Asas Pentadbiran Awam

BAB 2

TEORI-TEORI ORGANISASI

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mengenal pasti teori-teori organisasi yang diperkenalkan oleh
para akademik, ahli falsafah dan pengamal organisasi.
2. Menjelaskan elemen-elemen sebenar yang menjadi perhatian
dalam mengkaji organisasi.
3. Menerangkan pemilihan struktur, reka bentuk, dan sistem
organisasi yang berkesan.
4. Menghuraikan kepentingan dan kegunaan Teori Organisasi.

2.1 PENGENALAN

Organisasi dan kehidupan manusia tidak boleh dipisahkan. Manusia

memerlukan organisasi untuk pelbagai tujuan seperti bersosial,
mendapatkan sumber rezeki, mendapatkan perkhidmatan, barangan,
kuasa, dan sebagainya. Organisasi pula memerlukan manusia untuk
beroperasi seterusnya mencapai matlamat yang ditetapkan kerana
manusia adalah salah satu aset utama organisasi. Umpamanya, sebuah
kilang pembuatan makanan dalam tin memerlukan pekerja untuk
mengeluarkan produk yang dicipta bagi menghasilkan keuntungan,
sementara pekerja memerlukan kerja untuk menyara kehidupan. Kedua-
dua pihak saling memerlukan dan mempunyai matlamat masing-masing.
Contoh di atas jelas menggambarkan bahawa organisasi penting dalam
kehidupan manusia dan begitu juga sebaliknya.

Penubuhan sesebuah organisasi kebiasaannya dibentuk mengikut

matlamat dan pendekatan-pendekatan tertentu yang difikirkan sesuai bagi
menyokong kejayaannya. Dalam mengkaji sesebuah organisasi, aspek-
aspek sistem, reka bentuk, struktur, strategi, teknologi, persekitaran, dan
sebagainya adalah antara perkara-perkara yang sering dibincangkan oleh
para pengkaji bidang organisasi. Organisasi-organisasi yang berjaya sering

13
 Asas Pentadbiran Awam

dikaitkan dengan keberkesanan dalam pengurusannya. Untuk

menghasilkan sebuah organisasi yang berkesan telah menarik perhatian
para pengkaji, ahli akademik, dan ahli falsafah untuk mengkaji dan
seterusnya mengemukakan Teori Organisasi. Antara nama-nama tokoh
yang mengutarakan teori berkaitan organisasi ialah Adam Smith, Karl
Marx, Federick Winslow Taylor, Henri Fayol, Max Weber dan ramai lagi.

2.2 DEFINISI TEORI

Menurut Hatch (1997:9), teori adalah penerangan, iaitu satu cubaan

untuk menerangkan segmen-segmen pengalaman. Keterangan lanjut
yang diterangkan oleh teori disebut sebagai ‘fenomena yang
berkepentingan’ (phenomenon of interest). Dalam Teori Organisasi,
fenomena yang berkepentingan adalah organisasi.

Merujuk kepada 'Oxford Encyclopedic English Dictionary' pula, teori

bermaksud tafsiran atau sistem idea yang menerangkan sesuatu perkara.
Juga diertikan sebagai lingkungan pengetahuan yang bersifat teori atau
spekulasi pemikiran.

Berdasarkan kedua-dua definisi di atas, didapati bahawa teori adalah satu

bentuk pemikiran yang cuba menerangkan atau mengandaikan sesuatu
keadaan berdasarkan kepada apa yang pernah di lihat, dilalui, dirasai
(pengalaman), dan mungkin juga andaian tentang sesuatu yang belum
pernah terjadi tetapi tidak mustahil berlaku.

Teori Organisasi pula diertikan sebagai satu disiplin yang mengkaji

struktur dan reka bentuk organisasi. Ia menghuraikan bagaimana
penstrukturan organisasi dilakukan dan menawarkan cadangan-cadangan
tentang bagaimana organisasi boleh dibentuk untuk memperbaiki
keberkesanannya (Robbins, 1983:7). Dalam menganalisis Teori
Organisasi, struktur organisasi dikenal pasti melalui strategi organisasi,
saiz organisasi, teknologi, persekitaran, dan kawalan kuasa. Reka bentuk
organisasi pula dinilai dari segi pilihan reka bentuk dan sistem yang
digunakan. Penstrukturan dan reka bentuk organisasi akan diaplikasikan
oleh pihak pengurusan organisasi dalam soal mengurus persekitaran dan
organisasi, budaya organisasi, konflik organisasi, dan sebagainya.
Penstrukturan dan reka bentuk organisasi yang baik akan membantu
dalam menghasilkan keberkesanan organisasi secara keseluruhan.

