IPGKKB Pengurusan-Persatuan-Dan-Kelab PDF
IPGKKB Pengurusan-Persatuan-Dan-Kelab PDF
LATAR BELAKANG
1.1
Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai
dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi
pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara.
Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah )
1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21
Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima
permohonan secara bertulis, hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari
ketogeri yang berikut:1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.2 Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha
kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip,
kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan
diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri
kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan
Kebangsaan.
1.3
2.
Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau persatuan
yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah
menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar
kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada
program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan
kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau
persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.
RASIONAL
Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk
memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang
diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran
memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah
warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh
diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal,
pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.
3.
MATLAMAT
Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan
bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan
tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya
kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang
diceburi pada masa akan datang.
4.
OBJEKTIF AM
Guru-Guru dan murid-murid akan:
4.1 Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan
yang diperlukan
untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.
5.
6.
4.2
Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau
persatuan secara berkesan.
4.3
4.4
4.5
OBJEKTIF KHUSUS
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
6.1
Definisi:
Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan
berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai
minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk
7.
b.
c.
Menetapkan
bersama.
d.
e.
f.
matlamat
yang
dan
dipersetujui
kegiatan
dan
secara
dilaksanakan
7.1.2
7.1.3
Peraturan
7.1.4
7.2 Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru
Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas.
7.3 Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar
7.4 Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua
atau Guru Besar
7.5 Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan :
7.5.1
7.5.2
7.5.3
PENGURUSAN KEWANGAN
8.1
8.2
8.3
Pengenalan
8.1.1
8.1.2
Objektif
8.2.1
8.2.2
8.2.3
dalam
Buku Resit,
b.
c.
8.3.2
8.3.3
8.3.4
8.3.5
8.3.6
8.3.7
yang
a.
Keluarkan resit
b.
c.
8.3.8
8.3.9
g. Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan
yang diperakui oleh guru penasihat .
h. Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen
sokongan hendaklah ditebuk/dicop SUDAH BAYAR berserta
tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali.
i.
b.
c.
d.
8.3.13 Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan
Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.
8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan
boleh dikenakan tindakan tatatertib
8.4
9.
8.4.2
8.4.3
8.4.4
Bertanggungjawab
ke
ditandatanganinya itu
atas
Penyata
Tahunan
yang
telah
PENGURUSAN MESYUARAT
9.1
Mesyuarat Agung.
9.1.1
9.1.2
9.1.3
a.
b.
c.
d.
e.
Pengerusi
ii.
Naib Pengerusi
iii.
Setiausaha
iv.
Penolong Setiausaha
9.2
v.
Bendahari
vi.
Penolong Bendahari
vii.
viii.
f.
g.
Ucapan penangguhan
9.3
9.2.1
9.2.2
Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya
boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa).
Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh
Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu
minggu. (Lampiran E)
Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:
9.4
9.3.1
Ucapan Pengerusi.
9.3.2
9.3.3
Perkara berbangkit.
9.3.4
Laporan biro-biro.
9.3.5
Laporan kewangan.
9.3.6
Hal-hal lain.
Ucapan Pengerusi
9.4.2
10.
9.4.3
Perkara-perkara berbangkit
9.4.4
Tarikh
b.
Hari
c.
Masa
d.
Tempat
9.4.5
9.4.6
9.4.7
Kewangan projek
9.4.8
Hal-hal lain.
PENGURUSAN FAIL
10.1
Draf perlembagaan
Draf aktiviti asas
Senarai Jawatankuasa Penaja
10.1.2
10.1.3
10.1.4
10.1.5
10.1.6
10.1.7
10.1.8
10.1.9
10.1.10
10.1.11
10.1.12
10.1.13
10.1.14
10.1.15
10.1.16
10.1.17
10.1.18
10.2
10.1.19
10.1.20
10.1.21
10.1.22
10.1.23
10.1.24
10.1.25
Fail Pengerusi
10.2.1
10.2.2
10.2.3
10.2.4
10.3
Maklumat ahli
Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat
Perlembagaan kelab
Minit mesyuarat
Fail Setiausaha
10.3.1
10.3.2
10.3.3
10.3.4
10.3.5
10.3.6
10.3.7
10.4
Minit mesyuarat
Surat-surat berkaitan kelab
Buku-buku panduan kelab
Perlembagaan kelab
Maklumat ahli
Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat
Laporan Mingguan (Lampiran I)
SMKBBU/07/KPA/2003(
)
Lampiran A
BORANG PESANAN
Kepada :
Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada .
dan panjangkan bil kepada kami.
