KONSEP DASAR

Standar Operasional Prosedur

( SOP )
Rangkuman Materi Diklat SOP
Kemendagri
di Pusbang SDM Aparatur Perhubungan
H. Haris Syafei, S,Pd, M.Si

HAKEKAT SOP

SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris

yang menetapkan suatu tindakan baku".

SOP ditetapkan untuk menghindari

miskomunikasi, konflik, dan permasalahan
pada pelaksanaan tugas/pekerjaan.

Secara menyeluruh SOP akan

menggambarkan secara detail cara instansi
beroperasi (bekerja).

SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH

SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris).
SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada

bidang perkebunan,kesehatan ).
POS : Prosedur Operasional Standar.
(Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang
keagamaan).
(Terjemahan
SOB : Standar
Operasional
Baku.
istilah
SOPs, biasa
digunakan pada bidang industri).
Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan
kepolisian).
Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working
Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku.
SOP : Standar Operasional Prosedur.
(Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan
Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

DASAR PEMIKIRAN

Depke
s

RS

RS
pemd
a

REGULASI

B
L
U
D

ASN
1. PNS
2. P3K

RS
khusus
RS
Swasta

MASYARAKAT

S
o
p
A
P

SOP: SAFETY ASSURANCE

SAFETY ASSURANCE
(JAMINAN PERLINDUNGAN
DARI INSTITUSI)
TAAT SOP

PELAKSANAAN
TUGAS DAN
FUNGSI

TIDAK TAAT SOP

RASIONAL
(EFEKTIVITAS)
SEDERHANA
(EFISIEN
SI)
(DASAR
KUAT
HUKUM)
(PROSES,
PASTI
WAKTU)

BAKU
(STANDARDISASI)
RESIKO
DITANGGUNG
SENDIRI

AMAN

TUNTUTAN
PENGADILAN
OLEH USERS
(MASYARAKAT)

RAWAN

JENIS SOP
BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
a. SOP TEKNIS

SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang

dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan
satu peran.
Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

Contoh:
- SOP Pengoperasian Komputer.
- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.
- SOP Pengagendaan Surat.
- SOP Pemberian Disposisi
- sop. Pemasangan infus

JENIS SOP Lanjutan

BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN:
b. SOP ADMINISTRATIF

SOP umum yang menggambarkan langkahlangkah yang dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana.
Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:

- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di

Laboratorium.
- SOP Penanganan Surat Masuk.
- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

JENIS SOP Lanjutan

MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN
KEGIATAN:
a. SOP MAKRO

SOP yang merupakan integrasi dari beberapa

SOP (mikro) yang membentuk serangkaian
kegiatan.
Tidak menggambarkan kegiatan yang riil
dilakukan oleh pelaksananya.

b. SOP MIKRO

SOP yang gambaran kegiatannya merupakan

bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

FORMAT SOP Lanjutan

FORMAT SOP
Tidak Ada Format SOP yang Baku;
Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.

FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN

Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi
Pemerintahan.
Tidak Ada Format SOP Administrasi
Pemerintahan lainnya.

FORMAT SOP

Lanjutan

Format umum SOP:

SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)

HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)

GRAPHIC (Grafik)

FLOWCHARTS (Diagram Alir)

SOP Makro
SOP Pengelolaan
Surat

SOP : Pengkajian
Pasien

SOP Mikro
SOP Pengagendaan Surat Masuk;
SOP Pemberian Tanggapan thd
Surat Masuk;
SOP Pengiriman Surat
SOP Anamnesa pasien
SOP Pengukuran TTV
SOP Pendokumentasian

IDENTITAS SOP AP

KEMENTERIAN PAN DAN RB

Nomor SOP

01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012

Tanggal
Pembuatan

4 September 2012

Tanggal Revisi

4 September 2013

Tanggal Efektif

7 September 2012

Disahkan oleh

Deputi Menteri PAN dan RB

Bidang Tata Laksana

DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA

ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN
PROSEDUR PEMERINTAHAN

Deddy S. Bratakusumah
1954 1219 1986 101001
Judul SOP

PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan

Organisasi Kementerian Negara;
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang
3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang

1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan
Prosedur Pemerintahan;
3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data,

2. SOP Penyusunan Draft
3. SOP Pendokumentasian

1.
2.
3.
4.

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah

Kegiatan Konsinyering dilakukan.

Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan

Prosedur Pemerintahan

Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

Formulir Laporan Kegiatan,
KAK,
Hasil Kegiatan

Contoh 1 : Format Simple Step

Nomor

PK-C11

Tanggal

4 Maret 2012

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan,

dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti
mengenai hak cuti yang tersisa;
2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir
pengajuan dan
menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang
berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani;
3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan;
4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah
melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala

Contoh 2 : Format Hierarchical Step

Nomor

PK-C11

Tanggal

4 Maret 2012

Standard Operating Procedure

Pengajuan Cuti Tahunan
Dasar hukum:
1. Mengisi formulir cuti tahunan:
Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian
Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa
Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan
pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia
Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang
bersangkutan;
2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti:
Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir
pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti
Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan,
menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan;
3. Pelaksanaan cuti:
Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan
satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi
Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan
kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung;
Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti.
Disahkan oleh:
Kepala

Contoh 3 : Format Graphic Step

Standard Operating Procedure
Pengajuan Cuti Tahunan
Isi formulir

4. Pegawai
menandatangani formulir
dan menyerahkan
kepada atasan langsung

Cuti

Persetujuan

1. Pegawai yang
1. Pegawai mengajukan
mengajukan cuti,
kepada atasan langsung
mengisi formulir cuti
2. Atasan langsung
tahunan
menandatangani dan
2. Serahkan formulir ke
menyampaikan kepada
Bagian Kepegawaian
pejabat yang berwenang
memberikan cuti
3. Bagian Kepegawaian
meneliti ketersediaan
cuti bagi pegawai yang
meng-ajukan dan
menyerahkan kepada
yang bersangkutan

Nomor
: PK-C05
Tanggal : 4 Maret 2005

3. Pejabat yang berwenang

memberikan cuti
menandatangani
pengajuan dan
menyampaikan kembali
kepada atasan langsung
pegawai yang
bersangkutan
4. Atasan langsung
menyampaikan kepada
yang bersangkutan

1.

Pegawai yang
mengajukan cuti
menyampaikan
formulir kepada
Bagian Kepegawaian,
copy untuk unit
kerjanya dan copy
untuk yang
bersangkutan

2.

Pegawai yang
mengajukan cuti
wajib melaporkan
kemajuan
pekerjaannya
sebelum cuti.

3.

Pelaksanaan cuti
oleh yang
bersangkutan

Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture)

SOP Pegadaian Barang Jaminan

Penaksir memeriksa barang jaminan.

Apabila tidak dapat diterima barang
Nasabah membawa barang
jaminan ke loket penaksir jaminan dikembalikan ke nasabah
dengan penjelasan seperlunya

Nasabah pulang
dengan tersenyum

Nasabah mengambil uang

pinjaman ke Kasir dengan
menunjukkan SBK
Kasir memberikan uang pinjaman
sesuai dengan nominal yang tercantum

Nasabah mengisi formulir

permintaan kredit dilengkapi
dengan fotocopy KTP

Penaksir menaksir nilai nominal dari

barang jaminan, dan meminta
disposisi Manajer Cabang.
Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit
(SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart

SOP Pegadaian Barang Jaminan
1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir

Flowchart
Nasabah

2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima

barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan
seperlunya

Penaksir

3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan

fotocopy KTP

Nasabah

4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta

disposisi Manajer Cabang

Penaksir

5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan

menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan

Man.Cab

6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan

kepada nasabah

Penaksir

7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan

SBK

Nasabah

8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang

tercantum

Kasir

9. Nasabah menerima uang pinjaman

Nasabah

FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

No.

Kegiatan

Pelaksana
Kabid

Kasubid

Mutu Baku

Analis

Asdep

Kelengkapan

Waktu

Keterangan
Output

1.

Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep

laporan konsinyering

Agenda Kerja

15 menit

Disposisi

2.

Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan

laporan konsinyering

Disposisi

15 menit

Disposisi

3.

Mengumpulkan dan menyerahkan bahan

konsinyering kepada Kasubid

Disposisi

1 hari

Bahan Laporan,
Disposisi

4.

Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan

kepada Kabid

Bahan Laporan

2 jam

Konsep Laporan,
Disposisi

5.

Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju

menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju
menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.

Tidak

Konsep
Laporan

1 jam

Draft Laporan,
Disposisi

Draft Laporan

1 jam

Laporan,
Disposisi

SOP
Pengumpul-an
Bahan

Ya
6.

Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju

menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid
untuk diperbaiki.

Tidak

Ya

7.

Menyerahkan laporan konsinyering kepada

Kasubdit untuk didokumentasikan.

Laporan

10 menit

Disposisi

8.

Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis

untuk didokumentasikan.

Laporan

10 menit

Disposisi

9.

Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Laporan

15 menit

Laporan, Bukti

SOP Pen-

SIMBOL SOP dalam FLOWCHART

Terminator

Melambangkan dimulainya
suatu prosedur.

Process

Melambangkan proses
berjalannya suatu prosedur.

Decision

Melambangkan pengambilan
keputusan: Ya atau Tidak.

