Persiapan
Cara Penggunaan
Kelemahan Program Aplikasi Excel
dengan analisa keuangannya). Dan proyek ini berhasil dengan baik tanpa harus membeli
software baru atau mengupgrade software lama yang harganya tentu sangat mahal.
Saat itu masih belum terpikirkan untuk menjadikannya sebuah buku. Sampai akhirnya
ketika aku iseng ikutan forum Yahoo!Answer, banyak sekali teman-teman yang
menanyakan aplikasi ini dan bagaimana cara membuatnya. Sejak saat itu kuputuskan
untuk menulisnya dalam sebuah buku.
Penulisan ini tersendat hingga beberapa bulan, tapi kembali dilanjutkan dengan
semangat yang sama ketika aku menemukan kasus yang sama pada klien yang berbeda.
Kenapa harus beli software mahal, jika yang lebih murah dan lebih gampang bisa dibuat
sendiri? Inilah kesederhanaan yang Luar Biasa.
Didedikasikan untuk
-
Fauzi Ghazali
DIANJURKAN
MEMPERBANYAK EBOOK INI DALAM BENTUK
APAPUN TIDAK MENYEBABKAN KANKER,
SERANGAN
JANTUNG,
IMPOTENSI,
DAN
GANGGUAN KEHAMILAN DAN JANIN
BAB I
Pada akhir Periode, saldo dari masing-masing akun dibuatkan ringkasan dalam
sebuah tabel yang disebut Neraca Saldo.
Dari Neraca Saldo inilah Laporan Keuangan disusun. Yaitu ; Laporan Laba-Rugi,
Laporan Perubahan Ekuitas/Modal, Neraca, dan Cashflow.
Berdasarkan Laporan Keuangan, saldo dalam laporan keuangan menjadi saldo awal
untuk periode selanjutnya.
Siklus Akuntansi
Mulai
Bukti
Transaksi
Catat &
Klasifikasi
Jurnal
Pengelompokan
Buku
Besar
Neraca Saldo
Laporan
Keuangan
Analisa
Pendapatan dan Biaya adalah komponen yang mempengaruhi Modal. Jika Pendapatan
lebih besar dari Biaya, maka kondisi ini disebut Laba. Jika kondisi sebaliknya yang terjadi,
maka disebut Rugi. Laba atau rugi ini yang akan mempengaruhi Modal. Jika dinyatakan
dalam rumus maka akan seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Laba (Rugi)
Sementara Laba (Rugi) diperoleh dari :
Laba (Rugi) = Pendapatan Biaya
(Tanda Kurung menunjukkan Negatif)
Jika rumus Laba (Rugi) dimasukkan dalam Persamaan Akuntansi, maka akan nampak
seperti ini :
Aset = Hutang + Modal + Pendapatan Biaya
Persamaan di atas inilah yang menjadi dasar semua pencatatan dalam ilmu akuntansi.
Kelompok Aset dan Biaya ; bila terjadi penambahan pada kelompok ini, maka dicatat di
sisi Debit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan maka dicatat di sisi Kredit.
Kelompok Hutang, Modal, Pendapatan ; Jika terjadi Penambahan pada kelompok ini,
maka dicatat di sisi kredit dan sebaliknya jika terjadi pengurangan dicatat di sisi Debit.
Persamaan ini juga memiliki arti sebagai berikut :
-
Jika salah satu komponen dalam sisi kiri (Debit) bertambah, maka
kemungkinannya adalah :
ada komponen lain dalam sisi kanan (Kredit) juga bertambah,
atau
Ada komponen lain dalam sisi kiri (Debit) yang berkurang.
Persaman ini pula menunjukkan saldo normal dari sebuah akun. Jika rekening tersebut
berada di sisi kiri, maka saldo rekening idealnya adalah Debit, begitupun sebaliknya.
Berdasarkan rumusan di atas, maka rekening/akun dalam akuntansi dibagi dalam 5
kelompok besar, yaitu Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, dan Biaya. Kelompok
besar ini dibagi lagi dalam berbagai sub kelompok.
Disinilah dasar pembuatan klasifikasi transaksi. Ketika kita menemukan sebuah transaksi,
maka langkah untuk mengklasifikasikan jurnalnya adalah :
1. Perhatikan transaksinya, lihat bagian rekening mana yang bertambah atau
berkurang.
2. Rekening yang bertambah/berkurang tersebut termasuk ke dalam kategori
kelompok mana? Aset, Hutang, Modal, Pendapatan, atau Biaya ?
