"Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi yang

baik merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi yang jelas adalah

fundamental untuk memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara

jelas dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya

timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan. Spesifikasi, Dokumen Produksi

Induk/Formula Pembuatan, prosedur, metode dan instruksi, laporan dan catatan harus bebas dari

kekeliruan dan tersedia secara tertulis. Keterbacaan dokumen adalah sangat penting."

Dokumentasi merupakan suatu bagian dari sistem informasi manajemen untuk

perencanaan, pelaksanaan/penerapan, penyelidikan/pengendalian, dan evaluasi. Sistem

dokumentasi harus dievaluasi secara berkala untuk menetapkan prosedurnya telah sesuai dengan

yang diterapkan/kebutuhan. Jadi, selalu ada evaluasi dokumentasi pada periode tertentu. Hal ini

dalam rangka menjamin mutu. Oleh karena itulah setiap proses dalam sistem manajemen mutu

harus ada dokumentasinya.

"Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang harus dipenuhi produk atau bahan

yang digunaan atau diperoleh selama pembuatan. Dokumen ini merpuakan dasar untuk

mengevaluasi mutu. Dokumen Produksi Induk, Prosedur Pengolahan Induk, dan Prosedur

Pengemasan Induk (Formla Pembuatan, Instruksi Pengolahan, dan Instruksi Pengemasan)

menyatakan seluruh bahan awal dan bahan pengemas yang digunakan serta menguraikan semua

operasi pengolahan dan pengemasan. Prosedur berisi cara untuk melaksanakan operasi tertentu,

misalnya pembersihan, berpakaian, pengendalian lingkungan, pengambilan sampel, dan

pengoperasian peralatan. Catatan menyajikan riwayat tiap bets produk, termasuk distribusinya

dan semua keadaan yang relevan yang berpengaruh pada mutu produk akhir."
Dokumentasi dimaksudkan untuk menggambarkan riwayat lengkap dari suatu bets lot suatu

produk (obat), sehingga memungkinkan penyelidikan dan penelusuran kembali. Dokumentasi

juga diperlukan untuk memonitor dan mengendalikan beangunan, fasilitas, peralatanm dan

personil. Jadi harus ada sistem supaya semuanya sesuai.

"Dokumen hendaklah didesain, disiapkan, dikaji, dan didistribusikan dengan cermat.

Bagian dokumen pembuatan dan hendaklah sesuai dengan dokumen persetujuan izin edar yang

relevan. Dokumen hendaklah disetujui, ditandatangani, dan diberi tanggal oleh personil yang

sesuai dan diberi wewenang. Isi dokumen hendaklah dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar

selalu mutakhir. Bila suatu dokumen direvisi, hendaklah dijalankan suatu sistem untuk

menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku secara tidak sengaja."

"Dokumen hendaklah tidak ditulis tangan; namun, bila dokumen memerlukan pencatatan

data, maka pencatatan ini hendaklah ditulis tangan dengan jelas, terbaca, dan tidak dapat

dihapus. Hendaklah disediakan ruangan yang cukup untuk mencatatan data. Semua perubahan

yang dilakukan terhadap pencatan pada dokumen hendaklah ditandatangani dan diberi tanggal;

perubahan hendaklah memungkinkan pembacaan informasi semula. Di mana perlu, alasan

perubahan hendaklah dicatat. Pencatatan hendaklah dibuat atau dilengkapi pada tiap langkah

yang dilakukan dan sedemikian rupa sehingga semua aktivitsa yang signifikan mengenai

pembuatan obat dapat ditelusuri. Catatan pembuatan hendaklah disimpan selama paling sedikit

satu tahun setelah tanggal daluwarsa produk jadi."

"Data dapat dicatat dengan menggunakan sistem pengolahan data elektronis, cara

fotografis atau cara lain yang dapat diandalkan, namun prosedur rinci berkaitan dengan sistem

yang digunakan hendaklah tersedia, dan akurasi catatan hendaklah dicek. Apabila dokumentasi

dikelola dengan menggunakan metode pengolahan data elektronis, hanya personil yang diberi
wewenang boleh mengentri atau memodifikasi data dalam komputer dan hendaklah perubahan

dan penghapusannya dicatat; akses hendaklah dibatasi dengan menggunakan kata sandi

(password) atau dengan cara lain, dan hasil entri dari data kritis hendaklah dicek secara

independen. Catatan bets yang disimpan secara elektronis hendaklah dilindungi dengan transfer

pendukung (back-up transfer) menggunakan pita magnet, mikrofilm, kertas, atau cara lain.