No
Perihal
Banyaknya
Harga Satu
RM
1
2
3
4
5
6
Jumlah: Ringgit
dan sen ..
INGATAN:
Sen
Jumlah
RM
Sen
JUMLAH RM
Pembayaran tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan
Tandatangan
Guru Penasihat
Cop Rasmi Sekolah / Kelab
Tarikh : ..
Tandatangan
Cop Rasmi Pembekal
Perakuan Penerima
Saya memperakui bahawa :
1.
Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/
disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ..
2.
Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh :
Tandatangan :
Nama : .
10
Jawatan : .
Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)
Lampiran B
Contoh Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.
Bermula Pada 1/9/2002 dan Berakhir 31/8/2003
PENERIMAAN
RM
PERBELANJAAN
RM
40.
1. Baki dibawa ke hadapan
00
20.00
100.
2. Yuran / Wang Derma Pendaftaran
ahli.
00
alat tulis.
2. Sewa bas ke Jeram Pasu
500.00
500.
3. Yuran bulanan ahli
00
3. Buku program
30.00
200.
5. Peruntukan Kokurikulum
00
4. Hadiah pertandingan
100.00
5. Saguhati penceramah
6. Jamuan makan akhir tahun
7. Baki dalam bank
30.00
350.00
110.00
300.
6.Sumbangan daripada PIBG
Jumlah
00
1,140.
00
Jumlah
1,140.00
Saya SITI HALIZA BTE AHMAD, Bendahari Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu
dengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar.
Baki wang dalam bank ialah
Sebanyak RM 110.00
Tandatangan Bendahari : ..
(SITI HALIZA BTE AHMAD)
Tarikh :
Saya ZULZAIMI BIN NASIR, Pemeriksa kira-kira 1 dan AINI BTE HARUN, Pemeriksa kira-kira 2,
dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhir
Pada 31/8/2003 adalah yang benar.
Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : ..
(ZULZAIMI BIN NASIR)
Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : .
(AINI BTE HARUN)
11
Tarikh : ..
Lampiran C
Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung
Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman
20400 Kuala Terengganu
TERENGGANU.
Rujukan Tuan:
Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12)
Tarikh
: 18 Februari 2003
3.
Ucapan Alu-aluan
Ucapan Penasihat Kelab
Ucapan Perasmian
Agenda Mesyuarat Agung
i.
Ucapan Pengerusi
ii.
Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu
iii.
Membentangkan laporan tahunan
iv.
Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan
v.
Pemilihan Ahli Jawatankuasa
vi.
Pemilihan dua orang juruaudit
vii.
Membahaskan usul-usul yang diterima
viii.
Ucapan penanguhan
1,
2.
12
3.
11.3.2003 (Isnin)
2.30 petang
Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu
50 / 72
(Senarai nama dilampirkan)
Bil
1.
Agenda
2.
7.
8.
Ucapan penangguhan
3.
4.
5.
6.
Tindakan
Ucapan Pengerusi
Tarikh: 11.3.2003
13
Lampiran E
Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Kelab Pencinta Alam,
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu.
Terengganu
Rujukan Tuan:
Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(15)
Tarikh
: 15 Mac 2003
3.
13.4.2003 (Sabtu)
8.00 pagi
Bilik Bacaan, SMK Sultan Sulaiman
Ucapan Pengerusi
Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
Perkara berbangkit.
Laporan kewangan.
Laporan biro-biro
Hal-hal lain.
1.
2.
3.
14
Lampiran F
Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
Tarikh: 13.4.2003 (Sabtu)
Masa:
8.30 pagi
Tempat:
Bilik Bacaan SMK Sultan Sulaiman.
Ahli yang hadir:
1.
Mohamad Erfan bin Mohd Sani
2.
Mohd Ekhmal bin Mohd Afandi
3.
Siti Norhaliza binti Taruddin
4.
Kumari a/p Ramalingam
5.
Wong Poh Tin
6.
Kamaruddin bin Basri
7.
Faridon Kamal bin Fadzil
8.
Dzulkha Bibi binti Yussof
9.
Kamaliah binti Kamal
10.
Zulkifli bin Hashim
11.
Ragu a/l Ramanaidhu
12.
Tan Ah Kin
13.
Lee See Ming
Bil
1.