3. Jika sudah ketemu kelompok rekeningnya, catat jurnal berdasarkan kelompok tadi
sesuai rumus Persamaan Dasar Akuntansi.
Seringkali orang yang baru kenal akuntansi bingung ketika harus mencatat biaya di sisi
Debit, dan mencatat pendapatan di sisi Kredit. Ini terjadi karena salah persepsi tentang sisi
debit dan sisi kredit. Sisi debit biasanya selalu dipersepsikan untuk mencatat penerimaan
atau pendapatan dan sisi kredit untuk mencatat pengeluaran/biaya.
Persiapan
Sebelum memulai membuat aplikasi Akuntansi berbasis Excel ini, beberapa persyaratatan
yang harus anda miliki adalah :
1. Program Microsoft Office 2000/XP/2003 telah terinstal di komputer Anda
2. Mengerti Dasar-dasar Akuntansi
3. Mengerti Dasar-dasar MS. Excel
Jika ketiga syarat di atas telah terpenuhi, maka anda telah siap membuat aplikasi Akuntansi
berbasis MS. Excel. Untuk mempelajari materi Excel, silahkan download Ebook : Aplikasi
Excel di www.uziek.co.cc
Form data perusahaan ini nantinya akan berfungsi sebagai Judul lapaoran keuangan.
Ganti nama sheet1 dengan nama Data Perusahaan
INFO !
Sheet Data Perusahaan ini berguna untuk menampilkan header dari Laporan, Jurnal, dan Buku
Besar . Jika anda menginginkan informasi yang akan tampil pada header laporan lebih dari
contoh di atas, Anda bisa memodifikasi sesuai dengan selera/keinginan anda.
Kolom No Rekening
Nama Rekening
KLP
Perhatian !
Ada beberapa rekening yang bersifat Negatif seperti : Akumulasi Penyusutan,
Cadangan Penghapusan Piutang, Prive.
No Rekening
1000
1100
1200
1300
1400
1500
Nama Rekening
Aktiva Lancar
Kas
Bank
Piutang
Persediaan
Sewa dibayar di muka
Perlengkapan
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
1610
1611
1620
1621
1710
1711
1720
1721
Aktiva Tetap
Gedung
Akm. Peny. Gedung
Peralatan
Akm. Peny. Peralatan
Inventaris Kantor
Akm. Peny. Inventaris Kantor
Kendaraan
Akm. Peny. Kendaraan
Debit
Kredit
Debit
Kredit
Debit
Kredit
Debit
Kredit
2000
2100
2200
2300
Kewajiban
Hutang Usaha
Hutang Biaya
Pendapatan Diterima di Muka
Hutang Pajak
Kredit
Kredit
Kredit
Kredit
3000
3100
3200
Modal
Modal
Prive
Laba Ditahan
Kredit
Debit
Kredit
4100
4200
Pendapatan
Pendapatan Usaha
Pendapatan Usaha Lain
Kredit
Kredit
5100
5110
Biaya Operasional
Biaya Gaji Bagian Operasional
Biaya Perlengkapan
Debit
Debit
KLP
5120
5130
5140
5150
5160
5170
5180
5190
5200
Biaya Transportasi
Biaya Akomodasi
Biaya Konsumsi
Biaya Listrik
Biaya Telepone
Biaya Air
Biaya Penyusutan Peralatan
Biaya Penyusutan Kendaraan
Biaya Operasional Lain-lain
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
6100
6110
6120
6130
6140
6150
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
Debit
7100
7200
7300
7400
Kredit
Kredit
Debit
Debit
2. Informasi Saldo
3. Judul Kolom
Tabel di atas berfungsi untuk menginput transaksi kas. Untuk selanjutnya akan disebut
Buku Kas. Tabel utama ini dibuat mulai cell A5 H2002 dengan kolom Tgl, Bukti,
Kode, Nama Rekening, Keterangan, Debit, Kredit, dan Saldo. anda bisa
membuatnya lebih, tergantung pada banyaknya transaksi yang mungkin terjadi pada
setiap periode.
2. Tabel Rekap Transaksi Buku kas, tampilannya seperti gambar di bawah ini :
Tabel di atas berfungsi untuk menampung rekapitulasi Transaksi Buku Kas. Untuk
selanjutnya akan disebut Rekap Kas. Kolom pada tabel adalah No Rekening, Nama
Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.
Setelah membuat design tabel seperti di atas, yang akan di modifikasi lebih awal
adalah tabel rekap kas.