Adalah sangat penting bahwa data selalu tersedia selama kurun waktu penyimpanan."

Tiga kutipan di atas menjelaskan kriteria atau persyaratan suatu dokumentasi.

Berdasarkan hal tersebut, dapat dirinci sebagai berikut:

1. Dokumentasi didesain dan dibuat agar dapat digunakan dengan mudah, benar, dan

efektif. Mudah artinya sistem tersebut harus bisa dikerjakan pula oleh orang lain. Kalau

orang lain tidak bisa mengerjakan, maka dokumentasinya belum baik.

2. Mencakup seluruh data yang diperlukan dan diperbarui secara berkala.

3. Dokumentasi harus dicegah dari penggunaan dokumen yang telah diganti. Jadi, ketika

ada dokumen yang baru menggantikan yang lama, dokumen yang lama harus ditarik.

Harus dipastikan bahwa dokumen yang digunakan adalah yang paling mutakhir. Jadi

harus jelas proses penarikan dan pemusnahan dokumennya.

4. Instruksi atau prosedur (misalnya protap, metode analisis) harus jelas, tidak berarti

ganda, dalam modus perintah, disusun sesuai urutan langkah (jangan sampai terlewat),

mudah dipahami oleh pelaksana.

5. Dokumen diberi tanggal dan tanda tangan untuk otoritasi (harus disahkan, tidak boleh ada

dokumen yang tidak terkontrol, kalau ada, maka dokumen tersebut ilegal atau tidak

valid), mencakup penerima kopi (prosedur pengolahan induk misalnya dicopy, semua
 salinan foto copy harus disahkan, diperiksa kebenarannya oleh orang yang punya otoritas,

baru salinannya boleh digunakan).

6. Selalu tersedia bagi semua pihak yang bersangkutan (jangan sampai dokumentasi cuma

ada di satu tempat saja, misalnya di lemari arsip saja. Harus ada di semua area, misalnya

dokumen warehouse, ya ditaruh di area warehouse juga, dokumen produksi, ya ditaruh di

area produksi juga. Jadi, jangan hanya pada satu lemari arsip seluruh dokumen

tersimpan.

7. Koreksi: (a) dilakukan sedemikian rupa sehingga entri data sebelumnya tidak hilang dan

diletakkan rapat dengan entri pertama dan (b) ada identitas orang yang melakukan

koreksi dan tanggal koreksi. Jadi, jangan pernah menggunakan tip-X, yang boleh adalah

mencoret tulisan yang lama, kemudian diberi tanda tangan, siapa yang melakukan koreksi

dan tanggal koreksi.

8. Disimpan selama jangka waktu yang ditentukan (sesuai dengan kebutuhan, contoh

disimpan sampai masa edar habis).

Dokumen produksi:

Dokumen yang esensial dalam produksi adalah:

1. Dokumen Produksi Induk yang berisi formula produksi dari suatu produk dalam bentuk

sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung dari ukuran bets.

2. Prosedur Produksi Induk, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur

Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur pengolahan dan prosedur

pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran

bets spesifik. Prosedur Produksi Induk dipersyaratkan divalidasi sebelum mendapat

pengesahan untuk digunakan.

3. Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan Pengemasan

Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-masing Prosedur Pengolahan Induk dan

Prosedur Pengemasan Induk, dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan

pelaksanaan produksi dari suatu bets produk. Kadang-kadang pada Catatan Produksi

Bets, prosedur yang tertera dalam Produksi Induk tidak lagi dicantumkan secara rinci.

Dokumen Produksi Induk

Dokumen Produksi Induk yang disahkan secara formal hendaklah mencakup nama,

bentuk sediaan, kekuatan dan deskripsi produk, nama penyusun dan bagiannya, nama

pemeriksa serta daftar distribusi dokumen dan berisi hal sebagai berikut:

1. Informasi berisi hal umum yang menguraikan jenis bahan pengemas primer yang harus

digunakan atau alternatifnya, pernyataan mengenai stabilitas produk, tindakan

pengamanan selama penyimpanan dan tindakan pengamanan lain yang harus dilakukan

selama pengolahan dan pengemasan produk.