Agenda
Ucapan Pengerusi
2.
3.
Perkara Berbangkit
3.1.
3.2
4.
5.
Laporan Kewangan
6.
Hal-hal lain
Pengurusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Penolong Bendahari
Ahli Jawatankuasa
AJK
AJK
AJK
AJK
AJK
AJK
Tindakan
Tarikh : 13.4.2003
.
( SITI HALIZA BTE AHMAD )
Setiausaha,
..
Disahkan oleh Guru Penasihat
15
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
Nama Projek :
Ketua Guru Penasihat :
Guru Penasihat :
Pengerusi Projek : ..
Naib Pengerusi Projek : .
Setiausaha Projek : .
Naib Setiausaha : ..
Bendahari Projek : ...
AJK Projek :
Masa
Aktiviti
Disediakan oleh,
. Tarikh :
(
)
Tandatangan Pengerusi Projek
Disahkan oleh,
..
(
)
Tandatangan Ketua Guru Penasihat.
Sekolah .
16
Tindakan
Tahun ..
Lampiran H
Guru Penasihat
2.
Jawatankuasa
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Penolong Bendahari
Ahli Jawatankuasa
1. ..
2. ..
3. ..
...
...
...
...
...
1.
2.
3..
4..
5..
6..
7..
1..
2.
Juruaudit
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
6.
Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar
Saya yang menjalankan tugas,
.
(
17
Setiausaha
Tarikh / Hari
Minggu
Tempat
Jumlah Kehadiran
Laporan Kegiatan
Hal-Hal Lain
Yang benar,
.
Guru Penasihat
Kelab Pencinta Alam
SMK Sultan Sulaiman,
Kuala Terengganu.
18
Lampiran J
2.
Nama Kelab
b.
Alamat
MATLAMAT
Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara
seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek
3.
4.
5.
6.
OBJEKTIF
3.1
Supaya ahli dapat menghargai alam semula jadi dan memupuk semangat
bertanggungjawab terhadap penjagaan persekitaran yang sihat.
3.2
KEAHLIAN
4.1
4.2
Permohonan menjadi ahli adalah dengan cara mengisi borang yang disediakan
4.3
GURU PENASIHAT
5.1
5.2
Guru
Penasihat mempunyai kuasa
sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu.
5.3
AHLI JAWATANKUASA
6.1
6.2
Ahli
yang
hadir
layak
dicalonkan
sebagai Ahli Jawatankuasa
manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi
menulis
surat tunjuk
sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.
6.3
19
7.
6.4
Ahli Jawatankuasa
Kecil
mengadakan mesyuarat.
6.5
Ahli
Jawatankuasa
yang hendak
meletakkan
jawatan
menghantar surat perletakan jawatan kepada Guru Penasihat
6.6
Pengerusi
6.6.2
Naib Pengerusi
6.6.3
Setiausaha
6.6.4
Penolong Setiausaha
6.6.5
Bendahari
6.6.6
Penolong Bendahari
6.6.7
6.6.8
hendaklah
7.2
7.3
Pengerusi
7.1.1
dan
bertanggungjawab atas
7.1.2
7.1.3
Naib Pengerusi
7.2.1
7.2.2
7.2.3
Setiausaha
7.3.1
7.3.2
Mencatat
kegiatan.
7.3.3
7.3.4
dan
20
7.3.5
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
Penolong Setiausaha
7.4.1
Membantu
setiausaha
tanggungjawabnya.
7.4.2
Menjalankan
7.4.3
tugas
dalam
Setiausaha
menjalankan
Bendahari
7.5.1
7.5.2
7.5.3
Menyebdiakan Penyata
menandatanganinya.
7.5.4
7.5.5
7.5.6
Kira-Kira
bulanan
sekiranya
di dalam
Penolong Bendahari
7.6.1
7.6.2
Ahli Jawatankuasa
7.7.1
7.7.2
7.7.3
Pemeriksa Kira-Kira
7.8.1
21
7.8.2
8.
9.
10.
11.
12.
KEWANGAN
8.1
derma yang
8.2
8.3
Ahli-ahli
yang
bersetuju
menyertai
aktiviti
yang memerlukan
perbelanjaaan besar boleh dikenakan derma khas bagi membiayai aktiviti
tersebut.
8.4
Akaun
KEHADIRAN/PENYERTAAN
9.1
9.2
AKTIVITI
10.1
Dijalankan seperti yang dirancang dalam mesyuarat agung atau mesyuarat ahli
jawatankuasa.