Arrow

Melambangkan arah prosedur.

Off-page
connector

Melambangkan koneksi
perpindahan halaman.

Dasar Hukum
1.

2.
3.

4.

Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112 dan
Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038)
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand
Design Reformasi Birokrasi 2010-2025
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang
Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN SEBAGAI MANA

DIATUR DALAM PERATURAN MENPAN RB
Sebagai Pedoman/Acuan Bagi Instansi Pemerintah Pusat
Dan Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota Untuk
Menyusun SOP Administrasi Pemerintahan ( Selanjutnya
Disebut SOP AP ) Di Lingkungan Instansi Masing-masing
Dalam Rangka Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
SOP AP Yang Telah Disusun pemda / Instani Pemerintah
Pusat Pemerintah Daerah Provinsi Kabupaten/ Kota secara
bertahap menyesuaikan dengan Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan ini
Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan adalah sebagaimana tercantum
dalam lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisah
kan dalam peraturan ini

LANJUTAN.
Dengan Berlakunya Peraturan ini, maka Peraturan
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor/11/2008 tentang Penyusunan Standar
Operasional Prosedur ( SOP ) Administrasi
Pemerintahan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku
Peratuan Menteri ini berlaku sejak tanggal
diundangkan

LATAR BELAKANG
1.

Tujuan Kebijakan RB di Indonesia adalah untuk membangun

profil dan perilaku aparatur Negara yang memiliki integritas,
produktivitas dan bertanggung jawab serta memiliki
kemampuan untuk memberikan pelayanan yang prima
melalui perubahan pola pikir dan budaya kerja dalam
sistem manajemen pmerintahan yang efektif dan efisien

2. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam

bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional
Prosedur Administrasi Pemerintahan ( SOP AP ) dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah

24

sasaran
1

Setiap instansi pemerintah sampai

dengan unit yg terkecil memiliki SOP
AP nya masing-masing

Penyempurnaan proses penyelenggara

an pemerintahan

Ketertiban dalam penyelenggaraan

Pemerintahan

Peningkatan kualitas pelayanan

Kepada Masyarakat
11/23/15

DISAIN WULAN

pengertian
1. Standar

Operasional Prosedur (SOP) adalah

serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses
penyelenggaraan aktivitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan,
berapa lama dan oleh siapa dilakukan
2. Standar Operasional Prosedur Administrasi
Pemerintah (SOP AP ) adalah Standar
Operasional Prosedur dari berbagai proses
penyelenggaraan administrasi pemerintah
yang sesuai dengan peraturan per Undang
Undangan yang berlaku

manfaat
1. SEBAGAI STANDARISASI CARA YANG DILAKUKAN
APARTUR DALAM MENYELESAIKAN PEKERJAAN
YANG MEN.JADI TUGASNYA.
2. MENGURANGI TINGKAT KESALAHAN KELALAI AN
YANG MUNGKIN DILAKUKAN
OLEH SEORANG
APARATUR /PELAKSANA DALAM ME LAKSANAKAN
TUGASNYA
3. MENINGKATKAN EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS
PELAKSANAAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
INDIVIDU APARATUR DAN ORGANISASI SECARA
KESELURUHAN
4. MEMBANTU APARATUR MENJADI LEBIH MANDIRI
DAN TIDAK TERGANTUNG PADA INTERVENSI
MANAJEMEN, SEHINGGA
AKAN ME NGURANGI
KETERLIBATAN PIMPINAN DALAM
PELAKSANA
PROSES SEHARI HARI

11/23/15

DESIGNE BY RAVI

26

Lanjutan
5. MENINGKATKAN AKUNTABILITAS PELAKSANAAN
TUGAS
6. MENCIPTAKAN UKURAN
STANDAR KINERJA
YANG AKAN MEMBERIKAN APARATUR CARA
KONKRIT UNTUK MEMPERBAIKI KINERJA SERTA
MEMBANTU MENGEVALUASI USAHA YANNNNNG
TELAH DILAKUKAN
7. MEMASTIKAN
PELAKSANAAN TUGAS PE
NYELENGGARAAN PEMERINTAHAN DAPAT BER
LANGSUNG DALAM BERBAGAI SITUASI
8. MENJAMIN KONSISTENSI PELAYANAN KEPADA
MASYARAKAT BAIK DARI SISI MUTU, WAKTU DAN
PROSEDUR.
9. MEMBERI INFORMASI MENGENAI KUALIFIKASI
YANG HARUS DIKUASAI OLEH APARATUR DALAM
MELAKSANAKA TUGASNYA

