Isi,Format,danManajemen
Oleh:WakhinuddinS1
A.LatarBelakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan kecelakaanataukerusakan.Untukituperludibuatsuatuprosedurtetap
yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun
dilakukan langkahlangkahnya tidak berubah. Langkahlangkah kerja yang tertib ini
disebutSOP (standardoperatingprocedures), sebutanlainnyaProtap(Prosedurtatap).
LembagaatauperusahaanyangbesardanbonafideumumnyatelahmemakaiSOPdalam
melaksanakantugas,seperti:Departemen/dinasKimpraswil,Operasipasiendirumah
sakit,Bapedal,POLRI,danlainnya.SOPmerupakanhasilfinalisasidankesempurnaan
prosedurkerja.DenganadanyaSOPdiharapkanpekerjaandapatterlaksanadenganbaik,
tepatwaktu,dandapatdipertanggungjawabkan.
B.Teori
Pendekatan dari sistem manusia mesin merupakan salaha satu cara dipakai
merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering
dipertimbangkan,yaitu:1)Sistemmanual,melibatkanmanusiadenganbantuanmekanis
atauperkakastangan.Manusiamensuplaitenagayangdiperlukandanbertindaksebagai
pengendaliproses.Alatalatmekanismembantumelipatgandakanupayamanusia,disini
ada fungsifungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran.
Sistemmanualberoperasidalamsuatulingkungankerjayangmempunyaidampakpada
manusiadankeluaran(output);2)Sitemsemiotomatis,melibatmanusiaterutamasebagai
pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan
mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan
1
Adalah dosen Jurusan Otomotif UNP, disampaikan pada tgl. 01 Juni 2006, seminar Pembimbingan
Penyusunan SOP Tugas Akhir/Skripsi dan Pembimbingan Akademik Jurusan Otomotif FT UNP.
Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas
minimal;khususnyaadapenjelasanjumlahkomponenstandaryangdigunakan.
Adadeskripsilengkap komponen(sampel)yangmestidipersiapkansebelum
pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau
acuanlayaktermasukjumlahdannomorserikomponen.
Adadeskripsilangkahlangkahprosesperistiwatermasukskalaataukapasitas
operasi.
2
Adaparameterpengendalianproses,metodedankeberhasilan.Metodetesatau
observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus
mempunyaidokumentasi.
Adadiagramalirkerja.
Adapengujianefektivitasbaikdalamprosesmaupunsesudahadaproduk,ini
dibatasiatauadakriteriayangdapatditerimapihakprofesional.
Adacontohperhitungan,estimasiwaktu,kartuisian.
Adabiaya,alatangkut,dandaftarfaktorpengganggu.
Adayangpelaksanadanpertanggungjawaban;siapamelaksanakanapa?
Adaakuntabilitaspimpinan.
Adapelaporandandokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugastugas dari suatu
Contoh tugas
I. Mekanik Otomotif
A. Okupasi khusus
1. Kewajiban; 2. dan seterusnya
a) Tugas; b) dst
1) Kegiatan; 2) dst
(a) Operasi; (b) dst
- Langkah 1; dst
A. Motor bakar
1. Memasang mekanisme piston; 2. dst
a) Memasang metal round; b) dst
1) persiapkan pasangan setiap metal;2)dst
(a) pasang metal sesuai urutan; (b) dst
- kencangkan baut metal dengan
kunci ring sesuai spesifikasi, dst
Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada
tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat
SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu
SOP.
Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan
dalam beberapa langkah.
Pekerjaan
Kewajiban 1
Tugas 1
Kewajiban 2
Tugas 2
Aktivitas 1
Aktivitas., dst
Kewajiban 3
Tugas.., dst
Operasi 1
Operasi 2
pelayanandalamjurusan,sepertiinpeksidosenterhadapmahasiswa;5)Mengembangkan
sikapyanglebihmenguntungkanterhadaptanggungjawab,tingkatkerjaindividu,laju
kerjaindividu,dandistribusibebankerja.