10.2
Sebarang pindaan aktiviti akan dibuat oleh Guru Penasihat dan diumumkan
kepada pengetahuan ahli.
PERATURAN-PERATURAN
11.1
11.2
11.3
Ahli-ahli yang
TINDAKAN DISIPLIN
12.1
12.2
22
12.3
13.
14.
15.
Ahli yang tidak berpuas hati dengan tindakan yang diambil boleh membuat
rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan
Guru Penasihat adalah muktamad.
PINDAAN PERLEMBAGAAN
13.1
Mana-mana bahagian
dalam
13.2
13.3
Satu mesyuarat khas yang dihadiri oleh Guru Penasihat dan Ahli
Jawatankuasa akan membincangkan cadangan tersebut dan meluluskannya
jika perlu.
13.4
Setiap
pindaan
yang
telah
disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.
diluluskan
jawatankuasa,
PEMBUBARAN PERSATUAN
14.1
Pengetua
melanggar
diberi kuasa
perlembagaan
14.2
Baki
kewangan
diputuskan dalam
HAL-HAL LAIN
15.1
Setiap ahli
dijalankan.
15.2
Ahli-ahli
.
(
)
Setiausaha
.
(
Pengerusi
Tarikh:
23
..
)
(
Guru Penasihat
Jawatankuasa
Tempat Majlis
Penyediaan Senarai Jemputan
Aturcara Majlis
Kesesuaian Pakaian Dalam Majlis
Penulisan Dan Pengedaran Kad Jemputan
Pemilihan Menu
Susunan Keutamaan
Panggilan Hormat
Susunan Tempat Duduk
Pengacaraan Majlis Formal
Penyediaan Aturcara Pentadbiran
Peranan Penyambut Tetamu
Raptai
Nilai-Nilai Islam
Post-Mortem
1.
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting.
Jawatankuasa yang
dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau
jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai
ahli yang terhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan. Di
peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang
dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau `Official Functions Committee. Jawatankuasa
ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:
Pengerusi
Timbalan Pengerusi
Setiausaha
Ahli-Ahli
-i)
ii)
iii)
iv)
v)
24
vi)
vii)
Bahagian Istiadat di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia kepada Jawatankuasa ini. Bagi
melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap
agensi mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan
melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh
tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja.
Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu:
a.
b.
c.
d.
e.
2.
Peringkat Antarabangsa
Peringkat Kebangsaan
Peringkat Negeri
Peringkat Daerah
Peringkat Agensi
(Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan
bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira
dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di
stadium terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. Penggunaan protokol
adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yang
diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad
dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
3.
Ringkasan senarai
Senarai nama
Senarai mengikut keutamaan
Senarai jawapan kehadiran
Senarai hadir
Senarai pertama ialah Ringkasan Senarai. Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu.
Misalnya bagi Peringkat Persekutuan:
a.
b.
c.
d.
e.
Menteri-Menteri
Timbalan Menteri
Ketua Setiausaha Kementerian
Pengarah di Kementerian-Kementerian
Ketua-Ketua Jabatan
25
4
2
4
50
40
JUMLAH
100
Naib Cansselor
Timbalan Naib Canselor
Dekan
Timbalan Dekan
Ketua Jabatan
Pensyarah
JUMLAH
1
3
10
6
30
50
100
Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui
kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai kedua ialah Senarai Nama yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri
yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama sahaja tetapi
hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
vii)
viii)
Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
Nama isteri (jika diketahui)
Jawatan atau pangkat
Alamat pejabat (lengkap dengan poskod)
Nombor telefon pejabat
Alamat rumah (lengkad dengan poskod)
Nombor telefon rumah
Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)
Senarai ketiga ialah Senarai Mengikut Susunan Keutamaan iaitu senarai tetamu dari senarai
kedua tadi disusun mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduan dari
Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam
menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta
ringkasan jawatan. Misalnya:
i)
Dato Ali bin Mohamad (KP)
ii)
Datuk Mohd Nor bin Hasyim (KPP)
iii)
Encik Mohd Alias bin Harun (PP)
dan seterusnya.
Senarai keempat ialah Senarai Jawapan Kehadiran. Senarai ini adalah sama dengan senarai
ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak
hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau
tidak hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab
hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan.
