Tugas Personal

RENCANA MANAJEMEN PROYEK

MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB
PERUSAHAAN X
JL. X

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Sistem

Informasi
Dosen: Ir. Ratnaningsih Asmara Wulan, M.B.A

Nama
: Fransiscus Xaverius Eko Budi Kristanto
NIM
: 1111600126
Konsentrasi : Teknologi Sistem Informasi

MAGISTER ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS BUDI LUHUR
JAKARTA
2012
Disclaimer: Dokumen ini hanya ditujukan untuk kepentingan pendidikan
dan tugas kuliah yang penulis lakukan di program Pascasarjana Magister Ilmu
Komputer Universitas Budi Luhur.

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

DAFTAR ISI
1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 2
2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 3
3. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 3
4. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 5
5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE................................... 6
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ........................................................................... 6
7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 7
8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 8
9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 8
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ............................................................... 8
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL................................................................................... 8
12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 10
13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ................................................................................... 10
14. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 11
15. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 11
16. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 13
17. BASELINE BIAYA............................................................................................................... 13
18. BASELINE MUTU ............................................................................................................... 14
19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15
LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............. 16
LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ...................................................... 20
LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI..................................................... 22
LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU ................................................................... 24
LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................. 25

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

1. PENDAHULUAN
Project Charter
Nama Proyek
: Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
(SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web
Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012
Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013
Manager Proyek
: FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net
Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikan
informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, data
induk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X
maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistem
berjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML,
perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampai
implementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4 bulan dengan
estimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000.
Faktor Penentu Keberhasilan:
Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:
Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen.
Komitmen dan dukungan dari tim proyek.
Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing.
Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi).
Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.
Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.
Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.
Manfaat yang Diharapkan:
Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini,
diantaranya adalah:
Dari sisi yayasan dan sekolah:
Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan.
Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian.
Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan
produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X.
Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah.
Dari sisi guru/karyawan:
Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya.
Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia.

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Proyek
Tujuan Proyek:
Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yang
dapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layanan
informasi kepegawaian.
Tahapan pendekatan proyek:
1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan.
2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database.
3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database.
4) Ujicoba website secara offline dan online.
5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.
3. CAKUPAN PROYEK
Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangun
sistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yang
akan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi,
penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
Dari hasil analisis kebutuhan PERUSAHAAN X dan pengguna aplikasi, dibutuhkan suatu sistem
informasi berbasis web yang multiuser. Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistem
yang dibutuhkan berdasarkan level pengguna (administrator, pejabat fungsional, dan
guru/karyawan).
a. Pengguna: Administrator
Nama Fungsi
Deskripsi
Perekrutan
Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan
yang dapat ditambah, diedit atau dihapus
Data Induk
Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit,
atau dihapus
Promosi
Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi
kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
Asuransi
Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut
sertakan dalam asuransi
Penghargaan
Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa
bakti dan pesta perak
Pensiun
Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa
persiapan pensiun (MPP)
Formasi
Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian
Statistik
Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis
kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan
Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi
3

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Account

2012

guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,

periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun
Untuk mengelola akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabat
fungsional dan guru/karyawan

b. Pengguna: Pejabat Fungsional

Nama Fungsi
Deskripsi
Perekrutan
Untuk melihat data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan
Data Induk
Untuk melihat data induk guru/karyawan
Promosi
Untuk melihat daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosi
kepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)
Asuransi
Untuk melihat daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikut
sertakan dalam asuransi
Penghargaan
Untuk melihat daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masa
bakti dan pesta perak
Pensiun
Untuk melihat daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masa
persiapan pensiun (MPP)
Formasi
Untuk melihat penyebaran formasi kepegawaian
Statistik
Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jenis
kelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.
Laporan
Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi
guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,
periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun
Account
Untuk mengelola password sendiri
c. Pengguna: Guru dan Karyawan
Nama Fungsi
Deskripsi
Data
Digunakan untuk melihat informasi kepegawaian yang terkait dengan
Kepegawaian
dirinya sendiri.
Riwayat
Digunakan untuk melihat informasi data keluarga, riwayat mutasi yang
Kepegawaian
berkaitan dengan dirinya
Statistik
Digunakan untuk melihat data statistik dalam bentuk grafis: jenis kelamin,
unit sekolah, jenjang pendidikan, status kepegawaian
Password
Untuk mengelola password sendiri
Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional
Berikut ini adalah daftar kebutuhan non fungsional sistem:
No
1
2
3
4
5
6