14
 Asas Pentadbiran Awam

2.2.1 Kegunaan Teori

Terdapat empat kegunaan teori yang dikenal pasti, iaitu:

(i) Menjadi petunjuk atau panduan untuk memperoleh kesan

yang lebih baik atau mengelakkan keadaan yang tidak baik.
(ii) Meramal sesuatu pada masa hadapan berdasarkan fakta-fakta
dan andaian-andaian.
(iii) Mengesahkan sesuatu perkara melalui penyelidikan atau
kajian lanjutan dari teori yang dikemukakan.
(iv) Memberi gambaran awal tentang sesuatu perkara.

2.2.2 Kepentingan Teori Organisasi

Teori Organisasi yang dipelajari mempunyai kepentingan tersendiri.

Terdapat empat kepentingan Teori Organisasi, iaitu:

(i) Menyediakan pemahaman dan penghargaan tentang apa

yang berlaku dalam sesebuah organisasi;
(ii) Membantu para pengurus untuk mendalami dan memahami
aspek-aspek organisasi yang signifikan agar menjadi
pengurus yang baik;
(iii) Mengenal pasti pembolehubah-pembolehubah dan
menyediakan model agar para pengurus tahu bagaimana
untuk menganalisis dan menerangkan apa yang berlaku di
persekitaran organisasi dan seterusnya membolehkan mereka
melaksanakan fungsi pengorganisasian ke arah yang lebih
berkesan; dan
(iv) Mendedahkan pelbagai aspek kehidupan dalaman dan luaran
organisasi.

2.3 DEFINISI ORGANISASI

Menurut Litterer (1983:5), organisasi adalah campur tangan sosial atau

peralatan yang dibangunkan oleh manusia untuk mencapai sesuatu yang
adakalanya tidak mustahil dicapai. Maksud campur tangan sosial ialah
penggabungan pelbagai individu, pengetahuan, peralatan, pembentukan
struktur dan sistem yang akan digunakan untuk mengoperasi organisasi.
Jelas, dalam sesebuah organisasi ada sesuatu matlamat yang ingin dicapai
oleh para individu yang bekerja bersama-sama dan berkongsi matlamat
tersebut.

15
 Asas Pentadbiran Awam

Daniel Robey (1991:7) menyatakan, organisasi ialah peranan-peranan

sistem dan aliran aktiviti-aktiviti yang dibentuk untuk menyempurnakan
matlamat-matlamat yang dikongsi bersama. Robey mengatakan bahawa
peranan-peranan sistem dimaksudkan sebagai struktur organisasi,
manakala aliran aktiviti-aktiviti merujuk kepada proses-proses
mengorganisasi.

Menurut Jones (1998:4) pula, organisasi adalah satu cara yang digunakan
oleh manusia untuk mengkoordinasikan tindakan-tindakan mereka bagi
mencapai sesuatu yang mereka inginkan atau bernilai.

Draft (1989:9-10) berpendapat, organisasi adalah entiti sosial yang

terarah kepada pencapaian matlamat, sistem aktiviti yang berstruktur dan
dikenal pasti batasnya. ‘Entiti sosial’ mengikut Draft dijelaskan sebagai
gabungan orang dan kumpulan serta peranan mereka. ‘Matlamat terarah’
pula bermaksud sebagai kewujudan organisasi mempunyai tujuannya
tertentu. Organisasi dan ahlinya cuba untuk mencapai matlamat akhir
mereka. ‘Sistem aktiviti yang berstruktur’ bermaksud organisasi
menjalankan pelbagai aktiviti kerja secara bersistem.

Berasaskan kepada definisi-definisi di atas, kita boleh mengenal pasti

beberapa unsur yang perlu ada dalam sesebuah organisasi. Antaranya
ialah:

1. Individu dan kumpulan manusia dalam organisasi

Organisasi ditubuhkan oleh individu atau se kumpulan individu dan

disertai oleh kumpulan individu yang bekerja bersama untuk mencapai
matlamat organisasi. Litterer (1983) menghuraikan fungsi penggabungan
pelbagai individu berserta pengetahuan dan kemahiran mereka dalam
mengoperasikan organisasi. Pandangan Jones (1998) pula tertumpu
kepada manusia yang menggunakan organisasi untuk mencapai sesuatu
yang mereka hajat. Begitu juga dengan Draft (1989) yang
membincangkan tentang peranan ‘entiti sosial’ dalam organisasi.