11/23/15

DESIGNE BY RAVI

27

Lanjutan
10. MEMBERI INFORMASI BAGI UPAYA PENINGKATAN
KOMPE TENSI APARATUR

11. MEMBERI INFORMASI MENGENAI BEBAN TUGAS

YANG DIPIKUL OLEH SEORANG
DALAM MELAKSANAKAN TUGASNYA

APARATUR

12. SEBAGAI INTRUMEN YANG DAPAT MELINDUNGI

APARATUR DARI KEMUNGKINAN TUNTUTAN
HUKUM KARENA TUDUHAN MELAKUKAN PE
NYIMPANGAN
13. MENGHINDARI TUMPANG TINDIH PELAKSANAAN
TUGAS
14. MEMBANTU PENELUSURAN TERHADAP KE
SALAHAN-KESALAHAN PROSEDUR DALAM MEM
BERIKAN PELAYANAN
15. MEMBANTU MEMBERIKAN INFORMASI YANG DI
PERLUKAN DALAM PENYUSUNAN STANDAR PE
LAYANAN , SEHINGGA SEKALIGUS DAPAT MEM
BERIKAN INFORMASI BAGI KINERJA PELAYANAN

11/23/15

DESIGNE BY RAVI

28

29

KEMUDAHAN DAN KEJELASAN

EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS

KESELARASAN

KETERUKURAN

DINAMIS
BERORIENTASI PADA PENGGUNA

PRINSIP
PENYUSUNAN
STANDAR
OPERASIONAL ( AP )

5
6

KEPATUHAN HUKUM

PRODUK HUKUM

8
11/23/15

DISAIN WULAN

PRINSIP PELAKSANAAN SOP AP

LANGKAHLANGKAH
PENYUSUNAN SOP

Rincian tahapan penyusunan sop ap

PERSIAPAN

PENILAIAN
KEBUTUHAN

Menyusun
Membentuk Tim
dan keleng
kapannya
Melakukan
pelatihan bagi
anggota Tim
Memberitahukan
kepada seluruh
unit tentang
kegiatan
penyusunan SOP

rencana tindak
penilaian
kebutuhan
Mellakukan
penilaian
kebutuhan
Membuat sebuah
daftar mengenai
SOP yang akan
dikembangkan
Membuat
dokumen penilaian
kebutuhan SOP

PENGEMBANG
AN

Pengumpulan
informasi dan
identifikasi
alternatif
Analisis dan
pemilihan
alternatif
penulisan SOP
Pengujian dan
Revieu
Pengesahan
SOP

INTEGRASI
DALAM
MANAJMEMEN

Perencanaan
Penerapan
Pemberitahuan
Distribusi
aksibilitas
Pelatihan
Pemahaman

MONITORING
DAN EVALUASI

Monitoring
Evaluasi

TIM PENYUSUN SOP AP

TIM PENYUSUN
SOP
Penjab :
Ketua/Wkl :
SEkretaris

Anggota
TIM
PENYUSUN
SOP

Angota
TIM
PENYUSUN
SOP

LEVEL ORGANISASI

Anggota
TIM
PENYUSUN
SOP

LEVEL
UNIT KERJA

DALAM PEMBENTUKAN KEDUA TIM DAPAT DILIBATKAN BEBERAPA

UNSUR SEBAGAI BERIKUT

1
2
3

INTERNAL
Anggota Tim dapat diambil dari Unit yg memiliki
tugas yg berkaitan dengan peningkatan
kapasitas internal manajeman
INDEPENDEN
Anggota Tim dapat diambil dari unit eksternal
organisasi
( Konsultan :
Profesi/Pendidikan )
GABUNGAN
Gabungan kedua model Tim tersebut merupakan
model Tim yang ideal

Tugas tim
MELAKUKAN IDENTIFIKASI KEBUTUHAN
MENGUMPULKAN DATA
MELAKUKAN ANALISIS PROSEDUR
MELAKUKAN PENGEMBANGAN
MELAKUKAN UJI COBA
MELAKUKAN SOSIALISASI
MENGAWAL PENERAPAN
MEMONITOR DAN MELAKUKAN EVALUASI
MELAKUKAN PENYEMPURNAAN
-PENYEMPURNAAN

KELENGKAPAN TIM

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Kewenangan dan tanggung jawab

Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi agar pengelolaan rentang
kendali dapat dilakukan dengan baik
Struktur yang jelas
Tugas Tim meliputi aspek subtansi SOP AP dan Aspek Administratif
Pedoman bagi tim untuk melaksanakan tugas
Fasilitas yang dibutuhkan tim agar tim dapat bekerja dengan baik :
Lagalitas,Sekretariat,Sanpras
Komitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim
Memberikan pelatihan bagi anggota tim
Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan untuk
melakukan perubahan /penyempurnaan terhadap prosedur