Modifikasi Tabel Rekap Kas tahap 1
Coba perhatikan gambar ;
Tabel ini dibuat pada Sel R5 V80, terdapat 4 kolom pada tabel rekap kas, yaitu ; No
Rekening, Nama Rekening, Klp, Debit, dan Kredit.
a. Isikan fungsi/rumus pada masing-masing kolom adalah :
No Rekening (cell R7)
: ='Chart Account'!A7
: ='Chart Account'!C7
Debit (cell U7) dan Kredit (cell V7) tidak diisi, menunggu proses pembuatan tabel
Buku kas.
b. Setelah mengisi rumus di atas, copy cell yang berisi rumus pada masing-masing
kolom hingga memenuhi kolom.
Langkah di atas adalah membuat link identitas rekening pada tabel Rekap kas dengan
tabel Chart Account pada sheet Chart Account. Link ini dibuat dengan tujuan, jika ada
perubahan rekening/chart account, maka yang di ubah hanya pada sheet chart
account.
Untuk mengisi rumusnya, anda bisa mengetikkan langsung
bersangkutan.
Cara lain yang lebih mudah adalah, ketikkan = pada sel yang ingin diisi rumus, lalu
klik sheet chart account. Arahkan kursor ke cell yang dimaksud lalu tekan (Enter). Jika
anda benar melakukannya, maka pada masing-masing kolom akan terisi sama persis
dengan tabel chart account.
Modifikasi Tabel Buku Kas.
Tabel buku kas ini berfungsi untuk menginput semua transaksi yang melibatkan Kas,
baik kas masuk maupun kas keluar.
Perhatikan Gambar ;
2. Informasi Saldo
3. Judul Kolom
Bukti
Kode
Nama Rekening
Keterangan
Debit
Kredit
Saldo
Dari 8 kolom yang ada, semuanya di input manual, kecuali kolom saldo.
Tetapi, yang menjadi kendala adalah ketika harus menginput kode rekening. Seringkali
terjadi kesalahan input kode rekening sehingga menyebabkan data yang akan diolah
tidak dapat dideteksi oleh sistem excel. Kecuali jika anda dapat menghafal seluruh kode
rekening yang telah anda buat. Untuk itu, kolom kode rekening ini akan dimodifikasi
agar input kode rekening sesuai dengan daftar rekening melalui fasilitas VALIDATION
yang ada di Excel.
Untuk membuat validation ;
1. aktifkan cell C7.
2.
3. maka akan tampil menu validation yang terdiri dari ; Setting, Input Message, Error
Alert.
- Setting
Source
: ketik Kode
Input Message
: pilih Warning
Title
Input Message
Isi tanda pada Show error alert after invalid data is entered
4. Setelah semua parameter diisi, Klik Ok.
5. Jika anda berhasil melakukan Setting Validasi Data, maka di bagian kanan cell C7
akan muncul menu dropdown (kotak kecildengan gambar segitiga hitam
menghadap ke bawah)
6. untuk menguji fungsi validasi, klik tanda , maka kode rekening akan muncul. Pilih
salah satu kode rekening dengan cara klik.
7.
untuk menguji fungsi error alert, isi sembarang kode pada cell C7, perhatikan apa
yang terjadi?
8. Jika semua telah berfungsi, copy cell C7 dengan menekan tombol Ctrl+C.
9. Blok cell C7:C2002 lalu klik kanan Paste Special Validation OK.
10. Agar saat mengisi Kode Rekening pada kolom Kode bisa membuat otomatis nama
rekening muncul di kolom Nama Rekening, maka pada cell D7 isikan
rumus
berikut :
=IF(ISBLANK(C7);"";(VLOOKUP(C7;$R$6:$S$84;2;0)))
11. copy cell D7 dengan cara Ctrl+C
12. Blok cell D7:D2002 lalu klik kanan Paste Special Formulas OK.
13. Pada kolom saldo atau cell H7, ketikkan rumus berikut :
=H6+F7-G7
14. copy cell H7 dengan cara Ctrl+C
15. Blok cell H7:H2002 lalu klik kanan Paste Special Formulas OK
16. Pada
Cell
F2002
ketikkan
rumus
=SUM(F7:F2001)
dan
Cell
G2002
dan
=G2002
2. Pada cell U8, ketikkan rumus :
=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$G$7:$G$2001)
3. Pada cell V8, ketikkan rumus :
=SUMIF($C$7:$C$2001;R8;$F$7:$F$2001)
Rumus SUMIF berarti menjumlahkan suatu range cell dengan sebuah kriteria. Pada
cell U8 berarti menjumlahkan Range cell G7:G2001 dengan kriteria pada Range Cell
C7:C2001 yang cocok dengan R8. R8 adalah Kode Rekening 1100 atau Bank.
