Dokumen Teknis Pemeliharaan Peralatan Kesehatan

Pengertian Dokumen Teknis

Dokumen teknis adalah suatu keterangan atau pernyataan tertulis
yang memuat informasi berupa data data teknis, Spesifikasi,
prosedur kerja, tata cara, instruksi kerja, daftar inventaris, dll.
Selain dalam bentuk tertulis, dokumen teknis juga dapat disimpan
dalam bentuk electroic file, seperti CD, Flash Disk, External Flash
Disk, Fllopy disk, Pack , etc
Fungsi Dokumen Teknis
Dokumen teknis berfungsi sebagai dasar atau alat Bantu / tools
untuk melaksanakan pekerjaan Managemen pemeliharaan
peralatan kesehatan
Manfaat Dokumen Teknis
- Pekarjaan Managemen pemeliharaan peralatan kesehatan
dapat dilaksanakan lebih mudah
- Kebutuhan biaya pemeliharaan peralatan kesehatan dapat ter
Konrol dan dapat diturunkan
- Semua kebutuhan komponen pemeliharaan dapat diprediksi
diketahui secara dini
- Menurunkan Down Time
- Meningkatkan dan mempertahankan kondisi Up Time
- Mempertahankan dan meningkatkan usia teknis peralatan
- Pekerjaan pemeliharaan menjadi tertib, cepat, dan efisien
- Untuk keperluan program persyaratan akreditasi

Jenis jenis Dokumen Teknis

- Inventarisasi peralatan kesehatan, memuat informasi ( No
urut, Nama Alat, merk, type/model, Pabrik pembuat, jumlah )
- Daftar Riwayat Hidup Peralatan, memuat informasi ( No urut,
Nama alat, Merk type/model, no seri, tgl pembelian, tgl
pemasangan, kondisi baik / rusak, lokasi alat., nama vendor )
- Buku petunjuk pemakaian dan pemeliharaan ( Instructional /
Service manual book )
- Service manual and Circuit diagram
- Standard operating procedure (SOP) alat kesehatan
- Standard Maintenance procedure (SMP) alat kesehatan
- Kartu catatan pemeliharaan
- Work sheet hasil pemeliharaan ( Berkala, pemantauan fungsi )
- Work sheet hasil perbaikan ( Tdk terduga, darurat, over houl )
- Hasil pelaksanaan kalibrasi (daftar alat yg dikalibrasi, laik pakai,
atau tdk laik pakai, tgl /jadwal kalibrasi berikutnya )
- Daftar Peralatan Kesehatan yang membutuhkan per izinan
- Daftar nama2 Supplier /Vendor berikut keterangannya.
- Surat menyurat yang berhubungan dengan pekerjaan managemen
pemeliharaan baik internal maupun external
- Kumpulan2 , tentang Peraturan /Regulasi
- Kumpulan spesifikasi. Leaf let, catalog, brochure, etc

- Daftar nama-nama petugas teknis / IPSRS

- Daftar inventarisasi barang / peralatan kerja ( Analyzer, phantom,
peralatan pengujian dan kalibrasi .)
- Protokol monitoring Prasaranan ( listrik, air bersih, gas medis ,
ipal, kesehatan lingkungan, incinerator, lift, generator,
- Kumpulan peraturan2,/regulasi yang berhubungan dengan
keperluan Akreditasi.,ISO., dll
- Dokumen2 teknis lain yang relevan

Perencanaan dan Pengelolaan Dokumen Teknis

Perencanaan

Perlu persiapan tempat atau ruang penyimpanan penempatan

dokumen teknis
Akan lebih baik lagi apabila tersedia perpustakaan khusus pada
departemen teknis ( small library )
Rak-rak buku agar dibuat sedemikian rupa terutama untuk
memudahkan penempatan perbedaan nama nama dokumen teknis

Perlu dibuat kode kode , tanda tertentu misal dengan nomor urut ,
angka, alphabetic, kelompok disiplin ilmu, bagian ruang pelayanan
dan lain lain.
Kondisi ruang diusahakan tidak lembab, agar dokumen teknis yang
tersimpan tidak cepat rusak, dan diharapkan dengan suhu ruang
yang terjaga sekitar 22 s/d 28 C
Perlu dipersiapkan buku katalog ( Ctaloug book ) / Log book,
untuk keperluan mencari dokumen yang dibutuhkan.

Pengelolaan Dokumen teknis

Dokumen teknis yang sudah tersimpan agar dipelihara, dibersihkan

secara berkala dari kotoran atau debu yang mungkin terjadi
Setiap personil atau siapapun petugas yang akan menggunakan,
meminjam dokumen teknis harus tercatat dalam buku pinjaman
yang sudah disediakan
Perlu dibuat mekanisme / aturan tatacara pengambilan /
peminjaman dokumen teknis sehingga tertib
Akan lebih baik ada petugas khusus yang bertanggungjawab dalam
pengelolaan dokumen dokumen teknis tersebut.