Kebutuhan Non Fungsional

Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia.
Sistem seharus mudah digunakan dan mudah dipelajari.
Sistem seharusnya cepat diakses.
Sistem seharusnya memiliki tampilan menarik.
Sistem seharusnya aman digunakan.
Sistem seharusnya dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.
4

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan.

Ruang Lingkup
Deskripsi Ruang Lingkup Proyek:
Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:
Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis file
excel yang ada di Biro Personalia PERUSAHAAN X.
Modul yang dikembangkan meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi,
penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.
Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengan sistem
operasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dan
kapan saja.
Penyampaian Proyek:
Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiri dari laporan
Alphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,
periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel,
PDF atau dicetak langsung.
Kriteria Penerimaan Proyek:
Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi
sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukan
oleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup dan
bisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X.
Batasan:
Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman YII Framework dan database
MySQL.
Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS.
Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem
kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%.
4. DAFTAR MILESTONE
Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian
(SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web:
Milestone
Mulai proyek
Project charter ditandatangani
Proposal disetujui
Hasil analisa sistem disetujui
Struktur database ditetapkan
Desain antarmuka sistem disetujui
Program selesai dibuat
Dokumentasi sistem selesai dibuat
Dokumen manual sistem selesai dibuat
Sistem terimplementasi
Pelatihan selesai
Proyek selesai
Proyek selesai
5

Tanggal
21/9/2012
2/10/2012
11/10/2012
9/11/2012
16/11/2012
27/11/2012
28/12/2012
4/1/2013
10/1/2013
16/1/2013
17/1/2013
23/1/2013
23/1/2013

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian ini
diperlukan waktu 89 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunan
proyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 4 bulan atau
112 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORK
BREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL.
6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN
Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untuk
mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrol
perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (Changes
Control Procedure).
Prosedur Kontrol Perubahan:
Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya proyek
harus mengacu pada prosedur berikut.
Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutama
untuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja.
Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.
Pengajuan Perubahan:
Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting
reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukan
sebagai usulan perubahan.
Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).
Monitor Perubahan:
Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.
Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja
untuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam
meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. Project
Manager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telah
diselesaikan.

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi
Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yang
terlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.
Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka
dan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihak
yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akan
dicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkan
komunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yang tepat,
keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.
Persiapan Pertemuan
Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan
topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiap topik
diberikan alokasi waktu.
Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan
berpartisipasi aktif dalam meeting.
Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya dan
efektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai.
Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting
dan mendistribusikannya dengan tepat.
Meeting paling sedikit membahas topik berikut:
Kemajuan proyek
Aktivitas yang akan segera dilakukan
Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)
Direktori Tim Proyek
Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:
Nama
Posisi
E-mail
FX. Eko Budi Kristanto Project Manager
fxekobudi@gmail.com
Budi
Sistem Analis
budi@gmail.com
Cintya
Database Designer
cyntya@gmail.com
Eko
Interface Designer
eko@gmail.com
Faizal
Programmer
faizal@gmail.com
Garry
Dokumentasi Sistem garry@gmail.com
Hanny
Quality Assurance
hanny@gmail.com
Indah
Help Desk
indah@gmail.com
Joshua
Trainer
joshua@gmail.com
Kuntoro
Teknisi Komputer
kentari@gmail.com

No. HP
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx
0813145627xx

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA

Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya
dan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline
biaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biaya
yang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian
8. BASELINE BIAYA.

