dus memerlukan special pricing dan funding
strategy.
H. Aspek- aspek Pengawasn Kredit
Pengawasan kredit mengandung tiga aspek pokok, yaitu sebagai berikut ;
1. Aspek administrative
Yaitu meliputi penguasaan dan penatausahaan proses kegiatan perkreditan
sejak awal sampai pada pelunasan, pemacetan, dan penghapusan kredit,
yang bertujuan untuk memperkuat posisi bank menhadapi fluktuasi bisnis
yang akan memengaruhi pengembalian kredit oleh nasabah sesuai
jadwalnya.
2. Aspek supervise
Yaitu secara terus-menerus mengikuti perkembangan kredit dan usaha
nasabah, agar bank mampu menegtahui actual performance credit yang
tercermin pada kolektibiltasnya, yang bertujuan agar bank dapat secara
dini mengambil langkah-langkah atau strategi untuk pembinaan,
penyehatan, penyelematan kredit.
3. Aspek penagihan
Yaitu penarikan kembali kredit sesuai jadwal dengan tidak mengganggu
jalannya kegiatan usaha nasabah, kecuali ada sinyal bahwa ada penurunan
mutu kredit yang terus menerus agar bank terhindar dari kerugian.
I. Akuntansi Laporan dan Credit File (Credit File)
Kegiatan transaksi selama proses berjalannya kredit dilakukan oleh kegiatan
administrasi/akuntansi, selanjutnya dipakai sebagai raw-material untuk membuat laporan
dan up dating credit file.
1. Akuntansi Kredit
Kegiatan akuntansi kredit dari sebuah bank sebaiknya mengikuti fase-fase dari
proses kegiatan perkreditan itu sendiri sehingga manajemen dapat pula mengikuti
perkembangan kredit/ nasabah.
Dengan demikian, pengendalian/ pengawasan sebagai salah satu fungsi
administrasi kredit dapat dilaksanakan secara efektif data yang perlu dicatat dalam
kegiatan berikut ini.
a. Data Nasabah
- Bentuk dan pengurus perusahaan
- Bidang usaha dan kegiatan usaha
- Kelompok usaha dan diversifikasi usaha
- Struktur modal usaha
- Financial Statement
- Mitra usaha sebagai customer base
- Prospek kegiatan usaha untuk waktu mendatang
- Market Share nasabah dalam persaingan
- Data jaminan
b. Data Kredit
- Jenis kredit dan plafon kredit
- Kredit prioritas dan nonprioritas
- Rekening pinjaman dan mutasi
- Jangka waktu kredit dan polis asuransi
- Terms of landing (syarat-syarat kredit)
- Tunggakan pokok dan bunga kredit
- Kolektibilitas kredit
- Perubahan-perubahan limit kredit, biaya-biaya tingkat suku bunga,
syarat-syarat, kolektibilitas, tunggakan pokok dan bunga serta
penyesuaian kredit bermasalah (problem loan), dan lain-lain.
2. Laporan Perkreditan
Validitas laporan kredit ini sangat bergantung pada keadaan kelengkapan dan
akurasi data, evaluasi dan sistematikanya, ketepatan waktu penyampaian, mudah
dimengerti dan informative.
Laporan perkreditan juga sering diartikan sebagai suatu pengolahan data
kredit, yang selanjutnya disusun secara sistematis sehingga mampu memberikan
penjelasan (informasi) kepada setiap unit kerja terkait dan pihak ketiga lainnya.
Tujuan pembuatan laporan perkreditan adalah sebagai berikut :
- Bagi manajemen dan unit kerja terkait, berfungsi sebagai alat pengambil
kebijaksanaan dan strategi perkreditan untuk mencapai efesiensi kredit
dalam persaingan.
- Alat pengawasan dan pembinaan urusan/wilayah, bagian dan cabang
yang terkait dengan proses kegiatan perkreditan bank.
- Mampu menggambarkan credit performance dan credit productivity.
- Sebagai salah satu alat untuk penentuan liquidity management bank
(matching system)
Materi laporan perkreditan pada umumnya terdiri dari sebagai berikut :
- Plafon Kredit, yaitu total kredit per sector/ jenis kredit total kredit per
kolektibilitas.
- Outstanding saldo, yaitu total kredit per sector/ jenis kredit total kredit
per kolektibilitas.