2. Setiap organisasi ditubuhkan untuk mencapai matlamat

tertentu

Matlamat yang paling popular ialah mencatatkan keuntungan tetapi

bentuk keuntungan yang ingin diperoleh oleh setiap organisasi mungkin
berbeza. Matlamat-matlamat yang ditetapkan adalah dikongsi bersama di
kalangan individu yang menganggotai sesebuah organisasi. Malahan
menurut Litterer (1983), walaupun adakalanya matlamat yang ditetapkan

16
 Asas Pentadbiran Awam

sukar untuk dicapai tetapi ianya bukanlah satu perkara yang mustahil jika
kena caranya. Pencapaian matlamat organisasi biasanya dikaitkan dengan
keberkesanan dalam pengurusan organisasi.

3. Unsur penstrukturan dan sistem organisasi

Setiap organisasi direka bentuk dan menggunakan sistem pentadbiran

mengikut pilihan pemilik atau pilihan pihak-pihak yang mempunyai
kepentingan dalam sesebuah organisasi. Struktur organisasi dapat
diterangkan sebagai satu bentuk mekanisme penyelarasan formal dan
corak hubungan antara tugas dan kuasa yang akan diikuti dalam
organisasi. Secara amnya, struktur organisasi mempunyai tiga komponen
iaitu struktur yang kompleks, formalisasi, dan berpusat (centralization).

4. Tindakan dan aktiviti-aktiviti organisasi

Aktiviti-aktiviti organisasi perlu diselaraskan supaya cenderung kepada

pencapaian matlamat organisasi. Contoh aktiviti ialah menguruskan
pengeluaran, peralatan, mengurus sumber manusia, kewangan,
pentadbiran, dan sebagainya.

SOALAN DALAM TEKS 2.1

1. Nyatakan secara ringkas definisi teori seperti yang

telah anda pelajari.
2. Jelaskan maksud “campur tangan sosial” seperti
yang dinyatakan di dalam definisi organisasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.4 TEORI-TEORI ORGANISASI

Di antara tokoh-tokoh barat yang terkenal dan banyak memperkatakan

tentang teori organisasi ialah Max Weber, Frederick Taylor, Henry Fayol,
dan Douglas McGregor. Prinsip-prinsip yang terkandung di dalam teori
organisasi mereka masih di rujuk sehingga kini.

17
 Asas Pentadbiran Awam

2.4.1 Teori Birokrasi oleh Max Weber

Weber dalam Robbins (1987) mendefinisikan organisasi berdasarkan dua

aspek yang penting, iaitu:

(i) Jentera sosial yang akan memaksimumkan kecekapan dalam

pentadbiran; dan
(ii) Satu organisasi sosial yang mempunyai sifat-sifat tertentu.

Definisi organisasi Weber melibatkan pekerjaan asas, perkhidmatan

pentadbir yang dilantik, status yang ditonjolkan melalui hierarki
organisasi, gaji berdasarkan kedudukan pangkat, dan pangkat yang telah
ditetapkan terlebih dahulu. Birokrasi juga di katakan mempunyai
keupayaan tersendiri untuk mempengaruhi keadaan organisasi sosial,
antaranya ialah kebolehan untuk melatih bakal pegawai tadbir berasaskan
kelayakan teknikal dan keupayaan untuk memperlihatkan unsur-unsur
demokrasi dalam pentadbiran negara.

Weber juga turut membincangkan tentang pembahagian kuasa. Menurut

Weber, kuasa yang sah hanya dimiliki oleh se kumpulan orang dan ianya
dianggap sangat penting. Weber percaya bahawa kuasa yang sah biasanya
dimiliki oleh individu-individu yang berjawatan tinggi atau pakar dalam
sesuatu bidang. Kuasa dalam birokrasi dibahagikan mengikut cara
bagaimana sesuatu kuasa tersebut diperoleh, iaitu:

(i) Tradisional – kuasa yang diperoleh daripada keturunan atau

pewarisan dari yang sebelumnya.
(ii) Karisma – satu penghormatan yang diberikan berdasarkan
sifat-sifat menarik dalam diri seorang pemimpin.
(iii) Rasional atau sah – satu penyerahan kuasa daripada satu
pihak yang berkuasa kepada seseorang pemimpin.