PENILAIAN KEBUTUHAN SOP

Proses awal penyusunan sop ap
yang dilakukan untuk
mengidentifikasi tingkat
kebutuhan sop ap yang akan
disusun

Tugas

Fungsi

Sub-Fungsi
(Kegiatan)

Output

Aspek

Judul SOP

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

Melaksanakan urusan
bidang
kepegawaia
n, dan
kesjahteraa
n,
pendidikan
dan
pelatihan

Melaksanak
an urusan
kegiatan
kepegawaia
n dan
kesejahtera
an

a.Melaksanaka
n urusan
kegiatan
kepegawaian

a) Laporan
Kehadiran
Pegawai

Pembuatan

a) Pembuatan
Laporan
Kehadiran
Pegawai

b) Surat
Usulan
Kenaikan
Pangkat

Pembuatan

b) Pembuatan
Surat
Usulan
Kenaikan
Pangkat

Pembuatan

a) Pembuatan
Daftar Gaji

Pelaksanaa
n

b) Pelaksanaan
Pembayaran Gaji
Pegawai

o
(1
)
A.

c) dll.
b.Melaksanaka
n urusan
kegiatan
kesejahteraa
n

a) Daftar
Gaji

b) Pembaya
ran Gaji
Pegawai
c) dll,

B. IDENTIFIKASI KEGIATAN
Nama Kegiatan

Pembuatan Laporan Konsinyering

Langkah Awal

Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep

Laporan Konsinyering

Langkah Utama

Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid.

Langkah Akhir

Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

C. IDENTIFIKASI LANGKAH

Langkah Awal

: 1

Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep

Laporan Konsinyering

: 2

Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data

dan mengonsep Laporan Konsinyering

3
Langkah Utama

: 4

Analis mengumpulkan data Konsinyering dan

Menyerahkan kepada Kasubid
Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan
menyerahkan kepada Kabid.

Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika

setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk
diperbaiki.

Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika

setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.

C. IDENTIFIKASI LANGKAH
: 7

Langkah Akhir

Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada

Kasubid untuk didokumentasikan.

Kasubid memerintahkan Analis untuk

mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

Contoh Draft Flowchart

No

Kegiatan

Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan

konsep Laporan Konsinyering

Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data

dan mengonsep Laporan Konsinyering

Analis mengumpulkan data Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kasubid

Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid.

Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika

setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk
diperbaiki.

Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika

setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid.
Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.

Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada

Kasubid untuk didokumentasikan.

Kasubid memerintahkan Analis untuk

mendokumentasikan Laporan Konsinyering.

Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering

Pelaksana
Kabid

Kasubid

Analis

Asdep

X
X
X
X

X
X
X

Mengisi Mutu Baku dan Keterangan

1)

2)
3)
)

Isi Mutu Baku

Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan
dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen):
formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll;
Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan;
Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat,
Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll.
Isi Keterangan
Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai
hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP
yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.

Contoh Mutu Baku dan Keterangan

Mutu Baku
Kelengkapan

Waktu

Output

Agenda Kerja

15 menit

Disposisi

Disposisi

15 menit

Disposisi

Disposisi

1 hari

Bahan Laporan,
Disposisi

Bahan Laporan

2 jam

Konsep Laporan,
Disposisi

Konsep Laporan

1 jam

Draft Laporan,
Disposisi

Draft Laporan

1 jam

Laporan, Disposisi

Laporan

10 menit

Disposisi

Laporan

10 menit

Disposisi

Laporan

15 menit

Laporan, Bukti
Dokumentasi

Keterangan

SOP Pengumpulan Bahan

SOP Pendokumentasian
Dokumen

Format Identitas SOP

a. Mengisi Identitas
Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah:
1. Logo dan Nama Unit tempat SOP diberlakukan,
2. Nomor SOP,
3. Tanggal Pembuatan SOP,
4. Tanggal Revisi SOP,
5. Tanggal efektif berlakunya SOP,
6. Disahkan oleh,
7. Nama/Judul SOP,
8. Dasar hukum SOP,
9. Keterkaitan dengan SOP lain,
10. Peringatan yang diperlukan,
11. Kualifikasi Pelaksana SOP,
12. Peralatan/Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan
SOP,
13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.

CONTOH
LEMBAR IDENTITAS SOP-AP

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Nomor SOP

01/KLAN.IV/4/2012

Tanggal
Pembuatan

4 September 2012

Tanggal Revisi

4 September 2013

Tanggal Efektif

7 September 2012

Disahkan oleh

DEPUTI BIDANG KMKP

Asisten Deputi Pengembangan Sistem

dan Prosedur Pemerintahan
Dr. M. Taufik, M.Si.
19680917 199703 1 001

PUSAT KAJIAN MANAJEMEN PELAYANAN

Judul SOP

PEMBUATAN LAPORAN
KONSINYERING

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANA

1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan

Organisasi Kementerian Negara;
2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010
tentang ....;
3. Peraturan Ka.LAN Nomor 12 Tahun 2010
tentang ....