Hasilnya adalah semua data pada cell G7:G2001 yang kode rekeningnya 1100 akan
dijumlahkan.
4. Copy cell U8 denga cara Ctrl+C
5. Blok cell U9:U80 lalu klik kanan Paste Special Formulas OK
6. Lakukan hal yang sama ( langkah 4 dan 5) pada kolom V atau Kredit.
Sampai di sini, semua tahapan pembuatan Buku Kas telah selesai. Untuk menguji formula,
silahkan isi transaksi pada Buku Kas. Cara pengisian tidak seperti dalam jurnal umum yang
harus berpasangan. Isi seperti buku kas biasa. Jika Kas Masuk, maka isi nilai transaksi di
Kolom Debit. Begitu sebaliknya untuk Kredit. Yang perlu dilakukan hanya mengisi kontra
account untuk kasnya pada kolom kode rekening dan nama rekening.
Periksa keakuratan datanya. Jika mengalami error, atau salah penghitungan, mungkin link
atau rumus yang diketikkan ada yang salah.
6. Langkah selanjutnya adalah mengganti rumus dalam tabel rekap jurnal umum. Jika
tadi anda sudah menghapus kolom Saldo, maka tabel rekap jurnal umum akan
berada di cell Q5:T81. Yang akan diganti rumusnya adalah rumus untuk Kolom
Debit dan Kolom Kredit.
Isikan rumus berikut pada Cell S7 (Kolom Debit) :
=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$F$7:$F$2000)
Isikan rumus berikut pada Cell T7 (Kolom Kredit) :
=SUMIF($C$7:$C$2000;Q7;$G$7:$G$2000)
7. Copy cell S7 (Debit) dengan cara Ctrl+C
8. Blok cell S8:S80 lalu klik kanan Paste Special Formulas OK
9. Lakukan hal yang sama ( langkah 7 dan 8) pada kolom T atau Kredit.
Setelah modifikasi ini dilakukan, sekarang lakukan ujicoba dengan mengisi beberapa jurnal
dalam tabel jurnal umum. Lihat hasilnya dalam tabel rekap jurnal umum. Jika hasil rekap
jurnal umum tidak seimbang, mungkin ada yang salah dengan pengisian rumus dalam
tabel.
Kolom Mutasi diisi dengan data Tabel Rekap Buku Kas pada sheet Buku Kasdan data Tabel
Rekap Jurnal pada Sheet Jurnal Umum. Contoh :
Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas diisi dengan rumus :
='Buku Kas'!U7+'Jurnal Umum'!S7
Anda bisa membuat rumus tersebut dengan cara :
1. aktiv kan cell F9 (Subkolom Debit Mutasi untuk rekening Kas)
2. ketik =
3. Buka sheet buku kas
4. klik cell U7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap buku kas)
5. ketik +
6. buka sheet jurnal umum
7. klik cell S7 (kolom debit untuk rekening kas pada tabel rekap Jurnal Umum)
8. tekan Enter
Lakukan hal yang sama untuk kolom kredit. Setelah pada rekening kas untuk kolom
debit dan kredit diisi rumus, selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening
dengan cara seperti yang telah di bahas pada bagian sebelumnya.
Kolom Neraca Saldo Akhir pada bagian Debit diisi dengan rumus sebagai berikut (contoh
untuk rekening kas) : =IF(C9="Debit";D9-E9+F9-G9;0)
Sedangkan untuk kolom kredit adalah : =IF(C9="Kredit";E9-D9+G9-F9;0)
Selanjutnya copy rumus tersebut ke seluruh baris rekening dengan cara seperti yang telah
di bahas pada bagian sebelumnya.
Sampai di sini pembuatan neraca saldo selesai.
Langkah selanjutnya, buatlah sheet Laporan Laba Rugi, sheet Laporan Perubahan Modal,
Neraca, dan CashFlow. Angka dalam masing-masing laporan mengambil dari / link dari
Neraca Saldo. Anda bebas membuat model/bentuk Laporan sesuai dengan jenis dan
bentuk perusahaan dan selera anda. Yang penting sesuai dengan kaidah-kaidah akuntansi.
