DOKUMENTASI

DAL AM
CPOB
INDUSTRI FARMASI
•/in.dus.tri/ n kegiatan memproses atau mengolah barang
dengan menggunakan sarana dan peralatan, misalnya mesin
•/far.ma.si/ n cara dan teknologi pembuatan obat serta cara
penyimpanan, penyediaan, dan penyalurannya

INDUSTRI FARMASI
Badan usaha yang memiliki izin dari mentri kesehatan untuk
melakukan kegiatan pembuatan obat atau bahan obat
DOKUMENTASI

/do·ku·men·ta·si/ /dokuméntasi/ n 1 pengumpulan, pemilihan,

pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan; 2 pemberian atau pengumpulan bukti dan
keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan
bahan referensi lain):
Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen
• Dokumentasi pembuatan obat merupakan bagian dari sistem
informasi manjemen yang meliputi spesifikasi. prosedur, metode dan
instruksi, perencanaan,relaksanaan, pengendalian serta evaluasi
seluruh rangkaian kegiatan pembuatan obat.
• Dokumentasi sangat penting untuk memastikan bahwa setiap
petugas mendapat instruksi secara rinci dan jelas mengenai bidang tugas yang harus
dilaksanakannya sehingga memperkecil risiko terjadinya salah tafsir dan kekeliruan yang
biasanyatimbul karenahanyamengandalkan komunikasi lisan.
 Industri farmasi

Obat
Obat Kosmetik
tradisional

CPOB CPTOB CPKB

DOKUMENTASI DALAM CPOB

1. Dokumen terkontrol (untuk internal)

2. Dokumen tidak terkontrol (untuk

eksternal seperti registrasi ke BPOM)
 DOKUMEN
SPESIFIKASI

DOKUMEN
DOKUMEN DOKUMEN
PRODUKSI INDUK/
LAPORAN DAN DALAM CPOB
FORMULA
CATATAN ( Internal)
PEMBUATAN

DOKUMEN METODE DOKUMEN

DAN INSTRUKSI PROSEDUR
 1. Dokumen Spesifikasi

- Spesifikasi bahan awal

- Spesifikasi bahan pengemas
- Spesifikasi produk antara dan produk ruahan
- Spesifikasi obat jadi
 Spesifikasi bahan
awal

a. Nama dan kode produk internal yang ditentukan oleh

perusahaan
b. Nama dan kode yang diberikan pemasok
c. Rujukan monografi/metode pengujian yang dilakukan
pemeriksaan dan pengujian spesifikasi berdasarkan
farmakope
d. Standar mikrobiologis (bila ada)
e. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian/prosedur
rujukan
f. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas
penerimaan
g. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
h. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian
kembali
 Spesifikasi bahan pengemas
a. Deskripsi bahan :
- Nama dan kode produk internal suatu perusahaan
- Rujukan monografi farmakope
- Pemasok yang disetujui
- Standar mikrobiologis
- Spesimen bahan pengemas cetak, termasuk warna
b. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian/prosedur
rujukan
c. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas
penerimaan
d. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
e. Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian
kembali
 Spesifikasi produk antara dan
produk ruahan

Spesifikasi produk antara dan produk ruahan

hendaklah tersedia, apabila produk tersebut
dibeli/dikirim, atau apabila data dari produk antara
digunakan untuk mengevaluasi produk jadi.
Spesifikasi hendaklah mirip dengan spesifikasi
bahan awal atau produk jadi, sesuai keperluan
 Spesifikasi produk jadi

a. Nama dan kode produk internal

b. Formula/komposisi atau rujukan
c. Deskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai kemasan dan
ukuran kemasan
d. Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur
rujukan
e. Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
f. Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus (jika
diperlukan)
g. Masa simpan/edar
 2. Dokumen produksi

- Dokumen produksi induk

- Prosedur pegolahan induk
- Prosedur pengemasan induk
 Dokumen produksi induk

Nama, bentuk sediaan, kekuatan dan deskripsi produk, nama penyusun dan
bagiannya, nama pemeriksa serta daftar distribusi dokumen yang berisi :
a. Informasi umum tentang jenis bahan pengemas primer yang digunakan/alternatifnya
b. Komposisi produk untuk tiap satuan dosis dan untuk satu sampel ukuran bets
c. Daftar lengkap bahan awal
d. Spesifikasi bahan awal
e. Daftar lengkap bahan pengemas
f. Spesifikasi bahan pengemas primer
g. Prosedur pengolahan dan pengemasan
h. daftar peralatan untuk pengolahan dan pengemasan
i. Pengawasan selama proses pengolahan dan pengemasan
j. Masa edar/simpan
 Prosedur pengolahan induk