2. Komposisi atau formula produk untuk tiap satuan dosis dan untuk satu sampel ukuran

bets.

3. Daftar lengkap bahan awal, baik yang tidak akan berubah maupun yang akan mengalami

perubahan selama proses.

4. Spesifikasi bahan awal.

5. Daftar lengkap bahan pengemas.

6. Spesifikasi bahan pengemas primer.

7. Prosedur pengolahan dan pengemasan.

8. Daftar peralatan yang dapat digunakan untuk pengolahan dan pengemasan.

9. Pengawasan selama-proses pengolahan dan pengemasan.

 10. Masa edar/simpan.

Prosedur Pengolahan Induk

Prosedur Pengolahan Induk yang disahkan secara formal hendaklah tersedia untuk tiap

produk dan ukuran bets yang akan dibuat. Prosedur Pengolahan Induk hendaklah mencakup:

1. Nama produk dengan kode referen produk yang merujuk pada spesifikasinya.

2. Deskripsi bentuk sediaan, kekuatan produk dan ukuran bets.

3. Daftar dari semua bahan awal yang harus digunakan, dengan menyebutkan masing-

masing jumlahnya, dinyatakan dengan menggunakan nama dan referen (kode produk)

yang khusus bagi bahan itu; hendaklah dicantumkan apabila ada bahan yang hilang

selama proses.

4. Pernyataan mengenai hasil akhir yang diharapkan dengan batas penerimaan, dan bila

perlu, tiap hasil antara yang relevan.

5. Pernyataan mengenai lokasi pengolahan dan peralatan utama yang harus digunakan.

6. Metode atau rujukan metode yang harus digunakan untuk mempersiapkan peralatan kritis

(misalnya pembersihan, perakitan, kalibrasi, sterilisasi).

7. Instruksi rinci tahap proses (misalnya pemeriksaan bahan, perlakukan awal, urutan

penambahan bahan, waktu pencampuran, suhu).

8. Instruksi untuk semua pengawasan selama proses dengan bahan penerimaannya.

9. Bila perlu, syarat penyimpanan produk ruahan, termasuk wadah, pelabelan, dan kondisi

penyimpanan khusus, di mana perlu.

10. Semua tindakan khusus yang harus diperhatikan.

 Berdasarkan apa yang dikutip di atas, ada beberapa catatan terkait dokumentasi apa saja yang

diperlukan dalam cara pembuatan obat yang baik (CPOB). Di aktivitas produksi, dokumen yang

dibutuhkan antara lain

(1) Dokumen Produksi Induk,

(2) Prosedur Pengolahan Induk,

(3) Prosedur Pengemasan Induk,

(4) Protap Pengoperasian Mesin, Pembersihan, dan lainnya.

Jadi, sudah dijelaskan pula pada kutipan peraturan, bahwa dokumen produksi induk tidak

sama dengan prosedur pengolahan induk. Dokumen Produksi Induk meliputi keseluruhan

prosedur mulai dari formulasi, spesifikasi, dan seterusnya, sementara Prosedur Pengolahan Induk

hanya meliputi prosedur bagaimana obat itu dibuat hingga dikemas. Jadi, Prosedur Pengolahan

Induk, yang menjadi acuannya adalah Dokumen Produksi Induk.

Dokumen yang diperlukan pada aktivitas pengawasan mutu antara lain:

(1) Spesifikasi (Bahan/Produk)

(2) Prosedur Pengambilan Contoh (bisa prosedur pengambilan contoh maupun bahan

pengemas),

(3) Catatan Pengambilan Contoh,

(4) Metode Pengujian,

(5) Catatan Analisis,

(6) Sertifikat Analisis (harus lengkap, sertifikat analisis ini akan digunakan baik secara internal

di lingkungan pabrik maupun eksternal, misalnya untuk pengiriman barang),

(7) Catatan Uji Stabilitas, dan lainnya.