Senarai kelima ialah senarai yang terakhir dan mengandungi Senarai Tetamu Yang Menjawab
Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-nama
tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Penyambut tetamu dalam sesuatu majlis akan
26
menggunakan senarai ini untuk menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit
dalam senarai ini.
4.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi
kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan
ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika
hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah
petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang. Cara membuat aturcara majlis ialah
dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengikut urutannya. Lepas itu letak masa akhirnya dan
kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklah ditentukan
jangka masa bagi setiap acara.
5.
MAJLIS
Bankuet Negara atau
Negeri
PEREMPUAN
Baju Kurung atau Kebaya
Labuh, berselendang dan
tidak sedondon
LELAKI
Mess Kit/White Tie/
Baju Kebangsaan
Rasmi dengan Darjah
Kebesaran
b)
i) Baju Kurung
berselendang
ii) Baju Kebaya Labuh
Berselendang
i) Baju Kebangsaan
Hitam
ii) Black Tie
c)
i) Baju Kurung
ii) Baju Kebaya Labuh
i) Baju Kebangsaan
ii) Lounge Suit
d)
e)
Jamuan Makan
Tengahari Rasmi
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
f)
Jamuan Makan
Tengahari Tidak Rasmi
27
g)
i) Baju Kurung
ii) Baju Kebaya Labuh
h)
Pengurnian Darjah
Kebesaran
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
iii)Baju Kebangsaan
Hitam
i)
Istiadat Pertabalan
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
j)
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
k)
Pembukaan Persidangan
Parlimen
i) Pakaian Istiadat
ii) Baju Kebangsaan
Rasmi
l)
Mengadap Tuanku
m)
i) Baju Kebaya
ii) Baju Kurung
n)
Tilawah Al-Quran
i) Baju Kebangsaan
ii) Baju Batik Lengan
Panjang
iii)Lain-lain pakaian
yang sesuai
o)
Pengebumian
Baju Kebangsaan
p)
Pakaian Kerja
Pakaian Kerja
q)
Baju Kurung
r)
Anugerah Sastera
Negara dan Anugerah
Seni Negara
i) Baju Kebangsaan
Hitam
ii) Lounge Suit warna
Gelap
28
s)
6.
Kemangkatan
xi.
xii.
xiii.
Nama majlis
Penganjur atau yang menjemput
Logo agensi
Tempat majlis
Ruang nama jemputan
Tarikh majlis diadakan
Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
Masa ketibaan tetamu
Panduan pakaian
Nama dan nombor telefon rujukan
Aturcara majlis (mengikut keperluan)
Plan tempat majlis (mengikut keperluan)
Kad jawapan (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan
diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu
sebelum majlis diadakan. Jika masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan
hendaklah dihantar dengan tangan. Kad jemputan hendaklah mengandungi kad jawapan dan
pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul surat jemputan, kad jemputan dan kad
jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan.
7.
PEMILIHAN MENU
Terdapat tiga kategori jamuan iaitu:
a)
b)
c)
Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun
di penghujung majlis. Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa
yang lama maka diadakan jamuan ringan di pertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi
jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada:
i.
Buffet berdiri
29
ii.
iii.
Buffet duduk
Duduk
Buffet berdiri ialah majlis yang tiada langsung kerusi disediakan. Tetamu akan mengambil
hidangan secara bergilir dan beredar untuk menikmati makanan. Menu yang disediakan
hendaklah yang senang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk
adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah
disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri daripada jenis
makanan yang susah sedikit untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah
disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa.
Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan
menu yang lebih berat dari jenis buffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklah
mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya.
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu:
a.
b.
Menu biasa
Menu barat
Makanan Cina atau `Chinese Food tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab cara
penghidangannya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi
nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orang tempatan
manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis
tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera.
8.
SUSUNAN KEUTAMAAN
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan
yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah
diluluskan dari semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan
Keutamaan Negeri yang berkenaan.
Susunan Keutamaan Persekutuan yang diterima-pakai sekarang ialah Susunan Keutamaan
Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan
yang diluluskan selepas tarikh tersebut manakala susunan keutamaan negeri ialah Susunan
Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri.
Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. Susunan Keutamaan Persekutuan
yang dipakai sekarang bertarikh 22 Januari 1998 adalah sepertimana Senarai Susunan
Keutamaan Persekutuan 1 70.
9.