Weber menambah, peraturan yang asas dan digunakan dalam sesebuah

organisasi dibuat dengan kuasa yang sah dan disebut sebagai birokrasi.
Dari segi pemahaman umum, birokrasi disamaertikan dengan prosedur
yang ketat, remeh, ketidakcekapan, 'red tape’ dan sebagainya.

Walaupun berlaku tanggapan yang negatif terhadap birokrasi, Weber

tetap mempertahankannya dengan mengatakan bahawa kecekapan
birokrasi lahir daripada sifat organisasi itu sendiri. Weber memberikan
contoh bahawa pegawai-pegawai dalam organisasi birokrasi dikawal oleh
undang-undang, hierarki pangkat dan kuasa yang tersusun secara
sistematik, dan dalam usaha mengisi sesuatu jawatan hanya orang yang

18
 Asas Pentadbiran Awam

mempunyai kelayakan yang sesuai sahaja dipilih. Bagi Weber,

penyusunan sistem yang berkesan melalui birokrasi akan melahirkan
sebuah organisasi yang berkesan serta cekap.

Weber mengenal pasti tujuh ciri birokrasi dalam organisasi, iaitu:

(i) Aktiviti biasa yang perlu dilakukan, dilaksanakan dalam cara

yang telah ditetapkan sebagai sebahagian daripada tugas.
(ii) Kelayakan dalam bidang-bidang tertentu menjadi asas
pembahagian pekerjaan secara sistematik. Terdapat
perbezaan nyata antara jenis pekerjaan berdasarkan
kelayakan.
(iii) Pekerja dikenakan sekatan, peraturan yang sistematik, dan
kawalan dalam menguruskan pejabatnya.
(iv) Semua operasi dilaksanakan dengan sistem yang selaras
dengan peraturan yang telah ditetapkan.
(v) Terdapat ketegasan dalam penggunaan peraturan pada
sesetengah keadaan berdasarkan hierarki organisasi.
Bahagian yang paling bawah dikawal oleh pihak yang di atas.
(vi) Pegawai-pegawai diberikan kuasa berdasarkan
tanggungjawab yang dipikul oleh mereka.
(vii) Sistem naik pangkat dalam birokrasi biasanya dilakukan
dengan mengukur pencapaian dan senioriti seseorang atau
kedua-duanya sekali.

Teori Birokrasi oleh Weber membantu organisasi dari segi merangka

corak aliran autoriti yang jelas dan bersistem dalam organisasi. Walaupun
ada pendapat yang mengatakan ia akan mewujudkan karenah birokrasi
tetapi sekurang-kurangnya ia dapat mewujudkan prosedur yang harus
diikuti oleh semua orang.

Penekanan juga diberi kepada usaha membentuk sebuah organisasi yang

berkesan dan cekap. Untuk tujuan tersebut, Weber menyarankan agar
perhatian harus diberikan kepada soal pengambilan calon pekerja yang
berkualiti, mempunyai kelayakan yang sesuai, dan penempatan yang
betul. Personel dalam organisasi birokrasi juga akan terkawal kerana
mereka terikat dengan undang-undang.

2.4.2 Pengurusan Saintifik oleh Frederick Winslow Taylor

Pada tahun 1911, prinsip-prinsip Pengurusan Saintifik yang

diperkenalkan oleh Taylor telah diterbitkan dan dianggap sebagai

19
 Asas Pentadbiran Awam

permulaan yang serius kepada pembinaan teori dalam bidang pengurusan

dan organisasi.

Taylor juga dianggap sebagai ‘Bapa Pengurusan Saintifik’. Taylor adalah

seorang jurutera mekanikal yang berkhidmat dengan Syarikat Besi
Midvale dan Bethlehem di Penssylvania (Robbins, 1990).

Pengurusan Saintifik menetapkan objektif dan pendekatan yang

bersistem untuk memperbaiki kecekapan berdasarkan pengumpulan dan
analisis data. Taylor banyak menyumbang kepada teknik-teknik
pengurusan seperti kajian masa, penyeragaman kaedah pengurusan,
sistem kadar upah yang berbeza, kad arahan untuk pekerja, dan sistem
kawalan kos.