9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN

Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidak
melakukan Rencana Manajemen Pembelian. Cakupan Proyek adalah pada pembuatan Aplikasi
Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web saja.
10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK
Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian dan
pengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semua
pihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dari proyek dan
proses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyek
meliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahap ke tahap berikutnya
(2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan
putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyek
menjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) Verifikasi
Cakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian Perubahan
Cakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyek
membangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK.
11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL
Jadwal Proyek
No.
Kegiatan
1.
Mulai proyek
2.
Perencanaan
3.
Pelaksanaan
3.1 Analisa Sistem
3.2 Desain Database Sistem
8

Sept

Okto

Nov

Des

Jan

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

4.
5.

3.3 Desain Antarmuka sistem

3.4 Koding dan Testing
3.5 Dokumentasi Sistem
3.5 Pembuatan Manual Sistem
Implementasi
Penutupan Proyek

Milestone Report

Resource Calendar

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

12. RENCANA MANAJEMEN MUTU

Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian ini
yaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyek
yang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semua
kebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu.
ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yang
mengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilai
telah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANA
MANAJEMEN MUTU.
13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO
Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk
menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan,
Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan cara
menemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasi
kepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:
Tabel Analisis SWOT
Faktor Internal
Eksternal

Opportunity (O)

Threat (T)

Strenght (S)

Strenght (S)
1. Memiliki sistem search
berdasarkan kriteria
produk
2. Memiliki pengelola web
sendiri
3. Ada sistem security yang
menjaga keamanan data
kepegawaian
Weakness (W)
1. Belum dikenal oleh
guru/karyawan
2. URL belum masuk urutan
10

1. Sudah ada sistem

1. Perkembangan kemajuan
kepegawaian dengan
teknologi sangat cepat
berbasis file
2. Adanya serangan dari
2. Jaringan intranet dan
hacker dan cracker
internet sudah tersedia
3. Bencana alam yang dapat
3. Kemudahan menggunakan
menghilangkan data dan
aplikasi online bagi orang
dokumen penting
sibuk
STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT
S-O
S-T
1. Memberikan pelayanan
1. Melakukan sosialisasi dan
yang memuaskan, cepat,
pelatihan
aman dan nyaman
2. Merekrut developer
2. Menjamin kualitas barang
aplikasi web yang handal
dan garansi untuk
dan berkualitas
meningkatkan kepercayaan
3. Melakukan promosi pada
4. Membuat backup data
jejaring sosial
center di beberapa lokasi
facebook/twitter
yang aman dari bencana
STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS
W-O
W-T
1. Bekerja sama dengan
1. Meningkatkan kualitas sdm
pimpinan sekolah agar
baik karyawan maupun
sistem cepat dikenal
pengelola SIMPEG

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

halaman pertama dalam

pencarian di search engine
3. Infrastruktur internet di
Sekolah belum merata

2. Banyak melakukan
sosialisasi tentang
kenyamanan
menggunakan SIMPEG
3. Mengadakan panduan
penggunaan SIMPEG

2012

2. Mengembangkan fitur dan

arsitektur aplikasi SIMPEG
3. Selalu uptodate terhadap
perkembangan teknologi
dan fitur

14. DAFTAR RESIKO

Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu,
dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnya
perencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yang dibutuhkan,
sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyek
aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTAR
RESIKO.
15. RENCANA MANAJEMEN SDM
Rencana manajemen SDM atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini:
Identifikasi Stakeholder
Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhir
aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu:
A. Tim Proyek terdiri dari:
1. Project Manager
2. Sistem Analis
3. Database Designer
4. Interface Designer
5. Programmer
6. Dokumentasi Sistem
7. Quality Assurance
8. Helpdesk
9. Trainer
10. Teknisi Komputer
B. Pihak Yayasan dan Sekolah:
1. Dewan Paroki
2. Ketua Yayasan
3. Kepala Biro Personalia
4. Pimpinan Biro
5. Pimpinan Sekolah
C. Pengguna akhir:
1. Administrator
2. Pejabat Fungsional
3. Guru/karyawan
11

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Membangun Sistem Informasi Kepegawaian
PERUSAHAAN X.

