KOMUNIKASI BERTULIS

Penulisan Teks
Surat Rasmi
Laporan
Minit Mesyuarat
Komunikasi adalah proses yang melibatkan kita dengan dia dan mereka. Ia
bertujuan mencipta kefahaman dalam minda orang lain. Menyampaikan
kehendak, perasaan, pengetahuan, atau seumpanya.Komunikasi berlaku dalam
bentuk tulisan, lisan dan gerak badan (body language) -Sulaiman Masri
(Pendidikan Utusan) -Abd. Rahman Abd. Rashid; komunikasi bertulis; 1998
PENULISAN TEKS
Definisi
Penulisan teks merupakan satu proses merakam / menghasilkan pendapat, idea,
pengalaman, perasaan dan makumat dalam bentuk grafik atau tulisan untuk
berhubung dengan orang lain.
Apabila seseorang menulis, ia menggunakan simbol-simbol grafik mengikut
konvensyen tertentu. Lambang yang dibentuk akan membentuk perkataan dan
akan disusun untuk membentuk ayat. Hasilnya, satu urutan ayat yang berkait
rapat dan koheren akan menjadi sebuah karangan. -Don bryne (1979)
Penulisan teks adalah kemahiran menyampaikan idea, fakta dan apa saja yang
terdapat dalam pemikiran manusia melalui alat komunikasi iaitu bahasa. -Ishak
Harun (1979)
Ciri-ciri Penulisan Teks
Pemilihan perkataan dalam satu penulisan teks perlu dilakukan dengan tepat
dan jelas. Ayat-ayat yang dipilih hendaklah berdasarkan keperluan dan

kesesuaian. Mempunyai kerangaka yang tersusun rapi ; Pendahuluan (latar

belakang, definisi, isu-isu, pendapat tokoh) dan isi-isi (menghurai, bukti, contoh,
data, sebab/alasan, pendapat) seterusnya diikuti oleh penutup (menggulung,
menegas,

meninggalkan

persoalan,

ramalan).

Penulisan

teks

mestilah

mempunyai tema dan dihuraikan oleh isi-isi yang sesuai. Isi-isi ini seterusnya
dihuraikan dalam bentuk penerangan. Dalam setiap perenggan perlu ada unsur
pertautan untuk memperlihatkan kesinambungan isi. Gaya bahasa yang sesuai
digunaan untuk menarik minat pembaca. Bentuk atau struktur penulisan teks
terbahagi kepada karangan berformat dan tidak berformat.

SURAT RASMI
Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun,
swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain
Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik, struktur
dan penggunaan bahasanya.
-Abd. Rahman Abd. Rashid; komunikasi bertulis; 1998
Antara beberapa aspek yang mesti ditumpukan dalam menulis surat rasmi
adalah, pengenalan pengirim dan penerima, rujukan fail (pengirim/penerima) dan
tarikh. Ada tajuk surat, isi surat (satu perkara sahaja), akhir surat (harapan, nama
pengirim, jawatan), Identation - tepi permulaan menulis, jarak perenggan, jarak
baris.
Teknik/Kaedah Menulis
Beberapa teknik yang mesti diketahui apabila seseorang ingin menulis surat
rasmi seperti senarai di bawah :

Rujukan dan tarikh (kanan/kiri)

Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997)

Alamat dan Poskod (highlight)

Ada sistem nombor

Untuk perhatian (u.p.)

Melalui (jika perlu)

Salinan (jika perlu)

Pendraf/penaip/pengarang (jika perlu)

Struktur Surat Rasmi

Penulisan surat rasmi mestilah ditulis mengikut struktur yang tertentu dan
biasanya ia mempunyai ciri-ciri/ struktur seperti tersenarai dibawah.