Berdasarkan pemerhatian terhadap teknik-teknik kerja, beliau percaya

bahawa pekerja hanya menggunakan satu pertiga daripada usaha dan
kemampuan bekerja mereka yang sebenar. Taylor cuba memper betulkan
keadaan tersebut dengan mengaplikasikan kaedah saintifik terhadap
kerja-kerja di peringkat organisasi.

Kecenderungan Taylor untuk mencari ‘satu cara terbaik’ dalam

melakukan sesuatu kerja adalah sebahagian daripada usaha yang sekarang
ini dikenali sebagai mereka bentuk kerja. Taylor telah mengemukakan
empat prinsip Pengurusan Saintifik yang didakwa boleh meningkatkan
produktiviti, iaitu:

(i) Penggantian kaedah ‘rule-of-thumb’ kepada penentuan secara

saintifik dalam menentukan elemen-elemen kerja yang
berkesan bagi pekerja.
(ii) Pemilihan dan latihan kepada pekerja juga perlu dilakukan
secara saintifik.
(iii) Kerjasama antara pihak pengurusan dan pekerja dalam
penyempurnaan objektif kerja.
(iv) Pembahagian tanggungjawab yang saksama antara para
pengurus dan pekerja sewaktu perancangan dan
perlaksanaan.

Dalam pendekatan terhadap pengurusan personel, Taylor percaya

bahawa pengukuran kerja perlu dibuat secara saintifik, pengkhususan
kerja adalah kaedah terbaik, pemilihan dan penempatan pekerja yang
betul bagi tugas yang sesuai dan pengukuhan kadar upah yang sesuai,
merupakan sumber yang boleh mengurangkan konflik antara majikan
dan pekerja. Sumbangan terpenting Taylor iaitu kecekapan bergantung

20
 Asas Pentadbiran Awam

kepada perancangan yang baik. Penekanan juga diberikan terhadap

perbezaan pekerja dari segi keupayaan mereka.

Pengurusan Saintifik yang diperkenalkan oleh Taylor dianggap hanya

menawarkan konsep dan fokus yang terhad ke atas organisasi. Taylor
lebih banyak menumpukan soal pengendalian kerja di peringkat bawahan
organisasi iaitu berkaitan tugas-tugas penyeliaan. Namun begitu, tidak
dinafikan beliau telah membawa satu bentuk perubahan kepada tugas-
tugas seorang pengurus. Taylor menekankan tentang peranan pengurus
supaya berhati-hati dalam mencari satu cara terbaik bagi setiap kerja yang
dilakukan untuk memaksimumkan kecekapan.

Walaupun Pengurusan Saintifik oleh Taylor banyak membincangkan hal-

hal peningkatan produktiviti pekerja tetapi kegunaannya kepada
organisasi adalah amat baik. Idea yang disumbangkan oleh Taylor
berguna dalam mereka bentuk organisasi yang efisien dan sistem
perlakuan manusia yang diperlukan oleh organisasi.

Masihkah anda ingat lagi empat prinsip Pengurusan

Saintifik yang dikemukakan oleh Taylor? Adakah
prinsip-prinsip ini diamalkan oleh organisasi tempat
anda bekerja?

SOALAN DALAM TEKS 2.2

1. Menurut Weber, kuasa dalam birokrasi dibahagi

mengikut cara bagaimana sesuatu kuasa diperolehi.
Senaraikan tiga sumber tersebut.
2. Nyatakan empat prinsip Pengurusan Strategik
dikemukakan oleh Taylor untuk meningkatkan
produktiviti.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

2.4.3 Prinsip-Prinsip Organisasi oleh Henry Fayol

Henry Fayol adalah seorang jurutera dan pengurus dalam industri

perlombongan dan kemudian dilantik sebagai Ketua Pegawai Eksekutif,

21
 Asas Pentadbiran Awam

Syarikat Perlombongan Perancis yang ketika itu berada dalam keadaan

'tenat'. Beliau telah berjaya memulihkan syarikat tersebut dan mendapat
sanjungan di Perancis.

Dalam bukunya, 'General and Industrial Management' yang diterbitkan dalam

bahasa Perancis pada tahun 1919, Fayol mempersembahkan apa yang
beliau percaya sebagai prinsip-prinsip yang universal dan rasional dalam
pentadbiran aktiviti-aktiviti organisasi. Ia lebih dikenali sebagai Prinsip-
Prinsip Organisasi (Robbins, 1990).