Deskripsi Tugas
Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:
Nama
X
X
X
X
X
FX. Eko Budi
Kristanto
Budi

Jabatan/Peran

Cintya
Eko

Database Designer
Interface Designer

Faizal
Garry

Programmer
Dokumentasi
Sistem
Quality Assurance
Helpdesk
Trainer
Teknisi Komputer

Hanny
Indah
Joshua
Kuntoro

12

Project Manager
Sistem Analis

Tanggungjawab & Wewenang

Menyediakan dana proyek
Mengawasi proyek
Menyediakan data kepegawaian
Mengawasi Project Manager
Mengawasi Project Manager
Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi
proyek
Menganalisis proses bisnis dan membuat
pemodelan
Merancang dan mengelola database
Merancang tampilan aplikasi dan input/output
sistem
Membuat kode program
Membuat dokumentasi sistem
Menguji kualitas sistem
Melakukan perawatan sistem
Memberikan pelatihan kepada pengguna
Melakukan maintenance komputer

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

16. KALENDER SUMBER DAYA

17. BASELINE BIAYA

Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyek
ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasar
biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biaya
untuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yang
dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Fase Proyek
1. Mulai proyek
2. Perencanaan

Total Biaya
Rp14.480.000
Rp8.680.000

3. Pelaksanaan
Rp34.640.000
3.1. Analisa Sistem

13

Rp10.400.000

Keterangan
Honor untuk project manager, sistem analis, dan
database designer.
Honor untuk project manager, sistem analis, dan
database designer.
Honor untuk project manager, sistem analis, dan
database designer, programmer, dokumentasi
sistem, interface designer, quality assurance, help
desk
Honor untuk dokumentasi sistem, project
manager, sistem analis.

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

3.2. Desain Database

Sistem

Rp2.600.000 Honor untuk database designer.

3.3. Desain Antarmuka

sistem

Rp2.800.000 Honor untuk interface designer

3.4. Koding dan Testing

2012

Rp14.520.000 Honor untuk programmer dan quality assurance

3.5. Dokumentasi Sistem

Rp2.400.000 Honor untuk dokumentasi sistem.

3.6. Pembuatan Manual

Sistem

Rp1.920.000 Honor helpdesk dan dokumentasi sistem.

4. Implementasi

Rp1.440.000 Honor untuk trainer dan teknisi komputer.

5. Penutupan Proyek

Rp2.880.000 Honor untuk project manager.

Total Biaya Proyek

Rp62.120.000

18. BASELINE MUTU

Mutu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian diharapkan memiliki kualitas standar
yang dapat:
Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.
Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari.
Memiliki konten yang tertata rapi.
Menggunakan bahasa Indonesia.
Mudah digunakan dan mudah dipelajari.
Cepat diakses.
Memiliki tampilan menarik.
Aman digunakan.
Menyediakan panduan penggunaan.
Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Kepegawaian dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut:
Nama Fungsi
Perekrutan

Level Pengujian
100 % dapat berjalan dengan baik

Data Induk

100 % dapat berjalan dengan baik

Promosi

100 % dapat berjalan dengan baik

Asuransi

100 % dapat berjalan dengan baik

14

Deskripsi
Pengelolaan data pelamar dan proses
perekrutan guru dan karyawan yang dapat
ditambah, diedit atau dihapus
Pengelolaan data induk guru/karyawan
yang dapat ditambah, diedit, atau dihapus
Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
akan mengikuti promosi kepegawaian
(kenaikan pangkat dan golongan)
Pengelolaan daftar peserta asuransi dan
anggota keluarga yang diikut sertakan