Tersedia untuk tiap produk dan ukuran bets yang akan

dibuat. Memuat prosedur dan instruksi lengkap dan
rinci mengenai pengolahan. Prosedur pengolahan
induk hendaklah menyediakan ruang untuk mencatat data
pengolahan, dokumen ini dibuat dan ditandatangani oleh
manajer produksi serta diperiksa secara terpisah, diberi
tanggal dan ditandatangani oleh manajer pengawasan mutu.
Prosedur pengolahan induk mencakup :
a. Nama dan kode produk pada spesifikasinya
b. Deskripsi bentuk sediaan, kekuatan sediaan produk dan ukuran bets
c. Daftar semua bahan awal yang digunakan
d. Pernyataan mengenai hasil akhir yang diharapkan
e. Pernyataan mengenai lokasi pengolahan dan peralatan utama yang
digunakan
f. Metode/rujukan metode yang digunakan untuk persiapan peralatan kritis
(pembersihan, perakitan, kalibrasi, sterilisasi)
g. Instruksi rinci tahap proses (pemeriksaan bahan, urutan penambahan
bahan, waktu pencampuran, suhu)
h. Instruksi untuk semua pengawasan selama proses dengan batas
penerimaannya
i. Syarat penyimpanan produk ruahan seperti wadah, label, dan kondisi
penyimpanan khusus (bila perlu)
j. Semua tindakan khusus yang harus diperhatikan
 Prosedur pengemasan induk

Dokumen yang kemudian digandakan untuk pencatatan pengemasan tiap bets produk.
Hendaklah menyediakan ruang untuk mencatat data pengemasan.
Mencakup :
a. Nama produk
b. Deksripsi bentuk sediaan dan kekuatannya
c. Ukuran kemasan (dalam angka), berat atau volume produk dalam wadah akhir
d. Daftar lengkap semua bahan pengemas untuk satu bets standar, jumlah, ukuran dan jenis
bersama kode referen pada tiap bahan pengemas
e. Pengemas cetak untuk mencetakn nomor bets dan tanggal daluwarsa bets
f. Tindakan khusus yang diperhatikan, untuk kesiapan jalur (line clearance) sebelum kegiatan
dimulai
g. Uraian kegiatan pengemasan
h. Pengawasan selama proses yang rinci termasuk pengambilan sampel dan batas penerimaan
 3. Dokumen prosedur

Dokumen prosedur pengambilan contoh untuk pengujian dengan

menguraikan rancangan dan mencakup :
a. Metode yang digunakan
b. Alat dan wadah yang digunakan
c. Tindakan pengamanan selama pengambilan contoh termasuk penggunaan
pakaian khusus oleh petugas yang mengambil contoh
d. Nama petugas yang berwenang untuk pengambilan contoh
e. Lokasi pengambilan contoh
f. Jumlah contoh yang diambil dan pola pengambilan contoh (bila
diperlukan)
 4. Dokumen Metode dan Instruksi

Dokumen metode dan instruksi meliputi metode pengujian untuk

pengambilan contoh dan pengujian terhadap spesifikasi bahan awal,
produk antara, produk ruahan, dan obat jadi. Prosedur pengujian
hendaklah mencakup pereaksi yang dibutuhkan untuk pelaksanaan
analisis, uji identifikasi, dan penetapan kadar serta formula perhitungan
untuk memperoleh hasil analisis.
 5. Dokumen laporan dan catatan

Meliputi catatan pengolahan bets dan pengemasan bets.

-- Pada catatan pengolahan bets didesain untuk menghindarkan kesalahan transkripsi dengan
mencantumkan nomor bets yang sedang dibuat, sebelum proses dimulai, hendaklah dilakukan
pemeriksaan yang dicatat, bahwa peralatan dan tempat kerja telah bebas dari produk dan dokumen
sebelumnya atau bahan yang tidak diperlukan untuk pengolahan yang direncanakan, serta peralatan
bersih dan sesuai untuk penggunaannya
-- Pada catatan pengemasan bets dengan mencantumkan nomor bets dan jumlah produk jadi yang
direncanakan akan diperoleh.
-- Selama pengolahan dan pengemasan, informasi akan dicatat pada saat tiap tindakan, diberi tanggal dan
ditandatangani dengan persetujuan dari personil yang bertanggung jawab untuk kgiatan pengemasan.
 PERUBAHAN DALAM DOKUMEN
Semua perubahan ataupun kesalahan yang dilakukan terhadap pencatatan pada dokumen
hendaklah ditandatangani dan diberi tanggal; perubahan hendaklah memungkinkan pembacaan
informasi semula. Di mana perlu, alasan perubahan hendaklah dicatat. Pencatatan hendaklah
dibuat atau dilengkapi pada tiap langkah yang dilakukan dan sedemikian rupa sehingga semua
aktivitas yang signifikan mengenai pembuatan obat dapat ditelusuri. Catatan pembuatan
hendaklah disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal daluwarsa produk jadi.
PENYIMPANAN & PEMUSNAHAN
DOKUMEN
• Disimpan selama 6 tahun ( expired date paling lama + 1 )
• Pemusnahan dilakukan dengan menggunakan gunting atau mesin penghancur kertas, dibuat
berita acara pemusnahan.
 PENULISAN NO BATCH PADA KEMASAN
Batch/Bets adalah sejumlah produk obat yang mempunyai sifat dan mutu yang seragam yang
dihasilkan dalam satu siklus pembuatan atas suatu perintah pembuatan tertentu. Esensi suatu batch
adalah homogenitasnya