1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan;

2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan
Sistem dan Prosedur Pemerintahan;
3. Memahami materi kegiatan.

KETERKAITAN

PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP Pengumpulan Data,

2. SOP Penyusunan Draft
3. SOP Pendokumentasian

1.
2.
3.
4.

PERINGATAN

PENCATATAN DAN PENDATAAN

Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1

minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.

Buku Agenda Laporan Kegiatan Pusat Kajian Manajemen

Pelayanan

Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan,

Formulir Laporan Kegiatan,
KAK,
Hasil Kegiatan

PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING

No.

Kegiatan

Pelaksana
Kabid

Kasubid

Analis

Mutu Baku
Asdep

Kelengkapan

Waktu

Keterangan
Output

1.

Menugaskan Kasubid untuk

mempersiapkan konsep laporan
konsinyering

Agenda
Kerja

15 menit

Disposisi

2.

Memerintahkan analis untuk

mengumpulkan bahan laporan
konsinyering

Disposisi

15 menit

Disposisi

3.

Mengumpulkan dan menyerahkan bahan

konsinyering kepada Kasubid

Disposisi

1 hari

Bahan
Laporan,
Disposisi

4.

Mengonsep laporan konsinyering dan

menyerahkan kepada Kabid

Bahan
Laporan

2 jam

Konsep
Laporan,
Disposisi

5.

Memeriksa konsep laporan konsinyering.

Jika setuju menyampaikan kepada Asdep.
Jika tidak setuju menyerahkan kepada
Kasubid untuk diperbaiki.

Konsep
Laporan

1 jam

Draft Laporan,
Disposisi

Draft
Laporan

1 jam

Laporan,
Disposisi

6.

Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika

setuju menandatangani dan menyerahkan
kepada Kabid. Jika tidak setuju
mengembalikan kepada Kabid untuk
diperbaiki.

Tidak

SOP
Pengumpul-an
Bahan

Ya

Tidak

Ya

7.

Menyerahkan laporan konsinyering

kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.

Laporan

10 menit

Disposisi

8.

Menyerahkan laporan konsinyering kepada

Analis untuk didokumentasikan.

Laporan

10 menit

Disposisi

9.

Mendokumentasikan Laporan
Konsinyering.

Laporan

15 menit

Laporan, Bukti
Dokumentasi

SOP Pendokumentasian Dokumen

CONTOH
LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

2012

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Jl. VETERAN NO.10 JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3455021, Faksimili (021) 3800187
JAKARTA PUSAT

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DEPUTI BIDANG KMKP
2012

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Jl. VETERAN NO.10 JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3455021, Faksimili (021) 3800187
JAKARTA PUSAT

CONTOH
LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN
PIMPINAN/LEMBAR
PENGESAHAN

PERATURAN KEPALA LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Nomor : 11 Tahun 2009
Tentang
PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN LEMBAGA
ADMINISTRASI NEGARA

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Jl. VETERAN NO.10 JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3455021, Faksimili (021) 3800187
JAKARTA PUSAT

LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DI LINGKUNGAN LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Jakarta, Juli 2012
Deputi Bidang KMKP

Drs. Makhdum Priyatno, MPA

NIP.xxxxxxxxxxxx

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Jl. VETERAN NO.10 JAKARTA PUSAT
Telepon (021) 3455021, Faksimili (021) 3800187
JAKARTA PUSAT

AKSESORIS SOP

Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan

DAFTAR ISI
Kata Pengantar I
Pendahuluan. ii
Latar Belakang. iii
Ruang Lingkup iv
Tujuan. v
Manfaat.. vi
Halaman Pengesahan/Keputusan Pimpinan vii
Penjelasan Singkat Penggunaan... viii
Daftar Isi ix
Daftar SOP AP Kedeputian Bidang KMKP.......... 1
Bagian 1 SOP AP Pusat Kajian Manajemen Pelayanan................................. 3
Bagian 1 SOP AP Pusat Kajian Manajemen Kebijakan...................................... 5

dokumen sop ap

Merupakan dokumen yang berisi

prosedur-prosedur yang distandar
kan yang secara keseluruhan
membentuk satu kesatuan proses,
sehingga informasi yang dimuat
dalam dokumen SOP meliputi
unsur dokumentasi dan unsur
prosedur

56

11/23/15

DESIGNE BY RAVI

1. Unsur dokumentasi
1.

HALAMAN JUDUL ( COVER )

A. Judul SOP AP
B. Instansi / Satuan Kerja
C. Tahun Pembuatan
D. Informasi lain yang diperlukan

2.