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

Penghargaan

100 % dapat berjalan dengan baik

Pensiun

100 % dapat berjalan dengan baik

Formasi

100 % dapat berjalan dengan baik

Statistik

100 % dapat berjalan dengan baik

Laporan

100 % dapat berjalan dengan baik

Account

100 % dapat berjalan dengan baik

2012

dalam asuransi
Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
menerima penghargaan masa bakti dan
pesta perak
Pengelolaan daftar guru/karyawan yang
pensiun dan menjalani masa persiapan
pensiun (MPP)
Pengelolaan
penyebaran
formasi
kepegawaian
Melihat data statistik guru/karyawan
berdasarkan: jabatan, jenis kelamin, status
kepegawaian, pendidikan dan agama.
Melihat
dan
mencetak
laporan
kepegawaian:
Alphabetik
formasi
guru/karyawan,
Formasi
karyawan,
Promosi kepegawaian (periode April,
periode
Oktober),
Data
Keluarga,
Karyawan MPP dan Pensiun
Pengelolaan akun pengguna sistem untuk
level administrator, pejabat fungsional dan
guru/karyawan

19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN)

Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan:

<Nama PPK>
<Jabatan PPK>

15

Tanggal:

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1. Baseline Jadwal

16

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

17

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

2. Work Breakdown Structure

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29

Level
1
2
3
3
3
2
3
3
3
2
3
4
4
4
4
4
4
4
4
3
4
4
4
4
3
4
4
4
4
18

WBS Code
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.3
1.3.1
1.3.1.1
1.3.1.2
1.3.1.3
1.3.1.4
1.3.1.5
1.3.1.6
1.3.1.7
1.3.1.8
1.3.2
1.3.2.1
1.3.2.2
1.3.2.3
1.3.2.4
1.3.3
1.3.3.1
1.3.3.2
1.3.3.3
1.3.3.4

Activity
Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X
Mulai Proyek
Kick off meeting
Membuat project charter
Project charter ditandatangani
Perencanaan
Membuat proposal proyek
Finalisasi proposal proyek
Proposal disetujui
Pelaksanaan
Analisa sistem
Survei dan interview dengan stakeholder
Pengumpulan data primer dan sekunder
Analisa sistem berjalan
Pemodelan proses bisnis
Review hasil analisis dengan stakeholder
Perbaikan analisis
Review hasil perbaikan analisis
Hasil analisa sistem disetujui
Desain database sistem
Perancangan database
Pengujian struktur database
Perbaikan rancangan database
Struktur database ditetapkan
Desain antarmuka sistem
Pengembangan antarmuka sistem
Review rancangan antarmuka dengan stakeholder
Perbaikan rancangan antarmuka
Desain antarmuka sistem disetujui

Duration (hari)
89 hari
8 hari
3 hari
5 hari
0 hari
7 hari
5 hari
2 hari
0 hari
65 hari
21 hari
4 hari
3 hari
7 hari
3 hari
1 day
2 hari
1 day
0 hari
5 hari
3 hari
1 day
1 day
0 hari
7 hari
5 hari
1 day
1 day
0 hari

Predesesor

3
4
5
7
8

9
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
26
27
28

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53

3
4
4
4
3
4
4
3
4
4
2
3
3
3
3
3
4
4
2
3
3
3
3
3

1.3.4
1.3.4.1
1.3.4.2
1.3.4.3
1.3.5
1.3.5.1
1.3.5.2
1.3.6
1.3.6.1
1.3.6.2
1.4
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.4.4
1.4.5
1.4.5.1
1.4.5.2
1.5
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5

19

Koding dan Testing

Melakukan pengkodingan
Review koding (test unit)
Program selesai dibuat
Dokumentasi sistem
Penyusunan dokumentasi sistem
Dokumentasi sistem selesai dibuat
Pembuatan manual sistem
Penyusunan manual sistem
Dokumen manual sistem selesai dibuat
Implementasi
Instalasi software
Instalasi sistem ke server
Setting sistem dan database
Sistem terimplementasi
Pelatihan operator dan admin
Menyelenggarakan pelatihan
Pelatihan selesai
Penutupan proyek
Penyusunan laporan akhir
Penyusunan dokumen proyek internal
Mendapatkan persetujuan stakeholder
Pembagian dokumen proyek internal
Proyek selesai