PANGGILAN HORMAT
Panggilan hormat yang sesuai hendaklah digunakan terhadap tetamu kehormat dan para
jemputan. Panggilan ini juga hendaklah diamalkan dalam teks juruacara dan perkara-perkara lain
yang berkaitan. Panggilan Hormat yang menjadi amalan sekarang ialah seperti di bawah ini:
Bil
Jawatan
1.
2.
Panggilan Hormat
untuk penyandang
Seri Paduka Baginda
Seri Paduka Baginda
30
Panggilah Hormat
untuk pasangan
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
10.
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Menteri/Timbalan Menteri/
Setiausaha Parlimen
Yang di-Pertua Dewan
Negara/Dewan Rakyat
Timbalan Yang di-Pertua
Dewan Negara/Rakyat
Ahli Parlimen
Tun dan Toh Puan
Tan Sri dan Puan Sri
Dato, Datuk dan Datin
(Kecuali Negeri Johor)
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya/
Borneo
Hakim Mahkamah Agung/
Tinggi
Ketua Setiausaha Negara
Panglima Angkatan Tentera
Ketua Polis Negara
Ketua Pengarah
Perkhidmatan Awam
Ketua-Ketua Setiausaha
Speaker Dewan Undangan
Negeri
Menteri Besar/Ketua
Menteri
Ahli Dewan Undangan
Negeri
Setiausaha Kerajaan Negeri,
Penasihat Kewangan Negeri
Dan Penasihat UndangUndang Negeri
Ketua-Ketua Jabatan
Peringkat Negeri
Raja/Tengku
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Amat Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Arif
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berhormat
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Berbahagia
Yang Mulia
Yang Mulia
31
Rajah 1 merupakan bentuk susunan tempat duduk secara sebaris di mana tetamu kehormat
bersebelahan dengan tetamu lain. Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat manakala bilangan (2)
hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2)
dan (3). Dalam keadaan ini tetamu yang duduk di sebelah kanan tetamu kehormat merupakan
tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat.
(2)
2
Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga
seterusnya merupakan tetamu lain. Tetamu di bilangan (4) dan (5) adalah merupakan tetamu
yang terkanan yang duduk bersetentangan dengan tetamu kehormat kerana kedudukan yang
paling hampir dengan tetamu kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan
(4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu
kehormat.
(3)
4
5
Kiri Tetamu Kehormat
7
10
11
Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5)
ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah tetamu yang lain.
Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang
terkanan selepas tetamu bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran dengan tetamu
32
kehormat walaupun secara mengiring. Di antara bilangan (6) dan (7), bilangan 6 ialah lebih
kanan kerana ia di sebelah kanan tetamu kehormat. Kekananan bermula dari sebelah tetamu
kehormat hanya terpakai bagi bilangan angka ganjil (3), (5), (7) dan seterusnya. Bagi bilangan
angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.
(4)
3
Kanan Tetamu
Kehormat
Kiri Tetamu
Kehormat
Rajah 4 menunjukkan bahawa kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah
bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.
(5)
Suami
3
Suami
2
Suami
1
Isteri
1
Isteri
2
Isteri
3
Pasangan 3
Pasangan 1
Pasangan 2
Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami
duduk dalam deretan sebelah kanan. Jika jemputan tersebut atas nama isteri dan suami hadir
kerana mengikut jemputan isteri, maka kedudukannya berlainan sedikit iaitu suami akan
mengambil tempat duduk dalam deretan isteri.
(6)
Suami
3
Isteri
2
Suami
1
Isteri
1
Suami
2
Isteri
3
Pasangan 1
Pasangan 2
Pasangan 3
Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan
di atas namanya, maka suaminya duduk di deretan isteri tetamu lain. Ini menunjukkan bahawa
33
status isterinya pada masa itu lebih tinggi dari suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas khas,
kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.
(7)
Pasangan 3
Pasangan 2
Pasangan 1
(S)
(S)
Suami
3
2
12
11
10
18
17
16
15
(S)
(I)
(I)
(I)
Isteri
3
4
10
11
12
14
13
13
14
15
16
17
18
Rajah 7 menunjukkan bahawa semua suami atau yang dijemput duduk di sebelah Blok A
manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada
umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan
keutamaan masing-masing. Susunan keutamaan suami mengikut susunan keutamaan isteri dan
susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan suami.