C.FormatdanManajemen
PadasuatuSOPakantergambaridentifikasi,pengendalian,kemampuanselusur,
konsistensi,danakuntabilitas.SuatuSOPhendaklahmempunyaiformatsebagaiberikut:
1)Namalembaga,namaselainpadakopjugaadapadasetiaphalaman.
2)Judul, judulharusjelas teruraidanterukur.Karena,padasetiapprosedurdiuraikan
bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk
menjelaskansiapamengerjakanapa.SuatuSOPberjudul"Bahanbakarsolaruntuk
injeksi motor Diesel tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul
ProsesinjeksibahanbakarsolarpadamotorDiesel.Gayabahasadirektif,seperti.,
"Pengujiandari...,""Operasidari...."atau"Perawatandari...".
3)Halaman,harustertulis"halaman3dari7",inimenggambarkanadakelanjutan.
4) Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti teridentifikasi
keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu
dokumentasisampaifasilitasdanmasakedaluwarsaanperubahan.Akuntabilitasdan
gambaranprosedurberdasarkanpadasejumlahidentifikasiataukode,yangmerupakan
pengendalian(seperti.,kapandanberapakalirevisiataujumlahedisiSOPdilakukan).
5)Tujuan, suatutujuanatausasaranprosedurmestidapatdiulang(repeat)dandapat
dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti., operasi,
prosedur,proses,monitoring,danrutinitasperawatandenganperusahaanABCdand
XYZsistemWFI.
6)Ruanglingkup.Ruanglingkup(scope)harusmempunyaibataspenggunaanprosedur.
Apakahitu,sampeltertentusesuaipengujiandenganmetodeini?Apakahoperasiini
terpakaihanyapadaperlengkapantertentuataubagiantertentu?Apakahadabatasan
kapasitas,volumeprosedur?
7)TanggungJawab. Siapabertanggungjawabmelaksanakanuraianpekerjaan?Siapa
melaporkanpekerjaan?Apakahdiperlukanpelatihankhususatausertifikat?Padasesi
inidibatasikaryawanyangmelaksanakan,seperti:siapayangmempunyaiatausesuai
kualifikasidalammelaksanakanuraianpekerjaan.Ituakandiatursuatutahapanuntuk
sejumlahdetaildalamdokumenberikut.
8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (stepbystep) atau
kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti.,
"Tambahkan100.0mlairmurni,PN0128."
9)KebutuhanPerhitungan/Penanganandata/Dokumensi.Uraikanbagaimanadata
mentahdiolahdandilaporkan.Sediakancontohperhitungan,bilaada.
D.MembuatDiagramAlirKerja
Adarinciantugasyangberupasebuahgarislurusyangberurutan.Iniberarti
bahwasetiaplangkahdalamtugastersebutdilakukansecaraurutan123tanpaada
memerlukanPengambilankeputusanataupemilihantindakanalternatif.Rincianuntuk
tugasMembersihkanworkshopharianmenggambarkansuatuurutanlurusdantunggal.
Artinya,tidakmemerlukan pengambilan keputusanataupemilihantindakanalternatif.
Namunbilasuatu
MengoperasikantestBenchpompainjeksimotordiesel
E.JenisProsedur
SOPseringdibagidalambeberapajenisprosedur,antaralainManufacturing
Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang
dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur
kalibrasiatauProsedurperawatanpreventif.Kategorisasiprosedurberguna,namunlebih
baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut
pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan
bidangpekerjaan.
Kategorisasimemberiformatlebihkhususuntuksetiapjenisprosedur.Acuan
harussesuaiprosedurpengujian,sepertisuatustandarkalibrasialatharussesuaidengan
prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian
keberhasilanminimalkaryawan.
F.PekerjaanapaTidakMemerlukanSOP?
ApakahdiperlukanSOPuntuk"Mengoperasikankalkulator,""Mengoperasikan
timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin
fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak
menyebabkankerusakanataukecelakaanbesar,tidakmemerlukantanggungjawabdan
akuntabilitas,pekerjaannyatidakrumit.