23 hari
21 hari
2 hari
0 hari
5 hari
5 hari
0 hari
4 hari
4 hari
0 hari
5 hari
2 hari
1 hari
1 hari
0 hari
1 hari
1 hari
0 hari
4 hari
1 hari
1 hari
1 hari
1 hari
0 hari

29
31
32
33
35
36
38
39
41
42
43
43
46
47
49
50
51
52

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST FORM)
No. Formulir

Nama Proyek

Manajer Proyek :
Bidang

Nama Pengusul :
Tanggal

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul Diterima/Tidak?
Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh:

Disetujui oleh:

Tanggal:

Tanggal:

20

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN
(CHANGES REQUEST LOG)
Nama Proyek

Manajer Proyek :
Bidang

No. Form

Deskripsi Permintaan Nama Pengusul

Tanggal Usulan

Tanggal
Persetujuan

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yang
diterima saja.

21

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

1. Pertemuan/Rapat (Meeting)
Jenis
Pertemuan
Pertemuan
Pembukaan

Agenda

Waktu

Penanggungjawab Partisipan

Masukan

Keluaran

- Membahas rencana kerja dengan

mengacu kepada Rencana
Manajemen Proyek (Project
Management Plan)

Manajer Proyek

Seluruh
anggota
tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek

- Catatan
Pertemuan
(MoM) &
Rencana Kerja

Pertemuan
Tim
Proyek

- Membahas/review status dan

kemajuan proyek dengan mengacu
ke Rencana Manajemen Proyek
- Membahas rencana kerja berikutnya
dengan mengacu kepada Rencana
Manajemen Proyek
- Memantau & Mengontrol perubahan
yang terjadi
- Me-review Rencana Kerja (Action
Plan) yang telah dilakukan
- Transfer Pengetahuan
- Membahas serah terima proyek

Sekali,
saat
eksekusi
proyek
pertama
kali
Regular

Manajer Proyek

Seluruh
anggota
tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek

- Laporan Kemajuan Kerja
(Project Progress Report) &
kelengkapannya:
o Form/Catatan Permintaan
Perubahan

- MoM &
Rencana Kerja
- Laporan
Kemajuan Kerja
yang disetujui

Sekali
menjelang
penutupan
proyek

Manajer Proyek

Seluruh
anggota
tim proyek

- Rencana Kerja
- Laporan Kemajauan Kerja

- MoM &
Rencana Kerja
- Rencana Kerja
yang
diperbaharui

Pertemuan
Penutupan

22

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

2. Pelaporan (Reporting)
Jenis Pelaporan
Item
Laporan Kemajuan - Status
Proyek (Project
- Work Progress
Progress Report)
Detail/Achievement
- Deliverable & Milestone
- Daftar permintaan
Perubahan
Status
- Undangan Pertemuan
Acara/Agenda
- Usulan Acara/Agenda
Pertemuan
- Pekerjaan yang belum
(Status Meeting
Diselesaikan dan
Agenda)
Permintaan
Perubahan
- Laporan status aktivitas
Catatan Pertemuan
(Minutes of
Meeting)

23

- Agenda
- Isu yang dibahas
- Rencana Kerja, tanggal
target

Waktu
Mingguan,
setiap hari
Senin

Penanggungjawab Distribusi
Masukan
Manajer Proyek
Seluruh anggota - Tim Rapat
tim proyek
- Form Permintaan
Perubahan
- Daftar Permintaan
Perubahan

Keluaran
Laporan
Kemajuan
Proyek (Project
Progress Report)

Mingguan,
dikirim
minimal
satu hari
sebelum
Pertemuan
tim
proyek
Setiap
pertemuan
(regular,
adhoc)