 Dokumen yang diperlukan pada aktivitas penyimpanan dan distribusi antara lain:

(1) Protap Penanganan Bahan Awal dan Obat Jadi (di pabrik dokumen ini dibutuhkan

di warehouse management),

(2) Catatan Persediaan (dikirim lewat PBF, catatan mengenai berapa banyak yang dikirim),

(3) Catatan Distribusi, dan lainnya.

Dokumen distribusi ini sangat penting sekali, itulah yang membedakan dengan produsen obat

palsu, mereka tidak memiliki dokumen selengkap ini.

Dokumen yang dibutuhkan pada aktivitas pemastian mutu dibagi menjadi 2, yaitu untuk

aktivitas sebelum operasi pembuatan dan setelah operasi pembuatan. Untuk yang sebelum

aktivitas operasi pembuatan antara lain:

(1) Protap Penyelidikan Terhadap Kegagalan,

(2) Protap Penanganan Bahan yang Ditolak,

(3) Protap Monitor Kebersihan Ruangan (termasuk memonitor jumlah mikroba, partikel,

kelembapan),

(4) Protap Inspeksi Diri,

(5) Protap Penanganan Obat Kembali, dan sebagainya.

Sementara yang untuk setelah operasi pembuatan antara lain:

(1) Protap Penanganan Keluhan Pasca Distribusi

(2) Protap Penarikan Kembali Obat Jadi,

(3) Protap Penanganan Obat Kembalian, dan lainnya.

Membahas mengenai protap (prosedur tetap). Protap merupakan instruksi tertulis yang

rinci untuk mencapai pelaksanaan yang sama atau seragam dari suatu fungsi atau pekerjaan
spesifik dan berulang, Jadi harus sama. Terkait dengan definisi, bisa berbeda-beda, ada yang

menyebutnya SOP, SPO, tetapi kalau mengikuti CPOB, disebutnya protap.

Protap ini menentukan

(1) cara melakukan suatu penguijan atau prosedur administratif,

(2) cara mengoperasikan suatu peralatan (di industri banyak yang digunakan peralatannya, jadi

harus ada prosedur penggunaannya),

(3) cara merawat suatu peralatan atau fasilitas (contoh perawatan yang ada di industri,

untuk purified water digunakan sistem RO (reverse osmosis) atau sistem UV, jika menggunakan

sistem RO, maka dilihat berapa lama penggunaan membrannya, kapan harus diganti untuk

perawatan. Kalau menggunakan sistem UV, berapa jam dipakainya, lalu kapan harus diganti, jadi

harus ada prosedurnya),

(4) cara mengalibrasi suatu alat pengukur (yang dikalibrasi peralatannya ada banyak, jadi harus

ada tiap peralatannya, misalnya alat ukur suhu, temperatur, ukuran, kalau yang mengkalibrasi

adalah personil internal, maka harus di-training terlebih dahulu personilnya.

Protap menyatakan cara melakukan suatu hal, memutakhirkan suatu hal (sesuai regulasi

terkini), dan merevisi suatu hal, serta menguraikan cara menulis, merevisi, menyetujui, dan

pengendalian distribusi protap (menguraikan ada berapa banyak yang harus memiliki protap ini,

siapa yang menerima, supaya nanti apabila perlu direvisi, perlu ditarik, tau ada di mana saja

protap ini tersebar).

Selain protap, ada dokumen spesifik lainnya, yaitu pencatatan. Ada 4 jenis, yaitu

(1) Catatan (Pengolahan/Pengemasan) Bets (order pendamping atau formulir permintaan),

(2) Formulir-formulir Perusahaan,

(3) Buku Catatan Laboratorium, dan

(4) Lembaran Kerja Laboratorium.

Dalam hal ini, terdapat peraturan dalam membuat pencatatan (bagi semua personil), yaitu:

1. Catat seluruh informasi dan data hanya di atas dokumen yang ditentukan (setiap hasil

pengujian atau informasi yang ada, ditulisnya pada kertas yang disediakan, jika di

sembarang kertas, maka tidak valid).

2. Laksanakan semua entri dengan tulis tangan yang mudah dibaca, rapi, dan jelas.

3. Isi seluruh ruangan kosong yang telah disediakan pada catatan, formulir, atau lembar

kerja.

4. Jangan pakai potongan kertas atau lembaran "post it" untuk mencatat raw data atau

informasi apapun.