Prinsip-Prinsip Organisasi yang dikemukakan oleh Fayol banyak

dipengaruhi oleh pengalaman-pengalamannya sebagai eksekutif dan
pentadbir di beberapa buah syarikat perlombongan. Idea-idea Fayol
berbeza dengan Taylor, di mana prinsip-prinsip pengurusan am Fayol
sesuai kepada semua pengurus di setiap peringkat.

Fayol turut menerangkan secara khusus tanggungjawab pengurus iaitu

berfungsi dalam perancangan, pengorganisasian, mengarah, koordinasi,
dan kawalan. Fungsi-fungsi tersebut juga dikenali sebagai fungsi-fungsi
pengurusan. Dalam Prinsip-Prinsip Organisasi, Fayol telah
mengemukakan 14 prinsip iaitu:

(i) Pembahagian pekerja – Prinsip pembahagian pekerja ini

sama dengan apa yang dikemukakan oleh Adam Smith.
Pengkhususan meningkatkan hasil serta menjadikan pekerja
lebih efisien.
(ii) Autoriti – Para pengurus perlu berkemampuan dalam
memberi arahan. Autoriti juga disertai dengan
tanggungjawab yang lebih. Untuk menjadi lebih efektif,
autoriti para pengurus mestilah sama dengan beban
tanggungjawab mereka.
(iii) Disiplin – Pekerja perlu patuh dan menghormati peraturan-
peraturan yang digubal oleh organisasi. Disiplin yang baik
dihasilkan melalui keberkesanan kepimpinan, persefahaman
yang jelas antara pihak pengurusan dan pekerja berhubung
peraturan-peraturan organisasi dan hukuman-hukuman bagi
pelanggaran peraturan.
(iv) Keseragaman arahan – Setiap pekerja sewajarnya menerima
arahan-arahan dari seorang ketua sahaja.
(v) Keseragaman panduan – Setiap aktiviti organisasi yang
mempunyai objektif yang sama harus menggunakan satu
rancangan dan diarahkan oleh seorang pengurus bukan oleh
beberapa orang pengurus.

22
 Asas Pentadbiran Awam

(vi) Menempatkan kepentingan peribadi pada tempat kedua dan

mengutamakan kepentingan umum. Kepentingan mana-
mana pekerja atau kumpulan pekerja tidak seharusnya
mengatasi kepentingan organisasi secara keseluruhan.
(vii) Ganjaran – Pekerja-pekerja mesti diberi upah yang adil
berdasarkan perkhidmatan yang mereka sumbangkan.
(viii) Pemusatan – Merujuk kepada darjah penglibatan orang
bawahan dalam pembuatan keputusan. Sama ada proses
pembuatan keputusan dalam organisasi jenis berpusat atau
tidak berpusat, ia merupakan satu persoalan tentang
pembahagian kuasa yang baik.
(ix) ‘Scalar chain’ iaitu urutan autoriti dari pengurusan atasan
hingga kepada pihak bawahan. Komunikasi antara pihak
bawahan dan atasan harus mengikut rantaian tersebut. Walau
bagaimanapun, jika mengikut rantaian yang wujud ia boleh
menimbulkan masalah seperti penangguhan kerja,
komunikasi terhalang dan terlalu banyak prosedur.
(x) Permintaan – Pekerja dan material wajar berada di tempat
yang diperlukan oleh organisasi tepat pada masanya.
(xi) Kesaksamaan – Para pengurus perlu adil dan saksama
kepada semua orang bawahnya.
(xii) Kestabilan Pengekalan Personel – Lantik-henti yang tinggi di
kalangan pekerja menggambarkan ketidakcekapan. Pihak
pengurusan harus menyediakan perancangan personel dan
memastikan di mana perlu penempatan baru dilakukan bagi
mengisi kekosongan jawatan.
(xiii) Inisiatif – Pekerja-pekerja dibenarkan mengemuka dan
melaksanakan rancangan sendiri akan menunjukkan usaha
yang bersungguh-sungguh.
(xiv) Esprit de corps – Menggalakkan semangat berkumpulan akan
membina keharmonian dan keseragaman di dalam organisasi.

Penggunaan Teori Prinsip-Prinsip Organisasi dalam organisasi boleh

didapati dari 14 prinsip yang diutarakan. Secara ringkasnya, teori tersebut
memberi panduan bagaimana membentuk organisasi yang boleh
memuaskan individu-individu yang berada di dalamnya, dan jaminan
mendapatkan pulangan yang menguntungkan organisasi.