KEPUTUSAN PIMPINAN KEMENTERIAN/LEMBAGA/PEMDA

3.

DAFTAR ISI DOKUMEN SOP AP

4. PENJELASAN SINGKAT PENGGUNAAN

11/23/15

BY WULAN

57

Contoh halaman judul; dokumen sop ap

Standar Operasional Prosedur

Logo/Lambang
Kementerian
Kementerian/Lembaga/Pemda
Kementerian/Lembaga/
Pemda

Tahun
Judul Dokumen

Kementerian/Lembaga/Pemda
Jl. .
Telepon

..
Kota

11/23/15

SOP AP
Tahun
Pembuatan
Alamat Instansi

BY WULAN

58

CONTOH MENYUSUN SOP

2
1

SOP
1. Pengisian Cover Form
LOGO
KEMENTERIAN DALAM NEGERI

Identitas
Instansi/Unit
kerja eselon I

PROSEDUR BAKU PELAKSANAAN KEGIATAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Judul Standar
Operasional Prosedur
dari Identifikasi
kebutuhan

SOP
2. Pengisian Informasi Form
Diisi
Diisidengan
dengannomor
nomorStandar
Standar
Operasional
OperasionalProsedur,
Prosedur,yaitu
yaitu No
No
Komponen,
Komponen,Unit
UnitKerja,
Kerja,Bagian,
Bagian,
No
NoStandar
StandarOperasional
OperasionalProsedur.
Prosedur.
Diisi
Diisidengan
denganlogo
logoKementerian
Kementerian
Dalam
DalamNegeri,
Negeri,Unit
UnitKerja
Kerjaeselon
eselonI I
dan
danUnit
UnitKerja
KerjaEselon
EselonIIII

Disi
Disidengan
dengantanggal
tanggalpengesahan
pengesahan
Standar
StandarOperasional
OperasionalProsedur
Prosedur

Diisi
Diisidengan
dengan
tanggal
tanggalStandar
Standar
Operasional
Operasional
Prosedur
Prosedurdi
di
revisi
revisi
Diisi
Diisidengan
dengan
tanggal
tanggalmulai
mulai
berlaku
berlaku
Diisi
Diisidengan
dengan
jabatan
jabatanyang
yang
berkompeten
berkompeten
yang
yang
mengesahkan
mengesahkan

Diisi
Diisidengan
dengan
nama
namaprosedur
prosedur
yang
yangakan
akan
distandarkan
distandarkan

SOP
Diisi
Diisidengan
denganperaturan
peraturan
perundang-undangan
perundang-undanganyang
yang
menjadi
menjadidasar
dasardisusunnya
disusunnya
Standar
StandarOperasional
Operasional
Prosedur
Prosedur

Diisi
Diisidengan
denganpenjelasan
penjelasan
mengenai
mengenaiketerkaitan
keterkaitanprosedur
prosedur
yang
yangdistandarkan
distandarkandengan
dengan
prosedur
prosedurlain
lainyang
yangdistandarkan
distandarkan

Diisi
Diisidengan
denganpenjelasan
penjelasan
mengenai
mengenaikualifikasi
kualifikasipegawai
pegawai
yang
yangdibutuhkan
dibutuhkandalam
dalam
melaksanakan
melaksanakanperannya
perannya
pada
padaprosedur
proseduryang
yang
distandarkan
distandarkan

Diisi
Diisidengan
dengan
penjelasan
penjelasan
mengenai
mengenai
daftar
daftar
peralatan
peralatandan
dan
perlengkapan
perlengkapan
yang
yang
dibutuhkan
dibutuhkan
Diisi
Diisidengan:
dengan:
Penjelasan
Penjelasanmengenai
mengenaikemungkinan
kemungkinan
kemungkinan
kemungkinanresiko
resikoyang
yangakan
akantimbul
timbulketika
ketika
prosedur
prosedurdilaksanakan
dilaksanakanatau
atautidak
tidakdilaksanakan.
dilaksanakan.
Peringatan
Peringatanmemberikan
memberikanindikasi
indikasiberbagai
berbagai
permasalahan
permasalahanyang
yangmungkin
mungkinmuncul
munculdan
danberada
berada
diluar
diluarkendali
kendalipelaksana
pelaksanaketika
ketikaprosedur
prosedur
dilaksanakan
dilaksanakandan
danberbagai
berbagaidampak
dampakyang
yang
mungkin
mungkinditimbulkan.
ditimbulkan.
Dalam
Dalamhal
halini,
ini,dijelaskan
dijelaskanpula
pulabagaimana
bagaimanacara
cara
mengatasinya.
mengatasinya.