Ditulis mengikut urutan

Ungkapan

Pengenalan

kesetiaan/pengakuan

Pengirim

Slogan

Penerima

Tanda tangan/ nama/ jawatan

Isi Surat

Pengunaan

Perkara

khusus

Pengenalan isi

Isi utama/Isi Sokongan

Orang pertama

Penutup

Orang kedua

Harapan

Orang ketiga

Akhir kata

Wacana

Laras bahasa

bahasa

yang

Ganti nama

Prinsip-prinsip penulisan Surat Rasmi

Surat Rasmi berbeza dengan penulisan teks yang lain kerana ia mesti ditulis
mengikut norma-norma yang tertentu yang mesti dipatuhi. Walaupaun surat
raasmi tergolong dalam jenis-jenis teks tetapi ia juga adalah satu cabang dalam
berkomunikasi dan komunikasi jenis surat rasmi ini mestilah ;

Correct (Betul)

Clear (Jelas)

Concise (Ringkas dan padat)

Comprehensive (Lengkap)

Polite (Bersopan-santun dan hormat)

LAPORAN
Maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dan lain-lain)
yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996 : 776)
Sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan, atau sebarang
maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan
penyelidik.
(Oxford English Dictionary)
4 jenis laporan
i. Pemerian / penyelidikan
ii. Penyelesaian masalah
iii. Penialaian
iv. Analisis

Ciri-ciri Laporan.
Ciri utama yang ada pada sesebuah laporan adalah dari segi struktur dan gaya
yang formal. Ia mempunyai format khasyang didahului oleht tajuk, muka surat,
pengenalan ringkas, senarai kandungan (isi), senarai cadangan, penutup,
lampiran. Laporan juga mestilah berilustrasi (rajah, carta, graf) dan disertai
dengan pernyataan pendapat (selepas menilai, mengupas, mengkaji).
Terdapat beberapa peringkat apabila seseorang ingin menghasilkan laporan.
Pertama sekali penulis mestilah mahir dalan satu-satu bidang yang ditambah

pula dengan usaha untuk menghasilkan/menulis laporan tersebut. Penulis

mestilah mempunyai masa untuk menulis serta sumber yang diperlukan untuk
menghasilkan laporan tersebut. Dalam sesebuah laporan penulis mestilah
memilih kandungan dengan bijak. Penulis mestilah memilih sumber atau data
yang penting. Penulis mesti menyertakan unsure-unsur yang perlu sahaja.
Huraian-huraian yang tidak perlu mestilah diketepikan. Sekiranya disertakan
contoh untuk mengukuhkan isi, contoh yang ringkas dan tidak berbelit-belit. Dari
segi strukturnya pula, kandungan mestilah disusun secara teratur dan
berkesinambungan daripada isi yang sebelumnya. Gaya penulisan teks laporan
mestilah menggunakan ayat sendiri dan ayat perenggan laporan sama ada
berbentuk naratif atau senarai atau kombinasi kedua-dua gaya penulisan. Dari
sudut pembaca, sama ada pembaca menerima atau tidak adalah bergantung
kepada prasangka dan cara penulisan laporan. Keputusan sesebuah laporan
mestilah diteliti dari segi kesannya kepada pembaca. Kesan positif mahupun
kesan sebaliknya mestilah dipertimbangkan oleh para pembaca ataupun si
penulis sendiri. Lazimnya keputusan sesuatu laporan akan mengubah pendapat
atau tanggapan seseorang terhadap sesuatu perkara.
Format Laporan
Format sesebuah laporan mestilah mengambilkira perkara-perkara yang
disenaraikan dibawah.
1. Judul muka surat nama penulis, organisasi dan rujukan, tajuk, tarikh
keluaran (bulan + tahun), nama atau rujukan
2. Ringkasan diperlukan untuk laporan yang panjang ; ganbaran umum
3. Senarai kandungan senarai mesti berurutan
4. Pengenalan latar belakang hingga pada penghasilan laporan, kaedah
penyelidikan, penghargaan.
5. Hujahan tersusun mengikut tajuk

6, Kesimpulan paling penting ; cadangan selepas rumusan ; senarai

atau dinomborkan (bebeza-beza)
7. Cadangan hujahan alasan (justifikasi) yang kongkrit
8. Lampiran bergantung pada keperluan bukti
9. Rujukan dan bibliografi bacaan lanjutan, sumber-sumber bukti.
10.Glosari penerangan istilah-istilah teknikal.