Manajer Proyek

Seluruh anggota - Tim Rapat

tim
- Form/Catatan
- Permintaan
- Perubahan

Status Acara
Pertemuan (Status
Meeting Agenda)

Manajer Proyek &

Tim

Pihak-pihak
- Pertemuan/Rapat
terkait &
peserta
pertemuan/rapat

Catatan Rapat
(MoM) &
Rencana Kerja

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

24

Deskripsi Proyek
Analisis Sistem

Cek Mutu

Survei dan interview dengan stakeholder

Pengumpulan data primer dan sekunder
Analisa sistem berjalan
Pemodelan proses bisnis
Review hasil analisis dengan stakeholder
Perbaikan analisis
Review hasil perbaikan analisis

Desain Database Sistem

Perancangan database
Pengujian struktur database
Perbaikan rancangan database
Desain antarmuka sistem

Pengembangan antarmuka sistem

Review rancangan antarmuka dengan stakeholder
Perbaikan rancangan antarmuka
Koding dan Testing
Melakukan pengkodingan
Review koding (test unit)
Dokumentasi sistem
Penyusunan dokumentasi sistem
Pembuatan manual sistem
Penyusunan manual sistem
Implementasi

Instalasi software
Instalasi sistem ke server
Setting sistem dan database
Instalasi software

Pelatihan operator dan admin

Penutupan proyek
Penyusunan laporan akhir
Penyusunan dokumen proyek internal
Mendapatkan persetujuan stakeholder
Pembagian dokumen proyek internal
Penutupan proyek
Penyusunan laporan akhir

2012

Rencana Manajemen Proyek Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

2012

LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO

No Lingkup Proyek
1
Deskripsi produk

Rencana proyek:
- Work breakdown
structure

- Estimasi biaya dan

waktu

- Penempatan SDM

- Perekrutan dan subkontraktor

Deskripsi
Produk yang berbasis pada
teknologi yang telah
dibuktikan kebenarannya
memiliki risiko yang lebih
kecil dibandingkan dengan
produk yang menuntut
inovasi dan penemuan

Kontrol Resiko
Resiko kecil, karena sistem
berbasis web dan sudah
teruji teknologinya.

Pendekatan pada deliverables

setiap unit kerja secara detail.
Dengan cara ini identifikasi
terhadap risiko bisa sampai ke
level yang sangat detail.
Estimasi yang terlalu kasar
dan terburu-buru dapat
meningkatkan risiko proyek

Resiko kecil, karena WBS

dibuat secara detail yaitu
sampai level 5.

Setiap pekerjaan yang

spesifik dan hanya dapat
dilakukan oleh orang tertentu
meningkatkan risiko proyek,
apabila orang tersebut
berhalangan untuk hadir
Pengaruh ekonomi dan
kebijakan politik di sekitar
proyek dapat menyebabkan
fluktuasi nilai kontrak proyek

Informasi historis: hal-hal

yang pernah terjadi di masa
lalu, dan berkaitan dengan
proyek dapat dilihat dari:
- File-file proyek sejenis
dari perusahaan
- Database komersial
- Ilmu dan pengalaman
dari tim kerja, dikenal
juga dengan sebutan:
tacit knowledge

25

Contohnya: Internet
knowledge-bases

Resiko kecil, karena

pembuatan web e-commerce
sudah sering dikerjakan oleh
tim proyek, sehingga sudah
berpengalaman mengenai
adanya resiko.
Resiko kecil, karena hampir
setiap tim memiliki multiple
skill yang dapat merangkap
pekerjaan lain.

Resiko kecil, karena kontrak

proyek berlangsung sekitar 3
bulan lebih, sehingga tidak
akan terjadi fluktuasi
kontrak.

Resiko besar, karena belum

pernah dilakukan proyek
sejenis.
Resiko kecil, karena
database bersifat umum.
Resiko kecil, karena tim
sudah berpengalaman.