Nomor Batch/Bets adalah penandaan yang terdiri dari angka atau huruf atau gabungan keduanya,
yang merupakan tanda pengenal suatu batch, yang memungkinkan penelusuran kembali riwayat lengkap
pembuatan batch tersebut, termasuk tahap-tahap produksi, pengawasan dan distribusi

Lot adalah bagian tertentu dari suatu batch/bets yang memiliki sifat dan mutu yang seragam dalam
batas yang ditetapkan.
 1 2 3 4 5 6 7

• Nomor 2&3 : menunjukkan tanggal pembuatan obat

• Nomor 4&5 : menunjukkan bulan pembuatan obat
• nomor 6&1 : menunjukkan tahun pembuatan obat
• nomor 7 : menunjukkan nomor urut pembuatan obat

injeksi Antalgin No. Batch : 5151081

dibuat :
Tanggal : 15
Bulan Oktober
Tahun : 1985, dengan nomor urut ke 1 pada tanggal
tersebut
Nomor Batch/Bets PRODUK JADI
tidak diperkenankan
tidak diperkenankan memakai
memakainomor
nomorbets bets atau
atau nomor lot
yang
nomor sama padasama
lot yang produk
padayang sama
produk yangselama periode waktu
sama selama
tertentu,
periode yaitu
waktu paling
tertentu,sedikit dalam
yaitu paling jangka
sedikit dalamwaktu 10
tahun. jangka waktu 10 tahun.

Untuk
Untukbets
bets yang diolah
diolahulang
ulanghendaklah
hendaklah diberikan kode
diberikan
tambahan terhadap
kode tambahan nomor
terhadap bets tersebut,
nomor misalmissal
bets tersebut, penambahan
huruf Ppenambahan
(pengolahan huruf
ulang)P (pengolahan ulang)
 Pelulusan Produk

Proses yang memungkinkan suatu produk dikeluarkan

dari status karantina dengan menggunakan sistem dan
prosedur untuk menjamin produk jadi tersebut
memenuhi spesifikasi pelulusannya
 PROSEDUR TETAP
PELULUSAN PRODUK JADI

Yang bertanggung jawab :

a. Kepala bagian produksi untuk memastikan bahwa pengolahan dan pengemasan
produk jadi telah dilaksanakan sesuai catatan pengolahan dan pengemasan bets terkait.
b. Kepala bagian pemastian mutu bertanggung jawab untuk melakukan penolakan
atau meluluskan produk jadi untuk didistribusikan
c. Kepala bagian pemastian mutu bertanggung jawab untuk menunjuk dan memberi
pelatihan, serta memastikan kompetensi dari personil yang akan melaksanakan wewenang
pelulusan/penolakan apabila dia berhalangan
d. Kepala bagian pemastian mutu bertanggung jawab untuk menyiapkan, mengkaji ulang,
dan melatih protap ini kepada personil yang dia tunjuk untuk melakukan wewenangnya
serta memastikan protap ini dilaksanakan dengan benar
 Prosedur :