(8)
3
(5)
I
(3)
S
(11)
I
(17)
I S
(1)
S
(9)
I
(15)
I S
(2)
S
(7)
I
(4)
I
(8)
S
(13)
I S
(10)
I
(14)
S
I
34
(6)
(12)
I
(16)
S I
(18)
S I
Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk diatur
suami duduk bersama isteri. Biasanya tidak semua tempat duduk ditentukan, oleh itu mereka
yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan
cara suami bersama isteri.
(9)
Isteri
Tuan Rumah
Tetamu
Kehormat
Tuan Rumah
Isteri
Tetamu
Kehormat
MEJA KHAS
Rajah 9 menunjukkan kedudukan tetamu kehormat dan tuan rumah serta isteri masing-masing.
Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain
iaitu di sebelah kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya tuan rumah. Bagi tuan
rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu
kehormat.
( 10 )
Suami
Isteri
Isteri
Suami
Suami
Isteri
Isteri
Suami
Suami
Isteri
10
MEJA KHAS
35
( 11 )
11
(I)
(S)
(I)
(S)
(I)
(S)
(S)
(I)
(S)
10
12
(I)
(S)
(I)
MEJA KHAS
11
(S)
9
(I)
7
(S)
5
(I)
3
(S)
1
(S)
2
(I)
4
(I)
6
(S)
8
(I)
10
(S)
12
(I)
MEJA KHAS
36
( 13 )
4
MEJA KHAS
S
2
MEJA
PANJANG
MEJA
PANJANG
10
13
14
12
11
16
15
17
18
I
20
19
I
37
9
(S)
7
(I)
5
(S)
3
(I)
1
(S)
2
(S)
4
(I)
6
(I)
8
(S)
10
(I)
MEJA KHAS
10
12
11
13
14
16
15
17
18
20
19
21
22
24
24
25
26
28
27
29
30
32
31
33
34
36
35
37
38
40
39
38
Tetamu Utama
Tuan Rumah
3
Isteri
Tetamu Utama
4
Isteri
Tuan Rumah
Suami
Suami
Isteri
Isteri
Tetamu Utama
Tuan Rumah
Isteri
Tuan Rumah
Isteri
Tetamu Utama
Suami
Suami
39
Isteri
Isteri
22
14
13
12
20
10
8
18
PENTAS
TARIAN
BUDAYA
19
7
4
16
21
11
17
3
15
MEJA UTAMA
14
12
20
10
8
18
6
4
16
P
E
R
H
I
A
S
A
N
13
21
11
19
7
17
3
1
MEJA UTAMA
40
15
MASA
CUE
ANN
:
:
:
(anggaran)
(panduan bagi juruacara)
(teks pengumuman)
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:*
*
*
*
*
Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara
hendaklah disediakan oleh pihak penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, membuat
pengumuman dan memberi panduan. Ia tidak seharusnya gemuruh, mesti yakin, sebutan yang
jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas.
12.
Masa
Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci.
Pegawai yang bertanggungjawab.
Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara
terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.
41
Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List hendaklah juga disediakan bagi membantu
melicinkan pengendalian majlis berkenaan.
13.
Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurangkurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.
ii)
iii)
iv)
v)
Tempat-Tempat Penting
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu
masuk, tempat keluar dan lain-lain.
vi)
vii)
viii)
Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian
yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
ix)
Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan
tempat duduk secara hormat.
x)
Mengenali Tetamu
Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak
kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
42
xi)
Ketibaan Penyambut
Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba.
Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai
tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai
tetamu yang dikhaskan untuknya.
xii)
xiii)
Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai
Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada
masa itu.
xiv)
Mudah Senyum
Penyambut hendaklah mudah senyum.
14.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan
(selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan.
Tujuan Raptai ialah:
i)
ii)
iii)
iv)
v)
vi)
15.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan
Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
16.
POS-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. PostMortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis
yang akan datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat
seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang.
17.
Malaysia
43
Jika dua bendera dikibarkan pada peringkat negeri di negeri yang berkenaan maka
susunannya adalah seperti di atas.
ii)
Negeri
Negeri
Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri misalnya bendera Malaysia,
bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya.
iv)
Malaysia
Badan/Syarikat
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.
v)
Persidangan antarabangsa.
E
10
11
12
13
14
15
Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan
adalah dari kiri ke kanan.
15
13
11
Malaysia
3
1
2
10
12
14
Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di
atas.
15
13
11
Malaysia
3
1
2
10
12
14
Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah
seperti di atas.