Diisi
Diisidengan
denganpenjelasan
penjelasanmengenai
mengenai
berbagai
berbagaihal
halyang
yangperlu
perludidata,
didata,
dicatat
dicatatatau
ataudiparaf
diparafoleh
olehsetiap
setiap
pegawai
pegawaiyang
yangberperan
berperandalam
dalam
pelaksanaan
pelaksanaanprosedur
proseduryang
yangtelah
telah
distandarkan
distandarkan

SOP
Diisi
Diisidengan
denganproses
prosessejak
sejakdari
darikegiatan
kegiatan
mulai
mulaidilakukan
dilakukansampai
sampaidengan
dengan
kegiatan
kegiatanselesai
selesaidan
dankeluaran
keluaran
dihasilkan
dihasilkanuntuk
untuksetiap
setiapSTANDAR
STANDAR
OPERASIONAL
OPERASIONALPROSEDUR
PROSEDURsesuai
sesuai
dengan
dengantugas
tugaspokok
pokokdan
danfungsi
fungsi
kegiatan
kegiatanmasing-masing
masing-masingunit
unit
organisasi
organisasiyang
yangbersangkutan.
bersangkutan.

Diisi
Diisidengan
denganpenjelasan
penjelasan
mengenai
mengenaidaftar
daftarperalatan
peralatan
dan
danperlengkapan
perlengkapanyang
yang
dibutuhkan
dibutuhkan

Diisi
Diisidengan
denganpelaksana
pelaksana
kegiatan
kegiatanyang
yangbersangkutan,
bersangkutan,
mulai
mulaidari
darijabatan
jabatantertinggi
tertinggi
sampai
sampaidengan
denganjabatan
jabatan
terendah
terendah(fungsional
(fungsional
umum/staf).
umum/staf).

Diisi
Diisidengan
denganlama
lama
waktu
waktuyang
yangdibutuhkan
dibutuhkan
dalam
dalammelakukan
melakukan
suatu
suatuproses/kegiatan
proses/kegiatan

Diisi
Diisidengan
denganpersyaratan
persyaratandan
dan
kelengkapan
kelengkapanyang
yang
diperlukan,
diperlukan,waktu
waktuyang
yang
diperlukan
diperlukanuntuk
untuk
menyelesaikan
menyelesaikankegiatan
kegiatandan
dan
output
outputpada
padasetiap
setiapaktivitas
aktivitas
yang
yangdilakukan.
dilakukan.

Diisi
Diisidengan
dengan
hasil/keluaran
hasil/keluarandari
dari
suatu
suatuproses/kegiatan
proses/kegiatan

Contoh Kode Nomor SOP

1.1.1.
1

Nomor
Nomor Urut
Urut
SOP
SOP
Unit
Unit Kerja
Kerja
Eselon
Eselon III
III
Unit
Unit Kerja
Kerja
Eselon
Eselon IIII
Unit
Unit Kerja
Kerja
Eselon
Eselon II

11.1/2/3.1-23.1

Nomor
Nomor Urut
Urut SOP
SOP
Beberapa
Beberapa Unit
Unit
Kerja
Kerja Eselon
Eselon III
III
menggunakan
menggunakan judul
judul
SOP
SOP yang
yang sama
sama
Beberapa
Beberapa Unit
Unit
Kerja
Kerja Eselon
Eselon IIII
menggunakan
menggunakan judul
judul
SOP
SOP yang
yang sama
sama
Unit
Unit Kerja
Kerja Eselon
Eselon II

Form A: Monitoring
SOP
Tindakan
N
o
1.

Prosedur
556/PI.1/2012

Penilaian
Terhadap
Penerapan

yang
Harus
Diambil

Paraf
Penilai

Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik

2.

Catatan
Hasil
Penilaian

Berjalan
dengan baik
Tidak berjalan
dengan baik

aktivitas
terlalu rinci
sehingga
susah
dipahami
oleh
pelaksana

melakukan
revisi SOP
sesuai
aktivitas
yang
seharusnya

66

Tim Advokasi PKP2A III LAN

Form B: Evaluasi SOP

No.

Penilaian

(1)
1.
2.
3.
4.

(2)
Mampu mendorong peningkatan kinerja
Mudah dipahami
Mudah dilaksanakan
Semua orang dapat menjalankan
perannya masing-masing

(3)

5.

Mampu mengatasi permasalahan yang

berkaitan dengan proses

6.

Mampu menjawab kebutuhan

peningkatan kinerja organisasi

Sinergi satu dengan lainnya

...

7.
...

SOP (Nomor)
556/PI.1/

2012

67

(4)

(5)

Tim Advokasi PKP2A III LAN

(6)

SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH

11/23/15

BY WULAN

68