Kapan penulisan SOP stop? Konsistensi operasi mesti dijamin pada semua
aktivitas, dianggap langsungmempunyai efek pada produk. Apabila aktivitas tampil
tidakkonsisten,berefekpadakeselamatanproduk,penampilankerja,dankualitaskerja?
SetiapketidaksetujuananggotapadaprosedurharusdicacatpembuatSOP.
G. Seberapa Detail yang Cukup?
Tingkat detail suatu
kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail
suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah
memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses
diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah
proses dan pengendalian kerja.
Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah
dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung,
dijustifikasi
SOP
sebagai
suatu
prosedur
yang
menyimpang,
kejadian
ini
H.SOPMerupakanProdukHukum
SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan
dalamAturan,Suratkeputusan,Memoyangsecarajuridissyah.Dengankatalainsuatu
SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP
merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal
lembagatersebut.PengingkaranterhadapSOPdapatmerupakanpelanggaranhukumdan
dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau
mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi
detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan
kesalahanprosedur,Polisidapatdituntutsecarahukum;Seorangpegawaimenggunakan
stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan
pelanggaranprosedur;Seorangmahasiswarisetmelaksanakanpengambilandatatanpa
persetujuanpembimbingskripsi,jugamerupakanpelanggaranprosedur,dandapatdiberi
sanksi.
I.BukanSpesifikasiDalamSOP
Suatu SOP merupakan standard dan applikabel untuk bermacam konteks
perkerjaan,karenaprosedurtidakberubah,walaupunspesifikasiberubah,umpamanya
prosedur menyetel platina mobil Toyota spec 4 KH sama dengan 5 KH walaupun
specnyaberbeda.Prosedurbagaimanapunmestiberisikanspesifikasi,keterbatasan,suatu
proses. Pengendalian SOP dapat mempunyai nilai positif maupun negatif, dan
pengendalian dapat dilakukan melalui kartu isian, tabel/borang, kalibrasi, monitoring,
evaluasi.
J.SiapaSemestinyaMenulisSOP
SeorangataukelompokpembuatSOPhendaklahmempunyaitingkatpengetahuan
lebihakuratdanpernahmengalamiperkerjaantersebut.SeandainyaPembuatSOPdekat
dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai
dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan
secaraakuratdanilmiah.Metodepengujiandapatdipakaiantaralain,metodestandard
ISO;dandaribeberapaoperasistandarISOdapatdipakaidalampembuatanSOP.
DaftarAcuan
C.V.DeSainandC.V.Sutton,Documentationpractices:ACompleteGuideto
Document
DevelopmentandManagementforGMPandISO9000CompliantIndustries(Advanstar
Communications,Cleveland,OH,1996).
24 5
C.V.DeSain,DocumentationBasicsThatsupportGoodManufacturingPractices
(Advanstar
Communications,Cleveland,OH,1993).
C.V.SuttonandC.V.DeSain,MeetingGMPandISO9001ExpectationsforProduct
Development(ParexelInternational,Waltham,MA,1996).
D.Warburton,"ProblemProcedures:FiveCommonMistakesEngineersMakeinWriting
ManufacturingProcedures,"MedicalDeviceandDiagnosticIndustry,224228(May
1995).
DocumentationPractices:AComplete
GuidetoDocumentDevelopmentandManagementforGMPandISO9000Compliant
Industries.
Lampiran1:FormatlainSOP
TITLE:
Original Issue:
Prepared
By:
Revision Date:
Page 1 of 1
Approved By:
10
The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at
random for monitoring the consent process.
4. PROCEDURES
4.1
Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the
following methods:
a. The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is reviewed.
Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the
study.
b.The IRB Executive Committee may request the monitoring process any time a known
or suspected problem is reported to the IRB.
c. The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the
informed consent process.
4.2
5.
REFERENCES/DOCUMENTATION
Audit Notification Letter for Monitoring the Informed Consent Process
Original 8/1/01
Reviewed/Revised 11/20/03
Reviewed: 9/3/04
Reviewed/Revised: 2/2/06
11