Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Mobil

Prosedur Penerimaan Order

Penerimaan order diawali dengan

kedatangan calon konsumen ke dealer PT

Imora Motor. Konsumen akan melakukan pemilihan kendaraan yang diinginkan.

Dalam proses pemilihan dan pemesanan konsumen akan dibantu oleh seorang
sales person atau salesman dari dealer. Ketika konsumen telah memilih jenis
kendaraan yang akan dibeli maka sales person tersebut akan membuat Surat
Pesanan Kendaraan (SPK) sesuai dengan kualifikasi mobil yang diinginkan oleh
konsumen. SPK dibuat dalam 4 rangkap yang kemudian diotorisasi oleh Sales
Manager. Lembar pertama disimpan oleh Sales person itu sendiri, lembar kedua
diberikan kepada Koordinator Administrasi yang disertai dengan 3 rangkap
fotocopy KTP, bagian ketiga disimpan oleh Staff Administrasi, dan lembar
terakhir diberikan pada bagian keuangan.
Prosedur Penerimaan Kas (DP)
Ketika konsumen melakukan pemesanan, konsumen diwajibkan untuk membayar
DP kendaraan sebesar Rp. 5.000.000,00. Setelah melakukan pembayaran
konsumen akan melakukan konfirmasi kepada sales person dengan menyerahkan
bukti pembayaran. Setelah itu, sales person akan meneruskan konfimasi ke bagian
administrasi (staff) dan ke bagian keuangan. Setelah menerima konfimasi tersebut,
bagian staff administrasi akan melanjutkan proses SPK dengan meminta
persetujuan kepada koordinator. Sedangkan bagian keuangan setelah menerima
konfirmasi pembayaran dari konsumen akan membuat tanda terima (kwitansi)
sebanyak tiga rangkap, lembar pertama disimpan pada bagian keuangan, lembar
kedua diserahkan ke koordinator administrasi, sedangkan lembar ketiga diberikan
kepada sales person untuk diteruskan kepada konsumen sebagai bukti
pembayaran.
Prosedur Persiapan Mobil
SPK yang telah disetujui oleh administrasi dikirimkan ke main dealer (MD)
melalui email. Setelah bagian MD menerima SPK tersebut, MD akan melakukan
analisa stock yang ada dan kemudian MD akan membuat Delivery order (DO)

yang akan dikirimkan ke pihak ekspedisi, pihak ekspedisi akan menggunakan DO

tersebut untuk mengambil mobil di MD yang selanjutnya akan dikirimkan ke
dealer. Bagian gudang pada dealer akan menerima mobil beserta dengan DO yang
dikirimkan oleh oleh pihak ekspedisi tersebut. Setelah sales person mendapatkan
kepastian mengenai unit yang diminta, sales person akan melakukan konfirmasi
dan meminta konsumen untuk melakukan pembayaran lunas apabila melakukan
pembelian secara cash atau apabila konsumen melakukan leasing maka konsumen
harus melunasi minimal 30% dari harga kendaraan.
Prosedur Penerimaan Kas (Pelunasan)
Setelah menerima konfirmasi pelunasan dari konsumen, sales person meneruskan
konfirmasi tersebut kepada bagian keuangan, kemudian bagian keuangan akan
membuat kwitansi sebanyak 3 rangkap. Lembar pertama dan kedua disimpan di
bagian keuangan sedangkan lembar ketiga diberikan kepada sales person untuk
diteruskan kepada konsumen.
Prosedur Kelengkapan Mobil
Ketika sales person telah menerima tanda terima dari bagian keuangan, maka
sales person dapat mengisi form permohonan faktur dan work order (WO). Form
tersebut harus diotorisasi oleh bagian keuangan. Setelah diotorisasi, staf
administrasi dapat menginput data permohonan faktur, Surat Jalan, dan membuat
WO. Surat jalan dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama dari surat jalan
yang telah dibuat dapat digunakan sebagai dokumen untuk memberikan souvenir
yang dikeluarkan oleh sales person dan buku service yang dikeluarkan oleh
bagian operasional. Lembar kedua dan ketiga dari surat jalan diteruskan kepada
bagian operasional.
Staf administrasi membuat WO sebanyak tiga rangkap yang kemudian harus
disetujui oleh koordinator administrasi. Setelah disetujui, WO diserahkan kepada
bagian operational untuk ditandatangi oleh bagian service. Lembar kedua dan
ketiga diteruskan ke bagian service yang akan digunakan dalam proses
selanjutnya. Di bagian service lembar kedua dari WO disetujui oleh teknisi dan

dikembalikan kepada staf administrasi. Lembar ketiga dari WO digunakan sebagai

dokumen yang dapat digunakan sebagai acuan bagian service dalam memenuhi
spesifikasi unit atau memperbaiki kendaraan yang dipesan. Apabila bagian service
telah selesai melakukan pekerjaannya, lembar ketiga WO tersebut akan di
approve dan diserahkan kepada bagian staff administrasi. Setelah itu, bagian
service dapat membuat tagihan atas WO untuk kemudian diserahkan kepada
koordinator administrasi untuk diperiksan dan diotorisasi. Setelah diotorisasi,
pembayaran WO akan dilakukan oleh bagian keuangan. Buku service yang tadi
telah dikeluarkan oleh bagian operational juga akan diteruskan ke bagian service
agar dapat dilengkapi oleh bagian service.
Setelah permohonan faktur diserahkan ke bagian MD, MD akan mengeluarkan
faktur sebanyak tiga rangkap yang kemudian akan diserahkan kepada staff
administrasi. Faktur tersebut akan digunakan untuk memproses STNK dan BPKB.
Setelah STNK dan BPKB selesai diproses, wewenang selanjutnya berada di
bagian keuangan untuk menyerahkan STNK dan BPKB tersebut kepada
konsumen melalui sales person apabila konsumen telah melunasi pembayaran.
Prosedur pengiriman barang
Setelah mengkonfirmasi bahwa kendaraan telah siap, bagian keuangan
mempersiapkan BSTK, ongkos supir + bensin, form klaim dan dokumen lainnya.
Selanjutnya bagian operasional melakukan pengecekan unit dan melampirkan
surat jalan yang telah diterima dari staff administrasi. Setelah pengecekan yang
dilakukan bagian operasional terkait dengan unit dan dokumen pengiriman
selesai, dokumen tersebut diserahkan kepada sales person yang selanjutnya sales
person bersama dengan driver akan mengirimkan mobil kepada konsumen.
Setelah menerima mobil konsumen diminta untuk menandatangi surat jalan,
BSTK, dan form klaim yang dibawa oleh sales person. Surat jalan, BSTK, dan
form klaim yang telah ditandatangan oleh konsumen diserahkan kembali ke sales
person untuk kemudian diserahkan kepada bagian staff administrasi. Setelah
menerima dokumen tersebut, staff administrasi akan membuat laporan pengiriman
mobil.