5. Jangan gunakan pensil atau "flair pen" (umumnya menggunakan pulpen biru atau hitam).

6. Gunakan pena berwarna hitam untuk mencatat data dan informasi (namun best practice-

nya menggunakan warna biru).

7. Jangan gunakan tip-X untuk menghilangkan kesalahan pada angka atau kata, jangan

timpa huruf atau angka dengan tulisan baru, buat koreksi dan berikan tanda tangan/paraf

serta tanggal (bila perlu dilengkapi dengan penjelasan).

8. Beri paraf atau tanda tangan dan tanggal di atas print out yang dilampirkan ke suatu

catatan (yang memberi paraf atau ttd, periksa lagi catatannya, benar atau tidak).

9. Beri parag atau tanda tangan dan tanggal apda fotokopi informasi untuk menjamin

keasliannya, cap hasil fotokopi dengan cap yang digariskan (sesuai ketentuan dalam

kebijakan perusahaan).

10. Semua kalkulasi dikaji ulang, diberi paraf dan tanggal oleh petugas kedua yang mengerti

dan menguasai hal tersebut.

 11. Catat semua penyimpangan sesuai ketentuan dalam protap secara langsung.

12. Setelah menyelesaikan suatu pengujian atau suatu halaman, beri tanda tangan dan tanggal

pada halaman yang bersangkutan.

13. Orang yang memberikan tanda tangan atau paraf pemeriksa kedua adalah yang

menegaskan bahwa dia benar-benar telah menyaksikan kegiatan yang dilaksanakan

(misalnya penimbangan) dan secara pribadi telah memeriksa. Jadi, tidak boleh

asal 'teken', harus benar-benar menyaksikan.

Catatan pengolahan Bets

Catatan Pengolahan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang diolah. Dokumen ini

hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengolahan Induk yang berlaku.

Metode pembuatan catatan ini hendaklah didesain untuk menghindarkan kesalahan transkripsi.

Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets yang sedang dibuat. Sebelum suatu proses

dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan yang dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah

bebas dari produk dan dokumen sebelumnya atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengolahan

yang direncanakan, serta peralatan bersih dan sesuai untuk penggunaannya. Selama pengolahan,

informasi sebagai berikut hendaklah dicatat pada saat tiap tindakan dilakukan dan - setelah

lengkap - hendaklah catatan diberi tanggal dan ditandatangani dengan persetujuan dari personil

yang bertanggung jawab untuk kegiatan pengolahan:

1. Nama produk.

2. Tanggal dan waktu dari permulaan, dari tahap antara yang signifikan dan dari

penyelesaian pengolahan.

3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk tiap tahap proses.

 4. Paraf operator untuk berbagai langkah pengolahan yang signifikan dan, di mana perlu,

paraf personil yang memeriksa tiap kegiatan ini (misalnya penimbangan).

5. Nomor bets dan/atau nomor kontrol analisis dan jumlah nyata tiap bahan awalyang

ditimbang atau diukur (termasuk nomor bets dan jumlah bahan hasil pemulihan atau hasil

pengolahan ulang yang ditambahkan.

6. Semua kegiatan pengolahan atau kejadian yang relevan dan peralatan utama yang

digunakan.

7. Catatan pengawasan selama-proses dan paraf personil yang melaksanakan serta hasil

yang diperoleh.

8. Jumlah hasil produk yang diperoleh dari tahap pengolahan berbeda dan penting.

9. Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda tangan

pengesahan untuk segala penyimpangan terhadap Prosedur Pengolahan Induk."

Catatan pengemasan bets

Catatan Pengemasan Bets hendaklah tersedia untuk tiap bets yang dikemas. Dokumen ini

hendaklah dibuat berdasarkan bagian relevan dari Prosedur Pengemasan Induk yang berlaku dan

metode pembuatan catatn ini hendaklah didesain untuk menghindarkan kesalahan transkripsi.