1. Pastikan ketersediaan :
a. Catatan pengolahan bets dari bets yang akan diluluskan
b. Sertifikat analisis berkaitan (CoA) dari pengawasan mutu
c. Satu sampel produk jadi
d. Dokumen izin edar obat
2. Periksan pada catatan bets, apakah :
a. Terjadi penyimpangan bets atau penyimpangan nonbets dan apakah telah mendapat status “CLOSED”
b. Komposisi dari bets bersangkutan sesuai dengan yang tercantum dalam dokumen izin edar
c. Bahan-bahan pengemas cetak yang dilampirkan pada catatan pengemasan bets, sesuai/sama/identis dengan
contoh produk jadi serta dengan yang terlampir pada dokumen izin edar
3. Apabila ada penyimpangan terhadap ketentuan/spesifikasi, sebelum
melakukan keputusan lanjut, lakukan :
a. Penanganan penyimpangan sesuai dengan protap penanganan penyimpangan No..... dan / atau.....
b. Pengkajian risiko mutu sesuai protap pengkajian risiko mutu no.....
PROSEDUR (continued…)
4. Beri pelulusan dengan stempel yang tersedia khusus “Lulus” pada
halaman depan catatan bets, apabila aspek-aspek di atas dipenuhi dan / atau dimana
diperlukan,hasil pengkajian mutu risiko mutu mengizinkan pelulusan
5. Beri tanda dengan stempel yang tersedia khusus “Ditolak” pada halaman depan
catatan bets, apabila aspek – aspek tersebut tidak sesuai dengan spesifikasi serta hasil
pengkajian risiko mutu dimana perlu, tidak mengizinkan pelulusan.
6. Berikan instruksi kepada petugas pemastian mutu untuk meluluskan dan
memberi label yang sesuai di gudang produk jadi sesuai protap penandaan produk jadi di
gudang
7. Berikan instruksi kepada petugas pemastian mutu untuk menolak dan memberi label
yang sesuai di gudang produk jadi sesuai protap penandaan produk jadi di gudang serta
instruksi untuk memindahkan produk yang ditolak tersebut ke area “Rejected”
KASUS BUPIVACAINE
Sehubungan dengan adanya kejadian tidak diinginkan yang serius pada penggunaan obat injeksi
Buvanest Spinal 0,5% Heavy (Bupivacaine HCl) produksi Industri Farmasi PT Kalbe Farma, Tbk.
di Siloam Hospital Lippo Village Karawaci, Sabtu 14 Februari 2015, Badan POM menerima
informasi dari Sekretaris Jenderal Kementerian Kesehatan mengenai kejadian yang
mengakibatkan meninggalnya pasien setelah penggunaan obat tersebut. Badan POM kemudian
melakukan pemeriksaan terkait pemenuhan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB) terhadap produsen injeksi Buvanest Spinal 0,5% Heavy, yaitu
Industri Farmasi PT Kalbe Farma, Tbk. dan jalur distribusinya, yaitu Pedagang Besar Farmasi
(PBF) PT. Enseval Putra Megatrading, Tbk. serta melakukan monitoring farmakovigilans ke
Siloam Hospital Lippo Village Karawaci.
HASIL
Pada tanggal 25 Februari 2015 telah disampaikan hasil investigasi bahwa Badan POM telah
melakukan evaluasi atas hasil investigasi terhadap dugaan terjadinya mix-up produk Buvanest
Spinal 0,5% Heavy Injeksi dan Asam Traneksamat Injeksi serta hasil kajian dan manajemen risiko
PT Kalbe Farma, Tbk., dengan kesimpulan bahwa hasil investigasi internal dan kajian manajemen
risiko tersebut belum menggambarkan akar masalah terjadinya dugaan mix-up produk Injeksi
Buvanest Spinal 0,5% Heavy, sehingga PT Kalbe Farma tidak dapat memberikan Corrective Action
and Preventive Action (CAPA) yang tepat.

Tanggal 2 Maret 2015 Badan POM telah memberikan sanksi administratif dengan menerbitkan
Surat Keputusan Kepala Badan POM tentang pembatalan izin edar Injeksi Buvanest Spinal 0,5%
Heavy produksi Industri Farmasi PT Kalbe Farma, Tbk. dan diinstruksikan untuk memusnahkan
semua persediaan obat yang ada dalam penguasaan dan hasil penarikan dengan disaksikan oleh
Petugas Balai Besar/Balai POM di seluruh Indonesia dengan membuat Berita Acara Pemusnahan,
dengan catatan obat tersebut sudah tidak digunakan lagi sebagai barang bukti yang terkait
dengan masalah hukum sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
AKAR MASALAH :

Terjadinya mix-up produk Buvanest Spinal 0,5% Heavy

Injeksidan Asam Traneksamat Injeksi (Kesalahan pada saat
pengemasan serta tidak dilaksanakannya rekualifikasi
personel).
 PERAN DOKUMENTASI
• Label lepas hendaklah disimpan dan diangkut dalam wadah tertutup untuk menghindarkan
campur baur.
• Tiap penerimaan atau tiap bets bahan pengemas primer hendaklah diberi nomor yang spesifik
atau penandaan yang menunjukkan identitasnya.
• Untuk menghindari campur baur, hanya satu jenis bahan pengemas cetak atau bahan cetak
tertentu saja yang diperbolehkan diletakkan di tempat kodifikasi pada saat yang sama.
• Semua personel yang akan bekerja hendaklah mendapat pelatihan teratur dalam bidang
pembuatan produk steril.