-
Pada Laporan Laba Rugi, ambil link dari Neraca Saldo bagian Neraca Saldo Akhir
untuk kelompok Pendapatan, Harga Pokok, dan Biaya. Hasil akhir dari laporan ini
adalah informasi Laba atau Rugi usaha dalam satu periode.
Pada Laporan Perubahan Modal/Ekuitas; untuk ekuitas awal ambil link dari sheet
Neraca Saldo, Kolom Neraca Saldo Awal, Rekening Ekuitas. Tambahan modal / Laba
usaha, ambil link dari Laba / Rugi dari sheet Laporan Laba Rugi.
Pada Neraca ; ambil link dari sheet Neraca Saldo, kolom Neraca Saldo Akhir,
kelompok rekening Aktiva, Hutang dan Modal. Khusus Modal akhir, ambil link dari
laporan perubahan Modal.
Agar lebih jelasnya, lihat contoh program yang sudah jadi dan Diagram berikut :
Sheet : Jurnal
Umum
Tabel : Jurnal
Umum
Link Tabel
Link Tabel
Link Header
Sheet : Chart
Account
Link Header
Sheet : Data
Perusahaan
Input Data
Input Data
Sheet : Jurnal
Umum
Tabel : Rekap
Jurnal Umum
Sheet : Laporan
Laba Rugi
Link Cell
Link Tabel
Link Cell
Link Tabel
Sheet : Neraca
Lajur
Sheet : Laporan
Perubahan Modal
Link Cell
Sheet : Neraca
CARA PENGGUNAAN
BAB III
Setelah anda melakukan langkah cara pembuatan yang dibahas pada bab sebelumnya,
berikut adalah cara input data.
1. Buku Kas
Buku kas ini dirancang khusus untuk transaksi kas. Sehingga informasi yang
dihasilkan adalah saldo kas sesungguhnya. Karena ini merupakan Buku Khusus Kas,
salah satu sisi debit/kredit nya pasti kas. Sehingga yang diinput dalam buku kas
adalah contra account dari Kas.
Contoh :
Tanggal 1 Januari 2008 terdapat setoran Kas untuk modal dari pemilik sebesar Rp.
10.000.000,- .
Tanggal 2 Januari 2008 dibeli perlengkapan kantor Rp 500.000,Jika dibuatkan jurnalnya adalah :
Kas
Rp. 10.000.000,Modal
Biaya Perlengkapan
Kas
Maka dalam buku kas yang dicatat adalah ; Modal Rp. 10.000.000,- dan Biaya
Perlengkapan Rp. 500.000,-
2. Jurnal Umum
Dalam jurnal umum, cara menginput data jurnal adalah diinput berpasangan
layaknya jurnal umum secara manual.
Contoh :
Tanggal 2 Januari 2008 dibeli Kendaraan Rp. 12.000.000,- dari harga tersebut dibayar
tunai sebagai uang muka sebesar Rp. 1.000.000,- sisanya adalah hutang.
Jika dibuatkan jurnalnya, maka :
Kendaraan
Rp. 12.000.000,-
Kas
Rp. 1.000.000,-
Hutang
Rp. 11.000.000,-
BAB IV
Kelemahan Program
Aplikasi Akuntansi Excel
Aplikasi Akuntansi menggunakan Excel ini memanfaatkan fitur utama Link Cell dan
beberapa rumus sederhana (lihat diagram di akhir bab II). Keunggulan dari aplikasi ini
adalah kesederhanaan pembuatan dan penggunaan. Keunggulan ini pulalah yang
menjadikannya sebagai kelemahan. Kelemahan itu adalah :
1. Perubahan sebuah referensi cell akibat insert row tidak serta merta membuat cell di
sheet lain ikut berubah. Sehingga datanya tidak sesuai. Hal ini terjadi khususnya
pada referensi cell utama, yaitu sheet Chart Account. Jadi, Dilarang Keras
Insert/Delete Row pada sheet Chart Account.
Jika anda ingin menambah data account, sebaiknya copy seluruh data account
mulai baris yang ingin ditambah, lalu paste pada baris di bawahnya. Setelah itu
ganti kode dan nama account pada baris yang ingin di tambahkan tadi.
Jika ingin menghapus kode dan nama Account, langsung hapus saja data
accountnya tanpa delete row.
Dengan cara di atas, Sheet Buku Kas, Jurnal Umum dan Neraca Lajur mengikuti
perubahan
pada
sheet
Chart
Account.
Untuk
Laporan
Keuangan