2.4.4 Teori X dan Y oleh Douglas McGregor

Douglas McGregor tergolong dalam ahli-ahli teori yang banyak

membincangkan organisasi dari sudut keadaan semula jadi sosial
organisasi. Beliau memperkenalkan Teori X dan Y yang membezakan

23
 Asas Pentadbiran Awam

dua jenis manusia dalam organisasi (Robbins, 1990). Teori X secara

umumnya memerihalkan tentang individu yang negatif, manakala yang
positif diklasifikasikan sebagai Teori Y. Setelah mengkaji tentang
bagaimana para pengurus berurusan dengan pekerja mereka, McGregor
menyimpulkan bahawa pandangan pengurus terhadap seseorang pekerja
adalah berasaskan kepada sebilangan andaian tentang mereka.
Seterusnya, para pengurus cuba untuk membentuk subordinat mereka
mengikut beberapa tret positif yang ada dalam diri pengurus tersebut.

Di bawah Teori X, terdapat empat andaian yang dibuat oleh para

pengurus iaitu:

(i) Pekerja secara semula jadi tidak suka bekerja dan bila ada
kesempatan untuk berbuat demikian, mereka akan lakukan.
(ii) Oleh kerana mereka tidak menggemari kerja, mereka perlu
dikerah, dikawal atau diberi peringatan tentang hukuman,
supaya matlamat yang diingini akan tercapai.
(iii) Pekerja sentiasa cuba mengelak daripada memegang
tanggungjawab dan sentiasa memerlukan arahan untuk
melaksanakan tugas.
(iv) Kebanyakan pekerja yang dilabelkan sebagai X meletakkan
jaminan pekerjaan sebagai yang utama berbanding keperluan
lain tetapi tidak mempunyai cita-cita yang tinggi.

Bertentangan dengan Teori X, Teori Y memerihalkan jenis individu yang

positif. Teori Y juga mempunyai empat andaian iaitu:

(i) Pekerja menganggap kerja sebagai perkara yang penting sama

seperti pentingnya berehat atau bersukan. Tiada bezanya dan
ia mesti dilakukan.
(ii) Individu tidak memerlukan kawalan dan lebih menyukai
kebebasan dalam bekerja jika mereka komited kepada
pencapaian objektif organisasi.
(iii) Secara amnya, individu cepat belajar untuk menerima
tanggungjawab dan menjalankan tugas mereka dengan penuh
amanah.
(iv) Individu juga mempunyai kreativiti dan berkeupayaan untuk
membuat keputusan yang baik dalam pelbagai peringkat
serta tidak semestinya dalam menjalankan fungsi pengurusan
sahaja.

Apakah implikasi teori yang diperkenalkan oleh McGregor kepada teori

organisasi? McGregor menegaskan andaian-andaian dalam Teori Y

24
 Asas Pentadbiran Awam

adalah berguna dan boleh dijadikan panduan kepada para pengurus

dalam usaha mereka bentuk organisasi dan memotivasikan pekerja.
Sumbangan McGregor juga boleh dikesan melalui konsep penglibatan
pekerja dalam proses pembuatan keputusan, tugas dan sikap
bertanggungjawab pekerja, cabaran kerja kepada pekerja, dan
pembangunan kumpulan kerja yang baik yang diamalkan oleh para
pengurus yang cuba menterjemahkan maksud tersirat dalam andaian
Teori Y.

SOALAN DALAM TEKS 2.3

1. Senaraikan tujuh daripada 14 Prinsip Organisasi yang

dikemukakan oleh Henri Fayol.
2. Kenyataan-kenyatan di bawah merupakan andaian-
andaian yang dibuat oleh pengurus seperti dinyatakan
dalan Teori X dan Y. Kenal pasti andaian-andaian
tersebut, sama ada andaian Teori X atau Teori Y.
(a) Pekerja secara semula jadi tidak suka bekerja
dan bila ada kesempatan untuk berbuat
demikian, mereka akan lakukannya.
(b) Individu tidak memerlukan kawalan dan lebih
menyukai kebebasan dalam bekerja jika mereka
komited kepada pencapaian objektif organisasi.
(c) Pekerja menganggap kerja sebagai perkara yang
penting sama seperti pentingnya berehat atau
bersukan. Tiada bezanya dan ia mesti
dilakukan.
(d) Pekerja sentiasa cuba mengelak daripada
memegang tanggungjawab dan sentiasa
memerlukan arahan untuk melaksanakan tugas.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Pada pendapat anda, kenapakah teori-teori organisasi

dipelajari? Bincang bersama rakan-rakan anda dan
bandingkan jawapan tersebut.