Catatan hendaklah mencantumkan nomor bets dan jumlah produk jadi yang direncanakan akan

diperoleh. Sebelum suatu kegiatan pengemasan dimulai, hendaklah dilakukan pemeriksaan yang

dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen sebelumnya atau

bahan yang tidak diperlukan untuk pengemasan yang direncanakan, serta peralatan bersih dan

sesuai untuk penggunaannya. Selama pengemasan, informasi sebagai berikut hendaklah dicatat

pada saat tiap tindakan dilakukan dan setelah lengkap hendaklah catatan diberi tanggal dan
ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk kegiatan

pengemasan:

1. Nama produk.

2. Tanggal dan waktu tiap kegiatan pengemasan.

3. Nama personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan pengemasan.

4. Paraf operator dari berbagai langkah pengemasan yang signifikan.

5. Catatan pemeriksaan terhadap identitas dan konformitas dengan Prosedur Pengemasan

Induk termasuk hasil pengawasan selama-proses.

6. Rincian kegiatan pengemasan yang dilakukan, termasuk referensi peralatan dan jalur

pengemasan yang digunakan.

7. Apabila dimungkinkan, sampel bahan pengemas cetak yang digunakan, termasuk

spesimen dari kodifikasi bets, pencetakan tanggal kadaluarsa serta semua pencetakan

tambahan.

8. Catatan mengenai masalah khusus yang terjadi termasuk uraiannya dengan tanda tangan

pengesahan untuk semua penyimpangan terhadap Prosedur Pengemasan Induk.

9. Jumlah dan nomor referen atau identifikasi dari semua bahan pengemas cetak dan produk

ruahan yang diserahkan, digunakan, dimusnahkan atau dikembalikan ke stok dan jumlah

produk yang diperoleh untuk melakukan rekonsiliasi yang memadai.

Protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk bahan baku antara lain

(1) spesifikasi produk,

(2) persetujuan pemasok,

(3) penerimaan dan peyimpanan,

(4) prosedur pengambilan contoh,

(5) pengujian pengawasan mutu, inspeksi, dan

(6)karantina,pelulusan,serta persetujuan.

Spesifikasi

Spesifikasi: Hendaklah tersedia spesifikasi bahan awal, bahan pengemas, dan produk jadi yang

disahkan dengan benar dan diberi tanggal; di mana perlu, hendaklah juga tersedia spesifikasi

bagi produk antara dan produk ruahan.:

Spesifikasi Bahan awal

Spesifikasi bahan awal hendaklah mencakup, di mana diperlukan:

1. Deskripsi bahan, (termasuk: nama yang ditentukan dalam kode referen (kode produk)

internal; rujukan monografi farmakope, bila ada; pemasok yang disetujui dan, bila

mungkin, produsen bahan; standar mikrobiologis, bila ada).

2. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan.

3. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan.

4. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan.

5. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali."

Spesifikasi bahan pengemas

Spesifikasi bahan pengemas: hendaklah mencakup, di mana diperlukan:

1. Deskripsi bahan, termasuk: (termasuk: nama yang ditentukan dalam kode referen (kode

produk) internal; rujukan monografi farmakope, bila ada; pemasok yang disetujui dan,

bila mungkin, produsen bahan; standar mikrobiologis, bila ada; spesimen bahan

pengemas cetak, termasuk warna).

2. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan.

3. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan.

 4. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan.

5. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali.

Spesifikasi produk antara dan produk ruahan

Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah tersedia apabila produk tersebut dibeli

atau dikirim, atau apabila data dari produk antara digunakan untuk mengevaluasi produk jadi.

Spesifikasi hendaklah mirip dengan spesifikasi bahan awal atau produk jadi, sesuai keperluan."

Spesifikasi produk jadi

Spesifikasi produk jadi hendaklah mencakup:

1. Nama produk yang ditentukan dan kode referensi (kode produk).

2. Formula/komposisi atau rujukan.

3. Deskripsi bentuk sediaan dan urian mengenai kemasan, termasuk ukuran kemasan.

4. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan.

5. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan.

6. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, bila diperlukan.

7. Masa edar/simpan."

Protap atau dokumentasi yang dipelrukan untuk bangunan dan fasilitas antara lain

(1) pengoperasian sistem (misalnya pengendalian udara, uap murni),

(2) perawatan dan kalibrasi,

(3) pembersihan fasilitas,

(4) monitor lingkungan (kerja),

(5) keluar-masuk ruang bersih,

(6) mengenakan pakaian (kerja),

(7) alur produk,

(8) alur bahan awal,

(9) alur personil,

(10) aliran udara,

(11) alur dan pemusnahan limbah,

(11) pencucian dan sterilisasi pakaian,

(12) pencucian dan sterilisasi peralatan gelas,

(13) desinfeksi dan fumigasi, serta

(14) penanggulangan hama.

Protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk peralatan antara lain

(1) pengoperasian (alat/mesin)

(2) pembersihan/sterilisasi,

(3) pembuatan larutan pembersih,

(4) penanganan sisa produk dan bahan pembersih (untuk mencegah kontaminasi silang),

(5) perawatan preventif (harus ada perawatan, kinerja mesin itu sangat mempengaruhi mutu

obat)

(6) kalibrasi, dan

(7) verifikasi harian timbangan (biasanya dilakukan menggunakan anak timbang).

Protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk produksi antara lain

(1) dokumen produksi induk,

(2) prosedur pengolahan induk,

(3) catatan pengolahan bets,

(4) prosedur pengemasan induk,

(5) catatan pengemasan induk,

(6) pengujian selama proses (produksi),

(7) pembuatan dapat proses dan larutan.

Protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk pemberian label dan pengemasan antara

lain

(1) kaji ulang dan pengendalian label dan kemasan,

(2) spesifikasi,

(3) perukunan (rekonsiliasi) label, dan

(4) tanggal daluwarsa.

Protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk pengawasan mutu antara lain

(1) pengujian obat jadi, TM, PM, Produk antara atau produk ruahan,

(2) pengambilan (diambil oleh siapa, pada best berapa) dan penanganan sampel (pengujian dan

pertinggal),

(3) penanganan OOS (Out of Strength) dan OOT (Out of Tren),

(4) pengambilan contoh lingkungan (bagaimana cara mengambil contoh mikroba atau udara),

(5) pembuatan ringkasan hasil uji pengawasan mutu (CoA) (parameter apa saja yang harus ada

pada CoA),

(6) studi stabilitas (suhu penyimpanan, metode, cara pengambilan, parameter apa yang

diperiksa),

(7) baku pembanding dan pengawasannya (penyimpangan atau penanganan dan pengujian)

(kalau diturunkan menjadi baku primer atau sekunder bagaimana caranya),

(8) resertifikasi atau rekalibrasi peralatan pengawasan mutu, dan

(9) pembuatan pereaksi dan bahan untuk uji pengawasan mutu.

 Terakhir, protap atau dokumentasi yang diperlukan untuk pemastian mutu antara lain

(1) pembuatan protap (format tiap departemen rata-rata sama),

(2) pengkajian atau peninjauan catatan bets,

(3) inspeksi diri (dilakukan internal dan eksternal, kalau internal, dilakukan secara berkala

misalnya bulan 1 inspeksi QA, bulan ke-2 inspeksi QC, dan seterusnya, sementara kalau

eksternal melibatkan pihak ketiga yang berwenang, jadi harus ada persiapan untuk audit aspek

CPOB)

(4) pelaksanaan validasi (RIV, Protokol, Laporan, dst),

(5) penanganan keluhan terhadap obat jadi dan penarikan kembali obat jadi,

(6) audit kontraktor,

(7) audit pemasok (begitu pula pada audit kontraktor, harus diatur mekanisme auditnya, berguna

dalam pemilihan supplier baru, ketika sudah berjalan, direview bagaimana kinerjanya, apakah

sesuai ekspektasi atau tidak, jika tidak, bisa dipertimbangkan untuk melanjutkan kerja sama atau

tidak),

(8) pembuatan, pengendalian, revisi, dan distribusi dokumentasi,

(9) catatan mengenai karyawan, catatan kesehatan (karyawan diperiksa kesehatan lengkap, baik

berat badan, kolesterol, pendengaran, paru-paru, dan seterusnya, karena bekerja di industri itu

berisiko terhadap gangguan kesehatan paru-paru dan pendengaran, jadi wajib bagi karyawan

untuk menggunakan alat perlindungan diri (APD),

(10) pelatihan (teknis dan CPOB),

(11) penanganan (penyimpangan),

(12) pengendalian perubahan,

(13) monitor suhu penyimpangan,

(14) prosedur distribusi produk dan catatan distribusi, dan

(15) pelulusan penolakan dan penyimpanan obat jadi.