18.
44
i)
`Back Drop hendaklah mengandungi perkara-perkara yang perlu sahaja. Contoh nama
majlis, tarikh, dan perasmi.
ii)
iii)
Tetamu khas
Juruacara
iv)
v)
vi)
Persembahan
vii)
viii)
Multimedia
Koir/nasyid
19.
Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani,
backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem)
Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat
pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca
doa, pembaca sitasi dan lain-lain)
Jambangan bunga
`Mineral water dan gelas
Alas meja dan `chair back
Permaidani
Tangga pentas
Rostrum
Lain-lain
ii)
Memastikan disiplin terjamin: Memaklum kepada orang bawahan dan pergerakan keluar
masuk dewan yang palin minimal.
iii)
iv)
45
v)
Mengadakan post-mortem
Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis.
Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang.
Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya
digunakan untuk mencari keslahan seseorang.
20.
ii)
iii)
iv)
46
v)
Dalam majlis
vi)
Ia merupakan sebuah buku maklumat yang amat penting bagi satu-satu majlis rasmi.
Penerbitan buku ini perlu diuruskan dengan baik dan sempurna. Segala butiran yang
akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak
semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.
ii)
iii)
Buku ini juga digunakan pada majlis-majlis peringkat dalaman, contoh: Majlis
Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lainlain. Selalunya majlis ini orang yang merasmikan ialah orang kenamaan tempatan.
iv)
Kandungan Buku
22.
Arahan duduk
Tidak puashati dengan keadaan
Tertib ketika majlis sedang berjalan
Cara mula makan (dalam majlis jamuan)
Majlis tamat
21.
47
23.
1000 pagi
1015 pagi
1205 t/hari
1230 petang
1315 petang
1330 petang
24.
Pengerusi
Naib Pengerusi
Setiausaha
Penolong Setiausaha
Bendahari
Jemputan dan Sambutan
Pendaftaran dan Penginapan
Buku Cenderamata
Persiapan Dewan
Keceraian
Jamuan
Teks Ucapan dan kata-kata aluan
Seranta
Pengangkutan dan Lalu Lintas
Persembahan
Bacaan Doa dan Juruacara
Pameran
Siaraya
Bulitin dan rakaman
Sijil
Urusetia
1.
Cue (0830)
Semua hadirin duduk
2.
Pengumuman
Para hadirin dipersilakan mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi.
3.
Cue (0835)
Menerima isyarat apabila VIP tiba.
48
4.
Pengumuman
Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh
Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.
5.
Cur (0840)
Apabila VIP dan semua hadirin duduk.
6.
Pengumumam
Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato Musa Mohamad, Yang Berusaha
Pengarah Pendidikan Johor, Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, KetuaKetua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua, Guru Besar, Guru-Guru dan
Tetamu yang saya hormati sekalian.
Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang
sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini.
Majlis akan dimulakan dengan bacaan doa.
Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.
Dipersilkan.
7.
Cue (0850)
Selesai bacaan doa.
Ucapan Pengetua
8.
Pengumuman
Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz.
Seterusnya majlis mempersilakan Yang Berusaha Pegarah Pendidikan Johor untuk
menyampaikan ucapan alu-aluan.
Dipersilakan.
9.
Cue (0900)
Selesai ucapan
Ucapan Tetamu Kehormat
10.
Pengumuman
Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih
Majlis diteruskan dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berhormat Menteri
Pendidikan Malaysia, Dato Musa Mohamad untuk menyampaikan ucapan dan
seterusnya merasmikan majlis.
Dengan segala hormatnya dipersilakan.
11.
Cue (1045)
Selesai ucapan
Penyampaian Hadiah dan Cenderamata\
12.
Pengumuman
Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor
untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato Musa Mohamad
untuk menyampaikan Hadiah Anugerah Khidmat Cemerlang kepada pemenangpemenang.
49
Cue (1130)
Yang Berhormat duduk
Persembahan
14.
Pengumuman
Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim,
Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.
15.
Cue (1200)
Selesai persembahan
Jamuan
16,
Pengumuman
Majlis sekali lagi dengan segala hormatnya mempersilakan Yang Berusaha Tuan
Pengarah Pendidikan Johor untuk mengiringi dan mempersilakan Yang Berhormat
Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.
17.
Ucapan pengharagaan dan menjemput tetamu yang hadir untuk bersama-sama menjamu
selera.
50