25
 Asas Pentadbiran Awam

2.5 KESIMPULAN

Teori organisasi moden masa kini yang banyak dikaitkan dengan konsep-
konsep pengurusan merupakan lanjutan daripada teori-teori klasik.
Kebanyakan teori yang diperkenalkan oleh ahli-ahli teori seperti yang
dibincangkan dalam pelajaran di atas adalah berdasarkan kepada keadaan
dan pengalaman mereka pada masa tersebut. Namun begitu, ia tidaklah
boleh dianggap sebagai ketinggalan zaman kerana teori-teori yang
dikemukakan telah menjadi petunjuk dan memberi panduan kepada para
pengurus khususnya berkaitan soal menguruskan organisasi supaya lebih
efektif dan efisien. Organisasi yang berjaya biasanya cemerlang dari
pelbagai aspek seperti aspek polisi, struktur, reka bentuk, kuasa yang adil
dan baik, pengurusan yang cekap, sumber manusia yang berkualiti, dan
sebagainya.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

1. Bincangkan unsur-unsur yang perlu ada dalam sesebuah

organisasi.

2. Birokrasi dianggap sebagai suatu sistem pengurusan organisasi

yang kerap mendatangkan masalah. Bincangkan, sejauh manakah
kebenaran kenyataan tersebut?

3. Terangkan enam perbezaan antara Teori Pengurusan Saintifik

dan Prinsip-Prinsip Organisasi.

4. Berdasarkan pengalaman kerja anda, bincangkan teori organisasi

yang lebih dominan diamalkan di organisasi tempat anda bekerja.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

26
 Asas Pentadbiran Awam

JAWAPAN SOLAN DALAM TEKS

SDT 2.1

1. Menurut Hatch (1997:9), teori adalah penerangan iaitu satu

cubaan untuk menerangkan segmen-segmen pengalaman.
Keterangan lanjut yang diterangkan oleh teori disebut sebagai
‘fenomena yang berkepentingan’ (phenomenon of interest). Dalam
Teori Organisasi, fenomena yang berkepentingannya adalah
organisasi.

Merujuk kepada 'Oxford Encyclopedic English Dictionary' pula, teori

bermaksud tafsiran atau sistem idea yang menerangkan sesuatu
perkara. Juga diertikan sebagai lingkungan pengetahuan yang
bersifat teori atau spekulasi pemikiran.

2. Maksud campur tangan sosial iaitu penggabungan pelbagai

individu, pengetahuan, peralatan, pembentukan struktur dan
sistem yang akan digunakan untuk mengoperasi organisasi.

SDT 2.2

1. Tiga sumber kuasa:

(a) Tradisional – kuasa yang diperoleh daripada keturunan atau
pewarisan dari yang sebelumnya.
(b) Karisma – satu penghormatan yang diberikan berdasarkan
sifat-sifat menarik dalam diri seorang pemimpin.
(c) Secara rasional atau sah – satu penyerahan kuasa daripada
satu pihak yang berkuasa kepada seseorang pemimpin.

2. Empat prinsip Pengurusan Saintifik untuk meningkatkan

produktiviti:
(a) Penggantian kaedah ‘rule-of-thumb’ kepada penentuan secara
saintifik dalam menentukan elemen-elemen kerja yang
berkesan bagi pekerja.
(b) Pemilihan dan latihan kepada pekerja juga perlu dilakukan
secara saintifik.
(c) Kerjasama antara pihak pengurusan dan pekerja dalam
penyempurnaan objektif kerja.

27
 Asas Pentadbiran Awam

(d) Pembahagian tanggungjawab yang saksama antara para

pengurus dan pekerja sewaktu perancangan dan
perlaksanaan.

SDT 2.3

1. Tujuh daripada 14 Prinsip Organisasi:

(a) Pembahagian
(b) Autoriti
(c) Disiplin
(d) Keseragaman arahan
(e) Keseragaman panduan
(f) Mengutamakan kepentingan umum
(g) Ganjaran

Pelajar dinasihatkan merujuk muka surat 24 hingga 26 untuk

mendapatkan jawapan yang lengkap.

2. Teori X dan Teori Y

(a) X
(b) Y
(c) Y
(d) X

28