- Tunggakan, yaitu utang pokok dan utang bunga per sector dan jenis
kredit, biaya-biaya atas beban nasabah.
- Frekuensi, yaitu mingguan, bulanan, dan tahunan insidentil dan order.
Laporan perkreditan sangat dibutuhkan oleh kalangan sendiri (intern bank)
dan untuk pihak-pihak lain, seperti untuk otoritas moneter (BI), anggota
konsorsium/sindikasi, pihak ketiga lainnya.
Bentuk laporan perkreditan adalah sebagai berikut :
- Standard report, yaitu laporan yang lebih detail termasuk analisis
keuangan beberapa tahun.
- Comprehensive report, yaitu laporan yang lebih detail termasuk analisis
keuangan beberapa tahun.
- Shortform report, yaitu laporan singkat kondisi nasabah dan kondisi
keuangannya.
- Financial profile, yaitu gambaran keuangan nasabah dan dapat
dibandingkan dengan usaha sejenisnya.
3. Dokumen Perkreditan (Credit File)
Salah satu kegiatan yang masih berada dalam ruang lingkup kegiatan
administrasi kredit adalah menyusun kredit credit file dalam arti dapat digunakan
oleh bank sebagai alat untuk memperkuat posisi bank, baik dalam keadaan
sebelum/ sedang kredit berjalan, maupun sesudah kredit itu lunas/macet/write-off.
Beberapa persyaratan yang harus dipenuhi untuk Credit File yang baik, adalah
sebagai berikut :
- Berkas harus lengkap,dalam artian harus semua syarat catatan dan
dokumen yang terkait dengan proses kegiatan perkreditan dan sesuai
dengan system dan prosedur kredit.
- Berkas harus sistematis, dalam artian mudah diperoleh dan memberikan
informasi yang dibutuhkan setiap waktu.
- Berkas harus akurat dan up to date, dalam arti mampu memberikan
informasi yang sesuai dengan perkembangan keadaan.
- Berkas harus disimpan dalam tempat yang hemat ruangan, dengan
kerahasiaan dan keamanannya terjamin.
Manfaat yang bisa diperoleh apabila Credit File diselenggarakan dengan baik
adalah sebagai berikut :
- Dapat mencegah terputusnya hubungan antara bank dan nasabah
- Sebagai sumber informasi bagi pejabat,baik untuk kredit baru ataupun
kredit yang sedang berjalan serta dapat menyusun strategi untuk
memelihara kredit itu sendiri.
- Sumber bukti dalam pembuktian bila terjadi sengketa
- Sumber materiil bagi pembuatan laporan-laporan kredit, yang diperlukan
oleh unit kerja, manajemen dan otoritas moneter, dan lain-lain.
Credit File dikelompokkan atas beberapa bagian yaitu :
a. Berkas kredit aktif, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat, dan
dokumen yang masih mempunyai nilai pakai dan digunakan dalam
mengikuti perkembangan proses kegiatan perkreditan itu sendiri.
b. Berkas kredit pasif, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat, dan
dokumen yang masih mempunyai nilai-nilai informative dan
digunakan sebagai alat informasi pembantu.
c. Berkas kredit macet, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat, dan
dokumen yang masih mempunyai nilai pakai, baik nilai yuridis
maupun nilai ekonomisnya dalam memecahkan kredit bermasalah
(loan problem solving).
d. Berkas kredit lunas, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat, dan
dokumen yang sangat bernilai kompherensif untuk kredit-kredit yang
masih berjalan dan pemberian kredit.
e. Berkas kredit hapus, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat, dan
dokumen yang sangat bernilai untuk usaha mencari penyelamatan
kredit tersebut agar jumlah pokok dan bunga terutang kembali
menjadi asset bank.
f. Berkas kredit ditolak, yaitu berkas yang memuat catatan, syarat,
dokumen dan keterangan lain yang mempunyai nilai komprehensif
bagi permohonan kredit baru dan alasan-alasan penolakannya.
Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila ada maksud untuk
memusnahkan berkas-berkas tersebut, adalah sebagai berikut :
Harus diteliti ulang apakah masih mempunyai nilai yuridis, nilai ekonomis bagi
bank.
Harus dilakukan verifikasi atas berkas-berkas kredit itu.
Harus memerhatikan undang-undang dan peraturan-peraturan yang menyangkut
hal-hal dokumen dan kearsipan.