MINIT MESYUARAT
Mesyuarat adalah aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala dalam situasi
formal

bertujuan

bertukar-tukar

fikiran,

menyelesaikan

masalah-masalah,

menbuat keputusan dan memberi/mendapat maklumat dari pelbagai pihak.

dan bermesyuaratlah dengan mereka daalam urusan itu dan apabila engakau
telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah
(Ayat 159, surah Al-Imran)
Pengertian lain bagi penulisan minit mesyuarat adalah satu bentuk rekod yang
bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam satu mesyuarat. Lazimnya
minit mesyuarat ini disediakan atau ditulis oleh setiusaha sesuatu organisasi
yang mengadakan mesyuarat tersebut atau seorang setiusaha mesyuarat. Untuk
menulis minit mesyuarat, seorang setiusaha mesyuarat mestilah terlebih dahulu
menghadirkan diri dalam mesyuarat tersebut, mencatatkan dan mengemaskini
dokumen, mencatat hal-hal yang dibincangkan, isu-isu, cadangan dan lain-lain
hal dalam mesyuarat itu. Seterusnya setiusaha mesti menyemak kembali minit
yang telah disediakan seterusnya meminta pengesahan daripada pengerusi atau
pihak yang berkenaan.

Penulisan Minit Mesyuarat

Penulisan minit mesyuarat mestilah tersusun mengikut agenda. Ia mesti ditulis

dengan kemas dan teratur. Minit mesyuarat juga mesti mempunyai butiran
tentang mesyuarat terutamanya nama minit meayuarat, bilangan kali diadakan,
tarikh, masa dan tempat. Lazimnya minit meayuarat ditulis mengikut urutan
seperti dibawah.
Dokumen (bahan bertulis yang dijadikan rujukan)

Senarai kehadiran (ahli-ahli)

Agenda (aturcara perkara yang dibincangka)

Isi minit mesyuarat

Perkara-perkara berbangkit

Laporan

Hal-hal lain

Pengesahan

Ciri-ciri Minit Mesyuarat

Terdapat beberapa cirri yang mesti diketahui semasa menyediakan minit
mesyuarat. Antaranya adalah, ianya mestilah ringkas, tepat dan padat. Ianya
mesti menggunakan ayat-ayat yang mengganbarkan keputusan persetujuan ahliahli. Gaya bahasa adalah terhad dan banyak menggunakan ungkapan
mengesahkan, setelah dipertimbangkan. Dalam hal-hal yang memerlukan
tindakan,

nama

orang

perseorangan

atau

berkumpulan

mestilah

dituliskan/disertakan. Waktu mesyuarat ditangguhkan mestilah dicatat dam

dimasukan di dalam minit mesyuarat. Penangguhan mesyuarat mestilah
menggunakan perkataan ditangguhkan dan bukan tamat. Pengesahan minit
mesyuarat mestilah di sertakan pada bahagian akhir minit mesyuarat dan perlu
menyatakan nama yang bertanggungjawab menyediakan serta mengesahkan
minit mesyuarat tersebut.

Rujukan.
Abd Rahman Abd Rashid, YapKim Fatt; Bahasa Melayu Komunikasi III;
Longman; 1998.
inquiry@lmsb.po.my
Komunikasi Bertulis ; DBP ; !995.

PERPUTAKAAN NEGARA MALAYSIA

JALAN BALUNG,
KM 36,
10006 TAWAU
SABAH.
Tel ; 099-998566

Pengarah,

Ruj. tuan:

Cawangan Kerja-kerja Jentera,

Ruj. kami:

Ibu Pejabat Kerja Raya,

Jalan Tun Ismail,
50778 Kuala Lumpur .
Tuan,
Permohonan Pembinaan Jalan raya Bertingkat
Saya
2.

Berdasarkan ,
I).
II).

3.

Sehubungan

Sekian, terima kasih.

Tarikh:

BUDI BAHASA BUDAYA BALUNG

Saya yang menurut perintah,

Taufik Tajul Roslee
_______________________
(Mohd. Taufik Tajul Roslee)
b.p. Ketua setiusaha,
PPN Balung.
s.k. :
Ketua Pengarah
PNM